직원을위한 조언 : 사무 기기를 존중하는 방법

사무실 장비를 부수 지 마십시오: 투자하지 않은 직원이 악당이 될 때

일부 직원이 돈을 저축하거나 회사 자산을 마치 자신의 소유인 것처럼 관리하는 데 관심이없는 것처럼 보인 적이 있습니까?

제가 어렸을 때 제가 사는 곳 근처에 임대 주택이 많이있었습니다. 그들은 항상 앞마당에 낡은 고물차, 여러 세트의 반 야생 새끼 고양이를 가진 고양이, 마당에 흩어져있는 부서지고 낡은 장난감으로 낡아 빠진 것처럼 보였습니다.

우리 엄마는 집을 빌린 사람들이 집을 소유 한 사람들만큼 집을 소유 한 사람들만큼 집을 유지하는 데 관심이없고 집을 구하기 위해 열심히 일하지 않았고 다른 곳으로 이사 할 계획이 없었기 때문에 집을 임대하는 사람들은 종종 기득권이 없거나 유지하는 데 관심이 없다고 말씀하셨습니다. 그들이 그 장소를 버리고 다른 사람이 그들이 사라진 후 청소하고 수리하도록 남겨 두 었는지 정말 신경 쓰지 마세요. 엄마가 약간 편견을 갖고 계셨을 것 같지만 요점이있었습니다.

때로는 신입 사원과 사무실 외부의 직원이 소모품과 장비를 존중하지 않는 것처럼 보입니다. 그들은 회사에 기득권이있는 것처럼 보이지 않으며 문제가 발생하더라도 다른 사람이 문제를 처리하도록 내버려 둘 수 있기 때문에 문제가 발생하더라도 신경 쓰지 않습니다. 그들은 자신의 걱정 부족에 대해 책임을지지 않기 때문에 사무실에서 많은 긴장을 유발할뿐만 아니라 비용이 많이 들고 업무 생산성이 저하 될 수 있습니다.

사무실 교육은 기본 장비 사용을 포함해야합니다.

사무실 장비를 올바르게 사용하는 방법에 대한 기본적인 배경 지식을 갖는 것은 모든 사람의 교육의 일부 여야하며, 모든 사람이 복사기, 팩스기, 스테이플러 및 전화 사용법을 알고 컴퓨터를 켜고 문서를 프린터를 사용하고 파일을 알파벳순으로 넣으면 안타깝게도 종종 그렇지 않습니다.

사무실에서 존중하는 직원이되는 방법

1. 프린터 / 복사기에주의하고 정중하십시오

• 사람들이 자신의 용지를 복사하기 전에 용지를 제거해야 할 수 있도록 상단을 닫은 상태로 복사기에 용지를 두지 마십시오.
• 상단을 열어 두지 마십시오 (먼지와 파편이 들어가 거울을 손상시킬 수 있습니다).
• 무언가를 화이트 아웃하지 말고 화이트 아웃이 마르지 않도록 용지를 복사하십시오.
• 기기를 통해 구겨 지거나 스테이플 된 복사본을 사용하지 마십시오. 그 결과는 시도하기 전에 분명해야합니다.
• 용지 걸림을 만들지 말고 다른 사람이 제거 할 수 있도록 두십시오.
• 모든 용지를 사용하지 말고 더 많이 넣지 마십시오.
• 마지막으로, 인쇄 할 내용을 미리 확인하여 수백 장의 종이를 낭비하지 않도록하십시오. 이로 인해 한 장에 7 센트 밖에 들지 않지만 시간이 지남에 따라 수백 달러가 낭비 될 수 있습니다.

2. 종이 클립을 푸시 핀에서 분리하고 마커의 캡을 교체하십시오.

종이 클립을 핀과 분리하고 마커 캡을 교체하는 데에는 이유가 있습니다. 사무실에서 직접 일한 적이 있다면 이것을 알 것입니다. 종이 클립 상자에 손을 넣고 6 개의 푸시 핀에 끼 이는 것은 소리만큼 스릴이 없습니다.

또한, 우리가 거의 매일 사용하는 새로운 형광펜과 검은 색 마커가 캡을 다시 씌우는 것을 잊었거나 완전히 교체하려고 시도했지만 제자리에 찰칵 소리가 나는 것을 기다리지 않았기 때문에 모든 것이 손상되거나 출혈이 발생하면 우리에게 최소 1 달러의 비용이 들며 우리의 일을 필요 이상으로 훨씬 더 어렵게 만듭니다. 그런데 검은 색 Sharpie를 사용하여 텍스트를 강조 표시하면 의도 한 것과 반대의 효과가 있으며 취소 할 수 없습니다… 한숨!

