회의 계획 및 구성 : NVQ 레벨 3 비즈니스 및 관리 디플로마

이 단원에서 회의 계획 및 조직의 중요한 측면을 검토합니다.

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이 단원 소개

이 유닛은 레벨 3의 그룹 B 선택 유닛이며 총 5 학점입니다. 이 단원은 후보자가 회의 계획 및 조직, 회의 준비 방법, 회의 진행 지원 방법 및 회의 후속 조치에 필요한 준비 및 조치를 이해하도록 돕습니다.

이 단원에 대한 개인 진술서의 예도 포함되어 있습니다!

1.1 회의를 계획하고 조직하는 사람의 역할 설명

회의를 효과적으로 진행하려면 좋은 계획과 준비가 필요합니다. 이 두 단계는 상당한 시간이 걸립니다.

회의를 계획 할 때 다음 사항을 고려하십시오.

• 회의 유형, 지출 할 수있는 예산 금액, 참석자 수, 개최 장소 및 기타 세부 정보와 같은 회의의 기본 세부 정보를 확인합니다.
• 회의 목적 알아보기
• 팀에서 참석하는 각 사람의 역할을 알아보십시오.
• 체크리스트를 구성하고 모든 날짜를 달력에 기록하여 서로 다른 회의 나 이벤트가 서로 충돌하지 않도록합니다.
• 취해진 조치를 모니터링하기 위해 정기적으로 회의를 예약해야하는 경우 매월 또는 2 주마다 반복되는 회의를 전자 캘린더에 추가 할 수 있습니다.

회의를 조직 할 때 다음 사항을 고려하십시오.

• 회의의 목적을 완전히 이해
• 다른 약속과 충돌하지 않도록 회의를 개최하기에 가장 좋은 시간을 결정하기 위해 회의에 참여할 사람들의 시간 제약을 알아 봅니다.
• 모든 참석자가 쉽게 접근 할 수있는 장소를 선택하십시오.
• 방문자와 논의해야 할 문제의 수를 고려하여 회의 기간을 계획합니다.
• 어떤 다과가 제공되고 누가 담당할지 계획하십시오.
• 의제 항목을 수집하고 적절한 형식과 순서로 준비하십시오.
• 책임을 다른 사람에게 분배해야하는 경우 누가 무엇을 할 것인지 목록을 작성하십시오!
• 회의를 진행하는 사람이 회의에서 달성해야 할 사항과 회의 지속 시간을 알고 있는지 확인하십시오.

1.2 다양한 유형의 회의 및 주요 기능 설명

다양한 유형의 회의가 있습니다. 회의는 다음과 관련하여 다릅니다.

• 회의에 참석 한 사람의 수
• 회의의 목적
• 조직의 규모
• 회의를 주재하는 사람
• 회의 기간

기본적인 회의 유형은 다음과 같습니다.

• 상설 회의: 진행중인 프로젝트와 관련하여 관리자와 매주 또는 격주로 정기적으로 열리는 회의입니다. 이러한 회의는 프로젝트가 완료 될 때까지 지속되며 의제 및 회의록에 대한 일반적인 형식이 있습니다.
• 주제 회의: 업무 또는 프로젝트와 관련된 특정 주제를 논의하기 위해 마련한 회의입니다.
• 프레젠테이션: 프로세스 및 절차의 변경 사항을 팀에 알리기 위해 일반적으로 개최되는 회의입니다. 이 회의에는 한 두 명의 발표자가 있으며 마지막에는 참석자들이 질문 할 기회가 있습니다.
• 회의: 상당한 계획과 구조로 조직되고 의장이 중재하는 회의입니다. 참가자 수는 회의 목적에 따라 다릅니다.
• 긴급 회의: 조직 내부 또는 외부의 위기를 해결하기 위해 사전 통지없이 갑자기 개최 된 회의입니다. 팀의 모든 구성원은 회의에 참석해야합니다.
• 세미나: 회의는 주로 교육 목적으로 개최되며 특정 분야의 전문가가 주도합니다.

1.3 합의 된 목표와 목표를 달성하는 회의를 계획하는 방법 설명

회의는 조직의 목표를 달성하는 데 매우 중요한 역할을하기 때문에 매우주의를 기울이고 세부적으로 계획해야합니다. 무엇보다 먼저 회의 체크리스트를 준비하십시오.

