서면 또는 전자적으로 고객과의 거래-2 부

소개:

글쓰기 및 전자적으로 의사 소통을하려면 종종 장비를 사용해야합니다. 성공적인 의사 소통을 위해 응시자는 관련 장비를 효율적으로 작동하는 방법을 알아야합니다. 커뮤니케이션에 대한 응답이 지연 될 것으로 예상되는 경우 고객은 상황과 진행 상황을 지속적으로 업데이트해야합니다.

문서가 올바른 사람에게 전달되지 않으면 전자 및 서면 통신이 위험 할 수 있습니다. 위의 통신 수단을 안전하게 전달하려면주의를 기울여야합니다.

이것은 학점 가치가 6 인 레벨 3 단위입니다.이 단위는 이해를 쉽게하고 너무 많은 정보를 하나의 허브에 넣지 않도록 두 부분으로 나뉩니다.

이 단원의 첫 부분을 읽으려면 아래 링크를 따르십시오.

서면 또는 전자적으로 고객과의 거래-1 부

123rf.com

4.6 서면 또는 전자 통신을 생성하고 보내는 데 사용되는 장비를 작동하는 방법을 설명합니다.

서면 및 전자 통신은 서로 다른 방식으로 수행 될 수 있으며 서로 다른 유형의 통신에 서로 다른 장비가 사용됩니다. 이러한 통신을 효과적으로 송수신하려면 이러한 장비를 작동하는 방법을 알아야합니다.

서면 의사 소통을 위해서는 쓰기 기술이 있어야하며 의사 소통에 적합한 펜, 종이 및 연필을 사용해야합니다. 통신이 인쇄되어 전송 될 경우 프린터 사용 방법을 알아야합니다. 전자 통신에서는 컴퓨터 나 팩스를 사용합니다. 따라서 통신하는 사람은 컴퓨터 또는 랩톱 및 팩스 장치를 작동하는 방법을 알아야합니다. 팩스 자료는 손으로 쓰거나 인쇄 할 수 있으며 팩스 기계, 컴퓨터 및 프린터 작동 방법을 알아야 할 수도 있습니다.

문서를 생성하려면

• 키보드, 마우스 및 모니터가있는 컴퓨터 또는 노트북 또는 펜과 종이
• 프린터

서류를 보내려면

• 팩스 기계
• 키보드, 마우스, 모니터 또는 노트북이있는 컴퓨터
• 봉투 및 우표

컴퓨터 작동:

• 하나는 키보드, 모니터 및 마우스와 연결된 프린터가있는 컴퓨터 또는 CPU가 필요합니다.
• 컴퓨터에는 우리 조직의 Windows XP 인 운영 체제가 있어야합니다.
• 컴퓨터를 켜기 전에 전원 코드가 CPU 후면 패널, 모니터의 비디오 케이블 및 전원 소켓의 코드에 완벽하게 고정되어 있는지, 마우스와 키보드가 적절한 곳에 연결되어 있는지 확인해야합니다. 포트.
• 이 확인 후 CPU의 전원 버튼이 켜집니다.
• 기기는 시스템에 로그인하기 위해 사용자 이름과 암호를 묻습니다. 이는 컴퓨터 설정 방법에 따라 조직마다 다릅니다.
• 리소스 및 소프트웨어를 사용하고 하드 드라이브 등에 액세스하기 위해 회사 특정 시스템 또는 소프트웨어에 대한 추가 로그온이있을 수 있습니다.
• 조직에서 문서를 생성하는 데 사용하는 워드 프로세싱 소프트웨어, Microsoft 응용 프로그램 및 기타 응용 프로그램을 사용하는 방법을 알아야합니다.

문서를 준비한 후에는 문서를 전자 메일에 첨부하고 조직에서 제공하는 전자 메일 서비스 (예: Microsoft Outlook)를 사용하여 보내는 방법을 알고 있어야합니다. 통신을 보내십시오.

