효과적인 안건의 다섯 가지 요소

효과적인 아젠다의 5 가지 필수 측면을 발견하십시오.

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효과적인 의제를위한 5 가지 필수 요소

회의 참석률과 참여율을 높이기 위해 할 수있는 간단한 일이 하나 있다고 말씀 드렸다면 모든 것을 뛰어 넘을 것입니다. 회의를보다 효과적이고 생산적으로 만들 수있는 즉시 구현할 수있는 한 가지 가 있기 때문에 뛰어들 준비를 하십시오.이 다섯 가지 필수 요소로 의제를 작성하면 회의 생산성이 크게 향상됩니다.

의제 작성 및 배포

대부분의 여러분과 마찬가지로 저도 서류 작업이 넘쳐나고 때로는 내가 원하는 것을 찾을 수 있도록 백서에 전쟁을 선포하고 다른 색상에 인쇄해야한다고 생각합니다. 즉, 의제는 인색 할 곳이 아닙니다. 우리는 제작물의 대부분을 전자 형식과 e- 리더로 전환 할 수 있지만, 의제에 관해서는 회의에서 하드 카피를 만들고 배포하는 것이 매우 중요하기 때문에 직접 만나서 다시 배포 할 때 추가로 배포 할 수 있습니다. -온라인 회의시 의제 사본 만 보내십시오.

여행을 계획 할 때 사용할 로드맵과 같은 의제를 생각해보십시오. 구성 요소는 동일하며 다음 정보를 알아야합니다.

누가 당신과 함께 가고, 언제, 몇시에 어디에서 출발합니까?
너는 왜가는거야?
어디로 가고 있습니까? 앞으로 진행 상황을 측정하는 데 사용할 랜드 마크 또는 이정표는 무엇입니까?
거기까지 얼마나 시간이 필요합니까?
움푹 들어간 곳을 뚫고 납작 해지면 어떻게 되나요?

이러한 각 질문은 효과적인 의제를 만들 때 필수적인 요소와 관련이 있습니다. 각 요소를 살펴 보겠습니다.

필수 요소 1: 의제 헤더

헤더의 주요 목적은 다음을 빠르게 식별하는 것입니다.

회의를 소집하는 단체, 조직 또는위원회
소집 기관의 이름 이사회, 자문 그룹,위원회입니까?
회의가 시작 및 종료되도록 예정된 날짜와 시간은 언제입니까?
회의 장소

사람들이 회의에 참석하면 장소와 시간을 알아야한다고 생각하기 쉽지만,이 헤더 정보는 다음 몇 가지 요소의 기초가되기 시작하고 조직 아카이브를 만들어 회의는 실제로 적절한 날짜, 시간 및 장소에서 이루어졌습니다. 모든 참가자가 질문을 받았을 때 정확히 어떤 일을하기로 결정했는지 기억하거나 기억해야하는 부담을 덜어주었습니다.

샘플 헤더는 다음과 같습니다.

지역 육아 협회

이사회 월간 회의

2014 년 4 월 15 일 1:00 – 2:00

공공 도서관

나는 내 아젠다 헤더를 중앙에 배치하는 것을 선호하지만 왼쪽 정렬 (모든 단어가 왼쪽 여백에 정렬되는 위치)도 작동합니다. 어떤 옵션을 선택하든 해당 유형의 모든 회의에 동일한 형식을 사용하십시오. 일관성은 의제에서 시작됩니다.

회의 참가자는 중요한 회의 정보를 한 곳에서 의제에 모두 감사 할 것이므로 다음 회의에 대한 메모를 작성한 냅킨이나 종이를 검색 할 필요가 없습니다. 헤더가 전달하는 신뢰성 수준도 있으며 포괄적이고 유익하며 공식적이며이 회의가 진지하게 받아 들여지고 시간 낭비가되지 않을 것이라는 토대를 마련하기 시작합니다.

