차례:
회의는 모든 조직에서 자주 열리 며 더 나은 성과를 결정하는 데 매우 중요한 역할을합니다. 회의가 성공적으로 진행되고 개최 되려면 적절한 계획과 조직이 필요하다는 것을 알고 있습니다. 회의를 계획 할 때 회의의 목적, 회의 유형, 참석자 수, 장소 등을 고려합니다. 회의에 참석을 요청한 방문객이 있는지 확인합니다. 그렇다면 날짜가 편리한 지 확인하기 위해 그들과 연락합니다.
계획을 마치고 회의를 조직합니다. 회의 시간이 관련된 사람들의 다른 약속과 충돌하지 않도록합니다. 회의에 참석 한 참석자를 수용 할 수있는 장소를 선택합니다. 참석자들에게 회의 시간과 대략적인 회의 시간을 제공합니다. 다 과도 준비되어 있는지 확인합니다. 다과를 준비 할 때 참석자들의식이 요구 사항이 있는지 살펴 봅니다. 다과를 제공하는 것이 중요합니다. 참석자들이 환영받는 기분을 느끼게하고 특히 피곤한 하루를 보낸 경우 피로를 예방할 수 있기 때문입니다.
회의 유형
우리 조직에는 참석자의 필요와 수에 따라 다양한 유형의 회의가 있습니다. 2 주에 한 번 또는 필요에 따라 한 달에 한 번 팀 회의가 있습니다. 참석자는 일반적으로 내 팀원이며 요청한 모든 방문자입니다. 우리는 모든 방문자와 함께 참석 하는 ____________________________ (비밀 유지를 위해 제거됨) 팀 을 위한 통합 회의 인 공동 팀 회의가 있습니다. 논의해야 할 긴급한 문제가있을 때 때때로 긴급 회의를 요청합니다. 기밀 문제와 개인의 성과에 대해 논의 할 때도 일대일 회의가 있습니다. 시스템이 변경되거나 새로운 정책 및 절차가 도입되어 부서와 소통해야하는 경우 프레젠테이션이 열립니다.
회의를 계획 할 때 회의에 대한 확실한 이유가 있고 모든 참석자가 장소에 쉽게 접근 할 수 있는지 확인합니다. 나는 의제를 준비하고 위원장을 통해 실행하여 그녀가 논의 할 항목을 알고 있는지 확인합니다. 나는 그녀에게 회의 내용, 참석할 사람, 참석하지 않을 사람, 손님이 무엇을 위해 참석할 것인지, 회의가 어디에서 열릴 것인지, 얼마나 오래 지속될 것인지에 대해 간략히 설명하고 진행합니다. 그녀에게 브리핑을하여 미리 준비하고 무엇을 준비해야하는지 알 수 있도록하는 것이 중요합니다. 나는 모든 참석자에게 의제 사본을 보내고 Outlook에서 회의 초대도 보냅니다. 나는 그들에게 회의가 열릴 주소를 알려줍니다. 누구든지 회의 초대를 거절하면 이유를 추론하고 관리자의 동의를 얻어 회의에 대해 사과해야합니다.또한 참석하지 않을 사람들과 회의를 진행할 수 있는지 확인합니다.
예약 및 설정
회의 장소 또는 회의실을 예약 할 때 모든 참석자를 수용 할 수 있고 회의실 또는 장소에 회의에 필요한 모든 시설이있는 장소 또는 회의실을 찾습니다. 나는 장소에 명확히 밝히거나 장소가 안전한 구조인지, 모든 전기 배선이 봉인되어 있는지, 그리고 건강 및 안전 절차를 준수하는지 확인합니다. 장애가있는 참석자가있는 경우 회의 장소에서 필요한 모든 시설을 갖추고 있는지 확인합니다. 또한 장소에 쉽게 접근 할 수 있고 모든 참석자에게 편리한 지 확인합니다. 장소가 미리 예약 된 경우 마지막 순간에 실망하지 않도록 회의실이 회의에 사용할 수 있는지 확인하기 위해 전화를 겁니다. 장소에 대해 지불해야하는 모든 지불은 예산 관리자가 동의합니다.다과 예산은 팀의 모든 직원이 공유합니다.
회의 전에 나는 회의에 필요한 메모장, 펜 및 OHP, 노트북, 프로젝터, 확장 케이블 및 이더넷 케이블 등과 같은 장비와 같은 모든 리소스를 가지고 있습니다. 의자와 테이블은 요구 사항에 따라 배열됩니다. 모든 작업이 완료되었는지 확인하기 위해 일정 사본 몇 부와 이전 회의의 의사록도 인쇄합니다. 유인물에 인쇄 및 배포가 필요한 경우 참석자들을 위해 준비되어 있습니다. 회의에 필요한 경우 노트북과 프로젝터를 설치했습니다. 회의에 가져온 모든 기밀 문서는 잘못된 손에 들어 가지 않고 권한있는 사람 만 볼 수 있도록 안전하게 보관합니다.
