차례:
회의 중 몇 분.
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또한 토론이 주요 이슈에서 주요 이슈와 유사한 다른 이슈로 이탈 할 때, 의장은 다른 이슈에 대한 편차의 결과로 해당 항목에 대한 결정을 내리는 것을 잊을 수 있습니다. 그러한 경우, 회의록과 긴밀히 협력하면 회의록이 다음 항목을 진행하기 전에 해당 문제에 대한 결정을 내려야 함을 의장에게 상기시키는 데 도움이 될 수 있습니다.
녹화 여부가 의심 스러우면 항상 의장에게 확인하십시오. 이렇게하면 불필요한 문제를 기록하지 않고 시간과 노력을 절약 할 수 있습니다.
회의 전후
회의가 시작되기 전이라도 회의록은 회의가 어떻게 진행 될지, 논의 될 항목, 토론이 어떻게 진행 될지, 꼭 필요한 사항에 대해 의장과 토론 할 수 있습니다.
회의가 끝난 후 회의록을 작성하는 동안 회의록 작성자가 토론과 관련된 문제가있는 경우 위원장과 신속하게 말을 걸어야합니다.이를 수행하는 것을 주저하면 정보가 정확하지 않게됩니다. 의사록.
효과적으로 듣는 방법
듣기는 매우 중요한 기술이며 연습과 함께 제공됩니다. 요즘 대부분의 사람들은 그냥 듣거나 그냥 듣지만 적극적으로 또는 효과적으로 듣지 않습니다. 듣기, 듣기 및 적극적인 듣기에는 많은 차이가 있습니다. 나는 최근에 이러한 기술과 기술에 대해 많은 연구를했으며 심지어 적극적인 청취에 대한 허브를 썼습니다. 그것은 개인이든 직업이든 모든 삶의 각계에서 사람을 돕고 또한 개성을 향상시키는 데 도움이됩니다.
그렇다면 효과적인 청취 란 무엇입니까?
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시간을 내면서 토론에 관한 모든 정보를 흥미와 중요성을 가지고 적극적으로 흡수하는 화자의 말을 듣고 회의에 참석하지 않은 사람들이 무엇에 대한 정보를 얻을 수 있도록 돕는 의사록이라는 문서 형식으로 정보를 재현합니다. 회의에서 논의되었습니다. 이는 또한 조직의 법적 문서 역할을하며 향후 참조에 도움이되며 회의에서 발생한 모든 일에 대한 영구 기록이기도합니다.
듣기 능력은 개발하는 데 시간이 걸리지 만 확실히 연습을 통해 발전합니다. 대부분의 사람들은 말을 잘하지만 듣지는 않습니다. 또한 당신이들은 것을 적절한 방식으로 의역하는 것은 많은 창의력을 필요로합니다. 집중이 필요한 강의, 토론 및 기타 유사한 자료를 듣고 듣기 능력을 연습 할 수 있습니다. 여기에서는 토론, 논쟁 및 불일치가 발생할 때 회의에서 효과적으로 경청하는 방법에 대해 논의합니다.
효과적인 청취를위한 팁
효과적으로 들으려면:
- 먼저 듣는 과정이 메시지 수신뿐 아니라 사고, 집중, 능동적 반응과 같은 다른 요소에 의존한다는 사실을 이해해야합니다.
- 사람은 말하는 사람에게 집중하고 그들의 마음이 방황하지 않도록해야합니다. 세심하고 편안해야합니다
- 토론에 집중하는 데 도움이 될 것이므로 들으면서 동시에 메모하십시오.
- 화자가 말하는 모든 단어를 듣고 토론의 상황이나 논리를 마음 속에 그려보세요.
- 토론이 지루하더라도 집중하십시오. 분 안에 정확한 정보를 가져와야하는 것은 당신이기 때문입니다.
- 토론이 진행 중이거나 누군가가 말할 때 중단하지 마십시오. 대신 토론이 끝날 때까지 기다리거나 발표자가 끝날 때까지 기다린 다음 설명을 위해 질문을 제기하십시오.
- 어휘를 쌓으면 더 잘 듣는 사람이됩니다. 그렇지 않으면 이해하지 못하는 단어를들을 수 있습니다.
- 이해하지 못한 새로운 단어를 항상 메모하고 의자로 명확히 설명하십시오.
- 회의 전에 토론 문제에 대한 배경 연구를하면 효과적으로 경청하고 경청 과정에 완전히 참여할 수 있습니다.
- 발표자가 말하기 시작하기 전에 펜과 종이로 준비하십시오.
- 회의실의 상황에 생리적, 심리적으로 적응하는 방법과 회의실의 물리적 요인에 적응하는 방법을 배워야합니다. 이러한 상황 중 일부는 부정적인 영향을 미치고 다른 일부는 긍정적 인 영향을 미칠 수 있기 때문입니다.
- 말하는 사람의 악센트는 때때로 효과적인 청취를 방해 할 수 있지만 효과적인 청취자가되기 위해서는 이러한 모든 장벽을 극복하는 기술을 향상시켜야합니다.
- 두 회의가 같지 않고 두 토론이 같지 않으며 두 명의 화자가 같은 방식으로 말하지 않으므로 상황에 적응하는 방법을 배워야합니다.
- 항상 핵심 / 중요 사항에 집중
- 이 정보를 나중에 다른 청중에게 다시 제시해야하는 것처럼 들어라 (어쨌든 몇 분의 형태로 수행 할 것임). 이렇게하면 화자가 말하는 모든 단어에 집중하고 효과적으로 듣는 데 도움이됩니다.