누가 의제 초안을 작성하여 발송해야하는지 자주 묻습니다. 답변은 완전히 다른 기사이지만, 짧은 답변은 회의를 소집하는 사람이 주도적으로 논의하여 5 가지 요소를 모아야한다는 것입니다. 조. 다른 사람이 이미 위임되었거나 실제로 문서를 입력하거나 발송하도록 지정되어있을 수 있지만 의제 내용은 회의 진행 책임자의 손에 있어야합니다.

필수 요소 2: 회의의 목적

회의의 목적은“우리는 왜 회의를 하는가? 우리는 무엇을 성취하고자합니까?”

의제 시작 부분에이 회의가 소집되는 목적을 설명하십시오. “우리가 왜 만나는가? 우리는 무엇을 성취하고자합니까?” 의제 시작 부분은 특히 문제가 해결되기 시작하는 경우 그룹의 집중을 유지하는 데 도움이됩니다. 회의가 정기적으로 예정된 월간 회의 인 경우 일정, 문제 또는 주제를 논의하기 위해 회의를 진행하는 경우 해당 사항을 목록에 적으십시오. 마지막으로, 조직에 사명 선언문이있는 경우이 위치의 사명 선언문을 의제에 나열하여 집중할 수 있도록하십시오.

회의의 목적을 의제에 적 으면 진행자와 모든 참가자가 다른 주제로 빗나간 대화에 다시 집중할 수 있습니다. 회의가 진행되기 전에 회의의 목적과 사명 선언문을 읽고 달성 할 계획이 있고 계획이 있다는 사실을 인정하는 것은 좋은 습관입니다. 참가자들은 목적 의식이 있거나 그 방향으로 움직일 경우 무의식적으로 논의하거나 험담하거나 관련없는 이야기를 공유하지 않을 것입니다.

조직 기록의 관점에서 회의의 목적을 나열하면 비슷한 이벤트를 계획하거나 어떤 일을했는지 기억하려고 할 때 정말 도움이되는 작업 중이던 작업을 되돌아 볼 수있는 서면 문서화 프로세스가 생성됩니다. 회의 목적을 나열하면 성취도를 평가하고 회의 진행 상황을 개선하는 데 도움이됩니다.

회의 의제에 대한 샘플 목적 설명:

목표: 리더십 훈련을 계획하기 위해 만나기 위해

회의의 목적을 작성하는 것은“우리가 왜 회의를합니까?”라는 질문에 답하는 것만 큼 간단합니다. 해당 질문에 대한 답변이 없거나 대답이 "모름"인 경우 회의를 예약하지 않거나 정기 회의 인 경우 취소하십시오. 회의를 위해 만나기에는 시간이 너무 소중합니다.

필수 요소 3: 의제 본문 (회의 작업 계획)

이것은 회의의 핵심이며, 회의 중에 수행해야 할 작업, 가장 시간에 민감한 항목을 먼저 나열한 다음 가장 논란이 많거나 시간이 많이 걸리는 항목을 나열한 다음 덜 민감하고 영향이 적은 항목을 나열하고 종이로 마무리합니다. 주차장.

다음 요소 (# 4)에서는 이러한 각 영역에 얼마나 많은 시간을 할애해야하는지에 대해 이야기 할 것입니다. 시간이 많이 걸리는 문제를 아젠다의 맨 위에서 볼 때 당황하지 마십시오. 그렇지 않은 것에 대한 변명은 없습니다. 바쁜 일정을 1 시간 만에 처리합니다. 사람들이 일반적으로 한 그룹에 기부하거나 지출 할 수있는 시간은 1 시간 일뿐만 아니라, 우리의 집중 시간은 너무 많은 시간을 처리 할 수 있습니다. 한 시간 안에 매우 생산적인 결과를내는 효과적인 회의는 가능할뿐만 아니라 이러한 요소를 모두 사용하면 한 시간 안에 표준이됩니다.

