5 비즈니스 글쓰기의 성가신 오류와이를 방지하는 방법

서면 커뮤니케이션은 당신에 대해 많은 것을 말해줍니다

당신의 경력이 아무데도 가지 않는 것 같습니까? 기업 사다리의 바닥에 갇혀있는 것 같습니까? 그렇다면 서면 커뮤니케이션을 자세히 살펴 보시기 바랍니다. 성가신 구두점과 문법 오류가 당신을 방해 할 수 있습니다.

오늘날 직장에서 좋은 비즈니스 글쓰기는 매우 중요합니다. 고용주와 전문 채용 담당자에게 직원에게서 원하는 자질을 나열하도록 요청하는 설문 조사에서 효과적인 비즈니스 작문 기술이 목록의 맨 위에 있습니다. 고용주는 좋은 의사 소통을 방해하는 부주의 한 글쓰기 실수없이 체계적이고 일관된 방식으로 정보를 전달할 수있는 직원을 원합니다. 잘못 사용 된 단어 나 잘못된 위치에있는 쉼표는 의도 한 메시지 이외의 다른 것을 전달할 수 있습니다. 비즈니스 문서의 명확성이 부족하면 불만족스러운 고객과 소송으로 이어질 수 있습니다.

심각한 법적 결과가 없더라도 문법 및 구두점 오류로 가득 찬 문서는 저자에 대해 제대로 반영되지 않습니다. 불쌍한 글은 신뢰성과 설득력이 부족합니다. 그것은 자신감을 불러 일으키지 않습니다. 짜증나 네요.

기업 변호사로 20 년 넘게 저는 비즈니스 커뮤니케이션을 많이 검토했습니다. 문법과 구두점의 일반적인 실수로 인해 의사 소통이 깨지고 고객이 짜증을 내고 경력이 멈췄다는 것을 직접 보았습니다. 여기에 비즈니스 문서 작성에서 가장 성가신 5 가지 오류와이를 방지 할 수있는 방법이 있습니다.

1. 잘못 배치 된 아포스트로피

잘못 배치 된 아포스트로피, 하나 이상의 것을 의미하기 위해 소유 형식을 사용하는 것과 같이 독자들에게 칠판 위의 손톱 반응을 이끌어 낼 수있는 다른 쓰기 오류는 없을 것입니다. 이 실수는 너무 널리 퍼져 있고 비즈니스 글쓰기에만 국한되지 않기 때문에 성가시다. 모두 본 적이 있습니다.

• 나는 아침에 팬케이크를 먹었다.
• 스미스가 새 차를 샀어요.
• 1960 년대는 미친 10 년이었습니다.

복수형을 표시하는 아포스트로피의 유행에도 불구하고, 무언가를 가진 복수형에만 아포스트로피가 필요하며, 그 아포스트로피는 일반적으로 문자 "s"를 따릅니다.

• 팬케이크의 푹신한 질감
• 스미스의 새 차
• 1960 년대의 사회적 혼란

복수형을 나타 내기 위해 아포스트로피를 사용할 수있는 경우는 거의 없습니다. 이 경우 혼란을 피하기 위해 아포스트로피가 필요합니다.

• 그녀는 성적표에 A가 3 개 있습니다. ("as"라는 단어와 혼동하지 않으려면 아포스트로피를 사용하십시오.)
• 5 개의 # 371KV를 주문하십시오. (아포스트로피를 사용하여 "s"가 일련 번호의 일부가 아님을 표시하십시오.)

2. 나 자신과 나에 대한 혼란

"궁금한 점이 있으면 Jane 또는 저에게 연락하십시오"라는 결론을 내린 비즈니스 커뮤니케이션을 몇 번이나 읽었습니까? 저자는 "me"대신 더 우아하게 들리는 "myself"를 사용하여 세련되게 들리려고하거나 Jane과 함께 믹스에서 "me"또는 "I"를 사용할지 혼란스러워하고 "myself"에 동의합니다.. " 그 결과 재귀 대명사의 성 가시고 너무 흔하게 오용됩니다.

