NVQ 레벨 3 : 비즈니스 환경에서 문서 생성

고품질 비즈니스 문서 작성과 관련된 정책 및 절차를 검토하십시오.

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이 단원 소개

이것은 레벨 3의 그룹 B 선택 단위이며 4 학점입니다. 응시자는 고품질 문서 작성 목적과 관련된 철저한 지식과 실무 기술을 보유하게됩니다. 조직 / 회사에서 사용할 수있는 리소스와 사용 방법을 알고, 모든 정책과 절차를 따라 문서를 생성하고, 리소스를 효과적으로 사용하고, 사양을 준수해야합니다.

1.1 비즈니스 환경을 위해 생성 될 수있는 다양한 문서 유형의 예를 제공하고 사용할 수있는 다양한 스타일을 설명합니다.

비즈니스 환경에서 생성 될 수있는 다양한 유형의 문서가 있습니다. 여기에는 팩스 문서, 명함, 메모, 의제, 의사록, 스프레드 시트, 분석 차트, 데이터 시트, 편지, 슬라이드 쇼 등이 포함됩니다. 그들은 모두 다른 목적과 용도를 가지고 있습니다.

명함

회사에 연락하는 방법에 대한 고객 정보를 제공하는 데 사용됩니다. 작은 카드 일 수 있습니다.

팩스 문서

업무에 사용되는 또 다른 유형의 문서는 팩스 문서입니다. 이는 비즈니스에 매우 유용하며 문서를 전송하는 가장 빠른 방법입니다. 이들은 컬러 또는 흑백의 종이 형식입니다.

의제

의제는 무슨 일이 일어날 지 알려줍니다. 그들은 사람들이 무엇을해야하는지, 어떤 일이 일어날 지 정확히 알 수 있도록 조직화를 돕습니다. 이들은 회의에 참석할 때 종이 형식으로되어 있으며 전자적으로 배포 할 수 있습니다.

메모

메모는 조직과의 비공식 커뮤니케이션에 사용되며 종이 또는 전자 형식 일 수 있습니다.

의사록

여기에는 회의에서 발생한 세부 사항이 있습니다. 이들은 회의를 위해 종이에 인쇄 할 수 있으며 전자적으로 배포 할 수 있습니다.

스프레드 시트

통계에서 분석에 이르기까지 다양한 용도로 사용할 수 있습니다. 이들은 전자 형식으로되어 있으며 필요에 따라 동일한 책이나 다른 시트로 관리 할 수 ​​있습니다.

분석 차트

성능 통계를 모니터링하는 데 도움이되는 그래프 또는 다이어그램 일 수 있습니다. 이것들은 또한 전자 형식이며 필요할 때 종이에 인쇄 할 수 있습니다.

데이터 시트

이러한 시트는 단어 또는 Excel 형식 일 수 있습니다. 이는 조직 내부 또는 외부로 전달 될 특정 데이터를 대조하거나 통계 및 성과를 모니터링하는 데 사용할 수 있습니다.

편지

이들은 다양한 목적을 위해 모든 부서에서 다양한 유형의 커뮤니케이션에 사용되는 문서입니다. 다양한 유형의 편지, 공식, 비공식, 비즈니스 등이 있습니다.

슬라이드 쇼

이들은 PowerPoint 문서이며 회의에서 시연 목적으로 사용됩니다. 이들은 전자 형식이며 필요한 경우 인쇄 할 수 있습니다.

1.2 예를 들어 텍스트에 사용되는 다양한 형식을 설명합니다.

문서를 저장할 때 파일 이름과 컴퓨터에서 파일을 저장할 위치를 설정할 수 있습니다.

파일 형식도 변경할 수 있습니다. 형식을 변경할 때 변경되는 것은 디자인, 레이아웃 또는 글꼴입니다. 내용은 동일하지만 완전히 다른 형식입니다.

각 워드 프로세서에는 고유 한 저장 형식이 있습니다. 많은 텍스트 파일이 일반 텍스트 (.txt), 서식있는 텍스트 (.rtf), Microsoft Word (.doc) 및 현재.docx를 사용합니다. 그러나 Word 형식으로 가져오고 내보낼 수있는 기능이 있습니다 .

RTF 파일은 모든 워드 프로세싱 패키지에서 읽을 수 있으며 크기가 더 작습니다.

PDF는 편집 할 수없는 또 다른 휴대용 파일 형식입니다. 그러나 데이터를 입력 할 수있는 텍스트 상자가있는 특정 필드를 허용하는 몇 가지 편집 가능한 항목이 있습니다. PDF 파일은 단어로 변환하고 형식을 지정한 다음 필요한 경우 다시 PDF로 변환 할 수 있습니다. 그러나 PDF는 추가 편집이 필요없는 완성 된 문서에 항상 사용됩니다. 편집 할 필요가 없거나 편집해서는 안되는 문서를 다른 사람에게 보내는 경우에는 PDF로 보내는 것이 가장 좋습니다.

