정확한 프로젝트 일정 및 비용 견적을 작성하는 방법

더 나은 프로젝트 견적을 내리고 더 빠르게 만드는 방법을 알아보십시오.

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정확성이 중요한 이유

프로젝트 관리자로서 우리는 너무 적은 정보로 매우 신속하게 견적을 작성해야하는 경우가 많습니다. 설상가상으로, 우리는 경영진 후원자들이 듣고 싶어하는 말을해야합니다. "저는이 데이터베이스 업그레이드에 15,000 달러 밖에 없습니다. 당신은 할 수 있습니다. 맞습니까? 그리고 두 달 안에 완료되어야합니다!"

그러나 우리가 '예'라고 말하고 가능하지 않다면 상황이 악화됩니다. 2 개월 후 1 만 5 천 달러로 돌아와서 1 만 달러를 더 요구할 때 우리는별로 좋아 보이지 않습니다. 하지만 3 개월과 25,000 달러는 누구나 할 수있는 최선이었고 우리는 그것을 미리 알 수있었습니다.

전문가 세계는 잘못된 추정치를 기대합니다

안타깝게도 많은 조직은 낮은 추정치를 수용하고 대부분의 프로젝트가 예산을 초과하여 늦게 전달 될 것이라고 생각하는 데 익숙해졌습니다. 프로젝트 관리 연구소에 따르면 모든 프로젝트의 55 %가 만족스러운 결과를 내지 못하고 있습니다. 시간과 예산 내에서 만족스러운 결과를 제공하는 프로젝트의 비율은 그보다 훨씬 적습니다.

프로젝트 관리자들도 우리가 현실적인 추정을 할 수 없거나, 가능하더라도 우리가 가능한 시간 내에 할 수 없다고 믿게되었습니다. 그리고 우리가 할 수 있다면 보스는 그것을 듣고 싶지 않을 것입니다.

간단히 말해서, 전문가 세계는 잘못된 추정치를 기대하게되었습니다.

좋은 평가가 필요한 이유

그것은 우리가 좋은 추정을 할 수 있다면 정말 좋아 보일 것이라는 것을 의미합니다. 이제 솔직히 말씀 드리면 발표가 쉽지 않을 것입니다. 우리에게 좋은 정보와 충분한 추정 시간이 필요하다는 것을 상사에게 설득하는 것은 어려울 것입니다. 현실적인 추정치를 제공한다는 것은 처음에는 더 높은 프로젝트 예산과 더 긴 일정, 즉 더 많은 논쟁을 제시한다는 것을 의미합니다. 그러나 반대로 어떤 일이 발생하는지보십시오. 우리는 프로젝트를 제 시간에 예산 내에서 또는 굳이 마무리하기 시작합니다. 그리고 우리는 그것을하는 유일한 사람입니다.

그 무게는 금으로 가치가 있습니다.

레이디 정의에 대한 눈가리개는 그녀가 개인적인 의제, 지위, 뇌물 및 우리를 진리에서 멀어지게하는 기타 요소에 대한 맹목의 표시입니다.

자체 작업 (Retouched), Wikimedia Commons를 통해

편견 제거

추정에서 편향은 너무 낮거나 너무 높은 추정치를 내도록 이끄는 압력입니다. 그래서 우리가해야 할 첫번째 일은하는 것입니다 원하는 정확한 추정을 할 수 있습니다. 프로젝트가 끝날 때 뒤를 돌아보고 다음과 같이 말하고 싶다는 것을 기억하십시오. 내 관리는 좋았고 목표에 바로 전달했습니다.

사실, 편견을 이해하는 한 가지 방법은 그것이 당신을 지속적으로 목표에서 벗어나게 만드는 무언가라고 생각하는 것입니다. 양궁에서는 측 풍이 바람의 방향으로 화살을 날려 버립니다. 그것은 편견입니다. 우리는 압력을 인식하고 우리를 버리는 것을 거부함으로써 편견을 보상합니다.

다음은 우리를 방해 할 수있는 몇 가지 사항과 각각에 대해해야 할 일입니다.

