NVQ : 정보 저장 및 검색 절차 설명

경영학에서 정보 저장 및 검색과 관련된 목적과 절차에 대해 알아보십시오.

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이 기사는 NVQ 레벨 2 또는 3 비즈니스 및 관리 디플로마를 준비하는 응시자를위한 것입니다. 이것은 총 3 학점의 레벨 2 단위입니다. 이 단원에서는 보안 및 기밀 유지 요구 사항에 따라 비즈니스 또는 조직을위한 정보의 저장 및 검색을 다룹니다. 나는 정보를 저장하고 검색하는 과정과 절차를 이해하는 데 도움이 될 학습 결과의 첫 번째 부분을 다룹니다.

우리는 간단히 논의 할 것입니다.

• 필요한 정보를 저장하고 검색하는 목적.
• 다양한 유형의 정보 시스템 및 기능.
• 정보의 보안 및 기밀성에 대한 법적 및 조직적 요구 사항의 목적.
• 저장 및 검색 할 정보를 확인하는 목적.
• 정보의 정확성과 이유를 확인하는 방법.
• 합의 된 형식 및 기간으로 정보를 제공하는 방법.
• 삭제할 수있는 정보의 유형입니다.
• 정보 시스템에서 발생할 수있는 문제 및 처리 방법.

이 기사는 NVQ 레벨 2 또는 3의 비즈니스 및 관리 디플로마를 준비하는 사람들을위한 리소스입니다.

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정보 란?

정보는 누군가가 제공했거나 누군가 또는 무언가에 대해 배운 사실 또는 연구 또는 기타 수단을 통해 수집 된 사실로 정의 할 수 있습니다. 또한 어떤 수단을 통해 전달되는 메시지로 정의 될 수도 있습니다. 정보는 기록되고 전송 될 수 있으며 결과와 결정에 도움이되기 때문에 매우 중요합니다. 정확하고 적시에 준비되어야합니다. 구체적이고 필요성 또는 목적에 충실해야하며 (관련성이 있어야 함) 이해를 얻는 데 도움이되는 의미와 이해가 있어야합니다.

정보는 물리적이거나 전자적 일 수 있으며 효율적으로 관리되어야합니다. 정보 관리는 정보가 수집, 관리, 저장, 공유, 보존, 검색 및 전달되는 조직의 책임입니다.

1.1 필수 정보의 저장 및 검색 목적 설명

정보 저장은 정보가 창고 (캐비닛, HDD, 메모리 스틱 등)에 보관되거나 저장되는 프로세스이며 정보 검색은 필요에 따라 저장된 정보 자원을 얻는 프로세스입니다.

정보를 저장하는 주된 목적은 나중에 필요할 때 쉽게 검색하는 것입니다. 또한 회사의 비즈니스 관행의 일부입니다. 문서를 쉽게 찾을 수 있도록 적절한 절차에 따라 보관해야합니다. 정보 유형에 따라 정보는 하드 카피 용 내화 캐비닛이나 하드 디스크 또는 소프트 카피 용 기타 전자 저장 장치에 저장 될 수 있습니다.

회사 나 조직 또는 비즈니스의 특성에 따라 다른 유형의 정보를 저장해야합니다. 회사와 관련된 비밀, 회사 또는 직원 또는 고객 / 클라이언트와 관련된 매우 기밀 파일 일 수 있습니다. 따라서 파일은 모든 기밀 절차에 따라 저장되어야하며, 데이터 보호법에 따라 보호되어야합니다. 이는 양질의 서비스를 제공하고 회사의 원활한 운영을 위해 필요한 정보이기 때문입니다.

정보 검색의 목적은 필요한 모든 정보를 가지고 적시에 적절한 사람에게 양질의 서비스를 제공하는 것입니다. 데이터가 절차 적 방식으로 저장된 경우에만 쉽게 검색 할 수 있습니다. 정보는 마케팅 목적, 커뮤니케이션, 모니터링 목적, 설문 조사 및 조직 또는 기업이 수행 할 수있는 기타 연구를 위해 검색 될 수 있습니다. 정보를 파트너 회사 및 경찰 또는 내국 세 입국과 공유해야하는 상황에서도 정보가 검색됩니다.