1.3 고품질의 매력적인 문서를 만드는 목적과 이점은 무엇입니까?

조직을 위해 생성하는 문서는 조직의 이미지 또는 표현입니다. 따라서 조직의 표준과 고객 가치에 대한 독자의 인상을 자동으로 생성합니다. 좋은 품질의 문서는 독자의 눈에도보기 좋으며 따라하고 읽기 쉽습니다.

양질의 문서는 고객과 공급 업체를 끌어 들여 조직의 이익을 증가시킵니다. 다양한 분야의 발전을 돕고 당신이하는 일의 창의성을 높여 고객을 끌어들일 것입니다. 깔끔하게 생성 된 문서는 요구 사항에 대한 단계별 설명이나 계획 또는 통계를 포함하고 위험을 식별, 관리 및 모니터링하는 데 도움이됩니다. 이는 조직이 고객을 돌보고 책임을지는 데 도움이 될 것입니다.

또한 문서의 품질은 사용자를 반영합니다.

2.1 고품질의 매력적인 문서를 생성하는 데 필요한 다양한 리소스를 설명하십시오.

고품질의 매력적인 문서를 제작하는 데 필요한 리소스는 다음과 같습니다.

생산 용

1. 고품질의 복사기 및 복사기 사용자로 깔끔하고 선명한 인쇄물을 얻을 수 있습니다.

2. 고품질 출력을위한 고품질 프린터

3. 스캐너: 문서를 원본 형식으로 스캔 할 수 있습니다.

4. 위의 모든 기계를 처리하고 운영하는 컴퓨터

5. 고품질 소프트웨어 즉, 워드 프로세싱 용 Microsoft Word

6. 문서를 필요한 형식과 레이아웃으로 준비 할 수 있도록 문서를 제작할 수있는 유능하거나 자격을 갖춘 타이피스트

7. 깔끔하고 완성 된 모양을위한 커버 또는 바인딩

품질을 위해

1. 문서를 매력적이고 친근하게 보이게하는 그림

2. 누구나 쉽게 읽을 수있는 읽기 쉬운 글꼴

3. 모든 사람이 읽을 수 있도록 적절한 글꼴 크기

4. 깔끔하고 쾌적하게 보이는 간단한 레이아웃.

2.2 고품질의 매력적인 문서를 만들기 위해 다양한 리소스를 어떤 방법으로 사용할 수 있습니까?

고품질 용지, 고품질 레이저젯 프린터 및 우수한 편집 소프트웨어를 사용하여 고품질의 매력적인 문서를 생성 할 수 있습니다.

2.3 텍스트 입력, 서식 지정 및 편집에 사용할 수있는 다양한 기술 유형과 주요 기능을 설명합니다.

텍스트 입력, 서식 지정 및 편집에 사용할 수있는 다양한 기술은 다음과 같습니다.

• 모니터, 키보드 및 마우스가있는 컴퓨터 또는 노트북
• 프린터, 스캐너
• 워드 프로세싱 소프트웨어

컴퓨터에 텍스트를 입력하는 일반 또는 표준 방법 (또는 예전에는 타자기)은 키보드를 사용하는 것입니다. 사용중인 장치에 따라 무선 또는 유선 키보드 또는 터치 패드 일 수 있습니다. 키보드에서 사용자는 입력이 필요한 각 문자에 대해 특정 키를 누르면 장치에서 사용 가능, 설치 또는 사용중인 워드 프로세싱 소프트웨어로 전송됩니다. 일반적으로 대부분의 조직에서 워드 프로세싱에 일반적으로 사용되는 Microsoft 워드 응용 프로그램입니다.

텍스트를 입력하는 또 다른 형태는 스캐너를 사용하는 것입니다. 스캐너는 필요에 따라 JPEG 또는 PDF로 스캔 할 수 있습니다. 또한 스캔 한 문서를 단어로 변환하고 경우에 따라 변경할 수 있습니다. 이를 위해 사용할 수있는 소프트웨어가 있습니다.

텍스트 입력에 사용 가능한 기술

키보드 (및 마우스)는 텍스트를 수동으로 입력하기위한 것입니다. 키보드 운영자의 기술에 따라 느리거나 오류가 발생하기 쉽습니다. 이들은 보편적으로 사용할 수 있으며 일반적으로 PC와 함께 제공됩니다.

