몇 분만에 : 1 부

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소개

이 기사는 경영 및 행정 분야의 자격을 추구하는 후보자를 돕기 위해 작성되었습니다. 이것은 다른 사람에게 도움이되지 않거나 유용하지 않다는 의미는 아닙니다. 이 기사는 비즈니스 또는 조직에서 일하는 모든 사람에게 도움이되며 회의 중에 취한 토론 및 결정에 대한 정확한 기록을 생성하고 업무 역할의 일부로 작업 기록을 작성하는 데 몇 분 정도 걸립니다.

회의에서 몇 분을 할애 할 수 있으려면 좋은 의사 소통 기술, 평가 기술, 대인 관계 기술, 조직화 및 계획 기술이 있어야합니다. 회의록은 회의에 앉아서 메모를 작성하는 것만이 아닙니다. 회의 전후에 많은 준비가 필요하며 최고의 기록을 남기는 많은 기술이 필요합니다.

회의가 실제로 열리기 전에 장소, 참석자, 의제, 다과, 액세스 요구 사항 및 필요한 문서 측면에서 회의를 준비해야합니다. 모든 프레젠테이션을 위해 노트북, 오버 헤드 프로젝터, 아이디어를 제시하는 데 필요한 자료 및 문서와 같은 모든 장비를 준비해야합니다.

회의가 시작되기 전에 의제에 대한 마지막 순간 변경 사항을 기록하십시오. 항상 마지막 회의에서 발생한 문제와 조치 사항의 사본을 보관하십시오. 몇 분만에 조직의 요구 사항, 스타일 및 표준과 관련된 템플릿을 사용하는 것이 가장 좋습니다.

이 단원을 완료하면 후보자는 회의의 역할, 회의 개최 이유, 회의록 작성에 적용될 수있는 법적 및 조직적 요구 사항, 회의록 작성 이유 및 이점, 회의록을 작성해야하는 이유에 대해 잘 알고 있습니다. 회의 전 및 사후 회의록 작성 과정의 일부로 회의에 사용되는 정확하고 다양한 문서.

응시자는 다양한 유형의 회의록과 몇 분 동안의 쓰기 스타일, 의사록을 구성하고 올바른 언어 톤으로 작성하는 방법, 저장 방법 및 안전하고 안전하게 저장하는 목적에 대한 지식도 갖게됩니다. 이에 대해서는이 시리즈의 세 번째 부분에서 설명합니다.

이 단원을 시작하기 전에 분의 정의 또는 의미를 알아야합니다.

회의록은 공식 문서이며 회의 기록 요약입니다. 정확하고 회의에서 논의 된 내용, 권장 사항, 토론의 결정 및 조치 사항에 대한 정보를 포함합니다.

잘 작성된 회의록은 간단하고 정확하며 유익하며 명확한 토론, 권장 사항, 결정 및 실행 지점과 함께 논리적으로 제시됩니다.

회의의 역할

사전은 회의를 " 공식적으로 마련한 모임 "또는 " 공통 목적으로 모이는 사회적 행위 " 로 정의합니다.

회의는 토론, 정보 공유 및 합의에 도달하기 위해 둘 이상의 사람이 모이는 것입니다. 회의는 대면, 전화 회의, 화상 회의 등과 같은 다양한 방식으로 진행될 수 있습니다. 회의는 시간 낭비가 아니고 효과적이어야합니다. 효과적인 회의는 적절한 계획으로 이루어지며 목적과 결과가 있어야합니다.

회의의 역할은 다음과 같습니다.

