NVQ 레벨 3 : 비즈니스 환경에서 통신

이 단원에서는 비즈니스 환경에서 적절한 커뮤니케이션을 다룹니다.

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비즈니스 환경에서 의사 소통은 영국, 웨일스 및 북 아일랜드에서 제공되는 비즈니스 및 행정의 레벨 3 국가 직업 자격 디플로마를위한 그룹 A, 3 학점 필수 단위입니다. 이 모듈은 응시자가 의사 소통의 목적을 완전히 이해하는 데 도움이됩니다. 응시자는 또한 구두 및 서면으로 의사 소통하는 방법, 피드백을 찾고 사용하는 방법 (및 그 중요성) 및 다음 레벨을위한 의사 소통 기술을 개발하는 방법을 배웁니다.

이 기사에서는 각 모듈의 결과를 다루고 의미를 설명하며이를 달성하는 방법에 대해 논의합니다. 후보자가 일반적으로 작성해야하는 내용을 이해하는 데 도움이됩니다. 특정 작업에 따라 자신의 포트폴리오를 준비 할 때 자신의 작업 및 조직을 위해 여기에 작성된 내용을 수정해야합니다.

이 기사를 사용하는 방법

이 기사는 직장 환경에서 의사 소통의 요소를 다루는 NVQ 비즈니스 및 관리 레벨 3 디플로마에 대한 단원 304의 결과 1 및 2를 다룹니다.

순전히 정보를 제공하며 자신의 포트폴리오를 컴파일하는 과정을 안내하기위한 것입니다. 작업 및 조직의 특성에 맞게 파일을 조정해야하므로 여기에 파일을 직접 복사하지 마십시오. 이 기사에서 직접 언어를 복사하는 것은 부정직 할뿐만 아니라 파일을 약화시킵니다.

결과 1: 커뮤니케이션 계획의 목적 이해

1.1 의사 소통의 목적을 아는 것의 이점 설명

커뮤니케이션은 개인, 그룹 또는 개인과 그룹 간의 아이디어 또는 콘텐츠 전송을 의미합니다. 통신은 다음으로 구성됩니다.

• 출처: 메시지를 작성하는 사람.
• 메시지: 통신 내용입니다.
• 매체: 통신이 전송되는 방식 (이메일, 전화, 대면 등).
• 수신자 : 전달 되는 청중 또는 사람. 받기 기술에는 듣기와 읽기가 포함됩니다.

비즈니스 환경에서 우리는 서로의 문제에 귀를 기울이고 일상적인 문제를 함께 해결함으로써 소통합니다.

1.2 커뮤니케이션 대상을 알 수있는 이유 설명

청중을 이해하면 더 효과적으로 소통하고 설득 할 수 있습니다.

메시지가 잘 전달되도록하려면 청중이 무엇을 기대하는지, 어떤 분위기에 있는지, 어떤 질문에 대답하기를 원하는지 알아야합니다.

1.3 의사 소통의 의도 된 결과를 아는 목적을 설명하십시오

커뮤니케이션의 "의도 된 결과"를 이해한다는 것은 자신의 메시지와 청중이 메시지를받는 방법을 모두 이해하는 것을 의미합니다.

청중은 다음과 같을 수 있습니다.

• 한 명의 동료
• 회의에서 많은 사람들
• 사람이 가득한 방

의사 소통 할 때 다음을 시도하고 있는지 알아야합니다.

• 정보 전달
• 설득
• 즐겁게 하다

의사 소통의 효과는 목적이 청중의 입장 및 기대와 어떻게 섞이는지를 얼마나 잘 이해 하느냐에 달려 있습니다.

1.4 다양한 의사 소통 방법 및 사용시기 설명

의사 소통은 언어 적 또는 비언어적, 공식적 또는 비공식적으로 분류 될 수 있습니다.

언어 적

• 구두 의사 소통은 가장 중요하고 일반적이며 효과적인 의사 소통 유형입니다. 직접 말하고 경청하면 서로의 정서적 필요를 이해하는 데 도움이됩니다.
• 효과적인 구두 의사 소통은 다른 사람에게 말하는 방식만큼이나 다른 사람의 말을 얼마나 잘 듣는지와 많은 관련이 있습니다.

비언어적

• 비언어적 의사 소통은 글쓰기를 의미하지만 수화, 표정 및 제스처를 의미하기도합니다. 비언어적 의사 소통은 구두 의사 소통보다 덜 효과적입니다. 항상 직접적으로하는 것이 낫습니다.하지만 여전히 비언어적 단서를 포착하는 것이 중요합니다.
• 비언어적 의사 소통은 언어 적 의사 소통을 향상시킬 수 있습니다. 신체 언어와 표정은 일반적으로 정직하며 성실함을 전달하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 청각 장애인을 포함하되 이에 국한되지 않는 일부 사람들은 주로 수화, 몸짓 및 표정의 형태로 비언어적 의사 소통을 사용합니다.

