회사 HRIS와 외부 데이터 통합

외부 데이터를 HRIS에 통합

이 문서에서는 외부 데이터를 핵심 HRIS로 통합하는 방법에 대한 포괄적 인 개요,이 통합의 기회 및 과제를 제공하고 통합을 계획 할 때 염두에 두어야 할 모범 사례를 제공합니다. 이 주제는 HR 및 HR 데이터의 모든 영역에 적용 할 수 있지만이 기사에서는 급여 조사와 시장 데이터의 통합에 대해 중점적으로 살펴 봅니다.

인적 자원 정보 시스템 (HRIS)은 모든 인적 자원 데이터에 대한 기록 시스템으로 정의됩니다. 효과적인 HRIS는 조직에 채용, 온 보딩, 복리 후생 추적 및보고와 같은 일반적인 HR 활동의 워크 플로를 관리 할 수있는 기능을 제공합니다 (Celergo.com, 2017). HR의 다양한 기능이 기능의 일상 업무를 관리하기 위해 특화된 시스템을 활용하는 것은 드문 일이 아닙니다. 전통적으로 조직 은 기본 운영 체제 역할을하고 직원과 같은 HR 데이터를 보관 하는 핵심 HRIS 를 구입합니다.

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주소
사회 보장 번호
직책
FLSA 상태 등

핵심 시스템이 구축되면 조직은 일반적으로 증가하는 비즈니스 요구 사항을 수용하기 위해 추가 시스템을 추가해야 할 필요성을 찾습니다. 완벽한 세상에서는 핵심 시스템의 모듈을 구매하고 구현하여 HR 기능의 추가 요구를 충족 할 수 있습니다. 경우에 따라 핵심 시스템의 추가 기능이 비즈니스 프로세스를 적절하게 지원하지 않습니다. 이러한 경우 조직 프로세스를 변경하거나 현재 비즈니스 프로세스를 지원할 다른 소프트웨어를 구입하거나 완전히 사용자 정의 된 자체 개발 시스템을 개발하기로 결정해야합니다. 점점 더 많은 HRIS 전문가들이 다양한 HR 시스템을 통합해야합니다 (Kavanagh and Johnson, 2018). 시스템 통합 외에도 HRIS 전문가는 조직 리더의 의사 결정을 지원하는 시스템에 데이터 요소를 통합하도록 요청받을 수 있습니다.

통합 정보 시스템

Kavanagh and Johnson (2015)은 통합 정보 시스템을 "여러 응용 프로그램에서 단일 데이터 인스턴스를 사용하고 시스템 간 원활한 데이터 전송을 허용하는 공통 플랫폼에 구축 된 시스템"(165 페이지)으로 정의합니다. 최소한 데이터 통합에는 두 시스템의 정보 연결이 포함되지만 비즈니스 요구에는 두 개 이상의 연결이 필요할 수 있습니다. 통합은 종종 후속 시스템에서 일부 작업을 시작하는 하나의 시스템에서 트랜잭션 작업을 연결하는 것을 포함합니다. 이에 대한 예는 여러 시스템에 연결된 신청자 추적 시스템 (ATS)입니다. 예를 들어 후보가 선택되고 확인되면ATS는 급여 시스템으로의 입력을 트리거하여 근태 관리 시스템으로의 입력을 트리거하고 배지 부서에 새로운 직원이 시작하고 있으며 직원이 시간 시계에서 안팎으로 스 와이프 할 수 있도록 배지를 만들어야한다고 경고합니다. 이 예에서 데이터는 ATS의 초기 트리거를 넘어 추가로 사람이 개입 할 필요없이 원활하게 전송됩니다. 이러한 유형의 워크 플로 지원은 HR 전문가가 전통적으로 HR 기능의 일부였던 많은 거래 및 관리 업무를 덜어주고 HR에게 전략적 비즈니스 파트너가되고 조직의 의사 결정을 지원할 수있는 능력을 제공합니다.데이터는 ATS의 초기 트리거 이후에 추가적인 사람의 개입없이 원활하게 전송됩니다. 이러한 유형의 워크 플로 지원은 HR 전문가가 전통적으로 HR 기능의 일부였던 많은 거래 및 관리 업무를 덜어주고 HR에게 전략적 비즈니스 파트너가되고 조직의 의사 결정을 지원할 수있는 능력을 제공합니다.데이터는 ATS의 초기 트리거 이후에 추가적인 사람의 개입없이 원활하게 전송됩니다. 이러한 유형의 워크 플로우 지원은 HR 전문가가 전통적으로 HR 기능의 일부였던 많은 거래 및 관리 업무를 덜어주고 HR에 전략적 비즈니스 파트너가되고 조직의 의사 결정을 지원할 수있는 능력을 제공합니다.

