프로젝트 관리의 10 가지 황금률

다음 규칙을 따라 모든 프로젝트를 최대한 활용하십시오.

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저는 30 년 넘게 프로젝트 및 프로젝트 포트폴리오 관리에 참여해 왔으며 모든 유형의 프로젝트에서 표준 인이 모든 프로젝트에서 배운 몇 가지 황금 규칙이 있습니다. 이 기사에서는 이들 중 일부를 여러분과 공유하고 싶습니다.

수행하는 프로젝트에 이러한 규칙을 적용하면 성공하고 스트레스없는 프로젝트를 수행 할 수 있습니다!

프로젝트 관리 규칙

범위 이해
이해 관계자의 목표 이해
계획
우연성
팀과 소통
초기 / 시제품 테스트
감시 장치
고객에게보고하고 기대치를 관리합니다.
배달
요약 / 수업 학습 회의 개최

1. 범위 이해

이것은 내가 명백한 것을 말하는 것처럼 보일 수 있지만 프로젝트가 무엇에 관한 것인지 아는 것이 중요합니다. 무엇을 구축하거나 달성하려고합니까? 준수해야하는 프로젝트에 대한 서면 사양이 있습니까? 프로젝트를 추진하는 비즈니스 목표는 무엇입니까?

프로젝트를 진행하기로 결정한 사람들과 이야기하십시오. 이는 조직의 영업 사원 (다른 회사의 공급 업체로 프로젝트를 수행하는 경우)이거나 내부 프로젝트 인 경우 조직의 고위 관리 담당자 일 수 있습니다.

고객의 기대가 무엇인지 (내부 고객이든 외부 고객이든) 알아보십시오. 이전에 유사한 작업을 수행 한 적이 있으며 프로젝트가 진행되었다는 느낌이 어떻습니까? 무엇이 좋았고 무엇을 더 잘 할 수 있었습니까?

프로젝트에 대한 기술 요구 사항을 이해하고 있는지 확인하십시오. 필요한 경우 팀의 기술 담당자 또는 IT 관리자 / 부서와상의하십시오.

2. 이해 관계자의 목표 이해

프로젝트를 시작하기 전에 모든 이해 관계자가 누구인지 알아보십시오. 예를 들어 외부 클라이언트를위한 프로젝트를 수행하는 경우 다음과 같은 이해 관계자가있을 수 있습니다.

비즈니스 후원자- 주머니에 손을 넣고 귀하 또는 귀하의 조직과 함께 돈을 지출하는 사람입니다. 그들은 합의 된 사람들에게 추가 비용없이 정시 품질 배송을 원할 것입니다.
클라이언트 프로젝트 관리자- 프로젝트 기간 동안 가장 연락 할 클라이언트 조직의 사람입니다. 그들은 스트레스와 번거 로움없는 프로젝트를 원할 것입니다. 그들은 상사의 눈에보기 좋게 보이기를 원할 것이며 그들의 보수 나 보너스가 프로젝트의 성공과 관련이 있다는 것을 알게 될 것입니다.
고객 전문가 — 아마도 프로젝트의 어느 시점에서 고객 전문가와 협력 해야 할 것입니다. 그들은 입력을 받고 디자인에 대해 말하고 자신의 전문 지식이 듣고주의를 기울이는 것을 느끼기를 원할 것입니다. 또한 일반적으로 시간이 부족합니다 (해당 분야의 전문가라는 점을 감안할 때).
다른 vendors-은 때때로 당신도 당신이 당신의 클라이언트의 또 다른 공급 업체로부터의 입력에 따라 될 것이라는 점을 것을을 발견 할 것이다, 또는 당신의 입력을 기다리고있을 것입니다. 이 공급 업체와 협력하고 (일반적으로 고객 프로젝트 관리자를 통해) 이들을 행복하게 유지해야합니다.
자신 의 상사-상사는 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지에 대한 보고서를 원할 것입니다 (이 고객을 만족시키고 조직을 위해 이익을 창출하기 위해).

각 프로젝트 스폰서의 관점에서이 프로젝트를 성공적인 프로젝트로 만드는 이유를 이해해야합니다.

3. 계획

이제 저는 이것을 충분히 강조 할 수 없습니다. 계획, 계획, 계획. 프로젝트와 관련된 작업과 필요한 자원 (사람과 사물)을 나열합니다. 다른 작업이 시작되거나 완료되기 전에 시작할 수없는 작업 등 작업의 상호 종속성을 살펴 봅니다.

MS Project와 같은 도구 또는 간단한 Excel 스프레드 시트를 사용하여 계획을 지원하십시오. 미리 필요한 사람과 물건을 구성하고 초기 문제를 해결하기 위해 초기 프로토 타이핑 및 QA를 수행 할 계획입니다.

4. 우발

아무리 좋은 계획이 있어도 예상대로 진행되지 않습니다. 삶이 개입 할 것입니다. 계획에 약간의 우발성을 추가하십시오. 이것은 추가 리소스 또는 일정에 추가 시간이 될 수 있지만, 이는 평온한 배달과 늦은 밤 오전 2시를 통해 배달을 위해 최종적으로 도착하는 것 사이의 차이를 만듭니다.