의제
의제에는 날짜, 제목 및 장소, 회의 이름, 사과, 방문자 이름 및 논의해야 할 항목 목록이 있습니다. 특정인이 논의 할 특정 주제가있는 경우 해당 주제도 의제에 언급됩니다. 의제와 의사록을 회의 문서라고하며 회의에서 논의 된 모든 중요한 사항에 대한 모든 세부 사항을 담고 있습니다.
회의 중
회의의 모든 참석자를 환영하며 다과가 제공됩니다. 나는 배포가 필요한 의제와 유인물을 배포합니다. 질문이있는 사람이 있으면 명확한 정보를 제공하고, 모르는 경우 동료 또는 관리자의 조언과지도를받습니다.
회의 중에 회의 시간을 내고 IT 장비를 설정하는 지원을 요청받습니다. 나는 또한 의제 및 이전 회의록 사본을 가져옵니다.
회의 중에 발생할 수있는 문제에 대처할 준비가되어 있어야한다는 것을 알고 있습니다. IT 장비에 문제가 생기면 관리 권한 내에서 문제를 해결하기 위해 최선을 다하겠습니다. 하지만 그 밖의 문제라면 IT 서비스 데스크에 연락하여 도움을 요청합니다. 직업 및 성격 문제로 참석자들 사이에 문제가있을 수 있습니다. 이러한 문제는 대면 토론, 필요한 경우 로타 변경, 고충 처리 절차 등을 통해 해결됩니다.
회의록을 기록 할 때 중요한 모든 것을 기록합니다. 이는 향후 참고 자료 역할을하고 조직의 발전에 도움이되기 때문입니다. 나는 의사록을 명확하고 짧게 기록합니다. 나는 어떤 정보도 놓치지 않기 위해 매우 세심합니다. 회의에서 논의 될 모든 항목의 세부 사항이 포함 된 템플릿을 가져갑니다. 회의 날짜, 시간, 제목이 표시됩니다. 또한 논의 된 내용, 취해진 결정 및 취해야 할 조치에 대한 세부 사항도 있습니다. 결정된 경우 다음 회의 날짜도 기록됩니다. 회의가 시작될 때 새로운 참석자와 방문객이 있으면 서로를 소개합니다. 나는 분을 쓸 때주의를 기울이고 나중에 혼동하지 않도록 글을 쓸 때 페이지 번호를 매 깁니다.
회의 후
회의가 끝나면 다시 가져 가야 할 모든 문서를 수집합니다. 나는 사용했던 모든 IT 장비를 분리하고 포장합니다. 다음 회의에 방해가되지 않도록 재배치 된 모든 의자와 테이블을 원래 위치로 되돌립니다. 회의가 끝난 후 저는 메모를 살펴보고 정교하게 작성하고 토론 내용을 잊어 버리기 전에 공정한 사본을 입력합니다. 그런 다음 완성 된 의사록을 이메일이나 인쇄본으로 의장에게 보내고 참석자에게 보내기 전에 검토하도록 요청합니다. 의장은이를 검토하고 필요한 사항을 변경합니다. 나는 그것들을 수정하고 공정한 사본을 준비하여 참석자들에게 보냅니다.
회의 후에는 후속 조치가 필요한 작업을 추적합니다. 나는 사람들에게 전화를 걸거나 이메일을 보내 대상 시간까지 작업이 완료되었는지 확인합니다.
또 다른 중요한 것은 참가자들의 피드백을 수집하는 것입니다. 사람들의 의견을 듣고 필요한 부분을 개선하는 데 도움이됩니다. 나는 매우 침착하게 피드백을 듣고 그것에 대해 반성합니다. 긍정적, 중립적 또는 부정적 일 수 있습니다. 부정적인 피드백이 나에게 영향을주지 않도록합니다. 대신 나는 그것을 사용하여 내 성과와 팀의 성과를 향상시킵니다. 팀으로 일할 때 중요한 것은 개인의 생각이나 전망이 아닙니다. 중요한 것은 전체 팀의 관점입니다. 모든 일반적인 피드백은 팀 성과를 향상시키기 위해 전체 팀과 논의되고 전달됩니다.
회의의 모든 문제는 기록되고 관리자 회의에서 논의되며 향후 이러한 상황을 피하기 위해 무엇을 할 수 있는지 결정합니다.