스캐너를 사용하여 문서를 스캔 한 다음 광학 문자 인식 소프트웨어를 사용하여 텍스트로 변환 할 수 있습니다. 변환의 정확도는 시스템의 품질에 따라 다릅니다. 원본 문서는 매우 명확하고 적절한 글꼴이어야합니다. 모든 시스템이 원본 그래픽을 처리 할 수있는 것은 아닙니다.

텍스트 서식 지정 및 편집에 사용할 수있는 기술

사용 가능한 가장 간단한 텍스트 편집기는 메모장입니다. 기본 편집에만 사용할 수 있습니다. 너무 많은 세련된 글꼴이나 형식을 사용하거나 문자를 삽입 할 수 없습니다. 기본적으로 편집 및 수정에 사용되며 다른 워드 프로세서에 비해 크기가 너무 작기 때문에 메모리 공간을 너무 많이 차지하지 않습니다.

세련된 스타일과 레이아웃을 원할 때 사용하기에 가장 좋은 워드 프로세서는 Microsoft Word입니다. 더 높은 수준의 편집, 수정 및 텍스트 향상을 허용하는 다양한 i 내장 기능이 있습니다. 글꼴, 레이아웃, 템플릿, 기능, 색상 등을 무수히 선택할 수 있습니다. 이러한 장점으로 인해 메모장이나 워드 패드에 비해 파일 크기가 상대적으로 큽니다. 이러한 모든 서식 세부 정보가 문자와 함께 저장되기 때문입니다.

다른 소프트웨어 (스프레드 시트, 데이터베이스 응용 프로그램)는 텍스트 및 기타 데이터를 정렬하는 데 사용됩니다. 이들은 통계 및 분석 목적으로도 사용됩니다.

3.1 문서 제작의 목적, 내용, 스타일 및 기한에 동의하면 어떤 이점이 있습니까?

모든 문서

• 특정 청중에게 작성됩니다.
• 일관된 메시지를
• 문서에 액세스하기 쉽고 명확하고 정확하며 읽을 수있는 정보가 있어야합니다.
• 실제로 의도 한 청중에게 도달합니다.
• 예정된 청중에게 정시에 도달해야 함

문서를 작성하거나 준비 할 때 항상 목적이 있어야합니다. 또한 목적에 따라 문서에 대한 특정 레이아웃이나 스타일이 있어야하며 문서에 대한 기한도 있습니다. 따라서 이러한 모든 측면을 고려하고 관리자, 조직 또는 팀 중 정책 및 절차에 동의해야합니다. 이렇게하면 문서가 조직에 필요한 내용의 정확한 복제본인지 여부를 결정하고 오류가없는 문서를 만들고 도달하는 대상의 요구 사항과 일치하는 문서를 만드는 데 도움이됩니다. 따라서이 모든 것을 미리 계획하여 시간과 오류를 최소화하면서 문서 준비를 제 시간에 마칩니다.

3.2 문서에 필요한 콘텐츠를 구성하는 방법을 설명합니다.

문서 작업을 시작하기 전에 알아야 할 사항

• 문서 제시 방법
• 포함 할 정보입니다.
• 문서의 대상
• 문서를 얼마나 오래 보관할 수 있습니까?
• 문서의 목적
• 필요한 형식
• 초안 작성
• 올바른 언어 선택 (공식 / 비공식)

문서를 준비하는 데 필요한 모든 정보는 명확한 파일 이름, 리소스 목록 또는 데이터베이스와 함께 안전하게 저장되어야합니다. 완성 된 문서가 표시되고 구성되는 방법은 문서의 용도, 형식 및 내용에 따라 다릅니다. 따라서 이것은 작성자와 동의하고 완제품이 목적에 맞는지 확인하기 위해 정기적으로 업데이트되어야합니다. 부제목은 특정 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 유용합니다.

3.3 텍스트와 비 텍스트를 통합하고 배치하는 방법을 설명합니다.

텍스트 및 비 텍스트를 Microsoft Office Word와 쉽게 통합 할 수 있습니다. Microsoft Office Word를 사용하면 그림, 그래프, 클립 아트를 삽입하고 텍스트를 줄 바꿈 할 수 있으며 다양한 기능을 사용하여 일관된 형식을 얻을 수 있습니다. 또한 사용할 수있는 다양한 기능이 있습니다. 또한 Excel 및 PowerPoint와 같이 텍스트와 비 텍스트를 통합하고 레이아웃하는 데 도움이되는 다양한 다른 오피스 애플리케이션이 있습니다. 스프레드 시트와 슬라이드에서 텍스트와 비 텍스트를 통합하는 데 도움이됩니다. 어떤 응용 프로그램을 사용하든 출력 문서의 모양을 염두에두고 서식 지정 및 기타 프로세스를 수행해야합니다.