회의 체크리스트:

• 구체적이고 현실적인 목표가 설정되었는지 확인하십시오.
• 모든 사람이 회의 장소에 접근 할 수 있는지 확인하십시오.
• 날짜와 시간이 모든 참석자에게 편리한 지 확인하십시오.
• 의장이 의제를 알고 있는지 확인하십시오.
• 모든 목표를 달성 할 수있는 의제를 준비하십시오.
• 안건이 인쇄되고 준비되었는지, 리소스가 회의에 준비되었는지, 모든 초대가 발송되었는지 확인합니다.
• 의장, 회의록, 발표자가 준비되었는지, 다과가 모두 준비되었는지 확인합니다.

계획: 회의 유형, 목적, 사용 가능한 예산, 참석자 수, 장소 및 기타 기본 세부 사항을 포함하여 위원장 및 모든 참석자와 함께 회의를 계획합니다.

장소 요구 사항: 회의 장소를 선택할 때 회의 목적과 참석자 수, 장소가 잘 닿는 지 여부를 확인하십시오. 회의에 필요한 모든 시설이 있는지 확인하려면 장소에 문의하십시오. 또한 필요한 경우 의장과 참석자에게 알리고 회의의 번거 로움이나 실패를 피하기 위해 장소에 대한 기대치에 대해 필요한 경우 아이디어를 얻습니다.

대상 참석자 및 초대: 회의 참석자를 명확하게 나열하고 회의 초대를 보냅니다. 그들이 무엇에 대해 이야기 할 것인지 그리고 얼마나 오래 필요할 것인지 물어보십시오. 이렇게하면 회의 시간을 계산할 수 있습니다.

1.4 회의 요약서에 동의하는 목적 설명

요약은 회의의 목적, 참석자 및 참석 이유에 대한 간단한 메모입니다.

개요를 통해 회의의 목표와 그 결과에 집중할 수 있으며 이는 효과적인 팀 구축에 도움이됩니다.

좋은 브리핑은 짧고 명확하며 집중해야하며 전달해야하는 모든 생각을 합산해야합니다. 이렇게하면 혼란없이 수행하려는 작업을 명확하게 이해할 수 있습니다.

개요는 비즈니스와 관련된 회의의 목표에 대해 매우 명확해야합니다.

장소의 크기는 회의에서 중요한 고려 사항입니다.

1.5 다양한 유형의 회의에 적합한 장소를 식별하는 방법 설명

회의 또는 회의 장소를 선택할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

• 적합성 : 회의의 모든 참석자를 수용 할 수있을만큼 장소가 충분한 지 확인합니다.
• 위치 : 회의의 모든 참석자가 액세스 할 수있는 위치에 장소가 있는지 확인합니다.
• 가용성 : 마지막 순간에 실망하지 않도록 요청한 날짜에 장소가 무료인지 확인하십시오. 모든 준비가 완료되고 모든 참석자가 도착한 후에도 장소를 사용할 수 없다는 것을 알지 못하는 경우 더 많은 문제가 발생할 수 있습니다.
• 규모 : 장소가 모든 참석자와 필요한 리소스를 수용 할 수 있는지, 필요한 리소스를 사용하는 데 도움이 가능한지 확인합니다.
• 시설 : 장소를 확인하여 리소스 사용에 문제없이 회의를 개최 할 수 있는지 확인하십시오.
• 비용 : 또한 장소가 예산에 맞는지 그리고 비용 효율적인지 확인하십시오.

1.6 다양한 유형의 회의에 필요한 리소스 유형 설명

다음은 회의에 필요한 몇 가지 기본 리소스입니다.

• 쓰기 자료: 회의에서 메모를 작성합니다.
• 오버 헤드 프로젝터: 문서 또는 슬라이드를 시연하거나 표시합니다.
• 드라이 보드: 참석자들을 위해 사물이나 아이디어를 명확하게 기록하는 사람이 의심의 여지가 없도록 도와줍니다.
• PC / 노트북: 슬라이드 쇼 또는 문서를 표시하기 위해 오버 헤드 프로젝터와 함께 사용됩니다.
• 다른 참가자를위한 정보 인쇄물: 여기에는 참석자가 문제없이 회의를 진행하는 데 필요할 수있는 의제 및 기타 서류가 포함됩니다.

1.7 의제 및 회의 보고서에서 다루어야 할 주요 사항 개요

의제는 회의 전에 준비되어 모든 참석자에게 발송됩니다. 논의를 위해 제출 될 주제 목록입니다.

의제에는 다음이 포함되어야합니다.

• 회의 목표에 대한 간략한 설명
• 다룰 주제 목록
• 각 주제를 다루는 사람과 기간을 명시한 목록.
• 회의의 시간, 날짜 및 장소와 모든 배경 정보 참가자는 회의 주제에 대해 정보에 입각 한 토론을 개최하기 위해 알아야합니다.