• 공동 합의 결정을 위해 행동을 조정합니다.
• 전화 및 이메일보다 더 빨리 결정에 도달합니다. 예를 들어, 사람들에게 전화를 걸고 음성 메일을 남기거나 이메일을 보내며 오랫동안 답장을 기다리는 것이 실망 스러울 수 있습니다.
• 예를 들어 시간을 절약하기 위해 이메일에 글을 쓰는 데 15 분 이상 걸렸지 만받는 사람에게는 아직 명확하지 않을 수있는 내용을 직접 만나면 2 분 안에 대화 할 수 있습니다.
• 정보를 공유하고 아이디어와 정보를 얻거나 찾고 사물을 명확히합니다.
• 문제 또는 문제를 해결하고 작업 전략을 계획합니다.
• 이메일 커뮤니케이션을 통해 어려울 수있는 경우 조직 또는 부서 문제를 자세하게 논의합니다.
• 혼란, 갈등 및 불일치를 피하기 위해.
• 프로젝트 또는 작업과 관련된 모든 것에 대해 논의하고이를 수행하는 방법.
• 갈등을 명확히하고 분류하고 분쟁을 해결합니다.
• 논의 된 문제에 대한 결정을 내리고 과거에 내린 결정에 대한 조치를 추적합니다.
• 모든 사람이 한 곳에서 토론하고 결정할 수 있으므로 의사 결정을 더 빨리 내릴 수 있습니다.
• 관련 조직 또는 문제에 따라 계약 및 계약을 협상합니다.
• 모든 사람이 자신의 생각과 아이디어를 말하고 말할 수있는 기회를 제공합니다.
• 필요한 경우 긴급 결정 및 조치를 취하기 위해-위기 관리.
• 팀 구축 및 동기 부여를 돕기 위해.
• 목표와 목표 설정을 돕기 위해.

일반적으로 회의의 역할은 관련된 모든 구성원을 한곳에 모아 중요한 특정 토론을 수행하고 결정을 내리는 것입니다. 이렇게하면 많은 수의 전화 통화, 이메일 및 혼란을 피할 수 있으므로 명확한 결정을 내리고 관련 사람이나 사람 또는 부서에 작업을 할당하는 데 도움이됩니다.

회의록에 적용될 수있는 법적 및 조직적 요구 사항

회의록은 여러 가지 이유로 조직의 법적 및 조직적 요구 사항을 충족해야합니다.

회의록에 예상되는 최소 요구 사항은 다음과 같습니다.

• 회의 장소는 어디입니까?
• 날짜와 시간을 포함하여 회의가 언제 열렸습니까?
• 회의에 참석 한 사람은 누구이며 회의에서 다른 역할은 무엇입니까?
• 누가 결석 했습니까?
• 회의는 어떻게 진행 되었습니까?
• 회의에서 무슨 일이 있었습니까?
• 회의에서 무엇을 논의 했습니까?
• 결정된 것은 무엇이며 토론과 결정의 공식적인 행동 포인트는?

의사록은 많은 상황과 많은 조직에서 법적 구속력이있는 문서 역할을하며 향후 법적 문제가있을 때 특정 논의 및 결정의 증거로 생성 될 수 있습니다.

회의록에는 마지막 회의 날짜와 가능한 경우 시간과 장소가 있어야합니다. 대부분의 유효한 결정은 결정을 내리기 위해 최소한의 인원이 필요하므로 회의록은 정족수의 존재를 문서화해야합니다. 예를 들어, 우리 조직에서는 운영 관리자가 팀 회의에서 결정을 내릴 때 결정이 우리 조직의 법적 및 조직적 요구 사항의 일부로 유효하기 위해 팀 리더가 참석할 것으로 기대합니다.

토론 및 결정의 정확한 기록으로서 회의록의 이점

회의록은 공식 회의와 비공식 회의 모두에서 이루어지며 회의는 간단한 회의 또는위원회 / 이사회 회의 또는 그룹 토론 등이 될 수 있습니다. 회의록 형식은 목적에 따라 다릅니다.

회의록은 이벤트 또는 회의에 대한 기록이므로 무슨 일이 일어 났는지 또는 회의에서 논의되고 결정된 내용에 대한 공식적인 증거를 갖도록 기록됩니다. 회의에 참석할 수 없었던 사람들을 돕고 향후 참조를 위해 조직이나 회사를 돕습니다. 따라서 분은 정확해야합니다.

정확한 토론 및 결정 기록으로서 회의록의 목적과 이점은 다음과 같습니다.

