더 나은 비즈니스 보고서 및 프레젠테이션을 작성하는 방법

보고서와 프리젠 테이션을 귀하와 귀하의 청중을위한 여정으로 생각하십시오.

Pixabay (Catherine Giordano에 의해 수정 됨)

비즈니스에서 우리는 종종 보고서 나 메모를 작성하거나 프레젠테이션을해야한다는 요청을받습니다. 다음은보다 효과적인 의사 소통자가되는 데 도움이되는 몇 가지 팁입니다.

이 작업을 여정이라고 생각해 봅시다. 여정을 시작할 때해야 할 일, 더 쉽고 즐겁게 여정을 즐기기 위해해야 ​​할 일, 여정이 끝날 때해야 할 일이 있습니다.

처음부터 끝까지 프레젠테이션을위한 팁

1. 개요로 시작
2. 가장 먼저해야 할 일
3. 큰 그림에서 세부 사항으로 이동
4. 지원으로 결론을 따르십시오
5. 중간부터 시작해도 괜찮습니다
6. 쉬운 영어 사용
7. 간결하고 직관적
8. 파워 포인트를 남용하지 마십시오
9. 서식이 잘 작동하는지 확인
10. 공백을 친구로 만들기
11. 청중을위한 글쓰기
12. 요약으로 모든 것을 하나로 묶어 라
13. 목표 달성

계획과 조직으로 좋은 출발을하십시오.

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여정 시작

여행을 시작하기 전에 교통 및 숙박 옵션을 조사하고 목적지에 대한 브로셔를 구하는 등의 정보를 수집 할 수 있습니다. 마찬가지로 비즈니스 보고서 또는 프레젠테이션을 준비하는 첫 번째 단계는 포함하려는 사실 및 데이터에 대한 정보를 수집하고 구성하는 것입니다.

다음은 시작하는 데 도움이되는 몇 가지 팁입니다.

1. 개요로 시작

보고서, 메모 또는 프레젠테이션에서 만들고 싶은 모든 요점을 나열하십시오. 주제 영역으로 그룹화하십시오. 당신의 결론과 뒷받침하는 증거를 결정하십시오.

이것이 여러분의 로드맵입니다. 경로를 계획하십시오. 시작부터 끝까지 도달 할 수있는 방법입니다. 진행하면서 더 나은 경로를 찾을 수 있으므로 진행하면서 자유롭게 변경하십시오.

2. 가장 먼저 생각하는 것

여행을 계획하는 경우 계속 진행하기 전에 먼저 알아야 할 사항이 있습니다. 예를 들어 목적지를 결정하기 전에 어떤 옷을 싸야할지 결정하지 않을 것입니다.

마찬가지로 보고서에서 포인트는 올바른 순서로 표시되어야합니다. 청중이 그 요점을 이해하기 위해 필요한 모든 정보를 소개하기 전에 요점에 대해 논의를 시작하지 마십시오.

청중이 익숙하지 않은 기술 용어를 사용하는 경우 보고서 나 프레젠테이션에 도입하기 전에 해당 용어를 정의해야합니다.

3. 큰 그림에서 세부 사항으로 이동

도로 여행 중이라면 주간 고속도로에서 시작한 다음 주 도로로 이동하고 마침내 도시 거리 또는 비포장 도로에 도착합니다.

보고서를 작성할 때 큰 그림 (주요 문제, 가장 중요한 요점)부터 시작해야합니다. 거기에서 세부 사항과 덜 중요한 사항으로 이동합니다.

4. 지원으로 결론을 따르십시오

여기에 개요가 유용 할 것입니다.

각 단락은 결론으로 ​​시작해야합니다. 다음으로 그 결론을 뒷받침하는 증거를 제공합니다. 각 결론에는 2 ~ 3 개의 지원 진술이 있어야합니다.

뒷받침하는 진술의 목록이 길면 개요를 재고해야합니다. 아마도 당신은 두세 가지 다른 결론을 하나의 결론으로 ​​만들려고 할 것입니다. 포인트를 모두 한 제목 아래에 두는 대신 두 개 또는 세 개의 제목으로 다시 그룹화하십시오.

5. 중간부터 시작해도 괜찮습니다.

여행 중에는 여행 도중에 시작할 수 없습니다. 다행히도 글을 쓸 때 중간부터 시작하는 것이 좋습니다.