데이터의 저장 및 검색은 회사의 성과를 개선하는 데 중요한 역할을하며 이는 오프라인 또는 온라인 및 다양한 형식으로 발생할 수 있습니다.

1.2 다양한 정보 시스템과 주요 특징 설명

정보 시스템은 사람과 조직이 정보 저장 및 검색 절차에 사용하는 하드웨어 및 소프트웨어 네트워크, 데이터 및 절차의 모음입니다. 데이터 수집, 데이터 생성, 데이터 처리, 데이터 배포 및 데이터 검색을 관리합니다. 조직의 효율성과 효과를 개선하는 데 도움이됩니다.

이전 정보 시스템에는 세 가지 유형 만있었습니다.

• 거래 처리 시스템: 이 시스템은 일상적인 비즈니스 거래를 처리합니다. 거래 유형은 조직마다 다릅니다. 데이터 유지, 추가, 변경 및 제거에 도움이됩니다. 몇 가지 예는 주문, 청구, 수표 예금, 급여 시스템, 예약 시스템, 재고 관리 등입니다.이 시스템은 일선 직원이 사용합니다.
• 경영 정보 시스템: 이 시스템은 문제 해결 및 의사 결정에 필요한 작업을 수행하는 데 도움이됩니다. 이는 관리 수준 시스템이며 조직의 원활한 운영을 지원합니다. 성능 수준과 효율성 수준, 회계 및 기타 트랜잭션을위한 데이터를 실행하고 모니터링하는 데 필요한 보고서를 생성하는 데 도움이됩니다. 영업 관리 시스템, 예산 책정, 인력, 재고 관리 등이 몇 가지 예입니다.이 정보는 매우 정확하고 관련성이 있어야합니다.
• 의사 결정 지원 시스템: 이 시스템은 장기적인 의사 결정을 돕고 관리자를 지원하는 데 사용됩니다. 이 시스템은 내부 및 외부 자원을 사용하며 기존 정보를 분석하고 효과를 예측하는 데 사용됩니다. 요약 보고서, 예측, 그래프 등에 도움이됩니다. 몇 가지 예로는 물류 시스템, 스프레드 시트 모델 등이 있습니다.

최근 몇 가지 다른 정보 시스템이 추가되었으며

• 경영진 정보 시스템: 이 시스템은 조직의 정보 흐름,보고 및 데이터 분석을 지원합니다. 경영진과 고위 관리자가 회사의 미래를 예측하는 데 사용되며이 시스템은 외부 및 내부 리소스의 데이터를 제공합니다. 요약 보고서 및 예측에 도움이됩니다.
• 데이터웨어 하우스: 이 시스템은 정보를 전자적으로 저장하고 데이터를 분석, 검색, 공유 및 관리하는 데 도움이됩니다.
• 사무 자동화: 이 시스템은 컴퓨터 기반 정보 시스템이며 정보를 디지털 형식으로 생성, 수정 및 통합하는 데 도움이됩니다. 이들은 사무원, 비서, 관리자, 전문가, 비서 및 컴퓨터를 사용하여 정보와 데이터를 저장하고 검색하는 모든 사람의 효율성을 높이기 위해 개발되었습니다.

1.3 정보의 보안 및 기밀성에 대한 법적 및 조직적 요구 사항의 목적 설명

조직에 저장된 모든 정보는 보안 및 기밀 유지 절차를 따라야합니다. 정보 보안 및 기밀성은 데이터가 무단 액세스, 공개, 파괴, 사용 또는 수정으로부터 보호되는 프로세스입니다. 물리적 및 전자적 데이터 모두에 적용됩니다. 모든 조직은 직원, 고객, 회사의 상태, 제품, 설문 조사, 재정 등에 대한 많은 양의 기밀 정보를 저장합니다. 따라서이 정보를 처리하는 동안 보안 및 기밀 유지 절차를 따르도록주의를 기울여야합니다. 잘못된 손은 심각한 부정적인 결과를 초래할 수 있습니다. 또한 조직의 윤리 및 운영에 영향을 미치며 법적 조치가 취해질 것입니다.

또한 다른 조직이나 개인에게 정보를 전달하는 동안 기밀 유지 및 데이터 보호 절차를 따라야합니다. 생년월일, 신용 카드 및 직불 카드 정보, 종교, 민족성, 재정 상태 등과 같은 기밀 정보는 권한이 있거나 소유자가 동의 한 사람에게만 전달 될 수 있으며 또한 기밀 유지법을 준수해야합니다. 규정.