시스템 및 기타 데이터를 통합함으로써 HRIS 전문가는 의미있는 지표를 생성 및 생성하고 포괄적 인 의사 결정 지원을 제공 할 수있는 잠재력이 있습니다. 보상, 노동 시장 및 채용 활동에 대한 데이터를 채우는 시간을 통합함으로써 HR은 채용 및 / 또는 보상 관리를 개선하기 위해 실행 가능한 항목을 식별 할 수 있습니다. 이 점을 설명하기 위해 간호사 모집에 대한 다음 예제가 제공됩니다.

간호사 모집 예

ABC Medical Center의 공석을 채우기위한 전체 평균 시간은 40 일입니다. 그러나 간호직을 채우는 데 걸리는 평균 시간은 70 일입니다. 어떤 사람들은 간호 부족이있어 수치를 채우는 데 더 오랜 시간이 걸린다고 주장 할 수 있습니다. 그러나 숙련 된 HRIS 전문가는 데이터를 결합하여 채용 담당자가 시장 기준 급여의 75 번째 백분위 수를 사용하여 공석을 광고 할 때 채우기 시간이 50 일로 단축되었음을 발견했습니다.

… 회사의 보상 기준 철학이 사용 된 시간과 채우는 데 걸리는 시간은 평균 80 일이었습니다. 이 정보를 통해 경영진은 간호사와 관련된 ABC Medical Center의 보상 철학을 변경하기로 결정할 수 있습니다. 이 단순한 예에서는 핵심 HRIS, ATS 및 노동 시장에서 데이터를 추출하여 조직의 예산에 영향을 미치는 결정을 내리는 데 사용되었습니다. 데이터 통합을 통해 조직은 변화하는 조건을 이해하고 시간이 지남에 따라 또는 즉시 변화에 영향을 미치는 영향을 인식 할 수 있습니다.

데이터 통합의 이점

조직이 외부 데이터를 핵심 HRIS와 통합하는 데에는 몇 가지 이유가 있습니다. 위의 예에서 설명했듯이 통합 데이터를 통해 리더는 적시 분석과 임시보고를 얻을 수 있습니다. 데이터 세트를 통합함으로써 HRIS는 원 스톱 매장보고 기능을 제공하는 데있어 가치를 창출합니다. 보상 계획의 경우 통합 시스템은 위치 및 성과 등급에 따라 적절한 급여 범위 내에서 성과 지침을 포함 할 수 있습니다. 이러한 방식으로 데이터 통합은 관리자가 복잡한 매트릭스를 해석 할 필요를 없애고 수동 계산 및 정책 해석을 기반으로 오류 가능성을 줄입니다. 또한 통합 된 실시간 시스템을 활용하여 수행되지 않는 보상 계획은 시간과 비용이 많이 듭니다.2002 년 HR 셀프 서비스 설문 조사에서 Cedar Group은 북미에서 기업이 자동화 된 보상 계획 시스템을 사용하여 평균 거래 당 $ 5.29의 절감을 경험했다고 추정했습니다 (Wright, 2004). 이 수치가 사실이라면 중소기업도 데이터를 통합하고 보상 계획을 자동화하여 이러한 종류의 관리자 셀프 서비스 애플리케이션을 생성함으로써 이익을 얻을 수 있습니다.

통합 HRIS는 또한 걱정없는 연방보고 규정 준수를 제공합니다. 매년 데이터를보고해야하는 조직의 경우 데이터 수집 노력이 지루하고 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 예를 들어, 필요한 교육을 추적하는 통합 시스템을 쉽게 조작하여 표준 공동위원회 보고서를 만들 수 있습니다. EEO-1 및 Vets-100보고도 마찬가지입니다. 계획된 컴플라이언스 외에도 통합 시스템을 통해 조직은 감사 자에게 적시에 응답을 제공하고 데이터를 생성하여 자체 감사를 수행 할 수 있습니다. 직원 셀프 서비스 웹 기반 플랫폼의 데이터를 통합하면 직원이 자신의 데이터를 HRIS에 제출함으로써 효율성을 높이고 오류를 줄일 수 있습니다.