때때로 우리는 작가 블록이 있습니다. 시작하는 올바른 방법을 찾을 수 없습니다. 그럴 때 개요를보십시오. 가장 편한 부분을 찾으십시오. 그 부분을 쓰십시오. 일단 완료되면 나머지는 종종 쉽게 흐를 것입니다.

나중에 보고서 또는 프레젠테이션의 일부를 재정렬하여 올바른 흐름을 얻을 수 있습니다.

일등석으로 가십시오. 항상 스타일로 작성하십시오.

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스타일리시 한 여행

여행 중에는 여유가 있다면 항상 스타일리시하게 여행하는 것이 좋습니다.

다행히도 스타일로 작성하는 데 추가 비용이 들지 않습니다. 글을 쓰거나 말하는 방법이 말하는 것만 큼 중요 할 수 있기 때문에 항상 스타일로 글을 써야합니다.

다음은 글을 쓰고 스타일을 표현하는 몇 가지 팁입니다.

6. 쉬운 영어 사용

유행어와 전문 용어는 잊어 버리세요. 내부자처럼 들리거나 청중에게 깊은 인상을 주려고 할 수 있지만 결국 화려하게 들릴 수 있습니다.

누구나 이해할 수있는 평범한 언어를 사용하십시오. 가능한 한 대화의 어조를 취하십시오. 이 조언은 프레젠테이션뿐만 아니라 서면 보고서 및 메모를위한 것입니다.

7. 간결하고 직설적이어야합니다.

단순하게 유지하십시오. 결론과 뒷받침하는 진술을 제공하고 계속 진행하십시오. 반복하지 마십시오. 프레젠테이션을 채우지 마십시오. 속임수를 너무 많이 사용하지 마십시오.

차트 나 표를 사용하는 경우 각 항목에 대한 정보의 양을 기본적인 정보로 제한하십시오.

• 차트에 열을 1 ~ 3 개만 넣으십시오. 최대 5 개가 있어야합니다. 다른 차트 나 테이블에 나머지 데이터를 제공 할 수 있습니다.
• 독자 나 보는 사람은 차트 나 표를 한 눈에 볼 수 있어야합니다. 보고서 부록이나 별도의 유인물에 자세한 표를 제공 할 수 있습니다.

8. 파워 포인트를 남용하지 마십시오

Power Point 소프트웨어에 많은 종소리와 휘파람이 포함되어 있다고해서 하나의 프레젠테이션에서 모두 사용해야하는 것은 아닙니다. 청중을 현혹시키고 싶지 않습니다. 그들에게 알리고 싶습니다.

슬라이드를 최소화하십시오. 때로는 한 단어 또는 짧은 문장으로 충분합니다. 슬라이드의 목적은 원하는 요점에 대한 단서 역할을하고 주제에 청중의주의를 집중시키는 것입니다.

• 당신은 당신이 말하는 동안 사람들이 당신의 슬라이드를 읽는 것을 원하지 않습니다.
• 또한 슬라이드에 텍스트가 많으면 방 뒤쪽에있는 사람들이보기에 텍스트가 너무 작아집니다.

원하는 포인트를 완성하는 데 2 ​​~ 3 개의 슬라이드가 필요한 경우 각 슬라이드에서 머리글을 반복합니다. 머리글을 반복하면 청중은 여전히 ​​같은 요점을 만들고 있음을 알 수 있습니다. 예를 들어 12 개 주요 시장의 판매 수치 목록을보고한다고 가정 해 보겠습니다. 내 머리글은 "Sales Figures"이며 각 슬라이드에 3 개 또는 4 개의 시장 만 나열된 각 슬라이드에 대해 해당 머리글을 반복합니다.

9. 서식이 잘 작동하는지 확인

슬라이드가 "너무 바쁘게"보이게하지 마십시오. 그림이나 특수 효과를 사용하려면 최소한으로 유지하십시오.

서식 체계를 결정하고 보고서 또는 프레젠테이션 전체에서 일관성을 유지합니다. 최종 검토에는 형식 확인이 포함되어야합니다.