때때로 문서는 플래시 드라이브, CD 또는 DVD에 암호화 된 상태로 전송되어야합니다. 이러한 상황에서 파일을 플래시 드라이브에 복사하고 암호화하는 방법을 알아야하며 CD 또는 DVD에 굽는 경우 굽기 또는 쓰기 소프트웨어 사용 방법을 알아야합니다.

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팩스 기계 작동:

팩스 기계는 이메일을 통해 문서를 보낼 수있는 시설이 없거나 조직이 특정 유형의 문서에 대해 이메일 통신이 안전하지 않다고 생각하거나 문서가 우편으로 도착하는 데 며칠이 걸릴 수 있다고 생각할 때 주로 사용됩니다. 팩스를 통해 문서를 보내려면 팩스 기계 작동 방법을 알아야합니다. 팩스기를 작동하려면 팩스기 모델에 따라 팩스 번호, 수신자 팩스 번호, 카트리지 또는 리본 또는 토너, 표지와 함께 전송해야하는 필수 문서, 수신시 백지 백서가 필요합니다. 팩스.

팩스기를 사용하려면 먼저 설정하고 구성해야합니다. 처음에는 전원과 전화선을 연결하고 전원을 켜야합니다. 사용 설명서에 따라 전화선을 오른쪽 소켓에 연결해야합니다. 발신음이 있는지 확인하십시오. 대부분의 조직에는 팩스 회선 전용 전화 번호가 있으므로 팩스 기계를 자동 응답으로 설정할 수 있습니다. 토너 / 카트리지 / 리본이 적재되어 있고 팩스 수신을 위해 용지함에 항상 필요한 양의 용지가 있는지 확인하십시오.

기록을 위해 팩스에 대한 확인 페이지를 설정하면 전송이 성공했는지 또는 오류가 있는지 알려줍니다. 기밀 및 중요 또는 법적 문서를 보낼 때 도움이됩니다. 그러나 단순한 문제에만 팩스를 사용하는 경우이 기능을 해제하여 용지를 절약 할 수 있습니다.

또 다른 유용한 설정은 문서 상단에 팩스의 출처를 알려주는 행과 날짜, 시간 및 팩스 번호를 포함하는 헤더 옵션입니다. 이것은 보낸 사람의 세부 정보를 식별하고 필요한 경우 팩스를 통해 보낸 사람과 통신하는 데 매우 유용합니다.

팩스를 보내는 동안 전원이 켜져 있는지 확인하고 보낸 문서의 세부 정보, 보내는 사람 및 보내는 목적을 언급하는 팩스 표지를 항상 보내십시오. 이것은 일을 매우 명확하고 쉽게 만들 것입니다. 문서를 올바른 용지함에 올바른 위치에 놓고 팩스를 보낼 번호로 전화를 겁니다. 전송 버튼을 누르고 모든 용지가 스캔되고 팩스가 전송 될 때까지 기다립니다. 프로세스가 완료되면 팩스 기기는 설정에 따라 확인 보고서를 인쇄합니다.

기기가 올바르게 설정되고 용지함이로드되고 카트리지 또는 토너가 준비된 경우 팩스 수신은 매우 간단합니다. 팩스 기가 자동으로 팩스를 수신하도록 설정되어있는 경우 팩스 회선이 울리면 팩스 기가 자동으로 팩스를 수신하여 인쇄합니다. 팩스를 자동으로 응답하도록 설정하면 하루 중 언제라도 들어오는 중요한 문서를 놓치는 일이 없도록 매우 유용합니다.

프린터 작동:

우편 서비스 나 팩스를 통해 타이핑 된 문서를 보내려면 먼저 인쇄해야합니다. 문서를 인쇄하려면 컴퓨터에 연결된 프린터 또는 컴퓨터가 연결된 네트워크가 필요합니다. 팩스 기계와 매우 유사하므로 프린터가 연결되어 있고 전원이 켜져 있는지 확인해야합니다. 잉크젯이든 레이저젯이든 프린터 유형에 따라 프린터에는 잉크 카트리지 또는 토너 카트리지가 있습니다. 카트리지함에 잉크 또는 토너가 들어 있는지 확인합니다. 프린터 유형에 따라 용지 유형과 용지 크기에 따라 용지함이 다를 수 있습니다. 용지함이 들어 있는지 확인합니다. 인쇄 품질, 양면 인쇄 등을 위해 프린터에서 몇 가지 초기 설정을 지정합니다.