간단한 테스트를 적용하여 같은 실수를 피할 수 있습니다. Jane을 그림에서 제외하고 문장이 어떻게 들리는 지보십시오. "질문이 있으시면 저에게 연락하십시오"라고 말씀 하시겠습니까? 아니요, "저에게 연락하십시오"라고 말할 것입니다. 권리? 이 경우에 "myself"를 사용하려면 문법에 대한 추가 도움말을 읽어야합니다.

"Me, myself, and I"는 대명사의 세 가지 다른 경우입니다. 대명사가 문장의 주어 또는 목적으로 기능하는지에 따라 대소 문자가 달라집니다.

에 대한 주제 문장 (문장에 대해 무엇인지 알려주는 명사), 사용 "I"의:

• 나는 편지를 썼다.

를 들어 객체 문장의 (동사에 의미를하거나 전치사구를 완료주는 명사), 사용 "나"

• 질문이 있으시면 저에게 물어보십시오.
• 질문이 저에게 전달 될 수 있습니다.

행동의 주체와 행동의 목적이 같으면 재귀 대명사 "myself"를 사용합니다.

• 내가 스스로 해냈다.
• 나는 거울을 바라 보았다.

자신을보기 위해 거울이 필요한 것처럼 "myself"(또는 yourself, yourself 등)와 같은 재귀 대명사는이를 반영하기 위해 문장에 다른 명사 또는 대명사가 필요합니다. 없는 경우 주관적인 경우 (I) 또는 객관적인 경우 (me)를 적절하게 사용합니다.

3. 임의의 쉼표

쉼표는 까다로울 수 있기 때문에 쓰기를 주저합니다. 사실, 앞 문장에서 "commas"와 "because"단어 사이에 쉼표를 표시해야하는지에 대한 몇 개의 단락을 계속 진행할 수 있습니다. 하지만 쉼표에 대한 내 문제는 두 개의 독립적 인 절을 연결하는 접속사 앞에 쉼표를 사용해야하는지 여부보다 훨씬 더 기본적이기 때문입니다. (궁금하신다면 제 대답은 '아니오'입니다. 절은 짧고 생각과 밀접한 관련이 있습니다.)

쉼표의 가장 성가신 문제는 쉼표가 필요하지 않고 속하지 않는 문장에서 무작위로 나타날 때입니다. (예, 여기서 요점을 만들려고합니다.)

간단한 문장에서 직렬 쉼표를 사용하든 사용하지 않든 상관 없습니다. 좌표 형용사 사이에 쉼표가 없어서 너무 소란스럽지 않습니다. 영국인 친구들은 어쨌든 미국 영어에서 너무 많은 쉼표를 사용한다고 말합니다. 까다로운 미국식 사용 규칙은 많은 비즈니스 작가들이이를 남용하는 바로 그 이유 일 수 있습니다.

쉼표의 문제는 눈에 잠시 읽기를 중단하라고 지시한다는 것입니다. 말할 때 숨을 쉬는 것과 같이 잠시 멈춰야 할 때는 괜찮습니다. 그러나 예상치 못한 쉼표는 딸꾹질과 같습니다. 그들은 성가시다.

언제 사용해야하는지에 대한 규칙은 수십 가지가 있지만, 그중 하나를 기억한다면 다음을 기억하십시오. 쉼표를 사용해야하는 특정 이유를 생각할 수 없다면 사용하지 마십시오.

다음 상황에서는 쉼표를 사용하지 마십시오.