이러한 요소를 사용하여 효율적이고 효과적인 회의를 처리하는 진행자의 가장 큰 책임은 회의 의제에 대한 내용을 수집 한 다음 다양한 부분의 우선 순위를 지정하는 것입니다. 이것은 다양한 방법으로 수행 할 수 있습니다. 제가 가장 좋아하는 것은 회의 2 주 전에 회의에 참석하고 관련 논의를 원하는 모든 것에 대한 피드백을 요청하는 모든 책임자에게 회의 공지를 보내는 것입니다. 그룹을 업데이트하고 싶은 과거 회의에서 얻은 정보가 있습니다.

유용한 팁-회의 발표에는 필수 요소 # 1 및 # 2의 모든 정보, 헤더 및 목표가 포함됩니다.

보고 될 주제를 알고 있거나 그룹에 필요하거나 원하는 일부 표준 보고서가있는 경우 해당 항목을 의제에 추가하고 마지막 회의에서 해결되지 않은 항목을 추가하십시오. 이런 종류의 문제에는 종이 주차장을 사용합니다.

성공적인 회의를 진행하기위한 유용한 팁 – 의제에 대한 모든 문제를 해결할 필요가 없습니다. 간단히 토론을 시작하고 할당 된 시간에서 몇 분 거리에있을 때 해결되지 않은 부분이나 논쟁중인 부분을 다시 검토하도록 제안합니다. 다음 회의에서 사람들이 문제를 해결하기위한 전략과 옵션에 대해 조사하거나 생각하도록합니다. 이것은 의도적으로 주차장에 문제를 배치 한 다음 다음 회의에서 우선 순위로 배치하고 실제로 주제를 다시 방문하는 경우에만 작동합니다. 다시 만날 때 주제가 여전히 논쟁의 여지가 있거나 시간이 많이 걸리더라도 주차장에 다시 배치하거나 전담 회의를 예약하더라도 다시 방문 할 것이라고 말하면 다시 방문해야합니다. 하나의 주제 또는 문제를 해결합니다.

이제 의제 (회의 작업 계획)의 본문을 종합 해 보겠습니다.

그룹이 Roberts Rules of Order 또는 기타 조직 원칙을 따라야하는 그룹 인 경우 각 구성 요소를 의제에 포함해야합니다. 이러한 항목의 예는 다음과 같습니다. 주문 요청, 롤 콜, 의제 승인, 이전 회의록 읽기, 이전 회의록 승인, 회장 보고서, 직원 보고서, 신규 비즈니스, 이전 비즈니스, 다음 회의 날짜, 휴회.

의제 본문에 다른 필수 요소가있을 수 있으므로 중요한 변경을 수행하기 전에 특정 그룹과 관련된 모든 규정을 확인하십시오. 그러나 이러한 요소의 대부분을 약간 다른 순서로 통합 할 것입니다. 몇 가지 요소를 추가합니다. 저에게 이상적인 의제에는 다음 항목이 순서대로 포함됩니다.

