차례:
이메일을주고받는 것은 거의 모든 커뮤니티의 비즈니스에서 일반적입니다.
로리 트루 지
기업을위한 이메일의 중요성
일부 추정에 따르면 전 세계적으로 매일 온라인 비즈니스 서신의 양이 거의 1,300 억에 달합니다. 이메일은 비즈니스에 효과적인 도구이지만 전자 메시지는 최고의 전문성으로 처리되어야합니다. 비즈니스 상호 작용에서 이메일의 중요성에도 불구하고 대부분의 고용주는 이메일 활용 교육을 거의 제공하지 않습니다. 공교롭게도, 근로자는 비즈니스 자원을 사용할 때 개인적 서신과 상업적 서신의 차이를 파악해야합니다.
실제로 이메일과의 비즈니스 상호 작용은 제대로 수행되지 않으면 해로울 수 있습니다. 재활 상담사로서 저는 고객과 함께 비즈니스 환경을위한 서면 및 구두 기술을 향상 시켰습니다. 또한 이메일로 효과적으로 커뮤니케이션하기위한 전략을 구현하도록 고용주를 지원했습니다. 다음은 유익한 것으로 입증 된 기술과 유용한 정책을 만들기위한 아이디어입니다.
투표
이메일 상호 작용은 근무일 내내 발생합니다.
로리 트루 지
직장에서 이메일 사용을위한 9 가지 효과적인 전략
1. 부적절한 농담을 피하십시오. 특정 단어와 문구를 사용하여 개인을 비하하는 것은 즉각적인 해고의 근거가 될 수 있습니다. 많은 조직은 학교와 같은 노골적인 언어 사용에 대한 정책을 가지고 있습니다. 이메일 및 기타 커뮤니케이션에 포함 된 모욕적 인 댓글 유형에는 인종 비방, 편협한 국적 진술, 개인의 장애에 대한 편견, 성적 지향과 관련된 모욕이 포함됩니다. 결과적으로 연구에 따르면 기업은 직원과 일반 대중에 대해 존경심있는 평판을 얻을 때 이익을 얻습니다. 이메일을 포함한 비즈니스 커뮤니케이션에서 코미디에 대한 개인적인 견해를 제한하십시오.
2. 시간을 고려하십시오. 시간은 이메일에 대한 반응에 영향을 미칠 수 있습니다. 하루가 끝나면 직원, 고객 또는 계약자에 대해 알고있는 내용이 반영되지 않은 간결한 언어로 온라인 서신을 보낼 수 있습니다. 또한 근무 외 시간에 이메일을 보내는 것이 적절한 지 고려하십시오. 예를 들어, 저녁에 가족과 함께있을 때 상사에게 문자를 보내는 것은 좋은 생각이 아닐 수 있습니다. (얼마나 긴급한 답변이 필요합니까? 다음 영업일에 문제를 더 잘 처리 할 수 있습니까?)
3. 휴식 시간과 점심 시간에는 이메일을 보내지 마십시오. 사람들은 직장에서 스트레스를 재충전하기 위해 휴식과 점심 시간을 사용합니다. 그들은 또한이 기간 동안 개인적인 문제를 다룰 수 있습니다. 이러한 이유로 이메일을 통해 다른 사람에게 연락하면 점심 시간이나 휴식 시간에 잘못 표현 된 아이디어로 성급하게 답장을 보낼 수 있습니다. 전문가가 자주 사용하는 기술은 명확성과 집중을 유지하기 위해 근무 시간에 이메일에 응답하고 작성하는 시간을 확보하는 것입니다.
4. 이메일이 최선의 선택이 아닐 수있는시기를 결정합니다. 긴 대화와 관련된 주제는 대면 상호 작용이나 전화 통화를 통해 가장 잘 제공 될 수 있습니다. 또한 적절한 인사 담당자 나 관리자가없는 한 작업 현장에서 이메일 교환시 기밀 문제 나 민감한 주제를 피해야합니다. 이러한 문제에는 잠재적 인 차별, 급여 불일치 및 건강 문제가 포함될 수 있습니다. 마찬가지로 브레인 스토밍에는 시간과 노력이 필요하므로 이러한 활동을 다른 형태의 의사 소통에 더 적합하게 만듭니다. 본질적으로 해결하는 데 몇 분 이상이 소요되는 토론 영역은 이메일에 적합하지 않을 수 있습니다.
5. 분노에 응답하지 마십시오. 일부 전자 메일을 수신하면 방어적인 사고 방식에 빠질 수 있습니다. 그러나 응답을 보내기 전에 진정하십시오. 오늘날의 업무 환경에서 재치 표시는 직원들에게 매우 소중한 속성입니다. 또한 비속어를 사용하지 마십시오. 이 사실을 고려하십시오. 분노한 이메일을 작성하면 다음 날 뉴스주기의 일부가되거나 소셜 미디어에 게시 될 수 있습니다. 요컨대, 조직 내외에서 생산적인 관계를 구축하면서 직장을 유지하고 싶을 수 있습니다. 다시 말해서, 정서적 억제 능력을 보여 주면 전체 경력 경로에 도움이 될 수 있습니다.