• 설명 어와 명사 사이: "저는 잘못 쓴 편지를 읽었습니다." 틀렸다
• 주어와 동사 사이: "잘못 쓰여진 편지, 나를 짜증나게했다." 틀렸다
• 접속사로 결합 된 단일 주제가있는 두 절 사이: "문자를 읽고 모든 구두점 오류를 수정했습니다." 틀렸다
• 제한 조항 (문장의 의미에 필수적인 조항)을 설정하려면: "이 기사에 영감을 준 편지는 성가신 구두점 오류로 가득 차있었습니다." 틀렸다

4. "그대로"의 오용

비즈니스에서 "그대로"라는 문구를 쓰는 것은 마치 더 형식적인 단어가 필요한 것처럼 "그러므로"라고 말하는 더 멋진 방법으로 사용됩니다. 예를 들어, 편지에는 "이 서신은 귀하가 당사 계약의 불이행에 있음을 알리는 역할을합니다. 따라서 10 일 이내에 불이행을 해결하지 않으면 계약이 종료됩니다." 이 예에서 "그대로"는 "그 이유 때문에"또는 "결과적으로"를 의미하기 위해 "그러므로"대신 사용됩니다. 그건 틀렸어요.

적절하게 사용되는 "그대로"라는 구는 독자가 앞에있는 명사 또는 명사 구의 정체성, 성격 또는 능력을 나타냅니다.

• "저는 문법에 집착합니다. 그렇기 때문에 작가가 분사를 매달리면 짜증이납니다." 옳은

"그대로"를 잘못 사용하지 않으려면 "무엇으로?"라고 자문 해보십시오. 선행 명사가 맞으면 사용법이 올바른 것입니다.

• "문법을 고수하는 사람으로서, 작가가 분사를 매달리면 짜증이납니다." 옳은

"그대로"가 독자에게 선행 명사를 언급하지 않으면 사용법이 올바르지 않습니다.

• "그는 문법의 규칙에주의를 기울이지 않았기 때문에 작가는 분사를 매달았다. 그래서 그는 독자들을 괴롭혔다." 틀렸다

"such"를 근처의 선행 명사 또는 명사 구문으로 대체 할 수 있는지 물어보십시오.

• 문법의 규칙으로서 그는 독자들을 괴롭 혔습니다.
• 작가로서 그는 독자들을 짜증나게했다.
• 분사로서 그는 독자들을 짜증나게했다.

대체가 의미가 없거나 두 번째 예의 경우 의도 한 의미를 완전히 전달하지 않는 경우 "그대로"를 사용하는 것은 부적절합니다. 독자를 성가 시게하지 않으려면 "therefore"를 사용하거나 전환 문구를보다 의미있는 단어 또는 문구로 바꾸십시오.

5. "Verbiage"의 잘못된 사용

이것은 문법이나 구두점의 문제가 아니라 평범하지만 미스테리 한 단어의 오용입니다. 기업 변호사로서 저는 거의 매일 "첨부 된 문서의 두 번째 단락에있는 말을 검토하고 괜찮은지 알려주시겠습니까?"라는 이메일을 받았습니다. 매번 나는 "말씀이라면 왜 내 시간을 낭비하는거야?"라는 얄팍한 답장을 쏘지 말아야했습니다.

Verbiage는 "텍스트", "단어", "문구", "콘텐츠"또는 이메일 작성자가 내 법적 검토를 요청하는 데 사용할 수있는 다른 단어를 의미하지 않습니다. "Verbiage"는 너무 많은 단어 또는 지나치게 기술적 인 표현을 사용하는 말 또는 쓰기를 의미합니다. 좋은 일이 아닙니다. 작가는 자신의 저작물을 설명하는 용어를 사용하지 말고 말을 피해야합니다.

보너스 팁: 언어 단순화

이것은 비즈니스 스타일 글쓰기에 대한 마지막 교훈을 제공합니다. 더 나은 선택이 명확하고 설명적일 때 멋진 단어를 사용하여 사람들을 감동 시키려고하지 마십시오. Business-speak는 꾸며낸 멋진 단어들로 가득 차 있습니다. 그것들을 사용하는 함정에 빠지지 마십시오. "사용"이 잘 작동 할 때 "활용"이라고 말하지 마십시오. 특히 당신의 멋진 단어가 무엇을 의미하는지 이해하지 못한다면 당신은 허세하고 더 나빠질 것입니다.

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