주문 요청 (2 분)
- 예약 된 시간에 회의를 주문하고 회의 목적을 읽습니다.
환영 및 소개 (5 분)
- 모든 사람은 회의에서 자신의 이름, 역할 및 조직 또는 회의 내에서 자신의 책임과 관련된 기타 사항을 언급합니다.
하우스 키핑 (5 분)
- 회의 형식 및 운영 규칙 검토
- 회의를 시작하기 전에 다음 회의 날짜와 시간을 확인하십시오.
안건 검토 (2 분)
- 추가 할 것이 있는지 물어보세요
전 회의록 승인 (3 분)
- 회의록이 배포되고 검토되었는지 확인하고 변경 또는 수정을 요청합니다.
- 필요에 따라 승인하거나 담당 이사회에서 지시합니다.
회장 보고서 (5 분)
- 이 시간을 사용하여 모든 사람을 중심으로하고 당면한 작업에 집중할 수 있으므로 많은 작업을 공유하거나 특히 조치해야 할 한 가지 사항을 공유하고 새로운 구성원을위원회에 초대합니다. 진행자가 톤을 설정하는 데 걸리는 시간이 몇 분이면 회의가 더 원활하게 진행됩니다.이 섹션은 몇 분이면됩니다.
직원 보고서 (5 분)
- 그룹에보고해야하는 직원이있는 경우 해당 직원과 협력하여 해당 회의 중에 당면한 작업에 중요한 정보 만보고합니다.
- 조직의 운영을 검토하는 모든 직원 보고서는 회의 전에 작성 및 배포되어야합니다.
- 효율적인 직원 보고서는 회의 중에 논의되는 문제 나 주제에 대해보고하는 경우 5 분을 넘지 않아야하며, 해당 시간 (신규 또는 이전 비즈니스) 동안 해당 정보를보고해야합니다.
- 직원이없는 경우에는 문제가되지 않지만위원회가보고 할 때도 같은 일이 발생하므로 다음에 적절한위원회보고를 처리합니다.
상임위원회 보고서, 즉 재무, 인사 등 (2 보고서 @ 5 분 – 10)
- 상임위원회 보고서는 효율적인 회의의 존재에 골칫거리가 될 수 있으므로 상임위원회 보고서를 의제에 배치 할 때 다음 전략을 염두에 두십시오.
- 대부분의 상임위원회 보고서는 서면으로, 이상적으로는 미리 보고서를 제공 할 수 있습니다. 만약 보고서가 회의 날짜보다 일찍 배포 될 수없는 경우, 보고서를 이미 대조하여 그 기간 동안 배포 될 다른 모든 내용과 함께 패킷에 담아 두십시오. 모임.
- 보고서를 언급하는 경우보고하는 사람은 그룹이 해당 회의에서 조치를 취해야하는 항목 만 강조해야하며 구두로보고하는 경우보고해야하는 유일한 항목은 그룹이 조치를 취할 항목입니다 (결정) 그 회의 중에.
- 위원회가 그룹에 새로운 사항에 대해보고 할 새로운 정보가있는 경우-이 정보는 New Business에 포함되어야하지만위원회 보고서에서 참조 할 수 있습니다 (예: "신규 사업시 새로운 지불 방법을 권장합니다"). 그러나 그것이보고의 범위입니다. 사람들이 더 많은 것을 알고 싶다면 그위원회에 참석해야합니다.
- 대부분의 상임위원회는보고하는 데 5 분을 할당해야하며 서면보고 외에 다른보고가없는 경우 (특히 그룹에서 조치해야하는 새로운보고가없는 경우) 통과해도됩니다.
- 효율적이고 생산적인 회의를 위해 그룹이 조치를 취하거나 결정을 내릴 필요가있는 비즈니스 만 즐겁게하십시오. 업데이트 및 정보 배경은 사전에 서면으로 제시하거나 회의에서 배포하여 다음 회의 전에 검토 할 수 있습니다.
기존 비즈니스 (이전 회의의 주차장에서) (2 개의 작업 @ 5 분-10)
- 이전 회의에서 해결되지 않은 비즈니스에 대한 시간 제한 토론,보고 및 조치.
- 회의 진행자로서이 기간 동안 해결 될 모든 사항과 그것이 정보인지 아니면 행동인지 (투표 또는 결정이 필요함) 여부를 알고 있는지 확인하십시오.
- 할당 된 시간이 지난 후에도 그룹이 아직 조치를 취할 준비가되지 않은 것이 분명하다면 문제를 주차장에 기꺼이 다시 넣으십시오.
- 경험상, 문제가 4 회 이상의 회의를 위해 주차장에 들어갔거나 문제에 대해 상당한 감정이나 에너지가 있거나 상당히 복잡한 경우 – 나는 그 문제를 해결하기 위해 회의를 예약합니다. 발행물. 커뮤니티가 이전에 언급 한 구성 요소 중 일부가 포함 된 긴급한 문제에 대응하는 경우 특별한 전용 회의가 유용 할 것입니다.
- 새로운 사업의 각 의제 항목은 10 분 이하로 할당되어야합니다.
새로운 비즈니스 (2 개의 작업 @ 5 분 – 10 분)
- 새로운 비즈니스는위원회, 직원 또는 그룹에서 모인 그룹의 조치 또는 결정이 필요한 항목 또는 문제입니다.
- 새로운 비즈니스를 처리하는 가장 효율적인 방법은 가장 복잡하고 시간이 많이 걸리는 항목을 먼저 분류하고 도입 시간을 제한하는 것입니다.
- 새로운 비즈니스의 요점은 주제를 소개하고 진행하는 데 필요한 정보 또는 리소스를 확인한 다음 문제가 이제 기존 비즈니스로 나타날 다음 회의 전에 필요한 정보를 제공하는 것입니다.
- 나는 문제를 제기하는 그룹이 미리 그룹을 준비하여 모두가 행동 할 준비를하도록 회의에 참석하지 않는 한 새로운 비즈니스 항목에 최대 10 분을주는 경향이 있습니다.
주차장 (3 분)
- 이 의제 영역은 다음 회의에서 Old Business로 나타날 때까지 추가 식별, 리소스 또는 정보가 필요한 문제가있는 곳입니다.
- 모든 사람이 서면 사본을 가지고 주차장 공간의 빈칸을 채우고 특정 주제 또는 문제에 대한 결정을 내리는 데 필요한 사항을 메모하는 데 사용할 수있는 것은이 의제 항목입니다.
- 이 시간 슬롯에서는 각 항목을 진행하는 장소,시기 및 방법을 협상합니다)

