NVQ 레벨 3 : 일기 시스템 사용 (목적, 유형 등)

사용 가능한 일기 유형, 포함되어야하는 정보 및 항목을 안전하게 저장하는 방법을 포함하여 비즈니스 관리에서 일기 시스템 사용을 검토합니다.

Unsplash에 Viktor Talashuk의 사진

이 단원 소개

이것은 총 3 학점을 가진 레벨 2의 그룹 B 선택 단위입니다. 이 단원을 마치면 응시자는 일기 시스템의 목적, 사용 방법 및 사용 이유에 대한 충분한 지식을 갖게됩니다. 그들은 일기를 유지하는 데 필요한 정보와 이유를 알고, 일기를 명확하고 정확하게 작성하는 방법과 이유를 알게 될 것입니다.

응시자는 변경의 목적과 우선 순위를 지정하고 전달하는 방법과 함께 전달해야 할 필요성을 이해하게됩니다. 응시자는 민감한 기밀 정보를 포함 할 수 있으므로 일기 항목의 문제를보고하고 해결하는 방법과 안전하게 저장하는 방법도 알게됩니다. 공유 수준, 각 사람이 일기에 대해 갖는 권리, 기밀 및 비공개 약속을 모든 사용자로부터 멀리 유지하는 방법을 포함하여 일기 공유도 다룹니다.

나는 또한 개인 진술을 포함했습니다.

1.1 다이어리 시스템을 사용하는 목적은 무엇입니까?

시간은 매우 중요하며 일기 시스템을 유지함으로써 매우 효율적으로 활용할 수 있습니다. 따라서 자신과 다른 사람의 시간을 효율적으로 계획하고 구성하는 것은 참여할 수있는 가장 중요한 활동 중 하나입니다.

일기는 사무실의 주요 자원 중 하나입니다.이 자료가 없으면 우리 중 누구도 우리가 어디에 있어야하는지 또는 주어진 시간에 무엇을해야하는지 알 수 없습니다.

일기는 수동으로 또는 전자적으로 관리 할 수 ​​있습니다.

1.2 다양한 유형의 일기 시스템을 설명하십시오.

다이어리 시스템은 기본적으로 두 가지 유형으로 나눌 수 있습니다.

수동 시스템

사무실에서 사용되는 가장 일반적인 유형의 수동 일기 시스템

약속이 기록되는 제본 된 책입니다.

다음과 같을 수 있습니다.

• 페이지 당 하루
• 페이지 당 2 일
• 보기 1 주일
• 보기 2 주

사용할 가장 적절한 유형의 수동 일기를 선택할 때 하루에 몇 개의 항목을 작성할 것인지 고려해야합니다.

제본 된 책에 대한 대안은 종종 시간 관리자로 알려진 느슨한 잎 시스템입니다. 이것은 다이어리 섹션이 연속적이라는 장점이 있습니다. 해가 갈수록 새 페이지가 추가되기 때문에 매년 말에 새 일기를 구할 필요가 없습니다.

완전히 다른 또 다른 수동 시스템은 월 플래너입니다. 이들은 일반적으로 1 년 내내 하루에 공간이있는 적층형 차트입니다.

전자 시스템

전자 일기는 개인용 컴퓨터, 랩톱, 팜톱 또는 전자 수첩에 보관할 수 있습니다. 수동 시스템에 비해 여러 가지 장점이 있습니다.

• 약속 간의 잠재적 충돌 강조
• 정기 행사 1 회만 입장
• 더 적은 용지가 사용됩니다.
• 비밀번호 보안.
• 다중 액세스가 가능합니다.
• 약속의 화면 알림.
• 데이터베이스 호환성.
• 전자 접촉.

항목 변경의 영향을 확인하는 것이 중요합니다.

123rf.com

1.3 요청 된 일기 항목 및 변경 사항에 대한 관련 정보를 얻어야하는 이유는 무엇입니까?

변경 요청은 비교적 사소한 것처럼 보이지만 큰 영향을 미칠 수있는 노크 온 효과가있을 수 있습니다. 약속을 늦추면 회의에 참석 한 사람이 늦게 예정된 다른 회의에 늦거나 참석하지 못할 수도 있습니다. 따라서 동의하기 전에 요청 된 변경이 미칠 영향을 확인하는 것이 중요합니다.