회의 서류는

• 선물
• 회의 시작 및 종료 시간
• 논의 된 모든 주제; 아무것도 빠뜨려서는 안됩니다.

1.8 참석자의 요구 사항 및 특별 요구 사항을 충족하는 목적을 설명하고 회의에 필요한 정보를 제공합니다.

회의 주최자는 모든 참석자의 요구 사항이 충족되는지 확인해야합니다. 특정 사항이 할당 된 경우 항상 준비하십시오. 전화 회의를 예약하는 경우 미리 확인하십시오. 음식이나 음료를 가져 오라는 요청을받을 수 있습니다.

• 회의에만 참석하는 경우에는 최소한 두 개의 펜과 메모를 할 수있는 충분한 종이를 가져와야합니다.
• 참석자를 위해 음식과 음료를 구성하는 책임이있는 경우 참석자 중 특별한식이 요구 사항이 있는지 확인하십시오.
• 의자 나 스피커가 노트북과 프로젝터를 사용해야하는 경우 설치 및 준비가되었는지 확인하십시오.
• 참석자가 신체적 장애가 있고 특별한 접근 준비가 필요한 경우, 해당 참석자를위한 시설이 장소에 있는지 확인하십시오.
• 회의 날짜와 시간 및 전체 시간 동안 장소를 사용할 수 있는지 여부는 장소에 확인하십시오.
• 참석자에게 주소와 방향이 필요한 경우 세부 정보를 미리 이메일로 보내야합니다.

회의 목적 및 개별 과제에 대해 외부 참석자에게 브리핑을 유지합니다.

1.9 회의를 주최 할 때 고려해야 할 건강, 안전 및 보안 요구 사항 설명

건강, 안전 및 보안은 회의를 진행하는 동안 고려해야 할 가장 중요한 요소입니다.

• 장소가 회의 유형에 대해 안전한 구조인지 확인하십시오.
• 전선이 제대로 고정되어 있고 바닥에 걸리지 않는지 확인하십시오.
• 랩톱 및 OHP와 같이 사용할 장비가 제대로 작동하는지 확인하고 안전 문제를 방지하기 위해 ICT 테스트를 통과했는지 확인합니다.
• 회의에 가져온 모든 기밀 문서가 남겨지지 않고 안전하게 다시 가져 오도록하십시오. 또한 권한이있는 사람 만 해당 문서에 액세스 할 수 있는지 확인하십시오.

1.10 회의 전 의장 브리핑의 목적과 이점 설명

회의 의장은 회의에서 무엇을 기대할 수 있는지 알 수 있도록 회의에 대한 브리핑을 받아야합니다. 일부 위원장은 일정에 많은 작업을해야하므로 하나의 프로젝트 또는 영역에 모든주의를 기울일 수 없습니다. 의장에게 브리핑을하는 사람은 회의를 원활하게 진행할 책임이있는 사람입니다.

1.11 참석자를 환영하고 적절한 다과를 제공하는 목적을 설명하십시오.

참석자를 환영하고 적절한 다과를 제공하는 목적은 참석자를 환영하고 편안하게 느끼게하고주의를 기울이고 참여할 수있는 좋은 분위기를 조성하는 것입니다. 적절한 다과는 또한 사람들이 피곤함을 느끼는 것을 예방합니다.

1.12 회의 중에 제공해야 할 정보, 조언 및 지원의 유형을 설명하십시오.

귀하가 제공해야 할 가장 확실한 지원은 몇 분이면됩니다. 의제 및 기타 지원 문서를 제공하라는 요청을받을 수 있습니다. 다른 유형의 정보 및 지원에는 프로젝터, 랩톱 또는 음식과 음료와 같은 IT 리소스가 포함될 수 있습니다.

1.13 회의 중에 발생할 수있는 문제 유형 및 해결 방법 설명

회의 중에 발생할 수있는 문제는 여러 가지가 있는데, 회의에 참여한 사람들이나 회의에 사용 된 자원으로 인해 발생할 수 있습니다.

ICT의 문제점

회의에 사용되는 노트북 또는 프로젝터는 소프트웨어와의 충돌로 인해 제대로 작동하지 않을 수 있습니다. 대부분의 경우 문제는 인트라넷에 연결되지 않는 것입니다. 이러한 문제는 시스템을 변경할 수있는 관리 권한이있는 경우에만 해결할 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 IT 기술자의 조언을 구해야합니다.

