몇 분만에-OCR NVQ 레벨 3 비즈니스 및 관리 디플로마

모든 비즈니스에서 몇 분의 시간이 중요합니다.

Unsplash를 통한 David Travis, CC0

소개:

이 유닛은 4 학점을 가진 레벨 2의 그룹 B 선택 유닛입니다. 이 단원은 후보자가 회의록, 회의에서 의장 및 회의록의 역할, 회의록 작성 절차, 회의록 준비 및 조직 절차, 정책 및 지침을 따르는 방법에 대해 충분한 지식과 이해를 돕습니다. 의사록

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추신: 참고로 여기에 제출 된 내용을 복사하여 파일에 표시하지 마십시오. 이것은 순전히 그들이 당신이 작성하기를 기대하는 내용과 작성 방법에 대한 아이디어 / 이해를 얻는 데 도움이되도록 여기에 게시되었습니다. 자신의 작업 영역 및 조직과 관련이 있어야하며 파일을 준비하는 동안이를 고수해야합니다. 협력 해주셔서 감사합니다.

1.1 회의의 목적은 무엇입니까?

회의의 주요 목적은 아이디어를 공유하고 다양한 생각을 표현하는 것입니다. 회의는 거의 모든 조직에서 정보를 알리고, 아이디어를 찾고, 설명을 찾고, 문제를 해결하고, 제안 / 작업 방식을 논의하고, 결정을 내리고, 분쟁을 해결하는 주요 기능이있는 다른 사람들에게 정보를 전달하는 방법으로 사용됩니다.

1.2 회의록에 적용될 수있는 조직 및 법적 요구 사항은 무엇입니까?

회의록은 회의 의제를 정확하게 묘사해야합니다. 회의록의 구조는 의제 항목 목록을 따릅니다. 효율적인 방식으로 몇 분을 소요하려면 의제 항목에 따라 템플릿을 준비해야합니다. 회의가 진행되는 동안 메모를 적을 수있는 충분한 공간을 남겨 두십시오. 이렇게하면 회의가 진행되는 동안 혼란스럽지 않고 항목간에 원활하게 이동할 수 있습니다.

회의록은 회의에서 이루어진 모든 토론과 관련하여 향후 참조를위한 증거로 사용되는 법적 문서입니다. 회의록에는 제목, 시간, 날짜, 회의 장소, 참석자 이름, 사과, 방문자, 항목, 필요한 조치 및 다음 회의 날짜가 포함되어야합니다.

각 의제 항목과 대상에 대한 조치를 기록하십시오. 회의록은 정확해야합니다. 사람들이 나중에 참조 할 것이기 때문에 회의에서 일어난 일을 정확히 이해할 수 있어야합니다.

1.3 의사록이 토론과 결정을 정확하게 기록해야하는 이유는 무엇입니까?

회의록은 회의 참석 여부에 관계없이 모든 사람이 무슨 일이 있었는지 알 수 있도록 정확하고 간결하게 작성해야합니다.

회의록은 회의에서 발생한 작업의 공식 기록으로 사용되며 팀 또는 부서의 기록 기록을 형성합니다. 사람들이 회의에서 무슨 일이 있었는지 또는 논의되고 결정된 내용을 기억하는 것을 잊더라도 회의록은 다시 참조하고 해당 정보를 얻는 데 도움이됩니다. 회의록에는 취한 조치와 취해야 할 조치도 기록됩니다. 따라서 그것은 지켜야 할 기한을 알리는 역할을합니다. 회의록은 회의에 참석하지 않은 사람들에게도 정보를 제공합니다.

1.4 회의에서 일반적으로 사용되는 문서 및 용어의 목적은 무엇입니까?

회의 문서는 비즈니스가 회의 중일 때 작성되어 비즈니스의 현재 운영 및 향후 운영과 관련된 문제를 논의합니다.

세 가지 일반적인 회의 문서는 다음과 같습니다.

회의 공지 (날짜, 시간, 회의 유형, 장소, 회의 목적 등의 세부 사항)
의제 (회의 의제에 대한 자세한 목록)
회의록 (회의 장소 및 시간, 회의 목적, 참석자, 회의 의장, 사과, 의제, 이전 회의 의사록 검토, 다음 회의 날짜, 시간 및 장소, 회의 종료 시간 등의 세부 사항이 포함 된 회의 기록 / 증명))

2.1 회의에서 의장의 역할과 기타 공식적인 책임은 무엇입니까?

의장의 역할은 회의를 정확하게 기록하는 것입니다. 회의 의장은 다음과 같은 책임이 있습니다.

