커뮤니케이션 계획을 작성하는 방법

통신 단어 콜라주

Flickr Creative Commons를 통한 catherinecronin

직장에서 변화에 직면 한 적이 있다면 좋은 커뮤니케이션 계획이 변화 관리 이니셔티브를 지원하는 데 도움이 될 수 있습니다. 좋은 커뮤니케이션 계획은 모든 이해 관계자를 파악하는 데 도움이 될뿐만 아니라 조직이 프로젝트 또는 조직 변화에 대한 지원을 얻는데도 도움이 될 수 있습니다.

커뮤니케이션 계획이란 무엇입니까?

커뮤니케이션 계획은 모든 이해 관계자들에게 중요한 내용, 전달하고자하는 메시지, 말하는 방법 및 말할시기를 구성하는 데 도움이됩니다. 커뮤니케이션 계획은 5 가지 주요 질문을 다루어야합니다. 누가? 뭐? 왜? 어떻게? 언제?

계획을 체계적으로 유지하고 아래의 각 단계를 진행하면서 채울 수 있도록 아래와 같이 간단한 매트릭스를 만들어 시작하십시오.

청중	메시지 (What)	목적 (이유)	방법 (어떻게)	목표 (시기)
내부 이해 관계자
외부 이해 관계자

비즈니스를위한 성공적인 커뮤니케이션 계획을 세우는 데 도움이되는 아래의 간단한 단계를 확인하십시오.

1 단계. 청중 파악

커뮤니케이션 계획을 세우는 가장 쉬운 방법은 청중을 식별하는 것입니다. 프로젝트에서 조직 내부와 외부의 사람들에게 정보를 제공하고 최신 정보를 제공해야하는 경우 내부 및 외부 이해 관계자의 목록을 작성하여 시작하십시오.

내부 및 외부 이해 관계자의 몇 가지 예

내부 이해 관계자의 예:	외부 이해 관계자의 예:
경영진 수준의 리더십	프로젝트의 경영진 후원자
부서 관리자	경영주
일선 직원	일선 고객

모든 내부 및 외부 이해 관계자의 목록이 있으면 각 이해 관계 아래에 다음 질문에 답하는 메모를 작성하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

• 그들은 무엇을 알고 있습니까?
• 무엇을 알아야합니까?
• 어떤 그룹이 다른 그룹보다 우선 순위가 더 높습니까?
• 그룹마다 다른 메시지가 필요합니까?

각 잠재 고객 세그먼트에 대한 기본적인 질문에 답한 후에는 각 잠재 고객에게 무엇을 전달할지 결정할 때입니다.

이제 커뮤니케이션 매트릭스에 청중 열이 완성되었습니다.

청중	메시지 (What)	목적 (이유)	방법 (어떻게)	목표 (시기)
내부 이해 관계자
경영진 리더십
관리자
직원
외부 이해 관계자
경영진 후원자
소유자
일선 고객

2 단계. 메시지는 무엇입니까?

청중에게 전달하는 데 필요한 메시지가 무엇인지 생각할 때 "무엇입니까?"라는 질문에 대답하는 것에 대해 생각해보십시오. 메시지의 목적과 전달 방법은 나중에 올 것입니다.

다음 체크리스트를 사용하여 청중이 알아야 할 사항을 결정하십시오.

• 현재 타겟 고객은 무엇을 알고 있습니까? (1 단계에서 만든 모든 잠재 고객 세그먼트 목록에 대해이를 식별).
• 무엇을 알아야합니까?
• 그들이 알 필요가없는 것은 무엇입니까?
• 각 청중에게 어떤 음색을 가져야할까요? (경영진 커뮤니케이션에 대해 전문적이고 직접적인 접근 방식을 취할 수 있지만 고객과의 직접 커뮤니케이션은 더 활기차고 실체 적이어야 할 수 있습니다)
• 청중의 관심사는 무엇입니까? 각 청중에 대한 메시지가 고유하고 개별적인 질문과 우려 사항을 해결하는지 확인하십시오. 프로젝트 또는 변경에 대한 내부 직원의 질문은 경영진 후원자가 우려하는 질문과 완전히 다를 수 있습니다.

이러한 질문에 답한 후 매트릭스 의 두 ^번째 열을 채우 십시오.

