차례:
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이 기사는 의사록 작성에 관한 세 그룹 중 하나입니다 (다른 두 개는 회의와 의사록, 회의 의장 및 회의록의 역할에 관한 것입니다.이 기사에서는 다양한 유형의 의사록, 사용 된 다양한 쓰기 스타일에 대해 설명합니다. 분, 분류, 선택 및 구조화를 통해 분과 정확한 어조 및 작문 분의 전문 언어 사용을 생성합니다.
다양한 유형의 분
의사록에는 여러 유형이 있으며 작성하는 의사록 유형은 의사록의 목적이나 용도에 따라 다릅니다. 일반적으로 팀 회의에서는 간단한 비공식적 인 유형의 의사록이 사용되는 반면, 외부 청중 용인 경우 자세한 공식적인 유형의 의사록이 작성됩니다. 따라서 회의록 유형은 청중 유형과 목적에 따라 다릅니다.
기본적으로 세 가지 유형의 회의록이 있습니다.
- 축 어적 시간 (분)
- 토론 시간
- 액션 노트
축 어적 분:Verbatim은 "작가 또는 화자가 사용하는 것과 정확히 같은 단어"또는 "단어 대 단어"를 의미합니다. 이 회의록은 특히 어떤 종류의 분쟁이 있고 화자의 각 단어를 녹음해야 할 때 사용됩니다. 공식적인 이사회 또는 일반 연례 회의 또는 사람이 단어별로 토론을 기록하는 법적 상황에서 사용됩니다. 모든 주장과 의견이 기록됩니다. 일반적으로 토론이 특정 개인에 초점을 맞춘 상황이 될 것입니다. 지루한 프로세스가 될 수 있으므로 논의 된 문제의 민감한 특성에 따라 녹음하는 사람은 오디오 레코더를 사용해야하거나 속기를 사용하고 나중에 메모를 입력해야합니다. 녹음 된 작품이 잘못된 사람의 손에 들어 가지 않도록 오디오 녹음을하는 동안주의를 기울여야합니다.약어 회의록이 취해지는 상황의 예로는 항소, 공청회, 협의회 회의, 징계 패널, 불만 처리 절차 등이 있습니다.
토론 의사록: 이러한 유형의 의사록은위원회 또는 이사회 회의와 같은보다 공식적인 회의가있을 때 사용됩니다. 그들은 토론의 주요 내용과 행동 포인트를 가지고 있습니다. 이러한 유형의 회의에는 회의에서 논의 된 정보를 전파 할 외부 청중이있을 수 있습니다. 따라서 회의록은 단락 형식, 섹션 및 토론 순서에 따라 깔끔하게 구성됩니다.
이사회 또는위원회가 조치 및 토론을 수행하고 회의록에서 이사회 또는위원회로 언급 될 것이므로 이러한 유형의 회의록에서 사람들의 이름으로 언급되는 사람을 보는 것은 매우 드뭅니다. 회의록은 회의에 참여하지 않을 비서 또는 유사한 역할을 맡은 사람이 작성하므로 자유롭게 회의록을 정확하게 기록 할 수 있습니다. 이 경우 비서는 의제 준비, 장소, 다과와 같은 회의 준비, 행동 요령에 대한 후속 조치, 의장 브리핑 및 기타 관련 문서 배포를 담당합니다.
액션 포인트: 이는 가장 일반적인 유형의 의사록이며 일반적으로 세부 결정 및 작업 노트와 함께 짧은 노트로 기록됩니다. 토론 내용은 자세히 기록되지 않고 방금 언급되었습니다. 이 회의록은 팀 회의, 소그룹 토론, 내부 회의, 프로젝트 토론 등에서 작성됩니다. 이름에서 알 수 있듯이이 회의록에는 결정 목록이나 실행 지점이있는 간단한 메모가 있습니다. 이는 결과와 향후 조치에 중점을 둡니다. 그것은 비공식적 인 스타일을 가지고 있으며 내부적으로 만 유통되기 때문에 글 머리 기호로 쓸 수 있습니다. 종종 회의록은 토론에서 회의에 참여하기도합니다. 이 의사록은 간단하고 더 빠르게 기록 할 수 있으며 정확합니다. 이러한 회의에는 관리자 또는 회의를 담당하는 모든 사람이 준비한 의제가 있습니다.회의가 진행되는 동안 참가자 중 한 명이 메모를 작성하는 경우가 있습니다.
