회사 프로세스의 거품과 사일로

버블 파열

다음에 직장에있을 때는 주위를 둘러보세요. 개별 부서가 얼마나 잘 협력합니까?

각 부서의 운영 방식을 잘 이해하고 있다고 말씀하십니까? 아니면 그들의 역할이 당신의 역할에 어떻게 부합합니까?

모든 사람은 자신의 역할이 가장 중요하고 부서 없이는 비즈니스가 작동 할 수 없다고 생각하는 것을 좋아합니다.

잘못된!

내부 감사에서 흔히 볼 수있는 한 가지는 각 부서가 사일로 내에서 작업하고 있으며, 비즈니스에서 주변에서 일어나는 다른 일을 알지 못하는 자체 작업 거품 안에 머물러 있다는 것입니다.

당신이하는 일의 세부 사항에 집중하는 것은 좋은 일이지만 큰 그림을 희생해서는 안됩니다.

업종에 관계없이 하나의 부서만으로는 사업을 운영 할 수 없습니다. 소규모 단일 운영자 비즈니스에서도 비즈니스 내에서 다른 역할을 수행하기 때문에 여러 모자를 착용해야합니다.

회사의 다중 부서 프로세스

기존 제품을 제조하여 고객에게 판매하는 단계의 간단한 예를 살펴 보겠습니다. 더 많이 만드는 것을 고려하기 전에 다음 사항을 결정해야합니다.

현재 재고가있는 제품의 양
만료일이 있는지 여부
연중 특정시기에만 필요한 계절 상품인지 여부
현재 추가로 만들 필요가 있는지 여부
현재 비즈니스에 더 많은 것을 만들 수있는 자원이 있는지 여부

위의 질문은 일반적으로 계획 부서의 누군가가 검토합니다. 그들은 또한 제품의 양과 구매해야 할 원자재의 양을 결정할 것입니다.

그런 다음 정보는 일반적으로 경영진에게 전달되어 생산, 원자재 구매 및 제품 제조를 완료하는 데 필요한 시간과 직원을 승인합니다. 재무 부서와의 논의는 일반적으로 비즈니스가 모든 작업을 완료하는 데 사용할 수있는 자금이 있는지 확인하기 위해이 시간에 포함됩니다.

계획 프로세스가 완료되고 승인되면 원자재 요구 사항에 대한 세부 정보가 구매 부서로 전달됩니다. 여기에는 필요한 원자재를 구매하기 위해 구매 주문서를 작성하는 데 사용하는 승인 된 공급 업체 목록이 있습니다. 다시 말하지만, 일반적으로 공급 업체에 보내기 전에 경영진의 승인을 받아야합니다.

원자재가 주문 된 후 재무 부서는 상품이 제 시간에 배달되도록 지불을 해제해야합니다. 재무 기록은 비즈니스에서 지출 한 금액과 비용을 반영하도록 업데이트되어야합니다. 나중에 조정 프로세스의 일부로받은 인보이스와이 결제를 일치시켜야합니다.

그래서 우리는 원자재를 주문했습니다. 나머지는 쉽 겠죠?

공급 업체가 원자재를 배송하기 시작했기 때문에 이제 누군가 주문이 정확하고 상품이 사용 가능한 상태인지 확인하기 위해 원자재를 확인해야합니다. 이를 수행하는 가장 좋은 방법은 구매 주문 및 송장을 수령 한 상품과 비교하는 것입니다.

비즈니스의 규모와 수령 한 자료의 유형에 따라 접수 원에서 창고 직원 또는 현장 감독에 이르기까지 누구나 가능합니다. 대기업에서는 상품 유형에 따라 한 사람이 상품을 현장에서 수령했는지 확인하고 다른 사람이 원자재의 품질을 확인하도록 승인 할 수 있습니다.

원자재와 관련된 모든 서류는 보관해야하며 기록이 정확한지 확인하기 위해 사본을 다른 부서로 보내야 할 수도 있습니다. 관련 서류가있을 때 의사 소통이 부족하거나 다른 부서에서 필요한 이유와 필요한 시간 프레임을 이해하지 못하는 경우 상황이 복잡해질 수 있습니다.

무엇을 지불하는지 모르면 청구서를 지불 할 수 없습니다. 또한 거기에 있어야 할 제품과 수량을 모르는 경우 현장에서 제품을 수락해서는 안됩니다.

이제 재료가 준비되었으므로 제품을 만들 수 있습니다.

다시 한 번, 사업의 규모와 설정에 따라 원자재를 사용하기 위해 저장, 기록 및 배포하는 방법은 매우 다를 수 있습니다. 동일하게 유지되어야하는 한 가지 요점은 각 자료를 언제, 누구에 의해 얼마나 많이 사용했는지 기록해야한다는 것입니다. 이 정보가 없으면 다음에 제품을 만들고 싶을 때 계획 프로세스를 시작할 때 필요한 것이 무엇인지 알 수 없습니다.

우리는 처음에이 제품을 만들기 시작하기 전에 개발 된 작업 지침을 사용하여 제품을 만들기 시작합니다. 작업 지침은 모든 제품이 똑같은 방식으로 만들어지고 일관된 품질을 갖도록하는 데 사용됩니다.