• 하나의 글꼴 만 사용하십시오. 글꼴 크기를 변경하는 경우 일관성을 유지하십시오. 예를 들어 헤더가 더 큰 글꼴 일 수 있습니다. 그렇다면 모든 헤더에 동일한 크기의 글꼴을 사용했는지 확인하십시오.
• 들여 쓰기 또는 글 머리 기호를 사용하고 있습니까? 그렇다면이 형식이 균일 한 방식으로 사용되고 들여 쓰기 된 공백 수가 동일한 지 확인하십시오.
• PowerPoint에서 특수 효과를 사용하고 있습니까? 그렇다면 특수 효과를 하나만 선택하고 일관된 방식으로 사용하십시오. 예를 들어, 지원 진술은 날아 올 수 있지만 헤더 나 결론은 아닙니다.

개요 형식을 사용하는 경우 두 수준을 넘지 마십시오. 그렇게하면 텍스트가 페이지에서 떨어지려는 것처럼 보일 것입니다.

10. 공백을 친구로 만들어라

빽빽한 텍스트 페이지는 독자에게 친숙하지 않습니다. 공백은 고속도로 옆의 작은 휴식 공간과 같습니다.

단락을 짧게 유지하십시오. 차트를 짧게 유지하십시오. 결론에서 뒷받침하는 진술을 시작하려면 들여 쓰기를 사용하십시오.

청중을 목적지로 안내해야합니다.

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목적지에 도착

거의 다 왔습니다. 몇 정거장 만 더 가면 여행이 완료됩니다.

다음은 "행복한 착륙"을위한 몇 가지 팁입니다.

11. 청중을위한 글쓰기

청중을 위해 글을 썼습니까? 그들이 이미 알고있는 것과 그들이 알고 싶어하는 것을 고려 했습니까? 그들이 가질 수있는 오해를 언급 했습니까? 당신은 그들이 듣고 기뻐할 정보를 말하고 있습니까, 아니면 그들이 당신을 반박하고 싶어 할 것입니까?

이러한 질문을 염두에두고 텍스트를 검토하고 필요에 따라 변경하십시오. 보고서 과정이나 프레젠테이션 중에 질문과 이의를 예상하고 이에 답하고자합니다.

12. 요약으로 모든 것을 하나로 묶어 라

요약은 보고서 또는 프레젠테이션의 주요 부분에 표시된 데이터를 반복하는 장소가 아닙니다. 이야기를 다시 이야기하는 곳입니다. 모든 것을 하나로 묶는 곳입니다.

서면 프레젠테이션에서 요약은 일반적으로 텍스트 앞에옵니다. 프레젠테이션에서는 마지막에 올 것입니다. 요약입니다.

요약에서 숫자를 사용하지 마십시오. 대신 숫자 뒤에있는 의미를보고하십시오. 하이라이트를 누르고 귀하가 제공 한 정보의 의미에 대해 논의하십시오.

보고서에 사용한 것과 동일한 순서로 사실을 제시 할 필요는 없습니다. 그것은 요약이 아니라 재해시입니다. 이야기를 가장 잘 전달하는 순서대로 사실을 언급하십시오. 접하거나 중요하지 않은 정보를 제거하십시오.

요약을 사용하여 데이터의 모순을 설명하십시오. 데이터의 모순을 설명 할 수 없다면 보고서를 제출하거나 프레젠테이션을 할 준비가되지 않은 것입니다. 답을 찾을 때까지 데이터로 작업하십시오.

13. 목표 달성

독자와 청취자가 어디로 가기를 원하십니까? 행동 방침을 옹호하는 것이 목표입니까? 청중이 특정 결론에 도달하기를 원하십니까?

쓰기를 시작하기 전에 목표를 설정했을 수도 있지만, 데이터 작업을 마칠 때까지 목표가 명확하지 않은 경우도 있습니다. 첫 번째 초안을 완료하면 작업을 검토하고 편집하여 목표를 달성하고 있는지 확인합니다.

청중을 손으로 잡고 당신이 가고 싶은 곳으로 단계적으로 이끄는 것으로 생각하십시오. 최종 결론이나 권장 사항에 도달하면 청중이 예, 예, 예라고 고개를 끄덕이기를 원합니다. 당신은 그것들을 당신이 원하는 곳에 정확하게 가져 왔습니다.

당신은 많은 양의 데이터를 분출하는 것이 아니라 이야기를하고 있습니다. 청중은 이야기의 모든 부분이 어떻게 조화를 이루는 지 볼 수 있어야합니다. 이야기의 줄거리처럼 각 정보는 결말로 이어집니다.

각각의 새로운 사실을 제시 할 때 이전에 제공된 다른 사실과 어떻게 조화를 이루는 지 보여줍니다.

훌륭한 직업을 축하 할 시간입니다.

