차례:
모든 사무실에서 편지, 회람, 전보와 같은 많은 양의 커뮤니케이션이 외부인에게 보내지거나 외부인으로부터 수신됩니다. 조직 내에서 서면 자료는 서로 다른 부서간에 교환됩니다. 메일의 계획적이고 효율적인 처리는 모든 비즈니스 조직의 성공을 위해 필수적입니다. 그것은 사무실의 중추이자 필수적인 부분으로 설명됩니다.
메일을 효율적으로 처리하려면 단계별 메일 처리를 포함하는 명확한 절차를 수립해야합니다. 수신 메일을 빠르고 정확하게 수신하고 배포해야합니다. 내부 우편물을 처리하는 정확한 방법은 사무실마다 다릅니다.
조직에는 내부 메일과 외부 메일이라는 두 가지 메일 시스템이 있습니다.
- 사용 가능한 내부 메일 서비스는 ____________의 사무실 및 부서 내에서 메일을 배포 하기위한 것입니다 (비밀 유지를 위해 제거됨) . 그들은 매일 수집되고 배달됩니다.
- 외부 메일은 ______________ (기밀 유지를 위해 제거됨)을 통해 전송됩니다. 메일이 내부 메일 서비스 기준을 포함 할 수 없거나 포함하지 않는 경우 외부 메일 서비스가 사용됩니다. 예를 들어 메일이 클라이언트 나 다른 회사에 배달되어야하거나 ____________ (비밀 유지를 위해 제거됨) 서신 이 전달되어야 하는 경우. 그들은 또한 매일 배달되고 수집됩니다.
메일은 내부, 외부 및 부서 간 세 가지 주요 유형으로 구성됩니다. 메일 서비스는 회사가 고객 및 일반 대중을 구축하고 연락하는 데 도움이됩니다. 사무실의 모든 유형의 우편물을 처리하기 위해 독립적 인 우편 부서가 구성됩니다. 중앙 집중식 우편 서비스의 장점은 전문화, 더 나은 감독, 경제성, 더 나은 성능, 우편 실 장비 및 훈련 된 직원의 최적 사용입니다.
내부 메일 루틴에는 메일 수신, 메일 분류, 메일 열기, 메일 표시, 메일 기록 (내부 등록) 및 메일 배포와 같은 단계가 포함됩니다.
발신 메일 루틴은 또한 발신 메일 수집, 발신 메일 입력 (발송 기록부, 메신저 북), 편지 접기, 봉투 준비, 분류, 무게 측정 및 스탬프 및 마지막 발송과 같은 다양한 단계를 포함합니다.
매일 오전과 오후에 내부 메일과 외부 메일을 모두 수집합니다. 나는 특정인에게 발송 된 우편물을 그 특정인에게 배포하고 다른 부서의 일반 우편물은 내가 열어 본다. 나는 그들을 살펴보고 그들이 무엇에 관한 것인지 확인하고 그에 따라 배포합니다. 내 지역 관리자가 연차 휴가 나 병가를 잃었을 때 나는 그녀의 우편물도 주시하고 서비스 책임자에게 연락하여 긴급한 우편물을 처리합니다. 또한 제 시간에 배포하여 메일에 명시된 작업이 언급 된 기간 내에 완료되고 마감일이 지날 수 있도록합니다.
우리는 배송이 카운티 밖에서 이루어지고 다른 회사 나 고객을위한 외부 우편 서비스를 사용합니다. ______________ ( 비밀 유지를 위해 제거됨 ) 사무실 영역에 속하지 않는 영역이 될 것 입니다. 당사는 ___________________ ( 비밀 유지를 위해 제거됨)에 해당하는 사무실 또는 부서로 배달해야하는 내부 우편을 사용 합니다 . 내부 메일은 시간과 비용을 절약합니다. 따라서 내부 메일을 통해 보낼 수있는 모든 메일은 해당 수단을 통해 전송되고 나머지 만 외부 메일 시스템을 통해 전송됩니다.
