직원과 사업주를위한 6 가지 효과적인 시간 관리 팁

한 번에 관리해야 할 일이 너무 많습니까?

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1. 상황 분석

일정을 활동으로 채우고 항상 바쁘다고해서 반드시 시간을 효율적으로 관리하고 있다는 의미는 아닙니다. 계속해서 고속으로 이동하는 것은 그 자체의 단점을 가지고 있으며 그 중 최소한 스트레스도 포함되지 않습니다.

현실은 우리가 실제로 시간을 통제하거나 관리 할 수 ​​없다는 것입니다. 우리 가 관리 할 수있는 것은 우리 자신입니다. 전체 사진을 찍으려면 속도를 줄여야합니다.

스스로에게 질문하십시오. 이것이 내 시간을 가장 생산적으로 사용하는 것입니까? 많은 시간을 소비하지 않고 오늘해야 할 일을 더 현명하게 달성 할 수있는 방법이 있습니까?

바쁜 것 자체가 문제가 될 수 있습니다. 바쁘다는 것이 인생의 다른 중요한 문제를 피하는 수단 인 회피적인 접근이되는 경우가 있습니다.

따라서 지속적으로 활동에 몰두하는 대신 숙고로 되돌아 가면 시간을 절약하고 노력 자체를 더 효율적이고 수익성있게 만들 수 있습니다.

명확한 비전을 갖는 것이 중요합니다

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2. 자신의 역할이 무엇인지 명확히

평범한 직장에서도 시간 관리 부족과 관련된 문제는 직원의 원래 역할과 책임이 어두워지고 원래 직업 설명에없는 일에 모든 시간을 소비하는 위기 관리 상황을 초래할 수 있습니다.

이것이 무엇을 달성해야하는지, 귀하의 역할과 책임이 무엇인지에 대한 명확한 비전을 제시하는 것이 중요한 이유입니다. 당신이 어디로 가는지 모르면 어떤 길로든 당신을 그곳으로 데려 갈 것입니다. 진행 상황에 대한 벤치 마크로 지속적으로 사용할 수있는 표준이 필요합니다.

고용 된 경우 우선 순위가 어디에 있는지 명확히하기 위해 직속 상사와 회의를해야 할 수 있습니다. 이 토론을 시작하는 것은 다른 방법으로도 도움이 될 수 있습니다. 번 아웃을 방지하고 추가 작업을 다른 팀 구성원에게 쉽게 위임 할 수 있도록 일정을 재구성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

비즈니스 세계의 변화하는 특성으로 인해 우선 순위가 변경 될 수 있으며 그에 따른 책임도 있습니다. 이것은 특히 자영업자들에게 그렇습니다. 그러한 변경 사항을 고려하도록 시간 관리를 구성하십시오.

시간을 보호하세요

3. 일정을 지키십시오

시간은 당신이 가진 가장 소중한 자산입니다. 인생의 다른 것들 대부분은 대체 가능하지만 시간은 그렇지 않습니다. 이미 사용 된 인생의 세월을 결코 되돌릴 수 없습니다. 지금 당장 똑딱 거리는 매 초마다 똑같이 적용됩니다.

따라서 시간을주의 깊게 지키는 것이 필수적 일뿐만 아니라 필수적입니다. 작업 목록을 유지하고 우선 순위 작업을 식별하고 작업을 완료하는 데 방해가되지 않는 시간을 할당 한 후에는 간섭이 없는지 확인하기 위해 노력하십시오.

여기에는 음성 메일 활성화, 이메일 알림 비활성화, 수신 전화 제한, 실시간 회의 대신 가상 회의 활용, 캘린더 약속 요구, '방해 금지'표지판 사용과 같은 조치가 포함됩니다.

예를 들어 15 분 동안 회의가 진행되도록 예약 한 경우 모든 참가자가 시간 제한을 준수하고 당면한 주제를 고수하는지 확인하십시오. 귀하가 설정 한 기간 내에 처리 할 수없는 모든 외부 문제에 대해 별도의 조치를 취할 수 있습니다.

위의 것 외에도 시간을 확보하는 방법을 계속해서 살펴보십시오. 이것은 당신을 더 효율적으로 만들 것입니다. 하루가 끝날 때 함께 결합하면 각 활동에서 절약 된 몇 분의 시간이 상당한 차이를 만들 수 있습니다.

4. 80/20 규칙 활용

비즈니스가 성장할수록 더 많은 책임이 있으며 효과적인 시간 관리가 필요합니다.

1 인 작업으로 시작했을 수있는 작업은 엄청난 요구 사항과 함께 빠르게 엄청나게 커져 적절한 관리가 이루어지지 않으면 상황이 통제 불능 상태가 될 수 있습니다.

사전에 준비해야 할 일반적인 업무에는 비즈니스 전략 생성 및 관리, 작업자 감독, 계정 저글링, 더 많은 비즈니스 기회 소싱이 포함됩니다.

따라서 모든 작업을 처리하고 여전히 생명을 유지하는 효율적인 방법을 찾는 것이 중요합니다. 사업가로서, 당신은 마감일을 맞추기 위해 열심히 일하는 데 너무 사로 잡혀서 우선 순위가 무엇인지, 그리고 실제로 당신의 시간을 순간적으로 훔치는 것이 무엇인지 파악하지 못할 수 있습니다.