문서를 인쇄하려면 생성 한 문서의 파일 메뉴를 사용하고 인쇄 옵션을 선택합니다. 표시되는 상자에는 인쇄 설정을 지정하는 옵션 또는 속성 버튼이 있습니다. 컬러 프린터로 필요한 경우 컬러 인쇄를 할 수 있습니다. 용지를 절약하기 위해 양면 인쇄를 할 수 있습니다.

이러한 모든 장비는 사무실 환경에서 매일 사용되지만 에너지를 절약하려면 매일 컴퓨터와 프린터를 꺼야합니다. 또한 장비의 긴 수명에 도움이됩니다.

4.7 커뮤니케이션에 대한 응답이 지연 될 가능성이있는 경우 고객에게 정보를 제공하는 것의 중요성을 설명하십시오.

고객 관리는 모든 조직에서 매우 중요한 요소입니다. 고객과의 연락 및 관계는 매우 중요하며 조직이 원활하게 운영 되려면 지속적으로 유지되어야합니다. 고객에게 정보를 제공하는 것은 매우 중요한 작업이며 고객 서비스의 일부입니다. 많은 문제, 오해 및 좌절을 피하는 데 도움이 될 것이며 대부분의 시간 동안 고객과의 관계를 강화하는 데 도움이 될 것입니다. 고객은 스스로 문제를 찾는 것이 아니라 회사 나 조직의 문제에 대해 듣고 기뻐할 것입니다. 따라서 사전 예방 적 접근 방식이 사후 적 접근 방식보다 훨씬 낫습니다.

예를 들어 (직장의 관점에서) 문제가 발생했음을 알고 접수 된 추천에 대기자 명단이있는 경우 고객에게 전화를 걸어 지연 및 지연이 발생한 이유를 알릴 수 있습니다. 또한 문제가 분류 될 기간을 제공합니다. 지연 사유와 조치시기를 설명하는 서신을 보낼 수도 있습니다. 이렇게하지 않으면 고객이 다시 전화를 걸고 부정적인 반응을 받으면 실망하거나 다른 조직이나 회사를 찾게됩니다.

서비스 지연 또는 통신 또는 서비스에 대한 응답 지연에 대한 정보를 고객과 공유하면 회사가 고객을 돌 보았다는 사실을 고객에게 알릴 수 있습니다. 또한 고객이 고객 서비스에 전화를 걸고 걱정하거나 좌절하는 것을 막을 것입니다. 이것은 고객 관계를 강화하는 데 도움이 될 것입니다. 항상 고객의 입장에 서고 기대했던 것을 생각하십시오. 고객에게 동일하고 그 이상의 것을 제공해야합니다.

고객으로부터 요청을 받으면 고객은 요청이 이행 될지 여부를 예상하여 기다리고 있습니다. 그들은 그들의 요청이 당신에게 도달했는지 궁금 할 수도 있습니다. 따라서 초기 단계로 수신을 확인하고 고객에게 요청을 받았으며 처리하거나 작업 할 것임을 고객에게 알리는 것이 좋습니다. 해결하는 데 시간이 걸리는 요청 인 경우 고객에게 진행 상황을 계속 알립니다. 이를 통해 고객은 작업이 진행 중이며 관리되고 있다는 사실을 알고 안심할 수 있습니다.

문제가 해결되면 고객이 전화를 걸어 정보를받을 때까지 기다리지 말고 고객에게 전화를 걸어 알려야합니다. 이것은 고객이 평화를 유지하고 생산성을 높이는 데 도움이 될 것입니다. 그렇지 않으면 고객에 따르면 문제는 여전히 해결되지 않은 상태로 존재합니다.

고객에게 정보를 제공하면 고객 만족도가 향상됩니다. 좋은 소식이든 나쁜 소식이든, 그들은 자신이 기억되고 무시되지 않는다는 것을 알 수 있도록 정보를 받아야합니다.