위의 모든 분은 분의 유형이며 중요한 것은 각 스타일을 적절하고 효과적으로 사용하는 것입니다.
몇 분만에 사용되는 다양한 쓰기 스타일
회의록 작성 스타일은 회의록 작성 과정에서 가장 중요한 작업입니다. 회의록 작성이란 회의가 진행되는 동안 또는 회의 중에 작성한 메모를 의미합니다. 회의록을 작성할 때 나중에 이해할 수있는 방식으로 기록해야합니다. 모든 사람이 자신의 회의록 작성 스타일을 가지고 있기 때문에 준수해야 할 특별한 규칙은 없습니다.
시간을 할애 할 때 사용되는 다양한 쓰기 스타일은 다음과 같습니다.
- 의제에 따라 개요를 작성하는 것이 좋으므로 토론이 진행되는 동안 각 항목 아래에 메모를 쉽게 작성할 수 있습니다.
- 참석자 목록을 준비하고 방에 들어올 때 체크 표시하면 결석 한 사람들의 목록도 제공됩니다. 큰 그룹이있을 때 시간이 많이 걸리고 혼란 스러울 수 있으므로 모든 참석자의 이름을 적을 필요가 없으므로 도움이됩니다.
- 회의 이름, 날짜, 시간 및 장소를 기록하고 어떤 이유로 든 논의하지 않고 남겨진 항목을 포함합니다. 나중에 다시 참조해야 할 필요가 있기 때문입니다. 또한 다음 회의 날짜와 시간을 마지막에 포함하는 것을 잊지 마십시오.
- 말 그대로 분이 아니면 모든 것을 캡처하지 마십시오. 주의 깊게 듣고 중요한 세부 사항을 캡처하십시오. 긴 문장을 쓰지 말고 직설적 인 언어를 사용하여 요점 (글 머리 기호)을 적으십시오. 또한 반복을 피하고 구체적으로 작성하십시오.
- 너무 많은 토론과 상호 참조 등으로 인해 메모 작성이 너무 어려워지면 언제든지 회의를 오디오 녹음 장치에 녹음 할 수 있는지 확인하기 위해 승인을받을 수 있습니다. 참가자들이 이것을 알고 있는지 확인하십시오. 이것은 의사록을 생성하는 동안 내용을 명확히하는 데 많은 도움이됩니다.
- 축 어적 분에 관해서는, 분을 생성 할 때 유용 할 것이므로 관련 제목 아래에 모든 단어를 한 마디 씩 적으십시오. 이를 위해 빠른 작가가되어야하며 속기를 아는 것이 가장 좋습니다. 가능한 한 많이 적어 두는 것이 중요하며 필요하지 않은 것은 나중에 생략 할 수 있습니다. 특정 정보를 생략하면 나중에 회의록을 작성할 때 기억하지 못할 수 있기 때문입니다.
- 의사록을 작성하는 동안 논의 된 내용을 상기 할 수 있도록 각 토론에 대한 중요한 요점을 담론 적으로 기록하십시오. 다시 말하지만, 의사록을 생성하는 동안 혼란을 피하기 위해 적절한 제목 아래에 쓰는 것이 가장 좋습니다.
- 작업 메모의 경우 글 머리 기호를 사용하여 중요 사항을 기록합니다. 논의 된 주제, 결정 및 조치에 대한 열이있는 템플릿을 사용할 수 있습니다.
- 글을 쓸 때 약어를 사용하는 것이 좋습니다. 심지어 회원의 이름에 대해서도 글을 더 빨리 쓸 수 있기 때문입니다. 나중에 회의록을 작성하는 동안 메모를 볼 때 다른 약어가 의미가 없으므로 따르는 약어를 사용하십시오. 몇 가지 예는 분 (분), 통치 체 (GB), 준비 (준비), 중요 (imp) 등입니다.
- 항상 논의 된 순서대로 논의를 적으십시오. 그러나 의제에 따라 항목 번호를 여전히 가질 수 있습니다. 예를 들어, 의제 7 번 항목이 회의에서 세 번째로 논의 된 경우 세 번째 논의로 적어 두되, 의제와 함께 쉽게 참조 할 수 있도록 그 옆에 숫자 7을 표시 할 수 있습니다.