프로젝트가 외부 고객을위한 것이라면 처음에 그들에게 예산에 약간의 우발적 인 계획을 세우도록 장려하십시오 (아마 10 %). 이렇게하면 범위 내에서 이동할 수있는 공간이 생기고 작은 변경 사항이있을 때마다 조달을 다시 수행 할 필요없이 프로젝트를 완료하는 것이 더 쉬울 것입니다.

5. 팀과 소통

이 프로젝트를 혼자서 완료하지 못할 가능성이 있습니다. 당신의 팀은 마음을 읽을 수 없다는 것을 잊지 마세요. 그리고 당신은 그들과 의사 소통을해서 그들을 참여시키고, 아이디어를 구하고, 브레인 스토밍하고, 마감일을 알려 주어야합니다. 정직하게 일을 더 빠르게 또는 더 잘 처리하는 방법에 대한 그들의 생각을 들어보세요.

프로젝트가 여러 주 또는 몇 달 (또는 심지어 몇 년)에 걸쳐있는 경우 팀과 정기적 인 회의 시간을 정하십시오. 팀이 전 세계에 분산되어있는 경우 Zoom 또는 Webex 세션과 같은 회의 또는 세션을 통해 모두에게 편리한 시간에이 회의를 개최 할 수 있습니다.

팀의 각 구성원이 더 큰 그림을 이해하고 좋은 (또는 나쁜) 일을하는 것이 팀의 다른 구성원에게 미치는 영향을 모두 이해하고 있는지 확인하십시오.

신입 회원이 빠르게 참여하고 적응할 수 있도록 프로젝트 개요를 작성하십시오.

6. 초기 / 시제품 테스트

무엇을 구축하든 작업 방식을 테스트하지 않고 너무 멀리 생산에 들어 가지 마십시오. 가능하면 초기 프로토 타입을 만들고 의사 결정권자에게 전달하여 의견을 전달하십시오. 이 입력을 빨리받을수록 나중에해야 할 재 작업이 줄어 듭니다.

초기 테스트 또는 프로토 타입은 제품의 모든 측면을 테스트해야합니다. 이 초기 테스트에 IT, 최종 사용자, 이해 관계자 및 기타 참여자를 확보하십시오.

7. 모니터

초기 프로토 타입 및 테스트에 서명하고 나면 본격적인 개발로 이동할 수 있습니다. 여기에 많은 노력이 소요됩니다.

이 단계에서 프로젝트를 모니터링하는 것이 중요합니다. 중간 목표와 기한을 설정하고이를 놓치지 마십시오. 각각을 고객 기한으로 취급하십시오.

팀 및 고객 / 이해 관계자와 계속해서 다시 확인하여 기대치가 여전히 동일하고 목표를 달성하고 있는지 확인하십시오.

8. 고객에게보고하고 기대치를 관리합니다.

클라이언트는 무슨 일이 일어나고 있는지 알고 싶어합니다. 그들은 상황이 어떻게 진행되고 있는지에 대한 보고서없이 어둠 속에있는 것을 좋아하지 않습니다. 그리고 그들은 놀라움을 좋아하지 않습니다.

고객에게 정기적으로보고하고 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 알려주십시오. 결국 그것은 그들의 돈입니다!

그들이 거래에서 자신의 입장을 지키지 않는 경우 (피드백 제공, 무엇이든 제공!), 그들에게 알리고 지연이 타임 라인이나 예산에 어떤 영향을 미치는지 알려주십시오.

9. 전달

디데이가 도착했습니다. 배달 전에 고객에게 배달을 기대하는시기를 알려주십시오. 아침에 먼저 배달을 기대해야합니까, 그날 밤에 마지막으로, 정오에 배달해야합니까? 고객은 그날 아침에 배달이 그들과 함께 할 것이라고 생각하면 불안해 할 수 있으며 실제로 자정 이전에 배달하려고했습니다!

배송이 완료되면 고객에게 배송이 완료되었음을 알리고 다음 단계가 무엇인지 알려주십시오. 사인 오프하고, 피드백을 제공하고, 다른 검토 자에게 알릴 수 있습니까?

제공하는 소프트웨어가 소프트웨어이고 전자적으로 제공하는 경우 업로드 한 파일 (예: FTP 사이트)이 실제로 성공적으로 다운로드되고 압축을 풀고 실행할 수 있는지 테스트해야합니다.

그들이 그것을 업로드했기 때문에 그것이 완전히 거기에 있고 온전해야한다고 가정하는 기술 팀 구성원을 조심하십시오!

10. 요약 / 수업 학습 회의 개최

모든 작업이 종료되고 프로젝트가 종료되면 검토 회의를 개최 할 계획입니다. 이 회의는 좋은 피드백을 구할 수있는 기회를 제공하고 (잘했다고 가정합니다!), 향후 프로젝트에서 개선 할 수있는 부분을 기록하고, 고객이 수행 한 부분에 대한 피드백을 제공 할 수 있습니다.

고객과의 프로젝트 후 검토 회의 전에 팀과 내부 회의를 개최하십시오.

정직하지만 외교적이어야합니다. 칭찬이 필요한 부분을 칭찬하고 다음에 프로세스를 개선 할 것이라고 생각하는 건설적인 피드백을 제공합니다.

결과를 문서화하십시오.