3. 발견 한 방식으로 물건을 되돌려 놓으십시오

빠르게 진행되는 환경에서 고객과 함께 작업 할 때 스테이플러 나 테이프 롤이 숨어 있거나 펜에 닿을 수있는 위치를 생각할 필요가 없으며 그 자리에서 두툼한 롤 포장지 뭉치를 찾을 필요가 없습니다. 전화기가 사용자를 향해야합니다. 반대 방향으로 돌리지 마십시오. 키패드가 거꾸로되어 있으면 전화를 걸기가 어렵습니다. 발견 한대로 또는 더 나은 방식으로 모든 것을 교체하십시오. 전혀 만지지 마십시오! 생산적인 용도로 사용하는 것과는 다릅니다.

4. 스티커 메모를 의도 한대로 사용

스티커 메모는 컴퓨터 주변에 콜라주를 만드는 것이 아니라 임시 메시지 용입니다. 가격이 비싼 스티커 메모는 좋은 부기 대신 사용할 수 없습니다. 전화 번호를 적어 두거나 다음 근무 시간에 오는 사람에게 메시지를 남기는 것이 좋지만, 메모를 읽은 후에는 메모를 제거해야합니다. 중요하거나 중요하지 않은 경우에 대비하여 아무도 주도적으로 제거하지 않고 바탕 화면 주위에 마른 잎처럼 모이기 때문에 전혀주의를 기울이지 마십시오.

5. 장비와 그것을 사용하는 사람들을 존중하십시오

복사기를 두드 리거나 컴퓨터 주변에 전화 코드를 펴거나 동료를 갇히거나 공용 책상 공간을 잡아 당겨 아무도 접근하거나 본인 이외의 것을 사용할 수 없도록하십시오. 복사기 덮개를 조심스럽게 교체하십시오. 컴퓨터 키보드 근처에 커피를 열어 두거나 물방울 얼룩을 남기지 마십시오. 구취, 향수 또는 기름진 피부 찌꺼기가 표면, 특히 전화 수신기에 묻어 있습니다!

6. 업무가 아닌 한 회사 컴퓨터에 다운로드하지 마십시오.

눈치 채지 못한 경우 다운로드에 숨어 컴퓨터를 비활성화하는 바이러스라는 것이 있습니다. 회사에 안티 바이러스 소프트웨어가 설치되어있을 수 있지만 운명을 유혹하지는 마십시오. 비즈니스가 느리고 모든 작업이 완료 될 때 웹 사이트를 가끔 탐색하는 것은 괜찮지 만 저장된 데이터를 지우고 동료와 상사를 최악의 적으로 만들 수있는 바이러스를 다운로드하지 않도록주의하십시오.

7. 다른 부서에서 공급품을 "대여"하지 마십시오.

다른 사무실 근처에서 부서를 공유하는 경우 해당 공급품을 "빌리지"말고 반환하지 않거나 더 나은 방법으로, 전혀 빌리지 마십시오. 자신의 것을 얻으십시오! 좋아요, 우리 모두는 일부 사무실이 다른 사무실보다 소모품을 유지하는 데 좋지 않다는 것을 알고 있습니다.하지만 집 에서처럼 마지막 한 방울의 우유를 사용한다면 빈 상자를 냉장고에 다시 넣지 마십시오. 자신의 것이 아닌 것을 사용해야하는 경우 먼저 물어보고 괜찮은지 확인한 다음 자신의 사무실 공급 기금으로 교체하십시오.

8. 큰 일을 계획 할 때 누군가에게 미리 알리십시오.

한 부씩 인쇄 및 스테이플 링이 필요한 200 개의 소책자를 복사 할 계획이라면 미리 계획을 세워야합니다. 마지막 용지를 사용하지 않도록 용지가 충분한 지 확인하십시오. 사용하는 동안 다른 사람이 프린터 나 복사기를 사용할 필요가 없는지 확인하고 복사기의 기능 (예: 그룹화, 스테이플 링, 홀 펀칭)을 사용하여 언더 링이 800 장의 용지를 순서대로 넣지 않도록하십시오. 손으로 스테이플 링합니다. 이것이 우리를 9 번으로 이끈다!

9. 사무 장비 사용 방법 문의

사무용 장비를 사용하는 방법을 모르는 경우 방법을 배우거나 다른 사람에게 보여달라고 요청하십시오. 또한 기억하면 좋을 것 같아서 다음에 자기 일을하는 다른 사람을 괴롭히지 않을 것입니다. 나는 항상 질문하는 사람에 대해 놀라움을 금치 못합니다. 종이를 놓을 위치와 방향을 보여주는 모든 최신 사무 기기 다이어그램이 있습니다. '어디 넣을지'를 보여줄 수는 있지만 내 대답이 마음에 들지 않을 수도 있습니다.