- 민감한 문제가 논의되는 회의에서는 진지하게 메모를 작성하는 대신 고개를 숙이는 대신 화자의 몸짓 언어를 확인하십시오.
- 주변의 어떤 것도주의를 산만하게하지 말고 연사가 말하는 동안 방에 들어 오거나 나가는 사람들에게주의를 돌리지 마십시오.
- 논의 된 문제의 유형에 따라 적절한 방법을 사용하여 메모를하면 듣기 활동에 참여하는 데 도움이됩니다.
- 모든 것을 적지 말고 요점 만 적어 두십시오
- 손에있는 물건을 만지작 거리거나 놀거나 낙서하거나 시계를 보지 마십시오. 이것은 듣는 데 도움이되지 않으며 주변 사람들에게도 영향을 미칠 수 있습니다.
- 마지막으로, 당신이 말하는 사람이고 같은 종류의 듣는 사람이라면 어떻게 청중이 듣기를 원하는지 상상해보십시오. 이것은 효과적인 듣는 사람이되는 데 도움이 될 것입니다.
토론 중 메모하는 방법
메모는 중요한 작업 또는 분담하는 과정의 일부입니다. 메모를 할 때 토론에 사용 된 단어를 기록하지 않고 회의에서 발생한 토론을 기록합니다.
인터넷에서 인용
이것은 회의의 성격과 논의 된 내용에 따라 매우 중요하고 매우 어려운 작업입니다. 이것은 또한 회의가 얼마나 잘 진행되고, 회원들이 어떻게 협력하는지, 의장이 어떻게 돕고 요약하는지, 그리고 가장 중요한 것은 회의를 얼마나 잘 준비하고 있는지에 달려 있습니다. 회의 전에 배포 또는 회람 된 회의 관련 문서를 검토하여 논의중인 내용을 숙지해야합니다.
토론 노트 작성을위한 팁
토론하는 동안 메모 작성을위한 다음 절차와 팁을 따르십시오.
- 우선, 분이 무엇인지, 왜 분이 걸리는지, 분의 중요성을 철저히 이해하십시오. 이렇게하면 토론을 따르고 토론이 계속 될 때 중요하고 필요한 정보를 기록하는 데 도움이됩니다. 위에서 언급했듯이 문서를 사용할 수있는 경우 항상 논의 될 내용에 대한 배경 정보를 수집해야합니다. 이렇게하면 메모 작업이 훨씬 간단 해집니다.
- 토론이나 대화가 길고 복잡한 상황에서는 토론의 초점이 무엇인지, 가능한 경우 결정이 무엇인지,이 결정이 내려진 이유, 누가 조치를 취해야하는지 등과 같은 토론의 중요한 측면에 항상 집중하십시오. 결정 및 결정이 실행되어야하는시기 / 기간.
- 참석할 수없는 사람들에게 토론에 대한 개요와 아이디어를 제공하므로 토론에 대해 적기 전에 먼저 토론 요약을 포함해야합니다. 또한이 사람들이 향후 회의에 참석해야하는 경우이 분은 필요한 모든 정보를 제공합니다.
- 참석 한 모든 사람들의 중요한 견해와 의견을 적으십시오.
- 방황하거나 다른 것에 대해 생각하지 않도록 토론 후 적극적이고 효과적으로 경청하십시오. 이렇게하면 중요한 것을 놓치는 일이 없습니다.
- 메모 작성에 도움이되는 가장 쉽고 쉬운 방법을 선택하십시오.
- 작업 지점을 기록 할 때는 작업을 수행해야하는 사람의 이름과 일정을 명확하게 표시하여보기 쉬운 방식으로 작업하는 것이 가장 좋습니다.
- 나중에 메모를 따르는 데 도움이되므로 제목을 사용하고 다른 제목 아래에 회의의 다른 섹션을 가질 수 있습니다. 회의가 진행되는 동안 누군가가 새로운 요점이나 아이디어를 떠올리면 아래에 메모를 추가하기 쉽도록 각 섹션 아래에 약간의 공간을 남겨 두십시오.
- 속기를 아는 경우 속기를 사용하여 메모를 작성하고 가능하면 약어를 사용하는 것이 가장 좋습니다.
- 글 머리 기호를 사용하여 연습하면 회의록을 준비하는 동안 더 읽기 쉽고 깔끔하며 단순 해집니다.
- 항상 의장과 명확하지 않은 점이나 토론을 명확히하십시오.
- 하나 또는 두 개의 여분의 펜과 연필을 준비하는 것을 잊지 마십시오.
확실하지 않은 점을 명확히하는 목적
설명은 화자와의 혼동 영역을 해결하고 토론에 대한 이해가 올바른지 확인하는 프로세스입니다. 회의록이 정확 해지려면 회의가 진행될 때 이해하지 못하는 점을 명확히해야합니다.
확실하지 않은 점을 명확히하는 목적은 다음과 같습니다.
- 그것은 당신이 효과적으로 듣고 있고 메시지를 이해하려고 노력하고 있음을 화자에게 알려줍니다.
- 올바른 정보를 이해했는지 확인
- 이해를 검토하는 데 도움이됩니다.
- 연사가 공개적으로 이야기하도록 장려
- 오류없이 회의록을 작성할 수 있습니다.
- 오해 및 오해 방지
- 대인 관계 기술 향상
회의의 역할, 회의 개최 이유, 회의록 작성에 적용될 수있는 법적 및 조직적 요구 사항, 회의록 작성 이유 및 이점, 회의록이 정확해야하는 이유 및 회의에서 일부로 사용되는 다른 문서에 대해 읽어보십시오. 회의 전 및 후 회의록에 대한 자세한 내용은 회의록 작성 문서를 참조하십시오.