보다 전문적인 이메일을위한 5 가지 규칙

서면 커뮤니케이션 전문가 유지

아마 들어 보셨을 것입니다.“작성하는 방법은 글을 쓰는 것만 큼 중요합니다.” 요즘 누군가의 "개인 브랜드"는 온라인과 전문 분야 모두에서 모든 것입니다. " 이메일을 전문적으로 유지하면 개인 브랜드를 지원하는 데 큰 도움이됩니다.

여러면에서 이메일 및 인스턴트 메신저 프로그램은 전화 대화를 도청하는 것과 같은 시각적 효과를 허용합니다. "언젠가 법정 증언에서 읽힐 것 같은"이메일 작성 방법에 대한 조언을 제공하는 블로그가 있습니다. 이 블로그에는하지 말아야 할 것에 대한 많은 조언이 있지만, 사람이 무엇을해야하는지, 왜 중요한지에 대해서는 거의 설명하지 않습니다.

다음은 "하지 말아야 할 일"5 가지 규칙과 대신 할 일에 대한 제안입니다.

규칙 1: 당신의 반응에주의하십시오 ("배출 금지"라고도 함)

이것은 따라 가기 가장 어려울 수 있습니다. 내가 관찰 한 가장 일반적인 상황은 다음과 같습니다.

가상 회의에서 무언가를 듣게되면 인스턴트 메시지, 이모 지 (IM에 해당 기능이있는 경우) 또는 이메일을 회의에있는 사람에게 즉시 보내는 것입니다.

위험은 무엇입니까?

댓글을 보내는 사람이 더 많은 청중과 화면을 공유하고 있지만 그 사람이 이메일 알림을 끄는 것을 잊고 IM 화면을 닫아 두는 것을 잊었다면 이제 댓글 이 공개됩니다.

아무도 눈치 채지 못했다고 생각하지 마십시오. 나를 믿으십시오. 모두가 그것을 보았다.

무엇을해야합니까?

1. 귀하의 의견이 회의 주제와 관련이있는 경우: 회의에서 말하십시오.
2. 귀하의 의견이 단순히 직감적 인 반응 인 경우: 잠시 자신에게만 맡기고 대화에 조금 더 가까이 귀를 기울이십시오. 당신이 반응 한 진술이 이야기의 일부일 가능성이 있습니다.
3. 회의가 끝날 때까지 기다리십시오. 정말 좋든 나쁘 든 회의가 끝난 후 비공개 토론을 위해 저장하십시오.

규칙 2: 이메일이 누구에게 전달되는지 다시 확인

빠른 비즈니스 속도로 인해 우리는 항상 높은 수준의 경계를 유지하고 있으며 모든 것이 어제 마감되었습니다.

다음은 가능한 시나리오입니다.

누군가 이메일을 보냅니다. 그런 다음 5 분 이내에 그 사람이 책상에 나타나거나 전화를 걸거나 IM의 "내 이메일을 받았습니까?"

결국, 당신은 즉시 들어오는 모든 이메일을 읽기 위해 당신이하는 일을 멈추는 법을 배웁니다. 결과적으로 즉시 응답 할 동기도 부여됩니다.

그런 다음 귀하의 답변이 회사의 잘못된 사람에게 전달되었음을 알게됩니다.

어떻게 이런일이 일어 났습니까?

사이드 대화의 시작으로 이메일을 전달하는 대신 습관적으로 "모두 답장"을 누르는 경우가 있습니다. 보낸 사람이 잘못된 이름을 입력했거나 회사의 다른 사람과 같은 이름을 가지고있을 수 있습니다.

무엇을해야합니까?

1. 보내기를 누르기 전에 시간을내어 모든 것을 교정하십시오: 수신자 목록, 일반적으로 이메일 (메시지가 명확하지 않거나 단어를 빠뜨린 경우 등).
2. 오류를 깨닫는 즉시 메시지를 취소하십시오. "이 메시지 회수"기능이 작동하지 않는 경우:

규칙 3: 전문가와 개인을 분리하십시오

직접 해보지 않았다면 다음과 같은 이야기를 들어 보셨을 것입니다.

매우 개인적인 이메일이 의도 된 사람뿐만 아니라 전체 회사에도 전송되었습니다.

이케 스 !!! 당황스러운 요소는 발신자와 수신자 모두에게 차트에서 벗어난 것입니다.

무엇을해야합니까?

항상 업무와 개인 이메일을 별도로 보관하고 업무용 노트북 (또는 데스크톱 컴퓨터)에서 Gmail, MSN, Yahoo 또는 Hotmail 계정의 온라인 버전에 로그인하지 마십시오.