회의 나 약속에 참석하는 모든 사람이 편리하고 모든 세부 사항을 제공하여 언제든지 오류가 없도록해야하기 때문에 모든 관련 정보를 확보해야합니다.

2.1 일기를 작성하려면 어떤 정보가 필요합니까?

시간, 기간, 날짜, 장소, 참석자, 의자, 방문자와 같은 정보는 일기를 작성해야합니다.

2.2 / 3 요청의 우선 순위를 지정해야하는 이유와 그 방법은 무엇입니까?

동시에 다수의 요청 또는 변경 사항을 수신하는 경우 취해야 할 조치의 우선 순위를 정하는 것이 중요합니다. 분명히 변경 사항은 시간 순서대로 처리하는 것이 가장 좋습니다. 또한 회의에 관련된 모든 사람에게 연락을 취하고 요청이나 변경 사항이 확인되기 전에 모든 사람에게 편리한 지 확인해야합니다. 변경 사항을받은 날의 약속에 영향을 미치는 변경 사항은 향후 약속이나 회의를 변경하기 전에 처리해야합니다.

일기 소프트웨어의 예.

2.4 왜 관련된 모든 사람들의 필요를 균형있게 맞추려고 노력해야합니까?

약속이나 회의에 관련된 모든 사람은 계획, 여행 및 기타 요구 사항에 충분한 시간을 주어 회의가 아무 문제없이 원활하게 진행되도록해야합니다. 회의가 성공적으로 이루어 지려면 관련된 모든 사람이 참석하고 충분한 준비 시간을 제공해야합니다.

2.5 영향을받는 사람들에게 변경 사항을 전달해야하는 이유는 무엇입니까?

변경 사항은 제 시간에 전달되어야하며, 다른 사람의 일기에 대한 책임이있는 경우 적절한 시간에 변경 사항을 전달하여 그들이 관련된 회의 나 여행을 준비 할 수 있도록하는 것이 중요합니다. 또한 일상적인 문제를 처리 할 수있는 충분한 시간과 필요한 경우 약속 사이에 충분한 이동 시간을 남겨 두는 것도 중요합니다.

변경 사항의 영향을받는 다른 사람들도 일기에 다른 약속이 있습니다. 조금 더 중요한 것이 떠 올랐기 때문에 가볍게 또는 반대로 변경되고 있다는 인상을주지 않는 것이 중요합니다.

전자 일기 시스템은 시스템이 귀하의 시스템과 네트워크로 연결된 관련자에게 변경 사항을 자동으로 전달할 수 있지만 영향을받는 다른 사람과 연락해야합니다. 관련된 시간 척도에 따라 전화, 이메일, 팩스, 편지 또는 구두로 할 수 있습니다.

수동 일기의 예.

getentrepreneurial.com

2.6 왜 일기 시스템을 최신 상태로 유지해야합니까?

변경 사항이 합의되면 일기를 최신 상태로 유지하는 것이 매우 중요합니다. 취소 된 약속을 삭제했는지 확인해야합니다. 예약이 취소되었다는 말만 듣고 시간을 낭비하는 약속을 위해 도착하는 것은 성 가시고 부끄러운 일입니다.

완전히 최신 상태가 아닌 일기는 온갖 혼란을 겪을 것입니다. 사람들은 자신감을 잃고 시간 낭비가 될 것입니다.

계약 수정 사항을 전달할 때 보안 및 기밀성에 대한 질문이있을 수 있습니다. 조직의 미래에 영향을 미칠 수있는 협상이 진행될 수 있습니다. 회의를 준비한 결과 이러한 사실을 알고있는 경우이 정보를 제공하지 않는 것이 중요합니다.

전체 조직의 효율성은 사용중인 일기 시스템의 올바른 유지에 달려 있다고 할 수 있습니다. 비록 얼굴에는 아주 사소한 역할처럼 보일지 모르지만, 직원 각자가 자신이 어떤 약속을했는지, 주어진 시간에 어디에 있어야했는지 기억해야한다면 매우 어려울 것입니다.

2.7 새로운 요청이있을 때 발생할 수있는 다양한 유형의 문제와 이러한 문제에 대한 해결책을 설명합니다.

회의 나 약속, 객실 예약 또는 기존 예약 변경에 대해 일기 시스템에 대한 새로운 요청을 할 수 있습니다. 요청은 일기 보유자가 관련된 역할에 따라 다릅니다. 요청이있을 때 요청자는 사용 가능한 슬롯이나 자유 시간에 대해 일기 시스템을 살펴 보거나 보지 않았을 수 있으며, 이는 필요한 정보에 대한 액세스 권한이 없기 때문일 수 있습니다. 새로운 요청이있을 경우 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.