이는 회의를위한 효율적인 작업 계획의 구성 요소입니다. 그렇지 않으면 의제라고도합니다. 자신의 서면 사본을 가지고있는 모든 사람의 중요한 특징은 모든 사람이 여행하는 여정이 얼마나 멀리 있는지 모니터링 할 수 있다는 것입니다. 각 의제 항목은 완료되고 이정표가 표시되면 확인할 수 있습니다. 똑딱이라고 말하면…

시계, 타이머, 벨 및 토킹 스틱은 진행자가 회의가 제 시간에 시작되고 종료되도록하는 데 도움이됩니다.

캐시 Stutzman

필수 요소 4: 시간 할당, 시간 유지 및 질문하기

정시에 시작하고 끝나는 것을 포함하여 시간을 할당하고 유지하는 것은 단순한 존중 문제입니다. 참가자의 시간이 소중하다는 것을 적시에 입증하는 회의. 각 의제 항목에 대해 최대 시간을 할당하고이를 고수하십시오. 어떤 사람들은 "질문을 부르는 것"이 불편할 수 있지만 이는 생산적인 회의에서 가장 중요한 요소 중 하나입니다.

이것이 매우 중요하기 때문에 나는 그것을 즐기고 적시에 만나는 것으로 세계적인 명성을 얻고 싶습니다. 내가 만나는 사람들을 존중한다는 것을 읽을 수 있습니다. 따라서 다음은 제 시간에 회의를 유지하는 몇 가지 재미있는 방법입니다.