80/20 규칙에 따르면 결과의 80 %는 투자 된 시간과 노력의 20 %에서 얻습니다. 이 규칙은 가장 생산적인 것에 시간을 우선하는 것의 중요성을 강조합니다. 비즈니스에 가장 큰 영향을 미치는 특정 작업을 식별하고 매일 이러한 작업에 시간을 할애하십시오.

비즈니스 결과의 80 %가 투자 한 시간과 노력의 20 %의 결과 인 경우이 비율은 가장 집중해야하는 비율입니다.

많은 사업주들은 업무를 아웃소싱하고 위임 할 때 주저합니다. 왜냐하면 그렇게하는 것은 비용 기반을 증가시킬 뿐이라고 생각하기 때문입니다.

그러나 사업이 확장되고 당신을 위해 일할 사람을 고용 할 때가되면 20 %로 훈련시키고 이러한 작업을 그들에게 할당하십시오. 이러한 방식으로 비즈니스는 신규 근로자를 고용하는 비용을 충당 할 수있을만큼 충분히 생산할 수 있습니다. 이러한 방식으로 자신을 복제하면 운영이 더 효과적이고 수익성이 높아집니다.

시간을 어떻게 보내는 지 추적

5. 자신을 감사

활동에 대한 자세한 기록과 각 활동에 소요 된 시간을 유지하는 일주일을 따로 두십시오. 자세할수록 분석이 더 정확 해집니다.

이에 접근하는 가장 좋은 방법은 하루를 15 분 또는 30 분 단위로 나누고 그 시간대에 무엇을하는지 적는 것입니다. 이 운동은 매초를 중요하게 만드는 데 도움이됩니다.

작업 표는 기업에만 필요한 것이 아닙니다. 프리랜서 및 개인 사업자를 포함하여 모든 수준의 비즈니스에 유용합니다. 일일 컴퓨터 기반 작업 표 또는 종이 작업 표를 보관하도록 선택할 수 있습니다.

또는 노트북이나 일기를 가지고 어디든 가지고 다니고 시간 사용에 대한 적절한 기록을 계속 유지할 수 있도록 미리 알림을 설정할 수 있습니다.

이러한 방식으로 자신을 감사하기 시작하면이를 유지하기위한 규율이 ​​필요합니다. 이 연습의 목표는 분석 할 수있는 기록을 보유하는 것입니다. 활동 및 소요 시간에 대한 지속적인 로그를 유지하면 시간이 어디로 가는지 식별하고 시간 낭비를 없애는 데 도움이됩니다.

이러한 시간 낭비에는 불필요한 회의, 다른 사람이해야 할 일, 전화 또는 이메일 중단, 작업 중복, 우선 순위가 낮은 활동, 화재 진압, 잘못된 계획 및 혼란이 포함됩니다.

일상에서 비생산적이고 파괴적이며 불필요한 것을 결정할 수 있습니다. 귀하의 역할 및 책임 이행에 직접적으로 기여하거나 지원하지 않는 것은 위험 신호입니다.

이 프로세스를 통해 생산적인 활동을 식별 할 수 있으므로 해당 활동에 할당 된 시간이 실제로 적절한 지 여부를 결정할 수 있습니다. 삶과 사업에서 결과의 80 %를 생성하는 활동의 20 %에 얼마나 투자되고 있는지 분명하게 파악할 수 있습니다.

6. 지원 조치를 취하십시오

미리 계획

일, 주, 월을 미리 계획하십시오. 계획은 단기, 중기 및 장기 목표를 고려해야합니다. 체계적인 시간 관리 방법의 부족은 마감일 누락, 불균형 한 비즈니스 및 개인적인 약속, 다른 사람의 참여로 인한 압력 등의 어려움을 초래합니다.

이로 인해 성능이 저하됩니다. 성과에 부정적인 영향을 미치고 수익이 발생하는 대신 활동이 부담스러워집니다. 반면에 미리 계획하고 적절한 시간 관리 원칙을 적용하면 지속적으로 습관화됩니다. 그들은 일상 생활의 일부로 자연스럽게 흐르기 시작합니다.

소통하다

착수하는 결정에 이해 관계자를 참여시킵니다. 기득권이 있고 변경 사항의 영향을받을 동료, 관리자, 공급 업체, 기타 팀 및 고객과 소통하십시오.

이 정보를 가족 구성원과 공유하여 계속 진행하는 데 필요한 공간을 지원하고 제공 할 수 있도록하십시오.

작업 정렬

들어오는 작업을 처리하기 전에 나가는 작업부터 시작하십시오. 첫날에 필요한 중요한 커뮤니케이션을 보내십시오. 그런 다음 수신 메일을 처리하기 위해 정착하십시오.

새로운 일을하기 전에 보류중인 책임으로 시작하는 습관을 기르십시오. 새 작업을 시작하기 전에 백 로그를 지우십시오.

가능한 경우 자동화

가능한 한 일상 업무를 자동화하십시오. 예를 들어 작업에 많은 읽기 및 입력이 필요한 경우 무료 텍스트 음성 변환 및 음성 텍스트 변환 앱을 사용하여 시간을 절약 할 수 있습니다.

충분한 휴식

작업 사이에 짧은 시간 동안 휴식을 취하는 것을 잊지 마십시오. 이렇게하면 몸과 마음에 스트레스가 쌓이는 것을 막을 수 있습니다. 휴식을 취하고 자신을 재충전 할 수있는 충분한 시간을 가지면 생산성이 높아지고 정신이 더 깨어집니다.