3.4 맞춤법과 문법, 구두점, 정확성과 같은 완성 된 문서의 정확성을 어떻게 확인합니까? 왜 이렇게 하시겠습니까?

대부분의 워드 프로세서에는 맞춤법 검사기가 있습니다. 따라서 컴퓨터에 무엇이든 입력하면 지속적으로 맞춤법 검사를합니다. 맞춤법 검사기는 완전히 정확하지 않으며 필요한 단어 대신 다른 단어를 입력하면 맞춤법 검사기가 해당 단어를 식별하지 못합니다. 사전이 필요합니다. 맞춤법 검사기에는 모든 단어가 포함되지 않으므로 사전에 필요할 때 항상 새 단어를 추가해야합니다. 또한 반복적으로 사용하지만 사전에없는 단어와 이름을 추가하여 항상 맞춤법 검사를 방지 할 수 있습니다.

맞춤법 검사가 완료된 후 문법 검사기가 그다지 좋지 않고 모든 문법 오류를 선택하지는 않지만 문법 검사도 수행하는 것이 좋습니다. 따라서 이러한 모든 검사를 마친 후에도 문서를 한두 번 직접 읽는 것이 가장 좋으며 가능하면 다른 경험이있는 사람이 읽도록하는 것이 좋습니다. 우리가 작성한 문서에는 항상 모든 오류가 표시되지 않기 때문입니다..

문서는 조직의 이미지이며 높은 수준이어야하므로 정확성과 정확성을 확인합니다. 또한 독자가 설명하거나 발표하려는 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 도와줍니다.

문서를위한 디지털 및 물리적 스토리지 솔루션이 있습니다.

3.5 문서를 안전하고 안전하게 저장하는 이유를 설명하십시오. 어떻게 할 것인지 예를 들어보십시오.

중요 문서는 조직의 정책과 절차에 따라 안전하고 안전하게 보관해야합니다. 필요에 따라 기밀 특성을 고려하여 디지털 스토리지 또는 물리적 스토리지가 될 수 있습니다. 디지털 스토리지는 모두 안전한 조직의 서버, 드라이브 또는 플래시 드라이브가 될 수 있습니다. 물리적 저장소는 파일 캐비닛이 될 수 있습니다. 어느 쪽이든 향후 참조를 위해 저장되므로 중요합니다. 데이터 보호법도 준수해야합니다.

해당 문서 / 데이터의 안전을 보장하기 위해 규정을 준수하기 위해 파일과 기록을 저장해야하며 비즈니스를 원활하게 운영하는 데 필수적입니다. 정보는 관련 허가없이 제 3 자에게 공개 될 수 없도록 안전하게 저장되어야합니다. 안전하지 않은 데이터는 인터넷을 통해 퍼질 수 있기 때문에 중요합니다. 또한 작업을 저장하고 적절하게 보호하십시오.

또한 항상 작업중인 문서, 도면 또는 스프레드 시트에 대한 변경 사항을 가능한 한 자주 저장해야합니다 (정전 또는 컴퓨터 충돌시).

오늘날 대부분의 기업은 전자 데이터에 의존하므로 좋은 백업 솔루션을 보유하는 것이 가장 좋습니다. 우리 조직은 매일 밤 데이터를 서버에 백업하고 불가피한 충돌로 인한 데이터 손실을 방지하기 위해 필요할 때마다 외부 미디어에 백업합니다.

3.6 문서 작성시 기밀 유지 및 데이터 보호의 목적은 무엇입니까?

개인 정보의 공개는 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 데이터 보호 및 기밀성 보다 더 중요한 비즈니스 측면은 없을 것입니다. 회사와 가치, 고객의 신뢰를 구하는 데 도움이됩니다.

3.7 마감일 준수의 목적과 이점은 무엇입니까?

시간, 비용 및 자원을 절약하고 항상 경쟁사보다 앞서기를 원하기 때문에 기한을 맞추는 것이 중요합니다.

마감일 준수의 목적과 이점은 비용 절감과 같은 재정적 측면을 절약하고 귀중한 시간을 절약하는 것입니다. 마감일이 맞지 않으면 완료 대기중인 작업에 더 많은 돈을 지출하고 전체 매출에 영향을 미치므로 예산에 큰 영향을 미칩니다.

마감일을 지키지 않으면 다른 여러 관련 부서에도 간접적으로 영향을 미칩니다. 예를 들면 재무 부서, 급여 부서 및 회계 부서, 그리고 확실히 연결된 다른 모든 부서가 있습니다. 그런 다음 조직의 전체 소득 또는 이익에 영향을 미치며 이는 직원 급여, 급여 인상 및 보너스에 영향을 미칩니다.