참가자 문제

이 외에도 회의로 인해 갈등이 발생할 수 있습니다. 비즈니스 회의의 충돌 유형에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 직업적 차이: 이는 의견 차이로 인해 발생합니다. 이러한 차이가 해결되지 않으면 업무 관계를 망칠 수 있습니다.
• 권력 투쟁 및 성격 문제: 개인이나 그룹이 서로를 싫어할 때 발생합니다. 업무 갈등보다는 사람의 성격에서 비롯됩니다.

갈등 해결

다음은 충돌을 해결하는 데 사용할 수있는 몇 가지 접근 방식과 기술입니다.

충돌의 원인은 다음과 같습니다.

• 워크로드에 대한 의견 불일치
• 의견의 차이
• 점심 시간, 연차 휴가, 공휴일 등에 대한 의견 불일치
• 다양한 작업 방식에 대한 차이점.

충돌은 다음과 같은 방법으로 해결할 수 있습니다.

• 사람들이 명확하게 경청하는 대면 토론이 이루어져야합니다. 문제를 자세히 이해하고 문제의 심각도를 파악하는 데 필요합니다.
• Rotas는 필요에 맞게 변경하거나 수정하여 충돌을 해결할 수 있습니다.
• 단순한 대면 토론으로 갈등이 해결되지 않으면 경영진이 참여해야합니다.
• 문제가 심각하고 영향을받은 사람이 갈등과 관련하여 고충 처리를 수행하고자하는 경우 고충 절차를 수행해야합니다.

1.14 회의 기록에 무엇이 포함되어야하며 기록이 정확하고 승인되었는지 확인하는 목적을 설명하십시오.

회의록에는 회의에서 내린 결정과 특정 기간 내에 취해야하는 조치에 관한 모든 정보가 포함되어야합니다. 결정이 기록되면 관련된 모든 사람들이 일을 추적 할 수 있고해야 할 일을 상기시킵니다. 회의 후 발생하는 모든 의심이나 혼란은 회의록을 참조하고 검토하여 명확히 할 수 있습니다.

분은 명확하고 간결해야합니다. 회의록은 회의 전에 준비 하고 회의 중에 주의를 기울이고주의를 기울여야하며 회의 후 회의록을 기록해야합니다.

회의 전

회의록은 두 작업을 모두 처리하기 어려울 수 있으므로 회의에 적극적으로 참여해서는 안됩니다. 회의록을 기록 할 템플릿을 만들고 메모를 기록 할 빈 공간을 남겨 두십시오. 다음 정보를 포함하십시오.

• 회의 날짜 및 시간
• 회의의 목적
• 회의 책임자 또는 의장 이름
• 할당 된 작업 항목
• 내린 결정
• 취해야 할 조치
• 기타 문제
• 다음 회의 날짜

회의 전에 주최자로부터 최대한 많은 정보를 수집하십시오. 참석자 목록과 회의 목적에 대한 정보를 요청하십시오.

메모를 녹음하는 방법을 결정하십시오. 펜과 메모장에 의존하는 것이 불편하다면 테이프 레코더를 사용해보십시오.

회의 중

사람들이 회의실에 들어갈 때 참석자 목록에서 이름을 확인하거나 사람들이 회의실에 들어갈 때 이름을 적어 둡니다. 모르는 새로운 사람이 있으면 위원장이나 그 사람 자신에게 팀에 소개해달라고 요청하십시오. 참석 한 모든 사람을 소개하는 것도 좋습니다. 방문자 또는 일부 참석자가 회의에 참석 한 사람을 모를 수 있기 때문입니다. 소개는 또한 누가 무엇을하도록 배정되었는지 회의록에 기록하는 데 도움이됩니다.

미닛 테이커는 메모를 정확하게 기록하기 위해 마음을 다른 것으로 돌리지 말고 매우주의 깊게 경청해야합니다. 어떤 결정이 내려 졌는지 또는 어떤 조치가 할당되었는지 정확히 이해하지 못하는 경우 회의 책임자에게 설명을 요청하십시오.

회의 후

회의가 끝나면 메모를 살펴보고 빠진 부분을 추가하여 회의에서 논의 된 내용을 잃어 버리지 않도록 의심스러운 점을 명확히하십시오. 회의 전에 만든 템플릿에 메모를 입력하면 모든 사람이 메모를 읽고 사용할 수 있습니다.