10. 적절한 작업을위한 적절한 장비 사용

• 페인트 칠 된 벽에 전단지를 붙이기 위해 사무실 테이프를 사용하지 마십시오. 벽에서 페인트가 찢어집니다.
• 스테이플러를 막지 말고 두드려 스프링을 부수십시오.
• 큰 작업이 아닌 작은 작업용으로 설계된 스테이플러로 200 매를 스테이플하려고하지 마십시오. 스테이플러가 제대로 작동하지 않을 수 있으며 스테이플 처리 된 서류를 처리하는 다음 사람의 손에 펴진 날카로운 금속 갈래가 남게됩니다.

11. 상식 사용

누군가에게 어떻게해야하는지 물어 보는 것은 잘못이 아니지만, 그들이 스스로 일을 제대로하는 대신 자신의 일을 바쁘게 할 때 당신을 위해 해주기를 기대한다면 당신은 자산이 아니라 사무실에 대한 책임입니다. 모든 사람은 자신의 지위에 관계없이 기본적인 사무 기술과 물품을 공유하고 사용할 때 예의를 갖추어야합니다. 고려해야 할 중요한 사항이 훨씬 더 많을 때 이러한 사항을 언급하는 것도 어리석은 것처럼 보일 수 있지만 사무실을 원활하게 운영하고 장비를 존중하며 소모품을 남용하지 않으면 연말과 같은 다른 일에 더 많은 돈과 시간을 할애 할 수 있습니다. 보너스와 피자 파티

그러니 스테이플러를 쓰레기통에 갇힌 스테이플러를 버리거나 절대 부러 뜨리지 않은 것처럼 동료의 스테이플러로 교체하지 마십시오. 복사기에 엉덩이 나 얼굴을 복사하지 말고 물건이가는 곳을 존중하고 물건을 빌릴 때 스테이플러, 테이프 및 가위가 1 분마다 필요할 가능성이 있으므로 가능한 한 빨리 물건을 교체하십시오. 다른 사람의 물건을 빌릴 필요없이 10 일 동안 다른 사람의 물건을 빌릴 필요없이 다른 사람의 물건이 도착하기 10 분 전에 이전 물건이 나타날 때까지 가야 할 것이 없습니다. 물건을 되돌리고 깨끗하게 유지하기 위해 자신의 역할을 수행하는 것은 모두를위한 행복하고 생산적인 직장을 보장하는 데 큰 도움이 될 것입니다!

클립 홀더에 손을 뻗어 20 피트 길이의 체인 목걸이를 생각해 본 적이 있습니까? 예, 누군가가 새로운 거래를 배우기 위해 시간당 10 달러를 잘 사용했습니다.

종이 커터, 스테이플러, 구멍 펀치 등을 사용하는 데 재능이 있다는 것을 누가 알았습니까?

저는 성인 생활의 대부분을 어떤 유형의 사무실에서 일했고 그 절반은 사무실 관리자로 일했습니다. 그래서 몇 가지 이야기를 할 수있었습니다. 나는 숲에 짐을 싣고 종이를 낭비하는 것을 보았고, 고무줄과 연필로 만든 치명적인 무기는 벽을 따라 쌓인 빈 상자에 쏘아 올렸고, 새로운 사무용 의자는 의자 팔과 등받이가 완전히 찢어지면서 일주일도 안되어 망가졌다. 끄기. 리클 라이너 나 계단식 사다리라고 생각 했나요?

최근에 우리가 거의 20 년 동안 사무실에서 사용했던 종이 절단기가 복사기와 종이 분쇄기 사이에서 손잡이가 뜯어 진 채로 부서진 채 발견되었습니다. 같은 구경의 대체 모델은 $ 150의 비용이 들지만 온라인 비교를 통해 우리는 공급 업체에 $ 35의 적절한 대체품을 제안 할 수있었습니다.

새 커터를 구입 한 지 한 달도 채되지 않아 어느 날 아침에 끔찍한 소리가 들려 왔는데 한 번에 5 개 이하로 설계된 칼날로 종이 20 장을 자르려고하는 신입 사원을 발견했습니다 !!!

나는 "당신은 무엇을하고 있다고 생각합니까?"라고 외치려는 충동에 저항했습니다. 대신에 "한 번에 5 장 이상 자르면 안되는 거 알아요?"라고 물었습니다.