6. 이메일을 보내기 전에 생각하십시오. 첫째, 서신에 대한 단어 선택을 정신적으로 생각하십시오. 그런 다음 이메일 초안을 작성하십시오. 마지막으로, 검토하고 필요에 따라 변경하십시오. 시간이 허락한다면 다른 사람이 피드백을 줄 수 있도록하십시오. 주제가 상호 작용의 중심점인지 확인하십시오.
7. 해당되는 경우 템플릿을 사용합니다. 시스템을 갖추면 이메일과 관련된 일부 문제가 줄어 듭니다. 많은 회사와 조직이 일상적인 비즈니스 상황에 맞게 서식이 지정된 이메일을 개발하고 유지합니다. 서비스 거부 또는 승인, 제품 반품, 회의 예약은 템플릿에 적합한 영역 중 일부에 불과합니다. 조직이 이러한 조치를 취하면 서면 교환의 실수를 줄이면서 서비스 품질을 향상시킬 수 있습니다. 템플릿은 시간을 절약하는 훌륭한 도구이기도합니다.
8. 메시지는 간결하고 정중해야합니다. 다른 사람에게 쓰고 있다는 이해를 바탕으로 메시지를 작성하십시오. 정중 한 인사와 마무리를 사용하십시오. 속어와 이름을 부르는 것을 피하면서 이메일의 목적에 집중하세요. 외교적으로 요점에 도달하십시오. 관련없는 문제를 제기하지 마십시오.
9. 어조가 중요합니다. 동료 직원, 계약자 또는 소비자를 서면 또는 다른 형태의 커뮤니케이션으로 괴롭히지 마십시오. 위협적인 언어는 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 이메일의 어조를 긍정적으로 유지하십시오. 문제를 해결하려는 의지를 보여주는 문장을 포함하여 앞선 생각을 보여줍니다. 예를 들면 다음과 같습니다. "문제에 대한 해결책을 찾을 수 있습니다."
이메일을 너무 빨리 처리하면 결과가 발생할 수 있습니다.
로리 트루 지
법적 결과 및 정책 고려 사항
급하게 보낸 이메일과 관련된 법적 파급이있을 수 있습니다. 실제로 법원은 온라인 서신을 서면 기록으로 인정했습니다. 따라서 이메일을 비즈니스 메모, 전자 문서 또는 필요한 경우 검토 할 수있는 진술로 이해하십시오. 신입 직원을 교육 할 때 회사는 직원이 이메일 처리 기술을 향상시키기 위해 다양한 시나리오로 연습 할 수 있도록하는 것이 좋습니다. 본질적으로 정책을 개발하고 이메일 상호 작용에 대한 교육에 참여하면 조직이 소송을 피할 수 있습니다. 다음은 이메일 사용과 관련된 효과적인 정책의 몇 가지 중요한 구성 요소입니다. 그러나 사업주들은 작업 현장에서 정책을 시행하기 전에 변호사와상의 할 수 있습니다.
기업용 이메일 정책의 필수 구성 요소
- 직원이 합법적 인 온라인 메시지에 얼마나 빨리 응답해야하는지 표시합니다.
- 모든 직원이 템플릿의 적절한 사용에 대해 교육해야 함을 지정하십시오.
- 회사 자원을 사용하여 직원에게 온라인 서신을 알리는 것은 필요시 고용주 또는 당국의 재량에 따라 검토 될 수 있습니다.
- 직원이 이메일을 통해 다른 직원, 고객 또는 계약자에게 연락 할 수있는시기를 정의합니다. (회의 중에는 전화를 꺼야합니까? 업무 시간 동안 이메일로 개인적인 문제를 해결해야합니까? 예외는 언제입니까?)
- 비정상적인 상황에서해야 할 일에 대해 자세히 설명합니다. (특히 불안한 전자 메시지의 경우 누구에게 연락해야합니까? 당국에 통보해야합니까?)
- 전자 메일에 응답하지 않는 경우 어떻게 해결됩니까? 또한 이메일을 무시하거나 감독자에게 전달해야합니까?
- 이메일에 포함 할 수없는 언어를 정확하게 자세히 설명합니다. 예:“우리 조직은 이메일을 포함한 구두 또는 서면 서신에서 인종 또는 성별 비방을 용납하지 않습니다.
- 정책 위반에 대한 결과를 지정하십시오. 예를 들어“직원이 이메일 시스템에서 괴롭힘을당하는 것으로 확인되면 고용 종료를 고려하여 HR의 검토를 받게됩니다.
보내기 버튼을 누르기 전에 중지하고 반영하십시오.
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