차례:
이 간단한 단계를 통해 영수증을 정리할 수 있습니다.
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빠르고 쉬운 영수증 정리 시스템
상품을 반품하기 위해 영수증을 찾는 데 너무 많은 시간을 소비합니까? 세금 시간에 대한 준비가 되었습니까? 아니면 4 월 15 일에 제 시간에 맞추기 위해 출격해야합니까? 당신이 저와 같다면 영수증이 엉망이 될 때까지 쌓아두고 싶을 것입니다. 그렇기 때문에 영수증을 정리하는 가장 좋은 방법은 시스템을 유지하는 것입니다.
- 기억하기 쉽습니다.
- 서류 제출이 빠릅니다.
- 필요한 것을 쉽게 찾을 수 있습니다.
이 세 가지 목표를 염두에두면 다음 네 가지 간단한 단계를 사용하여 자신에게 맞는 시스템을 만드는 데 도움이됩니다.
1. 시스템 선택
완벽한 파일링 시스템은 없습니다. 영수증을 제출하는 데 걸리는 시간과 함께 영수증을 쉽게 찾을 수있는 상세한 시스템을 갖추는 데 드는 비용을 항상 고려해야합니다. 여기에 각각의 장단점이있는 네 가지 시스템이 있습니다.
영수증 용 바인더 시스템은 좀 더 많은 작업이지만 신속하게 물건을 찾을 수 있도록 도와줍니다. 더 작은 영수증을 제출하려면 Pocket Index Dividers를 사용하십시오.
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바인더
영수증 유형을 구분하는 색인 카드가있는 바인더를 사용하면 필요한 것을 쉽게 찾을 수 있습니다. 이 시스템은 다른 섹션으로 쉽게 앞뒤로 뒤집을 수 있고 바인더가 종이를 순서대로 유지하기 때문에 자주 돌아가서 영수증을 보는 사람들에게 가장 적합합니다. 항상 섹션 앞이나 뒷면에 새 서류를 제출하면 영수증을 시간순으로 빠르게 확인할 수 있습니다.
남편이 후견인이되었을 때 수입과 지출을 정기적으로보고해야했고, 영수증을 쉽게 찾을 수 있어야했기 때문에이 시스템을 사용하여 부모님을 보호했습니다.
바인더 사용의 장단점
- 제출하는 데 가장 많은 시간이 걸립니다.
- 월순으로 파일을 보관하는 것이 가장 쉽습니다.
- 자주 참조해야하는 영수증에 가장 적합
- 책장에 깔끔하고 보관하기 쉽습니다.
- 노트북의 크기에 따라 제한되거나 두 개 이상 사용할 수 있습니다.
파일 폴더는 빠르고 쉽고 확장 가능합니다.
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파일 폴더
파일 폴더 시스템은 사용하기 가장 쉽고 빠른 시스템이므로 실제로 구성을 유지할 가능성이 더 높습니다. 가족 영수증을 위해 노트북 시스템을 제출하는 데 6 개월 뒤처진 후 마침내 파일 폴더로 돌아 가기로 결정했습니다. 나는 분류되지 않은 종이를 앞쪽에 놓고 일반적으로 그 앞면이 채워질 때 또는 한 달에 한 번 정도 제자리에 놓습니다.
힌트: 나중에 필요할 것으로 알고있는 문서를 파일에 함께 보관하십시오. 자선 기부금을 포함한 모든 세금 정보를 하나의 파일에 저장합니다.
파일 폴더 사용의 장단점
- 저렴하고 간단합니다.
- 파일 폴더와 파일 캐비닛 또는 상자 만 있으면됩니다.
- 빠른 파일.
- 모든 크기와 수의 파일로 확장 할 수 있습니다.
- 노트북 시스템보다 종이를 찾기가 더 어렵습니다.
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파일 확장
소규모 조직 프로젝트의 경우 섹션과 탭이있는 확장 파일을 가져옵니다. 영수증이 몇 가지만있는 학생이거나 주택 개조 프로젝트와 같은 프로젝트의 영수증을 정리하려는 경우이 작업을 수행하는 것이 좋습니다. 입양을위한 모든 서류 작업에도이 시스템을 사용했으며 휴가 계획을 위해 작은 확장 파일을 자주 사용합니다.
확장 파일 사용의 장단점
- 모든 것을 깔끔하고 휴대 가능한 파일에 보관합니다.
- 영구적으로 보관하려는 영수증을 정리하는 데 적합합니다.
- 소량의 용지 배치에 적합합니다.
- 가지고 다닐 수 있는.
- 많은 논문에서 작동하지 않습니다.
디지털 파일
나는 종이를 쓰지 않기 시작했고 당신도 그렇게 될 수 있습니다. 많은 회사에서 "페이퍼리스로 전환"하기를 원하며이를 위해 보너스를 제공 할 수 있습니다. 이제 Home Depot과 같은 일부 상점에서는 종이 영수증이 아닌 이메일 영수증을받을 수 있습니다. 또한 디지털이 아닌 영수증을 스캔하여 사진을 찍을 수 있습니다. 그러나 다음 사항을 기억해야합니다.
- 디지털 파일 정리: 모든 영수증을 하나의 파일에 버리지 말고 파일 그룹을 만드는 데 시간을 할애하고 영수증을 만들 때 각 영수증에 레이블을 지정하십시오. 뭔가를 찾으려고합니다.
- 백업: 컴퓨터 바이러스 또는 컴퓨터 붕괴는 시스템을 방해 할 수 있으므로 Carbonite와 같은 클라우드 백업이있는 컴퓨터에 영수증이 있는지 확인하십시오.
디지털 영수증은 서류를 제출할 때 많은 골칫거리를 덜어 줄 수 있지만주의해야합니다. 많은 회사가 명세서 영수증에 대한 12 개월 기록 만 보관하므로 나중에 필요할 수있는 중요한 명세서의 영수증을 실제로 다운로드해야합니다. 예를 들어, 고장난 식기 세척기에 대해 신용 카드 연장 보증 청구를 제출하려고했을 때 15 개월 전의 원래 명세서가 필요했습니다. 사용할 수 없었습니다.