청중	메시지 (What)	목적 (이유)	방법 (어떻게)	목표 (시기)
내부 이해 관계자
경영진 리더십	변화의 비즈니스 가치.
관리자	팀이 변경 사항에 대해 알아야 할 사항.
직원	변경 사항이 일상 업무에 미치는 영향.
외부 이해 관계자
경영진 후원자	조직에 대한 변화의 이점.
소유자	변경이 수익에 미치는 영향.
일선 고객	변화가 일상 업무에 미치는 영향.

3 단계. 메시지의 목적은 무엇입니까?

이 단계에서 "왜?"라는 질문에 답하십시오. 각 청중에게 각 메시지 (무엇)를 전달해야하는 이유는 무엇입니까? 이 질문에 답하면 각 정보를 직원과 고객에게 전달하는 것이 왜 중요한지 그리고 해당 정보를 전달하는 것이 귀사의 비즈니스와 고객 가치에 가져다주는 가치를 이해하는 데 도움이됩니다.

이해 관계자에게 주요 메시지를 전달하는 몇 가지 일반적인 이유:

• 변화와 프로젝트에 대한 이해를 높이기 위해
• 프로젝트 또는 변경의 이점을 강조하기 위해
• 조직의 수익에 긍정적 인 영향을 미치기 위해
• 청중에게 준비 과정에서 배워야 할 기술이나 정보를 알리기 위해
• 청중이 자신에게 미치는 영향을 이해하도록 돕기 위해

기억하십시오.“What 's In It for Me?” 모든 청중에게 충분한 정보를 제공하기 위해 각 커뮤니케이션의 목적을 식별 할 때.

이해 관계자 각각에 대한 "내용"을 알고 나면 매트릭스 의 세 ^번째 열을 채우 십시오.

청중	메시지 (What)	목적 (이유)	방법 (어떻게)	목표 (시기)
내부 이해 관계자
경영진 리더십	변화의 비즈니스 가치.	재무 및 고객 가치를 알리기 위해.
관리자	팀이 변경 사항에 대해 알아야 할 사항.	변화가 일어나기 전에 팀을 준비합니다.
직원	변경 사항이 일상 업무에 미치는 영향.	직원이 기술을 배우고 변경이 발생하기 전에 매일 변경 될 수 있도록합니다.
외부 이해 관계자
경영진 후원자	조직에 대한 변화의 이점.	비용 절감 및 이점을 알려줍니다.
소유자	변경이 수익에 미치는 영향.	수익에 미치는 영향을 강조하여 변화에 대한지지를 얻습니다.
일선 고객	변화가 일상 업무에 미치는 영향.	고객의 변화를 준비하기 위해 이점을 강조하십시오.

모바일 소셜 미디어

Flickr Creative Commons를 통한 jasonahowie

4 단계. 배송 방법은 무엇입니까?

이제 누구와 대화하고, 무엇을 말하고, 왜 말해야하는지 알았으므로 메시지를 전달하는 가장 좋은 방법을 결정해야합니다. 조직에 따라 사용 가능한 모든 통신 채널의 "치트 시트"를 유지하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

일반적인 커뮤니케이션 채널은 다음과 같습니다.

• 이메일 커뮤니케이션
• 우편을 통해 전달되는 서면 커뮤니케이션
• 문자 메시지 알림
• 소셜 미디어 메시지
• 시청 회의
• 혼합 매체
• 보도 자료
• 전단지 또는 포스터

팁

이메일 커뮤니케이션이 편리 할 수 ​​있지만 주저하지 말고 여러 채널을 사용하여 동일한 메시지를 게시하십시오. 친절한 알림을 보내는 데 아무런 해가 없습니다. 너무 많은 의사 소통이 충분하지 않은 것보다 낫습니다.

이제 행렬 의 4 ^번째 열을 채울 수 있습니다.