저장된 데이터가 정확하고 최신 상태인지 확인하는 것이 중요합니다.

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1.4 저장 및 검색 할 정보를 확인하는 목적을 설명하십시오.

조직, 기업 및 회사는 많은 양의 정보를 저장하지만 잘못된 정보를 저장하는 것은 소용이 없습니다. 따라서 정보를 저장하기 전에 데이터를 수집하거나 수집하는 단계에서주의해야합니다. 데이터가 정확하고 최신 상태인지 확인해야합니다. 데이터 검색에도 적용됩니다. 앞서 논의한 바와 같이 데이터 검색은 목적을위한 것이며 오래된 데이터 검색은 사용하지 않습니다. 따라서 주어진 시간 동안 주기적으로 오래된 레코드를 확인하여 시스템을 항상 업데이트해야합니다.

따라서 저장 또는 검색 할 정보를 확인하는 목적은 부정확 한 정보를 방지하고, 잘못된 정보를 방지하고, 실수를 방지하고, 잘못된 정보로 인해 발생할 수있는 불필요한 비용과 문제를 방지하는 것입니다. 잘못된 정보는 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 예를 들어, 고객의 오래된 주소로 인해 고객에게 전달되는 모든 통신이 잘못되거나 위험한 사람의 손에 전달되어 회사와 고객에게 재앙을 초래할 수 있습니다.

1.5 정확성을 위해 정보를 확인하는 방법 설명

부정확 한 정보는 심각한 결과를 초래할 수 있으므로 정보는 항상 정확성을 확인해야합니다. 정보는 조직과 관련된 모든 것과 관련 될 수 있습니다. 고객의 경우 주소, 전화 번호 또는 미결제 금액이 될 수 있으며 직원의 경우 평가, 급여, 다시 주소 및 전화 번호가 될 수 있으며 비즈니스의 경우 비즈니스의 재정이 될 수 있습니다., 이익, 직원 및 고객 세부 정보 및 기타 다양한 정보.

고객 및 직원 정보에 대한 경고를 설정하여 시스템을 최신 상태로 유지하기 위해 연락을받을 수 있습니다. 데이터베이스 용도로 좋은 소프트웨어를 사용하면 정보를 정확하게 유지하는 데 도움이됩니다. 외부 및 내부 감사는 정보를 최신 상태로 유지하는 또 다른 방법입니다.

1.6 정보의 정확성 확인 목적 설명

모든 기업과 조직은 저장 한 정보가 정확한지 확인해야합니다. 예를 들어 들어오고 나가는 돈을 정확하게 기록해야합니다. 그렇지 않으면 회사가 많은 이익을 얻지 못한 것처럼 보이며 회사의 주가에 영향을 미칠 수 있으며 회사가 할 수없는 것처럼 직원에게 영향을 미칠 수 있습니다. 직원에게 급여를 지급하고 직원을 줄여야하며 대출 기관은 돈을 빌려주는 데 동의하지 않을 것입니다.

부정확 한 정보는 심각한 부정적인 영향을 미칠 수 있으며 회사의 재무 상태 및 가치에 영향을 미칠 수 있습니다. 정보의 정확성은 경영진이 미래를 미리 계획하고 목표를 세우는 데 도움이됩니다. 그들은 또한 단점을 미리 계획 할 수있을 것입니다.

1.7 합의 된 형식 및 기간에 대한 정보 제공의 목적 설명

요청시 정보는 합의 된 형식이어야하며 합의 된 일정에 따라 제시 또는 제공되어야합니다. 모든 조직은 처리하는 모든 문서에 대해 표준 비즈니스 형식을 갖게됩니다. 또한 다른 회사와 거래 할 때 정보를 제공해야하는 합의 된 형식이 있습니다. 정보가 합의 된 형식으로 제공되지 않으면 다시 형식화해야하므로 추가 시간이 소요되고 조직에 나쁜 평판을 가져옵니다.