• 기존 요청에 대한 영향 – 중복 및 중복과 같은 다음 요인을 기반으로 할 수 있습니다.
• 여러 요청의 중복 – 요청이 중복되지 않도록주의해야합니다. 요청은 혼돈을 일으키고 사람들이 회의 나 약속에 참석하지 못하게 할 수 있습니다.
• 중복 또는 이중 예약 – 여러 사람이 일기를 처리하고 의사 소통이 좋지 않을 때 발생하는 일반적인 오류
• 요청 또는 변경 요청을 전달하지 않음 – 전체 시스템에서 잘못된 통신이 실패 함
• 요청을 확인하지 않음 – 요청을 확인해야합니다. 그렇지 않으면 요청이 진행될 것인지 확신 할 수 없습니다. 때때로 이로 인해 슬롯이 비어있어 도움이 필요한 사람들을 기다릴 수 있습니다.
• 요청을 기록하지 않음-실제로 요청이있을 때 비어 있음으로 표시됩니다.
• 요청 우선 순위 지정-높은 우선 순위 / 긴급 / 긴급 요청이 들어올 때 요청 일정 변경 요청
• 요청 업데이트-잘못된 의사 소통 및 잘못된 정보 방지
• 데이터 보호
• 보안

솔루션

이러한 문제에 대한 해결책은 다음과 같습니다.

• 일기 시스템에 대한 철저한 지식, 사용 방법, 중복 및 중복을 방지하는 요청을 계획하고 조정하는 방법
• 요청 및 필요한 정보 유형에 대한 관련 정보 획득에 대한 지식
• 필요와 긴급성에 따라 요청의 우선 순위를 지정하고 올바른 형식으로 기록하고 필요한 직원에게 액세스 권한을 부여합니다.
• 커뮤니케이션은 또 다른 중요한 측면으로, 사용하지 않으면 조직 운영에 실패합니다.
• 업데이트는 여러면에서 실망과 오류를 방지합니다.
• 데이터 보호 및 보안과 관련된 조직 정책 및 절차를 따릅니다.
• 로그 파일 시스템을 사용하여 시스템에 로그인하지 않고는 아무도 파일에 액세스 할 수 없습니다.

캘린더 공유

2.8 다이어리 시스템을 사용할 때 다음의 보안 및 기밀 절차의 목적을 설명하십시오.

다이어리는 다양한 용도로 사용할 수 있습니다. 하나는 개인 또는 기밀 약속, 회의 약속, 토론 및 기타 정보를 일기에 기록합니다. 민감하고 개인적인 다른 사람의 기밀 정보와 관련된 항목도있을 수 있습니다. 따라서 각 일기 항목에는 개인 정보에 대한 "비공개"와 같은 설정이 있어야하며 적절한 사람 만 작성된 항목을 볼 수 있도록해야합니다. 그렇지 않으면 기밀이 위반됩니다. 우리는 누군가가 우리 나 다른 사람의 기밀 정보를 보는 것을 원하지 않습니다. 예를 들면 직업 건강 약속, 공식 검토, 징계 회의, 재활 또는 보호 회의 등이 있습니다. 따라서 사람들의 정보에 대한 액세스를 유지하고 모니터링해야합니다.

보안 문제와 관련하여 달력이나 일기가 보호되지 않으면 누구나 일기에있는 정보에 액세스 할 수 있으며 중요한 정보를 편집하거나 삭제할 수도 있습니다. 캘린더에 대한 액세스 권한이 부여되면 액세스 권한 및 편집 권한을 고려할 때 특정 수준의 권한이 부여됩니다. 또한 일기는 특정 정보를 필요로하는 사람들에게만 공개되어야하고 다른 사람들에게는 닫혀 있어야합니다.

따라서 조직이나 부서가 제대로 기능하고 운영하려면 기밀 유지 절차와 보안 절차를 따라야합니다.

연구에 행운을 빕니다

이것이 당신에게 도움이 되었기를 바랍니다. 여러분의 의견이나 피드백을 남겨주세요. 궁금한 점이 있거나 도움과 조언이 필요하면 언제든지 저에게 연락하십시오. 감사합니다.