• 많은 회사는 자체 참조 및 기록을 위해 회의록을 기록 할뿐만 아니라 이러한 정보를 파트너십 회사 및 주주와 공유해야합니다. 이러한 경우 회의록은 회의 발생에 대한 증거를 제공하고 조직의 품질과 표준을 반영합니다.
• 그들은 토론과 결정에 대한 기록을 제공하므로 조직의 기억과 역사로 사용됩니다.
• 공공 치리회와 관련하여 회의록은 대중과 공유해야합니다. 따라서 회의 기록은 사람들이 회의 및 토론 결과와 그 내용을 알고 싶어 할 것이므로 대중이 볼 수 있습니다.
• 회의록은 향후 갈등이있을 경우 언급 된 결정 및 조치를 모니터링하는 데 사용할 수 있습니다.
• 조치가 필요한 조치 지점이 몇 분 안에있을 것이며, 이는 조직의 변화와 개선에 도움이 될 것입니다. 따라서 몇 분은 이러한 조치, 조치를 취해야하는 사람, 조치가 필요한 시간 프레임에 대해 상기시켜줍니다..
• 참석하지 못한 관련자들과 회의록을 공유하면 변경, 토론 및 결정에 대한 정보를 계속 알 수 있습니다.
• 일반적으로이 회의록은 조직의 성장과 부서 및 팀 구성원 구축에 도움이됩니다.

회의 일정에 대한 샘플 템플릿

Livingsta-MS Word에서 생성

회의에서 일반적으로 사용되는 문서: 의제, 의사록, 발생하는 문제, 실행 시트

절차적인 방식으로 회의를 개최하려면 회의가 원활하게 진행되지 않는 몇 가지 중요하고 필요한 문서가 있습니다.

회의에 필요한 서류는 다음과 같습니다.

의제 – 의제는 비서 나 관리자 또는 유사한 직위 또는 직무 역할을 가진 사람이 작성한 문서입니다. 그런 다음 의장이 승인하고 회의에 참석할 다른 회원에게 회람됩니다. 전자적으로 또는 인쇄본으로 배포 할 수 있습니다. 항상 몇 개의 예비 사본을 보유하는 것이 가장 좋습니다.

의제에는 회의 이름, 회의 날짜, 회의 시간 및 회의 장소에 대한 세부 정보가 상단에 있습니다. 그 다음 참석자, 사과 및 방문자 / 연사가 이어집니다. 그런 다음 목록 상단에 긴급하고 중요한 사항이 나열되는 의제 항목을 따릅니다. 안건 목록의 필수 항목은 이전 의사록 또는 이전 의사록 확인, 발생한 문제 및 기타 업무입니다. 나머지는 회의에 참여한 관련 회원으로부터 수집 한 항목입니다.

출석부 샘플 템플릿

Livingsta-MS Word에서 생성

참석자 시트 –이 문서는 회의에 참석 한 모든 참석자의 목록입니다. 정확한 세부 정보를 얻기 위해 이름, 직위, 연락처 번호, 이메일 주소와 같은 몇 가지 열이 포함됩니다. 이렇게하면 회의록이 분 안에 이름을 적는 데 도움이되며, 특히 회의에 참석하는 외부 회원이있을 때 필요할 때 쉽게 연락 할 수 있습니다. 출석을 위해 조직에서 사용하는 오른쪽의 형식을 참조하십시오.

일반적으로 내부 회의에는 사용되지 않지만 외부 고객 또는 파트너십 조직이 관련된 회의에 사용됩니다. 그러나 회의에 너무나 많은 구성원이나 다른 부서가 참석하고 당신이 알지 못하는 사람들이있을 수있는 곳은 항상 좋은 것입니다. 또한 특히 참석자가 많은 경우 참석자 목록을 작성하는 데 드는 시간을 줄일 수 있습니다.

용어 및 두문자어 용어 – 회의에 기술 용어 및 두문자어가 사용되는 비즈니스에 대한 논의가 포함되고 해당 용어 및 두문자어에 익숙하지 않은 참석자가있는 경우 항상 이들 목록을 제공하는 것이 가장 좋습니다. 간단한 설명 또는 의미. 이렇게하면 회의를 쉽게 따르고 너무 많은 불필요한 중단을 막을 수 있습니다.