• 비공식 커뮤니케이션은 하루 종일 우연히 발생하는 대면 상호 작용입니다. 업무와 관련이 있든 아니든, 구두 또는 비언어적 일 수 있습니다.
• 몇 가지 예를 들면 다음과 같습니다. 식당에서 업무와 관련이없는 것에 대한 채팅, 프로젝트 상태에 대해 묻는 빠른 이메일, 즉석 회의를 요청하는 스티커 메모 등이 있습니다.

공식 커뮤니케이션

• 일부 유형의 의사 소통은 공식적인 기대치 또는 프로토콜을 따르고, 어떤 방식 으로든 녹음되거나, 미리 계획 및 연습됩니다.
• 공식적인 구두 의사 소통의 예는 스크립트 프레젠테이션입니다. 비언어적 공식 커뮤니케이션에는 연간 보고서, 고용 조건 및 계약과 같은 서면 항목이 포함됩니다.

결과 2: 글로 의사 소통하는 방법 이해

2.1 서면 커뮤니케이션을 준비 할 때 사용할 수있는 관련 정보 출처 식별

정보 출처는 기본 또는 보조로 분류 할 수 있습니다.

기본 소스

• 이벤트 중에 기본 소스가 생성됩니다. 이러한 유형의 정보는 사건이나 사건과 직접 접촉 한 사람이 수집합니다.
• 이러한 출처는 일기, 편지, 신문, 법원 기록, 인터뷰, 설문 조사 등이 될 수 있습니다.
• 1 차 출처는 일반적으로 오염되지 않았으며 사건 자체에 가장 가깝습니다.

2 차 소스

• 이러한 유형의 정보는 기본 이벤트에서 제거 된 사람을 통해 필터링됩니다.
• 이러한 출처는 주요 출처의 문헌을 해석하거나 분석 할 수 있으며 책, 해석 문서 또는 사건에 대한 외부인의 설명을 포함합니다.
• 일반적으로 2 차 소스는 이벤트를 해석하고 그 후에 생성 될 수 있습니다.

2.2 비즈니스 환경에서 전자 형식의 서면 커뮤니케이션을 사용하기위한 커뮤니케이션 원칙 설명

전자 통신은 전자 메일, 팩스 또는 전자적으로 전송 및 저장된 모든 서면 통신을 의미합니다.

• 효과적인 전자 통신에는 어느 정도의 기술적 숙달이 필요합니다. 통신 기술을 통해 정보를 전송할 수있을만큼 능숙해야하며 필수 소프트웨어 사용 방법을 알고 있어야합니다.
• 정보 교환을 위해 전자 통신을 선택할 때는 신중하게 생각하고 가장 효율적인 통신 방법을 결정해야합니다.
• 사무실 환경에서는 전자 소스의 정보를 해석 할 수 있어야하며 좋은 의역 기술이 있어야합니다.

2.3 서면 커뮤니케이션에 사용될 수있는 언어 및 상황의 다양한 스타일과 어조 설명

구어체, 캐주얼 및 공식적인 글쓰기는 각각의 기대치와 결과에 따라 다른 스타일입니다. 사용하는 글쓰기 스타일은 의도, 매체 및 청중에 따라 다릅니다.

• 캐주얼 언어 는 비공식적이고 대화 적입니다. 친근한 문자 메시지 나 채팅을 작성하는 방법입니다. 아마도 당신은 직장에서 특히 상사들과 함께 캐주얼 한 언어만을 신중하게 사용합니다. 캐주얼 언어는 동료들과 대화하는 방식입니다.
• 구어체 언어 는 비슷하며 가족 및 친한 친구와 의사 소통하는 데 사용하는 언어를 말합니다. 구어체에는 속어와 방언이 포함됩니다.
• 공식적인 언어 는 비즈니스 커뮤니케이션에 사용되며 전문적이고 권위있는 사람이되고 싶을 때 사용됩니다. 또한 사용하는 단어와 어조에 따라 다릅니다. 형식적 작문에서 언어는 적절한 구문, 어휘 및 문법을 가져야합니다.

2.4 서면 커뮤니케이션의 목적에 맞는 언어를 선택하고 사용하는 이유를 설명하십시오.

의사 소통은 말, 신호, 쓰기 또는 행동을 통해 정보, 생각, 생각, 감정 및 감정을 교환하는 과정입니다. 우리가 사용하는 언어는 쉽게 이해할 수 있고 정확하며 재치가 있어야합니다.

불만, 의사록, 불만 등 모든 유형의 메시지에는 다양한 수준의 재치가 필요합니다.

• 특히 비판적인 글을 쓸 때는 항상 개인적으로하기보다는 조직이나 그룹을 전반적으로 다루도록 노력하십시오.
• 리시버가 즉시 수비에 들어 가지 않도록 부정적인 점보다 먼저 긍정적 인 점부터 시작하십시오.
• 모호하거나 간접적 인 언어를 사용하지 말고 사실을 간단하게 설명하십시오.
• 글을 쓰는 동안 굵게 또는 모두 대문자를 사용하지 마십시오. 이것은 서면 의사 소통에서 적대적인 것으로 나타납니다.

2.5 서면 정보를 구성, 구조화 및 제시하는 방법을 설명하여 다양한 청중의 요구를 충족시킵니다.