모든 회의록은 간결하고 정확해야하며이를 수행하려면 메모를 올바른 순서와 스타일로 정확하게 작성해야합니다. 회의 전에 몇 가지 고급 준비를하여 가능한 한 간단하게 메모를 작성하고 메모 작성이 잘되면 회의록 작성 작업을 훨씬 더 간단하게 만들 수 있습니다. 회의록은 또한 회의에 참석할 수 없었던 사람이 같은 토론에 대한 설명을 위해 다른 회의를 할 필요없이 회의에서 발생한 내용을 명확하게 이해하는 데 도움이됩니다.
회의록을 생성하기 위해 정보를 정렬, 선택 및 구성하는 방법
분 생산은 분 복용 프로세스의 다음 작업입니다. 일을 더 잘 기억할 수 있도록 회의 후 가능한 한 빨리 회의록을 작성하는 것이 가장 좋습니다. 의사록을 작성할 때 메모 작성 과정에서 기록 된 모든 것을 포함 할 필요는 없습니다. 회의에 참석하지 않은 사람들이 혼란이나 추가 정보 필요없이 내용을 추적하고 캡처 할 수 있도록 충분한 정보가 있어야합니다. 따라서 주요 / 중요 사항을 기록하십시오.
기억해야 할 첫 번째 요점은 분에 번호를 매기는 것입니다. 회의에서 논의 된 각 항목 또는 논의 된 각 의제 항목에는 분이라는 짧은 메모가 있습니다. 분은 모두 짧은 메모 모음입니다. 따라서 쉽게 읽고 따르고 참조하기 위해 매 분마다 숫자를 지정하는 것이 가장 좋습니다.
각 의제 항목 또는 각 토론에는 토론의 주요 요점, 의견 불일치, 결정 및 조치와 함께 논의 된 내용에 대한 설명 (논리적 인 의사록 인 경우) 또는 간단한 메모 (조치 적 메모 인 경우)가 있어야합니다. 회의가 주기적으로 반복되는 경우 회의록에 대한 표준 템플릿을 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게하면 회의록 작성 작업이 더 간단 해집니다. 표준 인 의제에 대한 모든 항목을 회의록 템플릿에 추가 할 수 있습니다.
모든 회의록의 표준 항목은 다음과 같습니다.
- 회의 제목 / 이름 / 이사회 /위원회
- 회의 날짜
- 회의 시간
- 장소 / 위치
- 참석자 목록 – 회의에 초대 된 사람들입니다.
- 사과 목록 – 사과를받은 사람들
- 결석자 목록 – 초대되었지만 참석하지 않았거나 사과를 보내지 않은 사람들
- 이전 회의 날짜와 함께 이전 회의록 확인
- 이전 회의록에서 발생한 수정 사항
- 발생하는 문제
- 토론, 결정 및 조치 요약
- 진행 중이거나 연기 또는 완료된 사항
- 기타 사업
- 다음 회의 날짜
나머지 항목의 경우 템플릿에 제목을 추가 / 작성합니다. 이제 회의에서 논의 된 모든 항목에 대한 제목이있는 레이아웃이 있습니다. 이제 메모를 살펴보고 토론, 결정 및 실행 지점과 같은 관련 정보를 각 제목 전체 또는 아래에 추가하여 관련없는 정보를 삭제합니다.
회의록을 작성하는 데 사용되는 합의 된 표준 또는 스타일 또는 템플릿이 있기 때문에 회의록을 구성하는 것은 그리 어려운 작업이 아닙니다. 회의록의 구조는 회의록 항목이 논의 된 순서대로 작성되므로 회의록에 따라 달라집니다.
회의에서 보고서 나 정책 또는 절차가 승인 된 경우이를 회의록에 첨부해야합니다. 회의록에 첨부 파일 이있는 경우 시간의 여백에 Att 주석이 나타납니다. 또한 첨부 파일의 첫 페이지에 회의 또는위원회 또는 이사회의 이름, 회의 날짜 및 첨부 파일이 속한 의사록 항목을 표시하는 참조가 있습니다. 이 첨부 파일은 승인 후 회의록과 함께 제출해야합니다.