고려해야 할 과제

외부 데이터를 통합하는 것이 긍정적 인 것은 아니며 조직이 고려해야 할 일련의 과제를 수반합니다. 데이터와 시스템을 통합하는 것은 비용이 많이 들고 의사 결정 지원에 유용한 데이터를 제공하기위한 해결 방법이나 패치가 필요한 경우가 많습니다. 조직에서 자체 개발 한 시스템을 공급 업체 시스템과 통합하거나 두 개 이상의 공급 업체 시스템을 통합하려는 경우 시스템간에 데이터를 공유하기위한 프로토콜 및 프로그래밍 언어에 대한 기술 지식이있는 HRIS 전문가가 필요합니다 (Kavanagh and Johnson, 2018). 이 프로그래머가 현재 조직의 직원이 아닌 경우 HRIS 리더는 추가 직책에 대한 예산을 책정해야합니다. 고도로 통합 된 HRIS는 지원자, 직원 및 관리자 셀프 서비스를 사용하여 더 큰 효율성을 제공 할 수 있지만,일부는 이러한 시스템이 HR에서 관리자와 직원으로 업무를 이전하여 라인 관리자와 라인 직원에게 과부하를 줄 수 있다고 주장하며, 이는 조직의 전반적인 생산성을 저하시키는 장기적인 효과가 있다고합니다. 의사 결정에 추가 지원이 필요하다고 느끼는 직원은 복리 후생 시스템을 잘받지 못할 수 있습니다 (Stone, et al. 2015). 또한 일부 직원은 기술 사용에 익숙하지 않을 수 있으며 컴퓨터 입력보다 종이 양식을 선호 할 수 있습니다.일부 직원은 기술 사용에 익숙하지 않을 수 있으며 컴퓨터 입력보다 종이 양식을 선호 할 수 있습니다.일부 직원은 기술 사용에 익숙하지 않을 수 있으며 컴퓨터 입력보다 종이 양식을 선호 할 수 있습니다.

고려해야 할 또 다른 주요 과제는 데이터 통합의 성공에 중요한 시스템 유연성입니다. 보상 자동화의 예에서 보상 계획은 시간이 지남에 따라 변경되며 HRIS는 이러한 변경 사항을 따라갈 수 있어야합니다. 변경 사항에는 자격, 비즈니스 규칙 (예: 최소 및 최대 증가 금액), 예산, 지침, 액세스 날짜, 계산 및 화면 프레젠테이션이 포함될 수 있습니다. 일반적인 프로그램 변경에 대한 유연성을 제공하려면 기본 급여 구성 요소, 보너스 계획 또는 주식 계획의 추가 또는 제거가 필요합니다 (Wright, 2004). 또한 시스템은 변화하는 규정 준수 관련 요구 사항을 수용하는 데 필요한 유연성도 제공해야합니다. 예를 들어 면제 직원과 비 면제 직원에 대한 보상 계획은 다른 지침을 따를 수 있습니다.보상 데이터 통합은 또한 잠재적 인 준수 문제를 나타내는 플래그를 관리자에게 제공 할 수 있습니다 (예: 급여가 유사한 자격을 갖춘 남성 및 다수 직원보다 낮을 때 여성 및 소수 직원에 대한 지표). 이러한 유형의 플래그는 시스템이 여러 다른 시스템 (핵심 HRIS, ATS, 급여 시장 데이터)에서 데이터를 가져 와서 계산을 적용해야하기 때문에 구현하기가 복잡 할 수 있습니다 (FLSA 상태에 따라 시간당 비율 또는 연봉에 기반한 비교 비율). 검토가 필요한 항목을 구성하는 항목에 대한 비즈니스의 정의에 따라 관리자에게 표시기 또는 플래그를 출력합니다 (Wright 2004).이러한 유형의 플래그는 시스템이 여러 다른 시스템 (핵심 HRIS, ATS, 급여 시장 데이터)에서 데이터를 가져 와서 계산을 적용해야하기 때문에 구현하기가 복잡 할 수 있습니다 (FLSA 상태에 따라 시간당 비율 또는 연봉을 기준으로 한 비교 비율). 검토가 필요한 항목을 구성하는 항목에 대한 비즈니스의 정의에 따라 관리자에게 표시기 또는 플래그를 출력합니다 (Wright 2004).이러한 유형의 플래그는 시스템이 여러 다른 시스템 (핵심 HRIS, ATS, 급여 시장 데이터)에서 데이터를 가져 와서 계산을 적용해야하기 때문에 구현하기가 복잡 할 수 있습니다 (FLSA 상태에 따라 시간당 비율 또는 연봉에 기반한 비교 비율). 검토가 필요한 항목을 구성하는 항목에 대한 비즈니스의 정의에 따라 관리자에게 표시기 또는 플래그를 출력합니다 (Wright 2004).