샘플 마이닝 템플릿

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윤리 강령 / 행동 강령 – 모든 회의에서 사용되는 것은 아니지만 이사회 회의 및 대중이 참여하는 회의 등에서 사용할 수 있습니다. 이것은 구성원에게 제시된 일련의 원칙과 기대치입니다. 회의에 참여할 때 준수해야합니다. 회의의 원활하고 성공적인 기능을 위해 설정되었습니다. 일부 회의에서는 언론의 자유를 보존하는 데 사용됩니다.

이전 회의록 – 이전 회의의 의사록이며 회의에 참석하여 읽고 확인합니다. 또한 이전 회의의 조치 지점을 확인하여 조치가 취해 졌는지 또는 조치가 취해지지 않은 경우 조치가 어떤 상태인지 확인하고, 필요한 조치 또는 결정과 함께 그 이유를 회의록에 수집하고 기록합니다.

메모하기 (분) – 메모는 회의록 을 준비하는 단계입니다. 이것은 일어나거나 논의되거나 결정된 모든 것이 기록되는 회의의 주요 문서입니다. 메모는 비서 나 관리자 또는 유사한 사무실 직원이 작성하고 조직 정책 및 절차에 따라 합의 된 스타일로 작성됩니다. 메모 작성을 쉽게하기 위해 템플릿을 사용할 수 있습니다.

액션 노트의 샘플 템플릿

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회의록 첨부 – 때때로 회의에서 정책이나 절차 또는 보고서를 읽고 동의해야 할 수 있습니다. 이 경우이 문서는 회의에 참석하여 회원들에게 읽어주고 회의록에 첨부되어야합니다. 이를 수행하는 방법에 대한 자세한 내용은이 단원의 다른 섹션에서 설명합니다.

발표 서류 – 일부 회의에는 발표 서류가 있습니다. 프레젠테이션은 오버 헤드 프로젝터를 사용하여 대형 스크린에서 진행되지만 모든 참석자에게 사본을 제공하여 발표 된 내용을 기록하고 유용하거나 유용한 중요 사항을 적어 두는 데 도움이됩니다. 프레젠테이션이 진행되는 동안 나중에 참조 할 수 있도록 도움이됩니다.

작업 시트 –이 시트는 필수는 아니지만 명확하고 적절하게 구성하기 위해 이전 회의에서 모든 작업 포인트를 수집하고 각 작업에 대한 상태를 언급하여보다 쉽게 ​​진행할 수 있도록하는 것입니다. 회의 중에. 또한 현재 회의에 대한 모든 작업 지점을 해당 시트에 기록 할 수 있지만 일부 작업에는 이전 작업과의 링크가있을 수 있습니다. 회의가 끝날 때이 시트의 모든 행동 요점을 요약하는 것이 더 쉬울 것입니다. 그러나 이것은 필수 사항은 아닙니다. 사람마다 기능이 다르기 때문에 편리하고 프로세스를 더 간단하고 쉽게 만드는 방법을 사용할 수 있습니다.

이 외에도 회의 및 회의의 목적에 따라 회의 공지, 재무 보고서, 연구 보고서, 프로젝트 보고서, 서신, 위원장 보고서 등 다양한 문서를 회의에 사용할 수 있습니다.

아래 링크를 따라 회의 의장의 역할과 책임, 회의 중에 회의록이 의장과 함께 일하는 방법, 효과적으로 경청하고 메모를 작성하는 방법 및 목적에 대해 설명하는이 단원의 다음 부분으로 이동하십시오. 회의 중 의문 사항을 명확히하는 방법이 논의됩니다.

분-파트 II

이것이 당신에게 도움이 되었기를 바랍니다. 읽어 주셔서 감사합니다. 이 기사와 관련된 질문이나 피드백이 있으면 언제든지 저에게 연락하십시오. 관련 주제를 다루지 않는다고 생각되면 의견을 보내주세요!

감사합니다.

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