타이머를 사용하고 각 보고서의 시작 부분에 설정하십시오.
무슨 일이 있어도 정시에 시작하고 끝납니다. 모두가 거기에 있지 않다면, 그들이 놓친 모든 것을 요약하기 위해 주위를 돌지 마십시오. 그것이 그들의 책임입니다. 회의가 완료 될 시간이 가까워지고 아직 완료해야 할 것들이 많이 남아 있으므로, 그룹을 조사하여 종료하기 전에 조치가 필요한 것이 있는지 확인하고 토론의 맨 위로 이동하십시오. 다른 모든 것은 가능합니다. 서면 보고서 양식을 작성하거나 다음 회의까지 기다리십시오.
나는 아주 큰 종을 가져 와서 헤드 테이블에 놓았습니다. 나는 이것을 울려서 물건을 옮기거나 더 많은 토론을 위해 더 작은 그룹으로 나눈 그룹을 소집하는 것으로 알려져 있습니다. 그리고 때때로 나는 누군가를 만납니다. 그저 말을 멈추고 싶지 않고 그룹을 다시 소집하기 위해 정중하게 울릴 것입니다.
회의 읽기 및 준비에 시간이 사용되지 않도록 보고서와 읽기 과제를 미리 제공하십시오.
다른 사람이 더 많은 시간이 필요하다고 표시하면 필요한 시간에 대해보고하도록 예약 된 다른 사람과 협상하십시오.
정말로 더 많은 시간이 필요한 문제가있는 경우 별도의 회의를 예약하여 더 복잡한 문제를 조사하고 이후 그룹에 다시보고하십시오.
말하는 막대기 또는 마이크를 사용하여 모든 사람이 말할 기회를줍니다.

정시에 시작하고 끝나는 명성을 쌓고 업무에 착수 할 예정인 시간을 제어하면 사람들이 진행중인 회의에 참석하고 참여할 수 있습니다. 이것은 "나는 당신과 당신의 시간과이 회의에 대한 당신의 공헌을 존경합니다."라고 말하는 가장 간단한 방법 중 하나입니다.

필수 요소 5: 발생하는 긴급하고 중요한 문제에 대한 대응

불가피하게 회의 중에 중대한 비상 사태가 발생하게되며,이를위한 의제 계획은 효과적이고 생산적인 회의를 달성하는 데 매우 중요합니다. 또는 "전문가"인 사람은 자신의 지식에 대해 증언하거나 주제에서 벗어난 것에 대해 또는 시간이 지남에 따라 열정적으로 호소하고자합니다. 융통성있는 진행자는 논란의 소지가 있거나 감정적이거나 복잡한 문제를“주차”하기 위해 주차장을 사용할 것입니다. 내가 만든 모든 의제에는 주차장 기능이 포함되어 있습니다.

문제의 심각성에 관계없이 일시적인 경우라도 회의가 끝날 때까지 또는 새로운 특별 회의가 구성 될 때까지 무엇이든 주차 할 수 있습니다. 어려운 문제를 파킹 할 장소가 있다는 사실만으로도 참가자가 주제 나 문제가 시간이 지남에 따라 진행될 것이며 다른 회의에서 더 많은주의가 필요하다는 것을 식별 할 수있는 권한이 생성됩니다.

주차장의 충실도는 이러한 문제를 부지 밖으로 내보내고 다른 더 적절하거나시기 적절한 회의로 이끄는 데주의를 기울이는 것만 큼 좋을 것입니다. 따라서 이것이 효과적인 도구인지 확인하려면 반드시 사용해야합니다. 잘 사용하고 일관되게 사용해야합니다. 그러면 생산적인 회의를위한 효과적인 전략이 될 것입니다.

회의를 진행하거나 회의 참가자 인 경우 훌륭한 로드맵을 작성하기위한 다음 5 가지 필수 요소가 최종 목적지로 안내하는 데 도움이됩니다. 모두가 가치 있고, 듣고, 참여한다고 느끼는 회의. 이는 먼저 의제를 작성하고 배포 한 다음 여기에 나열된 요소를 따름으로써 가능합니다. 결과는 신속 할 것이며 곧 참석률과 참여도가 증가 할 것입니다. 갑자기 "임시"회의 중에 자신을 발견하면 그룹을 중지하고 당연히 브레인 스토밍 세션이 아니라면 가십 페스티벌이되지 않도록 의제를 신속하게 작성하십시오. 그리고 그것은 또 다른 기사입니다.

늘 그렇듯이 사람들 간의 연결을 만드는 데 유용하고 의미있는 전략에 대한 피드백을 기대합니다.

좋은 의제는 성공, 생산성 및 효율성 향상을위한 로드맵처럼 안내합니다.