청중	메시지 (What)	목적 (이유)	방법 (어떻게)
내부 이해 관계자
· 경영진 리더십	변화의 비즈니스 가치.	재무 및 고객 가치를 알리기 위해.	이메일 커뮤니케이션
· 관리자	팀이 변경 사항에 대해 알아야 할 사항.	변화가 일어나기 전에 팀을 준비합니다.	이메일 커뮤니케이션
직원	변경 사항이 일상 업무에 미치는 영향.	직원이 기술을 배우고 변경이 발생하기 전에 매일 변경 될 수 있도록합니다.	이메일 커뮤니케이션, 포스터, 전단지, 시청
외부 이해 관계자
· 경영진 후원자	조직에 대한 변화의 이점.	비용 절감 및 이점을 알려줍니다.	이메일 커뮤니케이션
· 소유자	변경이 수익에 미치는 영향.	수익에 미치는 영향을 강조하여 변화에 대한지지를 얻습니다.	서면, 우편 편지
· 일선 고객	변화가 일상 업무에 미치는 영향.	고객의 변화를 준비하기 위해 이점을 강조하십시오.	서면, 우편 편지, 이메일 알림

노트

가능할 때마다 "방법"열에 나열한 각 항목 뒤에 "소유자"를 지정하여 메시지가 정시에 정확하게 전달되도록합니다.

5 단계. 커뮤니케이션에 가장 좋은시기는 언제입니까?

커뮤니케이션 계획이 거의 완료되었습니다! 청중, 전달하려는 메시지, 각 메시지의 목적 및 전달 방법을 식별했습니다. 이제 각 청중에게 이러한 메시지를 전달할 최적의 타이밍을 파악해야합니다. 다음은 각 메시지에 대한 최적의 타이밍을 결정하는 데 도움이되는 몇 가지 질문입니다.

• 누가 먼저 정보를 받아야합니까?
• 언제 변경됩니까?
• 모든 사람에게 얼마나 빨리 통보해야합니까?
• 염두에 두어야 할 마감일이 있습니까?
• 잠재 고객 이해 관계자가 사용할 수 없거나 해결해야 할 날짜가 있습니까?
• 각 청중에 대해 하나 이상의 방법을 사용하여 메시지를 전달하고 있습니까? 먼저, 두 번째, 세 번째 등 어떤 일이 발생해야합니까?

이러한 질문에 답하면 시작일과 종료일이 포함 된 매트릭스의 마지막 열을 쉽게 완성하여 타임 라인에 대한 책임이 있는지 확인할 수 있습니다.

청중	메시지 (What)	목적 (이유)	방법 (어떻게)	목표 (시기)
내부 이해 관계자
경영진 리더십	변화의 비즈니스 가치.	재무 및 고객 가치를 알리기 위해.	이메일 커뮤니케이션	시작: mmddyyyy 끝: mmddyyyy
관리자	팀이 변경 사항에 대해 알아야 할 사항..	변화가 일어나기 전에 팀을 준비합니다.	이메일 커뮤니케이션	시작: mmddyyyy 끝: mmddyyyy
직원	변화가 일상 업무에 미치는 영향	직원이 기술을 배우고 변경이 발생하기 전에 매일 변경 될 수 있도록합니다.	이메일 커뮤니케이션, 포스터, 전단지, 시청 회의	시작: mmddyyyy 끝: mmddyyyy
외부 이해 관계자
경영진 후원자	조직에 대한 변화의 이점.	비용 절감 및 이점을 알려줍니다.	이메일 커뮤니케이션	시작: mmddyyyy 끝: mmddyyyy
소유자	변경이 수익에 미치는 영향.	수익에 미치는 영향을 강조하여 변화에 대한지지를 얻습니다.	서면, 우편 편지	시작: mmddyyyy 끝: mmddyyyy
일선 고객	변화가 일상 업무에 미치는 영향.	고객의 변화를 준비하기 위해 이점을 강조하십시오.	서면, 우편 편지; 이메일 알림	시작: mmddyyyy 끝: mmddyyyy

6 단계. 계획 전달!

축하합니다! 커뮤니케이션 계획을 성공적으로 완료했습니다. 프로젝트 이해 관계자와 계획을 공유하면 이제 메시지를 작성하고, 자료의 모양과 느낌을 마무리하고, 일정에 따라 이해 관계자에게 메시지를 전달할 수 있습니다.

매트릭스 템플릿을 사용하는 약간의 고급 계획을 통해 프로젝트에 대한 커뮤니케이션 계획을 작성하면 모든 이해 관계자들에게 정보를 제공하고 혼란, 오해를 피하고 프로젝트에 대한 지원을 얻을 수 있습니다. 변화는 직장의 많은 사람들에게 불편할 수 있습니다. 좋은 의사 소통 계획을 세우기 위해 시간을내는 것은 가장 불편한 사람들조차도 자신감과 이해심을 가지고 알려지지 않은 정면 대결에 직면하는 데 도움이 될 수 있습니다.