이와 매우 유사하게 정보를 올바른 형식으로 제공하지 않으면 형식을 다시 지정하는 데 시간이 걸리므로 비즈니스가 시간 척도를 따라 잡지 못할 수 있습니다. 합의 된 기간 내에 정보를 제공하지 않고 마감일 이후에 도착한 경우에는 이미 시간이 경과하여 정보를 이용하지 않거나, 필요한 경우 정보를 해석 할 시간이 없습니다. 조직의 원활한 운영에 도움이되지 않습니다. 따라서 조직 정책 및 절차의 일부로 정보가 합의 된 형식으로 적시에 제공되어야합니다.

1.8 삭제할 수있는 정보 유형 설명

기업은 비즈니스가 진행되는 동안 정보를 계속 수집 / 수집 할 수 있습니다. 예를 들어, 회사에 고객 또는 고객에 대한 기록이있는 경우 새로운 고객이 항상 유입되고 회사가 성장함에 따라 데이터베이스에 점점 더 많은 정보가 저장되고 결국에는 오래되고 사용되지 않은 데이터, 관련없는 데이터가 유출됩니다. 원치 않는 저장 공간 만 차지하는 날짜 등. 모든 회사는 데이터를 데이터베이스에 보관해야하는 기간 또는 실제 파일을 사무실 캐비닛에 보관해야하는 기간을 알려주는 정책을 가지고 있습니다. 이 시간이 지나면 원치 않는 정보가 삭제 될 수 있으며 보안 및 기밀 유지 절차에 따라 원치 않는 물리적 파일이 파기 될 수 있습니다. 삭제 (전자 파일) 및 파쇄 (물리적 파일)는 정보를 삭제하는 데 사용되는 프로세스입니다.기록 된 정보를 주기적으로 검토해야하며 검토 할 기록에 플래그를 지정하는 자동화 된 시스템이 있어야하며 적절한 경우 삭제해야합니다.

파트너 회사 또는 조직간에 데이터를 공유하는 경우 데이터가 데이터베이스에 보관 된 후 해당 기간이 지나면 삭제되는 기간에 대해 합의해야합니다. 오류와 해로운 영향을 피하기 위해 오래되고 부정확 한 모든 정보를 안전하게 삭제해야합니다.

정보 시스템에서 발생할 수있는 문제 및 필요할 때 처리하는 방법 설명

정보 시스템은 조직의 중요한 자산입니다. 정보 시스템에 문제를 일으킬 수있는 많은 문제가 있습니다. 전자 정보는 바이러스 나 해커의 공격을받을 수 있습니다. 화재 나 홍수로 인해 물리적 파일 정보가 훼손 될 수 있습니다. 정보에 액세스 할 권한이없는 사람들은 기밀성을 침해 할 수 있습니다. 의사 소통의 부족은 정보의 오용 또는 잘못된 저장으로 이어질 수도 있습니다.

컴퓨터 바이러스는 컴퓨터 나 네트워크에있는 프로그램과 모든 정보를 감염시킬 수 있습니다. 바이러스 공격과 해커를 방지하려면 적절한 보안 (안티 바이러스) 소프트웨어 및 방화벽을 사용해야하며 시스템을 항상 모니터링해야합니다. 인터넷을 통한 정보 공유는 가능한 한 피해야하며, 필요한 경우 보안 이메일 및 통신 절차를 따라야합니다. 알 수 없거나 의심 스럽거나 신뢰할 수없는 출처의 이메일은 삭제해야합니다. 의심스러운 이메일 첨부 파일은 절대 열지 마십시오. 인터넷에서 파일을 다운로드 할 때는주의를 기울여야하며 신뢰할 수있는 출처에서만 다운로드해야합니다. 바이러스 백신 소프트웨어를 최신 상태로 유지하여 새로운 바이러스를 인식하고 처리합니다.

정보는 또한 암호로 보호되어 잘못되었거나 권한이없는 사람들이이 정보에 액세스하지 못하도록해야합니다. 데이터를 외부 휴대용 장치에 복사해야하는 경우 데이터를 암호화하는 것이 가장 좋습니다. 정보에 접근 할 권한이없는 사람들과 정보를 공유하지 않도록주의해야합니다. 항상 모든 데이터를 백업하는 것이 가장 좋습니다. 따라서 시스템에 문제가 발생하더라도 회사는 작업 할 백업을 가지고 모든 중요한 정보를 잃지 않을 것입니다. 물리적 정보의 경우에는 내화 캐비닛과 자연 재해가 덜 발생하는 안전한 장소에 보관하는 것이 가장 좋습니다.