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4.8 서면 또는 전자 통신의 기밀성과 관련된 위험을 설명하십시오.

모든 형태의 커뮤니케이션이 완전히 안전하지는 않습니다. 모든 형태의 의사 소통에는 허점과 단점이 있습니다.

서면 커뮤니케이션의 기밀성과 관련된 위험:

모든 형태의 서면 통신은 인쇄본으로 저장되거나 우편 서비스를 통해 발송됩니다. 통신에는 권한이없는 사람이 읽거나 조사 할 수없는 기밀 정보가 포함될 수 있습니다.

전자 통신의 기밀성과 관련된 위험:

전자 형태의 통신에는 전화, 휴대폰, 팩스 및 이메일이 포함됩니다.

• 전화: 유선 전화를 통해 이루어지는 통신은 전화선이 도청 된 경우가 있기 때문에 완전히 안전하지 않습니다. 프로세스 및 절차의 일부로 전화 회사는 전화 통화를 모니터링 할 수 있으므로 기밀 유지와 관련하여 다시 심각한 문제가됩니다. 또한 한 사람의 대화를 다른 사람이들을 수있는 여러 내선을 가질 수있는 회선이있어 기밀을 위반합니다.

• 휴대폰: 휴대폰 통신은 쉽게 가로 챌 수있는 전파를 사용합니다. 휴대폰으로받은 모든 메시지는 암호로 잠기지 않은 경우 잘못된 사람의 손에 들어가면 누구나 볼 수 있습니다. 또한 스마트 폰에는 이메일 및 기타 기능 설정을위한 더 쉬운 옵션이 있습니다. 암호로 보안되지 않은 경우 이러한 스마트 폰 기능은 해당 정보에 액세스 할 수있는 권한이없는 사람들에게 정보를 전송하면 기밀성에 심각한 문제를 일으킬 수 있습니다.

• 팩스 기계: 팩스기는 정보를 안전하게 보내고받는 방법이지만 팩스로 정보를 보낼 때는 매우주의해야합니다. 팩스를 보내는 동안 잘못된 번호를 입력하면 한 자리가 틀려도 기밀 데이터가 잘못된 사람의 손에 들어가거나 법적 문제에서 상대방에게로 넘어갈 수 있습니다. 따라서 보내기 또는 전송 버튼을 누르기 전에 팩스를 보내는 번호를 다시 확인해야합니다. 수신자 쪽에서 팩스기에 대한 무단 액세스가있을 수도 있습니다. 따라서 팩스를 보낼 적절한시기인지 수신자가 문서를 손에 들었는지 항상 수신자에게 확인하는 것이 좋습니다. 자신의 사무실에서도 팩스기는 승인 된 직원 만 액세스 할 수있는 곳에 보관해야합니다. 그렇지 않으면 수신 된 기밀 문서가 잘못된 사람이 보관할 수 있습니다.

• 이메일: 팩스 전송과 마찬가지로 이메일을 통해 통신 할 때 매우 조심해야합니다. 이메일 주소를 정확하게 입력하고 정확한지 다시 한 번 확인해야합니다. 그렇지 않으면 이메일이 잘못된 수신자의받은 편지함에 들어갈 수 있습니다. 이메일을 통한 커뮤니케이션과 관련된 다른 위협이 있습니다. 시스템 관리자와 해커는 이메일과 첨부 파일을 읽고 볼 수 있습니다. 따라서 기밀 및 민감한 정보를 보내는 동안 공용 네트워크 사용을 피하고 암호화 된 방법을 사용해야합니다.

일반적으로 서면 및 전자적 커뮤니케이션에 수반되는 위험이 있으며 개인 회의가 최선의 방법임을 고객이나 커뮤니케이션 수신자에게 알리는 것이 항상 좋습니다.

우리 조직은 컴퓨터 기술을 사용할 때 데이터 보안을 유지하기위한 조치를 취했습니다.

이메일

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서면 또는 전자적으로 고객과의 거래-1 부

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