메모를 작성할 때:

• 나중에 혼동하지 않도록 페이지에 번호를 매 깁니다.
• 토론이 아닌 실행 항목에 집중하십시오.
• 객관적입니다.
• 다른 문서를 참조해야하는 경우 부록에 첨부하거나 찾을 수있는 위치를 표시하십시오.
• 의사록 입력을 마치면 회의 의장에게 문서의 오류를 검토하도록 요청하십시오.

좋은 의사록은 회의로 인한 결정과 조치가 손실되거나 잊혀지지 않도록합니다. 또한 향후 참조를위한 기록으로도 사용되므로 조직의 원활한 운영을위한 중요한 문서입니다.

1.15 조치 기록 및 필요한 경우 후속 조치 방법 설명

회의에서 논의 된 모든 작업은 그 자리에서 기록되어야합니다. 후속 조치에는 개인 또는 팀 전체가 포함될 수 있습니다. 따라서 다음 팀 회의 전에 후속 조치가 귀하 또는 귀하의 팀과 관련이있는 경우 완료되었는지 확인하십시오. 다른 팀이나 외부 조직의 사람과 관련이있는 경우 전화 나 이메일로 추적하여 작업이 수행되었는지 확인합니다.

1.16 회의에서 참가자 피드백 수집 및 평가 목적 설명

피드백은 팀 내 개인의 성과를 반영합니다. 팀의 모든 사람은 다르게 작동합니다. 우리의 관점에서 어떤 상황은 옳게 보일 수 있지만 관찰자의 관점에서도 사물을 봐야합니다. 피드백은 우리가 일하는 방식에 대한 다른 사람들의 견해를 이해할 수있는 기회를 제공합니다.

피드백은 긍정적, 부정적 또는 중립적 일 수 있습니다.

피드백은 다양한 방법으로 전달 될 수 있으며 가능한 한 많은 피드백에주의를 기울이는 것이 중요합니다. 피드백은 사람들이 우리가 일하는 방식을 보는 방식과 개선 할 수있는 방식을 전달합니다. 모든 피드백이 반드시 정확한 것은 아닙니다.

회의에서 피드백을 수집하고 평가하는 목적은 다음과 같습니다.

1. 조직은 고객을 위해 일하기 때문에 조직의 원활한 운영을 위해 고객 서비스가 매우 중요합니다. 그래서 우리는 고객 서비스를 개선하기 위해 피드백을 들어야합니다.

2. 피드백을 받으면 옳고 그른 것을 구별하는 데 도움이됩니다. 또한 무엇이 필요하거나 필수인지, 무엇이 아닌지 알게되므로 효율성을 향상시키는 데 도움이됩니다.

3. 우리는 서로 다른 문화와 신념을 가진 공동체에 살고 있습니다. 따라서 피드백을 수집하면 다양한 커뮤니티와의 작업을 개선하는 데 도움이됩니다.

4. 우리는 지역 사회에서 다른 성격과 관계 및 성격을 가진 사람들과 함께 일합니다. 피드백을 받으면 커뮤니티의 모든 사람에게 적합한 방식으로 효율적으로 작업 할 수 있습니다.

5. 피드백은 작업 방식이 성공적인지 여부를 알려줍니다. 또한 성능을 향상시키는 다른 방법을 고려하는 데 도움이됩니다.

6. 피드백을 통해 우리가 누군가에게 상처를 주 었는지, 누군가를 불편하게 만들 었는지 또는 누군가를 무시했는지 알게됩니다. 실수로 그렇게 할 수 있으므로 피드백은 이러한 실수를 식별하는 데 도움이됩니다.

7. 피드백은 우리가 요구하는 것보다 회의 참가자가 요구하는 것에 집중하는 데 도움이됩니다.

참가자의 피드백 사용:

1. 커뮤니티의 요구를 더 잘 이해하기 위해 피드백을 사용할 수 있습니다.

2. 커뮤니티의 변화를 이해하는 데 사용할 수 있습니다.

3. 프로그램 자체를 개선하는 데 사용할 수 있습니다.

4. 피드백은 다른 사람들로부터 얻은 것을 포용하고 적용하는 조직 문화를 개발하는 데 도움이됩니다.

1.17 향후 회의 조직을 개선하기 위해 학습 포인트에 동의하는 방법 설명

회의에서 접한 문제를 기록하고 관리자와 논의하십시오. 따라서 사람들은 미래에 그러한 문제를 처리하는 방법을 결정할 수 있습니다.

회의의 모든 참석자와 방문자에게 영향을 미치기 때문에 문제를 해결해야합니다. 조치를 취하지 않으면 해결되지 않은 문제가 조직의 원활한 운영에 해로울 수 있습니다.