누군가가 제조 프로세스를 개선 할 수있는 방법을 발견 할 때마다 프로세스에 대한 작업 지침 및 기타 문서를 업데이트하여 최신 상태로 유지해야합니다. 내부 감사 부서는 프로세스를 검토하여 작업 지침이 실제로 준수되고 있는지 확인할 수도 있습니다.

제품을 만들기 위해 장비를 사용하는 경우 장비가 제대로 작동하는지 확인해야합니다. 유지 보수 부서는 필요에 따라 장비를 테스트, 수리 및 교체하기위한 일정을 마련해야합니다. 위험 관리 및 / 또는 내부 감사 직원과의 논의는 이러한 일정을 수립 할 때 도움이 될 수 있습니다.

또한 장비 고장, 생산 프로세스가 제대로 완료되지 않거나 직원의 부상과 같이 제조 과정에서 발생한 모든 사고는 기록, 조사 및 해결되어야합니다.

제품을 판매하기 전에 품질을 확인해야합니다. 열등하거나 결함이있는 제품을 판매하고 싶지 않습니다.

우리는 이제 완제품이 판매되기를 기다리고있는 우리 가게 방에 앉아 있습니다. 그러나 우리는 그것을 누구에게 그리고 얼마에 판매합니까?

그리고 그것은 계속됩니다

"얼마나"는 이전에 경영진에 의해 결정되었을 것입니다. 다시 재무 부서가 제품을 만드는 데 드는 비용과 원하는 수익을 확인하기 위해 참여할 것입니다.

연구 개발에 관련된 누군가가 수행 한 시장 조사는 처음에는 다른 유사한 제품이 판매되고있는 것과 사람들이 기꺼이 지불 할 금액을 알아보기 위해 필요했을 것입니다.

누구에게 판매할지에 관해서는 시장 조사가 처음에 이미 조사했을 것이므로 고객이 누구인지 이미 알고 있습니다. 마케팅 부서는 올바른 고객을 대상으로 캠페인을 구성하여 고객에게 제품을 제공하기 위해 영업 부서에 맡깁니다.

그것은 이미 꽤 복잡한 과정이지만 아직 조용히 끝나지 않았습니다.

원자재를 주문하고 구매하는 것과 마찬가지로, 이제 제품을 보관 영역에서 고객에게 전달하기 위해이 프로세스를 반대로해야합니다.

우리의 포장 부서는 고객을 위해 각 제품의 적절한 양을 포장해야합니다. 고객이 지불해야하는 송장을 만들어야합니다. 창고는 올바른 제품이 올바른 고객에게 전달되었는지 확인해야합니다. 그리고 우리의 재무 부서는 고객이 지불하고 지불이 올바르게 기록되고 조정되었는지 확인해야합니다.

또한 제품을 만드는 직원이 있었기 때문에 급여 부서에서 근무하는 사람과 근무 시간을 알아야 시간에 대한 보수를받을 수 있습니다.

위의 모든 작업이 진행되는 동안 여전히 일부 부서가 백그라운드에서 작업하고 있습니다. 고려해야 할 두 가지 주요 사항은 직원이 필요한 시스템과 정보에 액세스 할 수 있도록하는 IT 부서입니다.

다른 하나는 우리 청소부입니다. 내부 직원을 선택하든 외부 청소 회사를 선택하든 관계없이 누군가는 작업 공간을 깨끗하고 깔끔하며 잠재적 인 위험이 없도록 유지해야합니다.

그렇다면 누가 관여 했습니까?

위의 예를 살펴보면 간단한 생산 및 판매 프로세스에는 다음 부서가 포함됩니다.

조치
계획
구매
재원
창고
품질 관리
문서 관리
생산
유지
마케팅
그것
포장
매상
R & D
위기 관리
내부 감사
사고 조사
급여
청소

보시다시피 모든 부서가 관련되어 있습니다. 그 부서 중 하나만 믹스에서 빼 내면 일이 매우 빨리 지저분해질 것입니다! 통제 점검을 놓칠 수 있고, 생산을 완료하거나 직원에게 비용을 지불하는 데 필요한 자원이 없거나, 판매 기회를 놓칠 수 있으며, 더 중요한 것은 사용하기에 적합하지 않고 위험 할 수있는 제품을 판매 할 수 있다는 것입니다.

사일로를 어떻게 제거합니까?

내부 감사 중에 의사 소통이 중단되거나 직원이 서로 다른 영역의 역할을 잘 모르는 경우에는 한 부서의 직원이 다른 부서의 직원을 잠시 섀도우로 이동하도록 권장합니다. 나는 그들이 가서 다른 직원들이 실제로하는 일을보기 위해 앉게한다. 그들은 질문을 할 기회를 얻고 부서가 어떻게 협력하는지 더 잘 이해할 수 있습니다.

본질적으로 그들은 비즈니스를 개별 사일로의 모음이 아닌 전체를 만들기 위해 모든 조각을 맞추는 퍼즐로보기 시작합니다.