정보는 손상으로부터 보호되어야하며 이에 대한 액세스는 통제되어야합니다. 승인 된 검색 절차를 통해 정보를 무단 검색으로부터 보호하기 위해주의를 기울여야합니다.

연구에 행운을 빕니다

이 기사는 정보의 저장 및 검색에 관한 일반적인 아이디어로 작성되었습니다. 과제를 적을 때 당신이 일하는 사업이나 조직과 관련된 답을 준비하십시오. 이 기사는 귀하의 서류 작업에 대한 개요를 제공하기 위해 여기에 제출되었습니다.

행운을 빕니다. 도움이 되었기를 바랍니다.

질문과 답변

질문: 시스템 요구 사항에 따라 정보가 어떻게 정확하게 기록되고 안전하게 저장됩니까?

답변: 제 기사의이 섹션을 참조하십시오: 1.5 정확성을 위해 정보를 확인하는 방법을 설명하십시오.

질문: 시스템 요구 사항에 따라 정보가 정확하게 기록되고 안전하게 저장되는 방법을 설명하는 방법은 무엇입니까?

답변: 귀하의 질문은 1.3과 1.6에서 답변되었습니다. 아래를 참조하십시오:

"1.3 정보의 보안 및 기밀성에 대한 법적 및 조직적 요구 사항의 목적 설명

조직에 저장된 모든 정보는 보안 및 기밀 유지 절차를 따라야합니다. 정보 보안 및 기밀성은 데이터가 무단 액세스, 공개, 파괴, 사용 또는 수정으로부터 보호되는 프로세스입니다. 물리적 및 전자적 데이터 모두에 적용됩니다. 모든 조직은 직원, 고객, 회사의 상태, 제품, 설문 조사, 재정 등에 대한 많은 양의 기밀 정보를 저장합니다.이 정보를 처리하는 동안 정보가 보안 및 기밀 유지 절차를 따르도록주의해야합니다. 잘못된 손은 심각하고 부정적인 결과를 초래할 수 있습니다. 또한 조직의 윤리 및 운영에 영향을 미치며 법적 조치로 이어질 것입니다.

다른 조직이나 개인에게 정보를 전달하는 동안 기밀 유지 및 데이터 보호 절차를 따라야합니다. 생년월일, 신용 카드, 직불 카드 정보, 종교, 민족, 재정 상태 등과 같은 기밀 정보는 권한이 있거나 소유자가 동의 한 사람에게만 전달 될 수 있으며, 또한 다음 사항을 따라야합니다. 기밀 유지 법률 및 규정. "

"1.6 정확성을위한 정보 확인의 목적 설명

모든 기업과 조직은 저장 한 정보가 정확한지 확인해야합니다. 예를 들어 들어오고 나가는 돈을 정확하게 기록해야합니다. 그렇지 않으면 회사가 많은 이익을 얻지 못한 것처럼 보일 것입니다. 이는 회사가 직원에게 지불 할 수없고 직원을 줄여야하고 대출 기관이 돈을 빌려주는 데 동의하지 않을 수 있으므로 회사와 직원의 주가에 영향을 미칠 수 있습니다.

부정확 한 정보는 심각한 부정적인 영향을 미칠 수 있으며 회사의 재무 상태 및 가치에 영향을 미칠 수 있습니다. 정보의 정확성은 경영진이 미래를 미리 계획하고 목표를 세우는 데 도움이됩니다. 그들은 또한 단점을 미리 계획 할 수있을 것입니다. "

질문: 회사가 시스템 개발 일정을 필요한 정보의 시간 척도와 연결해야하는 이유는 무엇입니까?

답변: 시간 척도와 연계 된 개발 일정이 없으면 회사는 계획을 세우거나 프로젝트를 완료 할 방법을 알 수 없습니다. 프로젝트의 규모 나 범위에 관계없이 일정은 항상 프로젝트 관리의 핵심 부분입니다. 이것은 회사와 팀에게 각 활동이 언제 완료되어야하는지, 이미 완료된 것이 무엇인지, 그리고 일이 완료되어야하는 순서를 알려줍니다. 이렇게하면 회사가 프로젝트에 대해 가지고있는 비전이 시간 기반 계획으로 전환됩니다.