서면 정보를 구성, 구조화 및 제시 할 때 다음 사항에 유의하십시오.

• 프레젠테이션을 할 때 필요한 모든 서류를 미리 준비하십시오. 여기에는 PowerPoint 프레젠테이션 (또는 유사한 슬라이드 쇼 소프트웨어), 유인물 또는 자신을위한 스크립트가 포함될 수 있습니다.
• 혼동이나 오류없이 커뮤니케이션이 진행되도록 문서를 올바른 순서로 보관하십시오. 사전에 주문을 다시 확인하십시오.
• 발표하는 동안 목표에 대해 명확히하십시오. 발표 할 내용, 발표 동기, 참석자가 참석하는 이유 및 주제가 중요한 이유에 대한 소개를 제공합니다.
• 필요한 경우 적절한 참조를 명확하게 사용하여 작업을 단계별로 제시하십시오.
• 마지막으로 모든 목표를 달성 한 방법을 설명하여 결론을 내립니다.
• 시간을내어 질문에 답하십시오.

2.6 서면 정보 내용의 정확성을 확인하는 방법 설명

모든 서면 커뮤니케이션은 정확하고 전문적인 형식이어야하며 철자 나 문법 오류가 없어야합니다. 수신자에게 문서를 보내기 위해 문서를 완료하기 전에 다음을 확인하십시오.

정확성을위한 체크 포인트

• 부정확성은 귀하와 조직의 평판을 손상시킬 수 있습니다. 문제에 따라 그 영향은 당황스러운 것에서 비참한 것까지 다양 할 수 있습니다.
• 이중 확인해야 할 세부 사항에는 날짜, 이름, 통계, 이벤트 및 인용문이 포함됩니다.
• 확실하지 않은 경우 지식이 있거나 경험이있는 사람에게 확인하십시오.

맞춤법 및 문법 검사

• 대부분의 워드 프로세서 및 이메일 시스템에는 기본 제공 맞춤법 검사기가 있습니다. 그러나 특히 사람들의 이름이나 산업별 전문 용어에 관해서는 정확하지 않으므로 판단하십시오.
• 마무리하기 전에 항상 문서를 두 번 읽어보십시오.
• 다른 사람이 대신 문서를 읽고 편집하도록하십시오. 새로운 눈은 당신이 놓친 오류를 알아 차릴 것입니다.

템플릿 사용

• 많은 조직이 다양한 문서에 대한 사내 스타일을 가지고 있습니다. 이들은 모두 정보를 쉽게 입력 할 수있는 템플릿으로 사용할 수 있습니다.
• 커뮤니케이션에 규정 된 템플릿이없는 경우 조직이나 부서의 요구 사항에 따라 올바른 스타일을 조사해야합니다. 동료에게 물어 보거나 유사한 문서를 찾아 적절한 스타일을 찾으십시오.

2.7 문법, 구두점 및 맞춤법의 정확한 사용 목적 설명

• 적절한 문법, 구두점 및 맞춤법을 사용하면 독자가 의사 소통을 쉽게 읽을 수 있으므로 의사 소통이 더 효율적입니다.
• 문서에 사실적 오류가있을 때 독자는 전체 내용을 불신하는 경향이 있습니다. 신뢰할 수없는 것으로 인식되면 평판에 부정적인 영향을 미치고 조직 내에서의 지위에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

2.8 평이한 영어의 의미와 사용 이유 설명

일반 영어는 명확성을 강조하고 전문 용어 나 전문 용어를 피하는 언어입니다. 이해하기 쉬운 것으로 번역 된 기술 언어가 필요한 직업 외의 사람들과 대화 할 때 특히 중요합니다.

일반 영어:

• 읽기 기술이나 지식에 관계없이 모든 사람과 의사 소통하는 데 사용할 수 있습니다.
• 숨겨진 것이없고 불필요한 단어 나 아이디어가없는 명확하고 직접적입니다.
• 전문 용어 나 속어가 없습니다.

2.9 교정의 목적을 설명하고 글을 확인

모든 서면 작업을 교정해야합니다. 이에 대한 몇 가지 이유가 있습니다.

• 문법적으로 올바른 작문은 귀하의 전문성과 까다로운 성향은 물론 귀하의 조직에 잘 반영됩니다. 다른 사람들은 당신의 글이 얼마나 세련된가에 따라 당신을 판단 할 것입니다.
• 잘 작성된 산문은 오류가 많은 텍스트보다 독자에게 시간이 덜 걸리므로 서면 의사 소통이 더 효율적입니다.

이메일에서 회의록, 공식 보고서에 이르기까지 모든 서면 작업은 오류를 교정해야합니다.

2.10 중요한 일과 긴급한 일을 인정하는 목적을 설명하라

우리의 일상 업무에는 중요하고 긴급한 작업과 낮은 우선 순위의 작업이 혼합되어 있습니다. 모든 작업에는 충족해야하는 기한이 있습니다. 그러나 중요성과 긴급 성은 서로 다른 두 가지입니다. 일부 작업은 둘 다일 수 있지만 어떤 작업이