메일 처리 : OCR NVQ 레벨 3 비즈니스 및 관리 디플로마

소개:

이 유닛은 레벨 2의 그룹 B 선택 유닛이며 총 3 학점입니다. 이 단원은 응시자가 우편 서비스에서 자신의 기술을 표현하는 데 도움이됩니다. 응시자는 내부 및 외부 메일 (수신 및 발신 모두)을 처리하는 동안 안전 및 보안 절차를 따르고 그 이유를 잘 알고 있어야합니다. 그들은 이용 가능한 다양한 서비스, 왜 그러한 서비스가 필요한지, 그리고 어떻게 사용되는지에 대해 잘 알고있을 것입니다. 그들은 필요와 우선 순위에 따라 특정 서비스를 선택하고, 우편 요금을 계산하고, 문제를 처리하고, 절차를 따르고, 오류와 문제를보고하는 방법을 알게 될 것입니다.

이 유닛에 대한 개인 진술도 포함되었습니다!

1.1 / 2 우편이나 소포를 취급하는 보안 절차의 목적은 무엇입니까?

메일에는 기밀 정보가있을 수 있습니다. 여기에는 직원에 대한 개인 정보가 포함되거나 고객 이름 및 비즈니스, 고객 및 고객과 관련된 기밀 정보와 같은 비즈니스 비밀이 포함될 수 있습니다. 의심스러운 기능이 있는지 메일과 패키지도 확인해야합니다. 따라서 보안 절차를 따라야합니다.

예를 들어, 우리가 이상한 주소에서 온 우편물이나 소포를 받거나 의심스러운 형태, 모양 또는 크기로 들어온 경우 보안 절차를 따라 사무실 관리자에게보고해야합니다.

2.1 합의 된 기간 내에 올바른 수신자에게 메일을 배포 / 발송해야하는 이유는 무엇입니까?

메일은 다른 사람에게 공개해서는 안되는 중요하고 기밀 정보 일 수 있으므로 항상 올바른 수신자에게 발송하거나 배포해야합니다. 또한 이메일에 명시된 작업이 언급 된 기간 내에 완료되고 기한이 지날 수 있도록 정시에 배포되어야하므로 불만이나 기타 심각한 문제를 방지 할 수 있습니다.

2.2 조직 구조는 무엇이며 개인 및 팀의 이름, 역할 및 위치는 무엇입니까?

기밀 정보이므로 여기에 답변을 게시하지 않았습니다. 조직의 순서도를 그리거나 조직의 웹 사이트가있는 경우이를 제거 할 수 있습니다. 부서장부터 시작하여 다른 팀과 관리자로 분기 한 다음 마지막으로 팀 구성원으로 끝냅니다. 선명한 초상화를 위해 각 사람의 이름, 위치 및 위치를 언급해야합니다.

도움이 되었기를 바랍니다!

2.3 조직에서 사용할 수있는 내부 및 외부 메일 서비스는 무엇입니까?

사용 가능한 내부 메일 서비스는 ______________________의 사무실 및 부서 내에서 메일을 배포 하기위한 것입니다 (비밀 유지를 위해 제거됨) . 그들은 매일 수집되고 배달됩니다.

외부 메일은 ___________________을 통해 전송됩니다 (기밀 유지를 위해 제거됨) . 메일이 내부 메일 서비스 기준을 포함 할 수 있거나 포함하지 않는 경우 외부 메일 서비스가 사용됩니다. 예를 들어, 우편물이 클라이언트, 다른 회사 또는 카운티 외부로 배달되어야하는 경우. 또한 매일 배달 및 수집됩니다.

2.4 내부 및 외부 메일 서비스를 선택하는 이유 제공

배송이 카운티 외부에 있고 다른 회사 또는 고객을위한 외부 우편 서비스가 선택됩니다. ___________________ (비밀 유지를 위해 제거됨) 사무실 영역에 속하지 않는 영역이 될 것 입니다.

내부 우편은 ____________________ (비밀 유지를 위해 제거됨)에 해당하는 사무실 또는 부서로 배달해야하는 경우에 사용됩니다. 내부 메일은 시간과 비용을 절약합니다. 따라서 내부 메일을 통해 보낼 수있는 모든 메일은 해당 수단을 통해 전송되고 나머지 만 외부 메일 시스템을 통해 전송됩니다.

2.5 우편 요금을 계산하기 위해 어떤 방법을 사용합니까?

게시물은 1 급 또는 2 급으로 긴급 성과 중요성에 따라 분류되어야합니다. 해외 게시물은 모두 분류해야합니다. 크기가 다른 게시물에 대한 우편 요금과 대량 우편물에 대한 우편 요금에 대해 알아야합니다. 우편 서비스는 대량 우편물에 대해 할인을 제공 할 수 있으며 우편물을 사전 분류 한 경우에만 적용 할 수 있습니다.

항목을 보내야하고 다음 영업일 또는 당일에 배달되도록 보장해야하거나 우편물을 기록 된 배달로 보내야하는 경우에는 우편 요금과 우편물이 발송되어야하는 시간 프레임을 찾아야합니다. 전송하고 그에 따라 보냅니다.

2.6 수신 및 발신 메일에 어떤 종류의 문제가 발생할 수 있으며 어떻게 처리합니까?

발생할 수있는 주요 문제는 지연, 배달 누락 및 의심스러운 메일입니다. 지연을 피하기 위해 우리는 정확한 우송료와 함께 적시에 우편물을 보내야합니다. 중요한 문서의 누락을 방지하기 위해 배달을 추적 할 수있는 기록 된 배달을 통해 배달 할 수 있습니다. 의심스러운 우편물이나 소포는 세심한주의를 기울여 처리하고 담당자에게보고해야합니다.