필수 또는 부과 된 예산 및 사용 가능한 자금 명세서. 필수 또는 부과 된 예산은 프로젝트 후원자 또는 고객이 지출하고자하는 금액에 대한 설명입니다. 사용 가능한 자금 명세서에는 예산에 얼마나 많은 돈이 있는지 알려줍니다. 이들 중 어느 것도 견적과 관련이 없음을 분명히하십시오. 추정하기 전에 그 금액을 알지 못하거나 (그림 # 2의 맹인의 정의처럼), 알고 있다면 제쳐두십시오. 현실적인 추정을 한 후 예상 예산과 필요한 예산을 비교하여 제시 할 수 있습니다.
소망하거나 분개 한 생각. 우리가 상사가 마음에 든다면, 그가 감당할 수 있다고 말한 일에 일을 맞추고 싶을 것입니다. 상사가 비현실적이라고 생각하면 두 배 더 많이 요구하고 싶을 것입니다. 이것은 친근감이나 분노의 자연스러운 인간 반응입니다. 따로 치워주세요. 수행 할 작업과 비용 및 시간에 대한 현실적이고 정확한 추정치를 작성하는 데 따르는 전문적인 자부심에 초점을 맞 춥니 다.
이전 프로젝트 견적의 사본을 사용하고 싶습니다. 다른 프로젝트의 견적을 단순히 복사하지 마십시오. 그렇게하면 두 가지 오류가 발생합니다. 첫째, 그 추정치가 정확하지 않았을 수 있습니다. 항상 과거 추정치가 아닌 정확한 실제 비용 명세서와 일정을 사용하십시오. 둘째, 똑같은 프로젝트는 없습니다. 프로젝트가 과거 프로젝트와 매우 유사하더라도 유사점이 아닌 차이점에 집중하십시오.
전체 프로젝트를 한 가지로 추정합니다. 이것은 작동하지 않습니다. 정확한 견적은 세부 사항을 기반으로합니다. 각 프로젝트의 비용과 소요 시간을 생각해보십시오. 더 정확한 그림을 얻을 수 있습니다. 또한 한 항목이 높고 다른 항목이 낮 으면 모두 균형을 이룹니다.

이제 편견을 유발하는 압력을 피하는 방법을 알았습니다. 훌륭한 견적을 내기위한 몇 가지 팁을 살펴 보겠습니다.

직장에서 사람들은 너무 자주 듣지 않고 논쟁합니다. 상사에게 현실적인 견적을 제공하는 것은 기업 문화에서 도전이 될 수 있습니다.

재규어 탐 바코 (CC BY-ND), flickr를 통해

훌륭한 견적을 내기위한 팁

다음은 훌륭한 견적을 내기 위해 수행 할 수있는 몇 가지 작업입니다.

프로젝트가 제공해야하는 내용을 알고 있는지 확인하십시오. 명확하게 정의 된 범위가 없으면 정확한 추정이 불가능합니다.
당신이 할 수있는 한 많은 시간을주십시오. 새로운 방법으로 처음 몇 번의 추정치는 느리게 진행됩니다. 그 후에 얼마나 오래 필요한지 알게 될 것입니다.
좋은 정보를 얻으십시오. 이메일 몇 개만 윙윙 거리지 마세요. 사람들과 이야기하고, 당신이하는 일을 설명하고, 그들이 이해하도록하고, 당신이 요청하는 것에 대해 생각하고 좋은 정보를 제공하도록 시간을 만드십시오.
먼저 독특한 조각에 집중하십시오. 모든 프로젝트에는 몇 가지 고유 한 요소가 있습니다. 먼저 신중하게 추정하십시오. 그런 다음 더 일상적인 부품에 대한 과거 프로젝트의 실제 예산과 일정을 복사 할 수 있습니다.
아무것도 남기지 마십시오. 편향이 제거되면 가장 큰 추정 오류는 단순히 프로젝트 계획의 일부를 잊어 버리는 데서 발생합니다.