회의록 초안을 작성하고 나면 의장에게 보내서 설명을받은 다음 승인 할 수 있습니다. 의장의 승인을받은 후 관련자, 즉 참석 한 사람과 결정을 실행해야하는 사람에게 배포 할 수 있습니다. 마감일과 함께 작업 목록을 회의록과 함께 첨부하여 각 사람이 쉽게 작업 할 수 있도록하면 유용 할 수 있습니다.
배포 후 사람들이 수정을 요청하는 경우, 회의에 참석 한 다른 구성원과 함께 위원장이이를 확인하고 명확히 할 수 있도록 기록하고 다음 회의에 가져올 수 있습니다. 모든 변경이 이루어진 후에야 회의록에 동의하고 정확하게 서명합니다.
몇 분 안에 정확한 어조와 전문 언어 사용
글을 쓰는 동안 작가의 어조는 메시지를 전달하고 작가의 주제에 대한 태도 나 감정을 보여 주며 독자에게 영향을 미치기 때문에 작가의 어조가 매우 중요합니다. 사용되는 적절한 톤은 청중이 누구인지에 따라 다르며 기록 된 정보에 따라 다릅니다.
의사록은 내부 사람들이 볼 수있을뿐만 아니라 법적 문제가 관련된 시간에 내부 회의 였더라도 조직 외부의 누구나 볼 수있는 전문 문서입니다. 따라서 올바른 전문적 / 정식적인 어조와 언어를 사용하여 전문적인 방식으로 기록하는 것이 중요합니다. 또한 문서에 요점을 고수하고 이해하기 쉬운 간단한 단어를 사용하는 짧고 명확한 문장이 있는지 확인하십시오.
회의록은 과거에 있었던 회의 나 토론에 관한 것이므로 과거형으로 작성해야합니다. 시간을 적을 때 수동태를 사용하면 개인의 이름을 사용하지 않아도되지만 수동태 만 사용하면 이해하기 어렵고 이해하기 어렵 기 때문입니다. 따라서 분을 적을 때 항상 능동태와 수동태를 혼합하여 사용하십시오.
회의록에는 구성원 그룹이 회의에서 논의하고 결정한 내용이 자세히 나와 있으므로 회의록을 3 인칭으로 작성하는 것이 가장 좋습니다. 그렇게하면 글과 거리를두고 중립적으로 글을 쓸 수 있습니다. “위원장이 언급했다”,“알았다”,“위원회가 결정했다”,“결정했다”등과 같은 문구를 사용하십시오. 특정인이 점수를 부여했거나 개인, 그 사람과 그들이 말한 내용을 지정하는 것이 중요합니다. 이는 향후 참조에 도움이 될 것입니다.
회의에서 말한 단어를 회의록에 정확하게 작성해서는 안되지만 전문 문서에 사용할 수있는 다른 언어로 변환해야합니다. 회의에서 회원들이 속어를 사용한 경우 회의록에 포함시키지 말고 적절한 단어로 바꾸십시오. 결정과 관련이 없거나 중요하지 않은 경우 생략하십시오. 마찬가지로 회의에서 논쟁이나 불일치가 발생하면이를 논쟁으로 기록하지 말고 대신“다양한 견해를 표명했습니다”또는“다양한 의견을 표명했습니다”와 같은 대체 문구를 사용하십시오. 이것은 의견이 일치하지 않는 사람을 명시하는 것이 아니라 독자에게 의견이 일치하지 않아 토론이 있었다는 것을 알려줍니다.
“관심이 있었다”,“이사회가 강조했다”,“이사회가 설명했다”,“최고 경영자가 요청했다”,“관심을 표명했다”,“회의에 제안했다”,“문제를 제기했다”와 같은 문구 나 단어를 사용하십시오. 다음으로 주목할 점은 철자, 문법 및 구두점을 확인하는 것입니다. 문서 편집기에서 맞춤법 및 문법 검사에만 의존하지 마십시오. 초안을 작성한 후 회의록을 수동으로 읽고 다른 사람이 읽고 피드백을 받도록하는 것이 가장 좋습니다.
이것이 당신에게 도움이 되었기를 바랍니다. 읽어 주셔서 감사합니다. 이 허브와 관련된 질문이나 피드백이 있으면 언제든지 저에게 연락하십시오. 관련 주제를 다루지 않는다고 생각되면 의견을 보내주세요!
감사합니다.
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