개인 및 비즈니스 이메일을 단일 위치에 결합하는 것이 더 쉬워서 둘 다 주시 할 수 있습니다. 그러나 이제 우리의 휴대폰은 노트북 (태블릿 등)만큼 똑똑하고 강력하므로 더 이상 이메일 주소록을 결합 할 필요가 없습니다.

규칙 4: 청중을 인식하십시오

이메일이 특정 청중을 대상으로하더라도 회사 내 어디에서나 누구에게나 전달 될 가능성이 있습니다.

기업 세계에서 당신은 친구 나 동료에게 글을 쓰는 것이 아닙니다. 당신은 항상 회사의 높은 사람이 이메일을 읽을 것이라고 가정해야합니다. 가장 좋은 방법은 관리자, 상사의 상사 또는 고객에게 편지를 쓰는 것처럼 모든 이메일에 접근하는 것입니다.

동시에 대학 문학 교수 만 사용할 수있는 업계 전문 용어, 두문자어 또는 단어를 사용하지 마십시오. 이러한 것들은 당신을 더 똑똑하게 보이게하지 않습니다. 그것은 독자 (들)를 귀찮게하고 당신의 메시지를 이해하기 어렵게 만듭니다.

규칙 5: 언어 조심

이것은 단순히“욕하지 않는다”(또는 영화 등급처럼“PG”로 ​​유지)를 의미하는 것이 아니라 분명합니다. 그렇지 않은 경우 인사부와 대화를 나누십시오.

'Watch you language'는 또한 'PC'(정치적으로 정확함)를 유지하는 것을 의미합니다.

기억하십시오: 귀하의 이메일은 회사 내부 또는 외부의 모든 사람이 읽을 수 있습니다. 최종 독자가 누구인지 알 수있는 방법이 없으므로 언어와 어조를 중립적으로 유지하십시오.

확실하지 않으면 어떻게합니까?

1. 신뢰할 수있는 동료에게 이메일을 읽고 메시지가 어떻게 개선 될 수 있는지에 대한 피드백이나 제안을 제공합니다.
2. 수신자없이 이메일을 작성한 다음 잠시 동안 "초안"폴더에 저장합니다. 다음날 (또는 마감일이있는 경우 그날 늦게) 살펴보십시오.

• 여전히 당신이 쓰고 있다고 생각한 것을 말합니까?
• 이메일에 귀하가 전문가임을 알 수 있습니까? 그렇지 않은 경우 수정하거나 도움을 요청하십시오.

소셜 미디어에 게시 할 때 매우주의하십시오.

소기업 소유주, 독립 계약자 등의 경우 비즈니스에 대해 별도의 소셜 미디어 페이지가 있어야합니다. 귀하의 의견 및 게시물은 귀하가 제공하는 제품 또는 서비스와 직접 관련이 있어야합니다.

나쁜 하루를 보냈다면 페이스 북이나 트위터에 방송하지 말고, 일하는 회사를 쓰레기 버리지 마십시오. 동료 또는 상사 Facebook 친구 (과거 및 현재)가 이해하지 못할 수 있습니다. 또한 현재 많은 회사에서 회사 이름이 언제, 어떻게 사용되는지, 누가 사용하는지 모니터링하는 프로그램이 있습니다 (회사 핸드북 확인).

잊지 마십시오. 예비 고용주는 귀하의 페이지를 방문하여 귀하가 업무에 "적합한 지"여부를 결정합니다. 평판 (개인 브랜드)에 의문을 제기하고 면접 또는 구인 제안에서지는 데 많은 시간이 걸리지 않습니다.

최선의 계획: 전화를 들고 (전화 번호가 적힌 경우) 믿을 수있는 사람에게 전화하여 좌절감을 해소하십시오.

기업 환경에서 작업 할 때 개인 커뮤니케이션이 없다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 보내는 모든 이메일 (내부 및 외부 모두)은 주제에 관심이있는 모든 사람이 읽을 수 있습니다. 잘못된 것을 말하거나 모두 답장하거나 잘못된 사람에게 보내면 직업적 명성 (개인 브랜드), 직업 및 회사가 위험에 빠질 수 있습니다.

결국, 가장 좋은 조언은 상식을 사용하고 가능한 한 개인을 비즈니스와 분리하는 것입니다. 1972 년 영화 The Godfather는 "개인적인 것이 아니라 사업적인 것"이라고 상기시켜줍니다.