데이터 통합을위한 모범 사례

Wright (2004)는 데이터를 통합하고이를 사용하여 보상 계획을 자동화 할 때 관찰 할 8 가지 제안을 제공합니다. 제안 사항은 HR 기능 전반에 적용되며 HRIS 전문가는 권장 사항을 염두에 두어야합니다.

철저히 계획하십시오. 데이터 통합은 최후의 결정이나 사후 고려가되어서는 안됩니다. 연결에 관련된 모든 시스템의 데이터를 매핑하여 데이터 세트가 전송에 호환되는지 확인해야합니다.
기능은 시간이 지남에 따라 단계적으로 제공되어야합니다. 조직은 너무 빨리하려고하지 않는 것이 좋습니다. 단계적으로 구현함으로써 조직은 문제에 대응하고 필요한 경우 리소스를 리디렉션 할 수있는 기회를 제공합니다.
산업별 모범 사례를 조사하고 준수하는 것이 중요합니다. 의료 시설의 요구 사항은 제조업체의 요구 사항과 크게 다를 것입니다. 데이터 통합 요구 사항에 대한 단일 솔루션은 없으며 HRIS 전문가는 프로젝트를 시작할 때이를 알고 있어야합니다.
HR은 비즈니스 규칙에 대한 예외 빈도를 확인하여 새로 통합 된 시스템이 예외를 수용하도록 구성되어야하는지 결정해야합니다.
조직은 반올림을 기반으로하는 계산의 의미를 고려해야합니다. 이 팁은 보상 데이터에 한정되지만 고려해야 할 중요합니다. 수치를 반올림하면 예상치 못한 방식으로 예산에 영향을 미치고 예산 예측을 방해 할 수 있습니다. 이것은 사소한 문제처럼 보이지만 시간이 지남에 따라 비용이 많이들 수 있습니다.
핵심 HRIS에서 필요한 데이터를 검증하고 필요한 경우 예약 된 데이터 정리를 구현할 시간을 계획합니다.
Wright는 시스템 수정이 적용되기 전에 테스트 할 필요가 있다고 강조합니다. 가능한 모든 시나리오를 시스템에서 테스트하여 보안이 손상되지 않고 통합 시스템이 예상대로 작동하는지 확인하는 것이 중요합니다.
마지막으로 8 번째 권장 사항은 변경 관리 커뮤니케이션을 계획하는 것입니다. HRIS 구현은 하드웨어 또는 소프트웨어 문제가 아니라 변경 리더 및 변경과 관련된 사람 및 조직 문제로 인해 실패한다고합니다 (Kavanagh and Johnson, 2015).

결론적으로 외부 데이터를 통합하면 몇 가지 이점이 있습니다. 데이터 통합을 통해 더 나은 의사 결정 지원 및 매트릭스가 가능합니다. 효율성이 궁극적으로 실현되는 동안 HRIS 전문가가 고려해야하는 데이터 통합과 관련된 초기 비용이 있습니다. 또한 일부 직원과 관리자는 통합 데이터가 의존하는 셀프 서비스 기능을 사용하는 데 저항 할 수 있습니다. 리더가 효과적인 변경 관리 방법을 적용하고 그에 따라 리소스를 계획하면 데이터 통합이 HR 기능과 전체 비즈니스에 긍정적 인 영향을 미칠 것입니다.

출처:

글로벌 급여와 HRIS 통합-성공을위한 네 가지 열쇠. (2017 년 10 월 6 일). 2018 년 2 월 24 일 http://celergo.com/hris-integration-global-payroll-success/에서 검색

Kavanagh, MJ, & Johnson, RD (2018). 인적 자원 정보 시스템 (4 판). 로스 앤젤레스, 캘리포니아: 세이지.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM, & Johnson, R. (2015). 인적 자원 관리의 미래에 대한 기술의 영향. Human Resource Management Review, 25 (Human Resource Management: Past, Present and Future-Volume 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Wright, A. (2004). 덜 정착하지 마십시오: 글로벌 보상 프로그램에는 글로벌 보상 도구가 필요합니다. 직원 복리 후생 계획 검토, 58 (9), 14.