회의록 항목에 동의하는 분을 도와주세요.
의제 항목을 순서대로 따르십시오.
합의 된 의제에서 제거 할 항목을 회의록에게 알립니다.
다음 항목으로 이동하기 전에 각 의제 항목에 대해 합의 된 특정 요점, 결정 또는 조치를 요약합니다.
긴 토론에 동의하고 요약을 제공합니다.
초안으로 작성된 회의록을 검토하십시오.

2.2 회의록을 할 때 의장과 협력하여 어떻게 일합니까?

회의가 의제 항목을 승인하기 시작하기 전에 의장과 회의에 참석하는 방문자에 대해 논의합니다. 회의가 열리는 정규 회의실이없는 경우 회의 시간과 장소에 대한 조언을받습니다. 확실하지 않은 경우 회의록에 특정 토론을 추가해야하는지 묻습니다. 또한 잘못된 정보를 기록하지 않도록 회의에서 논의 된 모든 기술 용어를 명확히합니다. 회의가 끝난 후 가능한 빨리 의사록을 작성하고 회원들에게 배포하기 전에 관리자의 승인을 받도록합니다.

3.1 / 2 분을 할 때 왜 적극적으로 들어야하며 어떻게해야합니까?

회의에서 논의되고 합의 된 모든 사항에 대한 결정 및 세부 사항의 기록 역할을하기 때문에 회의록을 사용하면서 적극적으로 들어야합니다.

다음은이를 수행하는 몇 가지 방법입니다.

분석적으로 듣고 주요 아이디어와 세부 사항을 찾아야합니다.
나는 내가 이해하지 못하는 것을 명확히하거나 내가 이해하지 못하는 사실을 반복하도록 의장에게 요청한다.
발표자와 참석자의 감정을 고려합니다.
나는 사전에 대응할 준비가되어 있습니다.
주의 산만 함 (소음, 방해 등)을 제거하고 발표자에게 집중하여 녹음해야 할 중요한 사항과 작업을 놓치는 일이 없도록합니다.

3.3. 회의에서 열리는 토론 중에 어떻게 메모를하나요?

나는 회의에 일찍 도착하고, 의장이 누구인지 확인하고, 의장 옆에 앉아 모든 사람이 모든 서류 (의제)를 가지고 있는지 확인하고 여분의 서류를 가져갑니다. 나는 회의 전에 모든 문서를 읽고 참석 한 사람들의 이름을 묻습니다. 주의 깊게 듣고 핵심 단어를 적고 결정을 적으십시오. 나는 설명을 요청하고 의자와 함께 내 메모를 확인합니다.

3.4 / 5 왜 명확하게해야하며 어떻게해야합니까?

회의록을 작성하는 동안 발생하는 모든 의구심은 명확해야합니다. 왜냐하면 의사록은 그룹으로 취해진 결정이며 향후 참조에 도움이되기 때문입니다.

나는 의장이나 그룹에게 내가 어떤 토론에 대해 의문이 생기면 반복하거나 조금 천천히 이야기하도록 요청하여 상황을 명확히합니다. 나는 경청하고 산만 함을 제거 할 시간을줍니다.

3.6 회의록을 생성하기 위해 정보를 어떻게 정렬, 선택 및 구성합니까?

일관된 템플릿을 사용하여 회의록을 생성합니다. 회의의 목적은 회의 유형에 따라 다르므로 의사록의 레이아웃도 다를 수 있습니다.

또한 사용 된 템플릿을 사용하면 중요한 정보를 쉽게 찾을 수 있으며 일련의 회의에서 일관성이 있어야합니다.

회의록을 다음과 같이 구성합니다.

회의 제목입니다.
회의 날짜 및 시간입니다.
"현재"라는 제목 아래에있는 모든 사람의 목록입니다.
참석하지 않았지만 사과를 보낸 모든 사람의 목록입니다.이 목록은 "사과"라는 제목 아래에 있어야합니다.
이전 회의 의사록에 동의했는지 확인합니다. 이전 회의 날짜를 포함해야합니다.
이전 회의 의사록에서 발생한 모든 수정 또는 조치를 기록해야합니다.
이전 회의록에서 발생한 모든 문제는 논의 할 제목 문제에 포함되어야합니다.
회의록은 항상 회의에서 따랐던 것과 동일한 순서를 따라야합니다.
다음 회의 날짜입니다.

3.7 정확한 어조와 전문적인 언어를 몇 분 안에 사용한다는 것은 무엇을 의미합니까?

회의록은 회의에서 정확히 일어난 일에 대한 기록입니다. 따라서 토론과 행동에 대한 기록이 있어야합니다. 논의 된 항목에 초점을 맞추고 각 항목에 대해 결정된 내용에 대한 명확한 정보가 있어야합니다. 회의록은 완전한 문장으로 충분히 자세하게 작성해야합니다. 그렇게하면 회의에 참석하지 않은 독자가 실제로 논의 된 내용을 이해하는 데 도움이됩니다.