직원은 나를 멍하니 쳐다 보며 계속해서 20 장을 자르려고 시도하면서 더 큰 것을 만들고 두 번째 종이 커터를 2 개월 이내에 파괴하는 것보다 문제가 해결 될 것이라고 생각하면서 절단에 조금 더 힘을 쏟았습니다.

'Ca-Runch, Quoosh'는 칼날이 종이를 6 인치 잘라 내고 나머지는 구부리고 잘게 찢는 소리가났다. 2 초도 안되는 시간에 잘게 찢어지고 구부러진 20 장의 종이가 휴지통이 아닌 쓰레기통에 버려집니다. 낡은 카펫 위에서 마음을 움켜 쥐고 기절 할 수없는 것은 제가 할 수없는 일입니다.

사무실 관리자는 작은 작업을 세부적으로 관리하기를 원하지 않지만 작은 실수는 시간이 지남에 따라 많은 비용이들 수 있습니다.

소모품을 주문해야하는 경우 비용이 얼마인지, 부서가 예산에 있고 직원의 근무 시간이 단축되고 급여 인상이 예산에 따라 달라진다는 사실을 알고있을 때 특히주의하는 경향이 있습니다. 새로운 Kleenex 상자에 티슈 절반 이상을 사용하여 커피 흘림을 청소하거나 캐비닛 뒤에 걸레와 낡은 수건이 놓여 있거나 종이 클립을 구부릴 때 시간이 지남에 따라 많은 돈이 쌓이는 사소한 것들에 대해 동물 모양으로 만들거나 작은 조각으로 부수고 노년 개가 무너져 내리는 사료처럼 책상 위에 눕혀 둡니다.

물론 모든 사람이 레시피를 복사 할 때와 같이 개인적인 용도로 사무용 장비를 사용하는 경우가 있습니다.하지만 원하는 것이 한 페이지 레시피 였지만 목록을 인쇄하기 전에 미리 보지 않은 컬러 복사기에 200 페이지의 주석을 인쇄 할 때 600 명이 넘는 사람들이 레시피를 얼마나 좋아했거나 개선 할 수 있는지에 대해 언급하면 ​​장비의 오용은 모든 사람에게 비용이 많이 듭니다.

저는 직원들이 사무실 가위를 사용하여 개똥을 신발에서 긁어 내고 가위를 닦지 않고 서랍에 다시 넣거나 모든 펜에서 윗부분을 씹거나 화장실에 Lysol 반 캔을 뿌리는 것을 보았습니다. 바람이 지나가거나 큰 종이 타월 5 개를 사용하여 손을 말리고 휴지 반 롤을 사용하여 바닥을 닦고 화장실을 막아 바닥에 넘쳐서 다른 사람이 청소할 수 있도록 둡니다.

사람들이 화장실에서 보내는 시간을 세거나 1 등을 위해 화장지 5 장으로 제한하고 더 큰 직업을 위해 10 장으로 제한하고 싶지는 않지만, 공급품을 낭비하는 것이 다음과 같다는 사실을 사람들에게 상기시켜야 할 시점이 있습니다. 해야 할 일이있을 때 시간을 낭비하는 것이 나쁘다.

잘 돌보는 모든 것이 잘

플러그를 뽑지 않고 하룻밤 동안 히터를 높게 두거나 박스 커터를 열어 놓고 바깥 쪽을 향하고 딱딱한 표면에 눌리는 것과 같이 무시하기에 위험한 몇 가지가 있습니다. 검은 색 키보드의 틈새에 검은 색 펜을 두어 입력을 시작하면 펜이 손가락 아래로 굴러 들어가 액세스 코드를 입력하지 못하게하고 다시 시작하도록하는 것과 같이 성가신 다른 것들이 있습니다..

좋은 동료가되는 것은 좋은 룸메이트가되는 것과 같습니다. 다른 사람과 일하는 환경을 존중하면 모든 것이 잘 될 것이지만 존재로 인해 삶을 더 어렵게 만들면 그 위치에서 오래 지속되거나 친구가 많을 것 같지 않습니다.

현실을 직시하자, 우리는 모두 실수하고 실수를 저지르고, 집에서 할 수 없었던 개인적인 일을하기 위해 현대 사무 기기를 이용하지 않는 드문 직원이지만, 장비와 동료 직원들의 끊임없는 남용은 많은 논쟁과 불평이있는 불행한 곳이 될 수 있습니다. 불행한 직장에 기여하고 있다면, 당신은 팀의 일부가 아닌 문제의 일부이며, 물품을 관리하고 다른 사람의 개인 공간을 존중하는 것은 편안하고 생산적인 작업 환경을 만드는 데 큰 도움이됩니다.