추정 프로세스 및 기법

중간 규모 또는 대규모 프로젝트에서는 두 가지 추정치를 생성 할 수 있습니다. 첫 번째 또는 초기 추정은 명확한 범위 설명을 얻은 후에 수행되지만 작업 분류 구조에서 정확히 계산되기 전에 수행됩니다. 초기 추정치는 초기 프로젝트와 비교하거나 Bucket Method 또는 Modified Wide-Band Delphi라는 정교한 (그리고 값 비싼) 기술로 생성 할 수 있습니다.

WBS 및 활동 목록이 완성 된 후 PERT, Project Evaluation and Review Technique를 사용하여 매우 정확한 추정이 생성됩니다. 프로젝트 계획 프로세스와 조기 및 후기 추정 간의 관계는 Project Management Time & Cost Estimation Techniques: An 개요.

프로젝트 계획 프로세스의 어디에 있든, 어떤 추정 기술을 사용하든이 기사의 모든 방법을 사용하여 편향을 방지하고 추정을 쉽게 적용 할 수 있습니다.

좋은 견적 만들기 — 빠르게

처음 몇 가지 추정을 할 때 다음 번에 더 빨리 수행하도록 설정하는 것이 좋습니다. 방법은 다음과 같습니다.

데이터를 구성하고 저장합니다. 과거 프로젝트 (일정 및 예산)의 실제 데이터를 자주 사용하게됩니다. 쉽게 사용할 수 있고 잘 구성되어 있으며 가능한 경우 표준 형식으로 검색 할 수 있는지 확인하십시오. 이상적으로는 PDF 파일과 같은 인쇄용 문서가 아니라 데이터베이스, 스프레드 시트 또는 편집 가능한 문서와 같이 복사하기 쉬운 형식이어야합니다.
연락처 목록을 만드십시오. 특정 사람들이 정말 도움이된다는 것을 알게 될 것입니다. 그들은 당신이 원하는 데이터 유형을 이해합니다. 일부는 다른 프로젝트 관리자가 될 것입니다. 일부는 회계사가 될 것입니다. 일부는 당신이 그들로부터 구매할 것이라는 희망으로 빠른 견적을 기꺼이하는 벤더 일 것입니다. 견적에 대한 정보를 제공하는 데 특히 능숙한 사람들의 연락처 목록을 작성하고 전문 분야를 기록하십시오.
템플릿을 만듭니다. 자신 만의 견적 템플릿, 양식 및 스프레드 시트를 작성하십시오. 이것은 다음에 정말 빨리 일을 할 것입니다. 템플릿의 현재 추정치에서 모든 데이터를 지워야합니다. 오류가 발생하는 것을 원하지 않습니다. 이러한 템플릿을 사용하면 다른 사람을 쉽게 교육하여 견적을 더 빨리 완료 할 수 있습니다.
팀을 구성하십시오. 번호를 확인하는 가장 빠른 방법은 한 사람이 소스를 읽고 다른 사람이 최종 문서를 확인하도록하는 것입니다. 또한 프로젝트의 일부를 분할하고 작업자가 자신의 시간과 비용을 추정하도록 할 수도 있습니다. 이것은 훨씬 더 정확하고 추정치를 소유하도록 장려하여 그들이 할 수 있다고 말한 것에 부응하려고 노력합니다.

마지막으로 프로젝트가 완료되면 프로젝트에서 실제로 발생한 일을 예상과 비교하십시오. 예상치가 맞다면 훌륭한 프로세스가 있습니다. 예상치가 꺼져 있고 괜찮은 경우도 있고 때로는 그렇지 않을 수도 있습니다. 그런 다음 그 이유를 파헤쳐 서 그 이유를 찾아 내고 템플릿을 업데이트하여 프로세스를 개선하십시오.

신속하고 정확한 견적이 될 것입니다. 음, 정확하지 않습니다. 편향된 과대 광고입니다. 조만간 빠르고 정확한 평가자가 될 것이며 최선의 노력을 기울이면 더 빨리 될 것입니다!