나는 나가는 게시물을 오후에 리셉션으로 가져갑니다. 크기에 따라 게시물을 정렬합니다. 발신 내부 메일은 지역별로 분류 된 관련 박스에 남겨 둡니다. 또한 1 급 또는 2 급으로서 긴급 성과 중요성에 따라 발신 내부 메일을 분류합니다. 해외 게시물도 모두 분류해야합니다.
우편물을 발송하기 전에 우편물이 1 종인지 2 종인지 또는 기록 된 배달인지에 따라 적절한 우송료가 계산됩니다. 지연을 피하기 위해 정확한 우송료를 적시에 적시에 발송합니다. 의심스러운 택배 나 우편물은 최대한주의를 기울여 처리하고, 의심스러운 경우에는 사무실 관리자에게보고하고 접수시 사건 장에 기록합니다.
우편물을 취급 할 때는 특정 절차를 준수하고 따라야합니다.
- 먼저 각 부서의 우편물을 살펴보고 크기와 클래스별로 분류 한 다음 발송하는 가장 좋은 방법 (일반 또는 녹음)을 찾습니다.
- 그런 다음 무게와 크기를보고 비용을 찾습니다. 포스트 무게 측정에 사용되는 기계에서 무게를 찾을 수 있습니다.
- 어떤 이유로 든 택배를 통한 특별 배송이 필요한 경우 관리자에게 승인을 요청한 다음 사무실 관리자에게 이야기 한 다음 비용 코드에서 비용이 나오도록 준비합니다. 그렇지 않으면 당사에서 사용하는 서비스는 ___________ (기밀 유지를 위해 제거됨) 입니다.
- 1 등이 기록 된 항목을 보면 발신자와 수신자의 주소를 포함한 게시물의 모든 세부 사항을 기록하고 긴급 및 녹음 된 배송에 필요한 라벨링을합니다.
- 보통 무게보다 무겁고 보통 크기보다 큰 우편물은 우편물과 소포의 무게를 측정하는 데 사용되는 기계를 사용하여 정확한 우송료를 계산합니다. 나머지 메일에는 1 등 및 2 등 배송 모두 크기에 따른 비용이 포함 된 차트가 있습니다.
- 게시물은 각 부서에 따라 게시됩니다. 따라서 각 부서의 비용은 관련 비용 센터에서 발생합니다. 기타 기록 된 배송의 경우 비용은 리셉션에서 책에 기록됩니다.
- 모든 게시물은 스탬프 처리되고 분류되며 매일 오후 3시 45 분까지 발송 준비가되어 있습니다. 우리는 매일 리셉션에서 건물의 게시물을 수거하기 위해 들어오는 ________ (비밀 유지를 위해 제거됨) 승무원이 있습니다.
메일 및 패키지를 처리하는 동안 많은 문제가 발생할 수 있습니다.
- 들어오는 모든 게시물과 패키지에는 리셉션에서 회사 스탬프가 찍혀 있습니다. 의심스러운 주소 나 사람이 보낸 메일 또는 정상적이지 않거나 의심스러워 보이는 패키지는 처리되지 않고 옆에 둡니다.
- 의심스러운 메일과 패키지는 사무실 관리자에게보고됩니다. 사무실 관리자와 접수처 관리자는 사건 기록부에 사건을 기록하고 필요한 조치를 취합니다. 또한 ____________ (기밀 유지를 위해 삭제됨) 에게 문제를 알릴 것입니다.
질문과 답변
질문: 정크 메일이란 무엇입니까?
답변: 정크 메일은 게시물이나 이메일을 통해받은 원치 않거나 원치 않는 광고 또는 홍보 / 홍보 자료입니다. 일반적으로 마케팅 회사에서 신제품을 소개하거나 투자 기회를 알리기 위해 발송합니다. 이메일을 통해 요청하지 않은 경우 스팸이라고도합니다.