Pixabay (Catherine Giordano에 의해 수정 됨)

여행을 즐겨

위의 조언을 따랐다면 보고서 나 메모를 제출하거나 프레젠테이션을 전달할 때 자신감을 갖게 될 것입니다. 마찬가지로 중요한 것은 청중이 행복 할 것입니다.

이제 해변에서 마이 타이를 가질 수 있습니다. 당신은 그것을 얻었습니다.

© 2016 Catherine Giordano

귀하의 질문과 의견을 환영합니다.

2016 년 9 월 12 일 Orlando Florida의 Catherine Giordano (저자):

래리 랜킨 감사합니다. 당신이 그것을 좋아해서 다행입니다.

2016 년 9 월 12 일 오클라호마에서 온 Larry Rankin:

훌륭한 공정 분석.

2016 년 8 월 25 일 Orlando Florida의 Catherine Giordano (저자):

teahes12345 더 나은 보고서와 프리젠 테이션 (특히 Power Point)을 작성하는 것에 관한 제 에세이가 유용하다고 선생님이 말해 주셔서 정말 기쁩니다. 제가 가장 좋아하는 부분은 보고서 나 프레젠테이션을 여정으로보고 작가 / 발표자가 청중을 결론으로 ​​이끄는 가이드로 보는 부분입니다.

2016 년 8 월 25 일 Dianna Mendez:

Powerpoint에 대한 귀하의 팁이 훌륭하다는 것을 알았습니다. 이것은 발표를 위해 학생들에게 제공 한 정보이며 하이라이트를 지적하는 데 도움이됩니다. 귀하의 기사는 독자들에게 성공으로 이어지는 귀중한 정보를 제공합니다.

2016 년 8 월 21 일 Orlando Florida의 Catherine Giordano (저자):

AudreyHowitt:이 기사에서 가르친 기술이 마음에 든다는 것을 알려 주신 Thamks.

2016 년 8 월 21 일 Orlando Florida의 Catherine Giordano (저자):

heidithorne: 감사합니다. 감사합니다. 내 팁 중 하나가 유용하다는 것을 알게되어 기쁩니다.

2016 년 8 월 21 일 캘리포니아에서 온 오드리 호 위트:

유익한 기사-효과적인 비즈니스 프레젠테이션에 뛰어난 기술이 있습니다-

2016 년 8 월 21 일 시카고 지역의 하이디 손:

PowerPoint 슬라이드 및 공백에 대한 몇 가지 유용한 팁. 여기 HP에서 공유!

2016 년 8 월 21 일 Orlando Florida의 Catherine Giordano (저자):

ChitrangadaSharan: 귀하의 의견에 감사드립니다. 이미 대부분을 알고있는 것 같지만, 한두 가지 팁을 주셨기를 바랍니다. 말했듯이 좋은 보고서와 프레젠테이션을 작성하는 것은 중요한 비즈니스 기술입니다.

2016 년 8 월 21 일 인도 뉴 델리에서 온 Chitrangada Sharan:

비즈니스 프레젠테이션은 많은 전문가들이 가지고있는 기술이며 다른 사람들은 경험을 통해 배우는 기술입니다.

더 나은 보고서와 프리젠 테이션을 작성하는 방법을 단계별로 아주 잘 설명하셨습니다. 정말 인상적입니다.

많은 관심있는 전문가에게 도움이 될 것이라고 확신합니다.

공유해 주셔서 감사합니다!

2016 년 8 월 21 일 Orlando Florida의 Catherine Giordano (저자):

FlourishAnyway: 동의합니다. 지나치게 바쁜 PowerPoint 프레젠테이션은 유익한 것보다 짜증이납니다. 세부 사항을 채우는 것이 연사의 임무입니다. PowerPoint의 텍스트는 시청자의 관심을 주제에 집중하기위한 것입니다. 그림은 그림을 만들기 위해서가 아니라 프레젠테이션에 무언가를 추가하는 경우에만 사용해야합니다. 귀하의 의견에 감사드립니다.

FlourishAnyway 미국에서 2016 년 8 월 21 일:

비즈니스 보고서 및 프레젠테이션을위한 유용한 팁입니다. 내 반려 동물 중 하나는 너무 바빠서 청중의 관심이 듣기보다는 읽기로 전환되는 꽉 찬 PowerPoint 슬라이드입니다. 스피커에 대한 이유가 없습니다.