차례:
- 작업 구성의 황금률
- 황금률 : 각 항목을 한 번만 처리
- 옵션 1— 작은 발걸음 앞으로 나아 가기
- 옵션 2-위임
- "적절한 장소"가없는 경우
- 가계 청구서를 보관할 필요가 없습니다
- 아카이빙
- 세금은 어떻습니까?
조직 된 사무실은 조직 된 마음을 의미합니다. 훌륭한 조직 팁을 배우려면 계속 읽으십시오.
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우리가 처리하는 종이의 양을 줄 였을지 모르지만 그렇다고 우리 시간에 대한 모든 경쟁 요구 사항을 처리하기가 더 쉬워지지는 않았습니다. 사실 "서류"는 매우 다양한 형식으로 도착하기 때문에 더 어렵습니다. 그러나 작업을 구성하려는 경우에도 황금률이 적용됩니다.
작업 구성의 황금률
- 각 종이, 이메일 또는 전화 메시지를 한 번만 처리
- 그런 다음 적절한 장소에 보관하십시오.
- 완전히 완료되면 보관하거나 보관하십시오.
물론 현실에서는 이러한 목표를 달성하기가 어려운 경우가 많습니다. 하지만 규칙을 고수하는 것만으로도 인생이 훨씬 쉬워집니다.
황금률: 각 항목을 한 번만 처리
바쁠 때 청구서 등을 제쳐두고 "나중에 처리 할 것"이라고 말하고 싶을 것입니다. 현실은 당신이 이미 그것을보고 있고, 그래서 당신은 이미 방해를 받고 있습니다. 그것을 닫거나 내려 놓는 것보다 그것으로 무언가를하는 것이 더 시간 효율적일 것입니다.
"하지만 은행에 가거나 인터넷에 접속하거나 우체국에 가서이 청구서를 지불해야하는데 지금 당장은 할 수 없습니다."라고 말할 것입니다. 저는 이해합니다.하지만 그 목표는 아주 작은 단계 일지라도 가능한 한 최대한 멀리 나아가는 것입니다.
옵션 1— 작은 발걸음 앞으로 나아 가기
이 청구서를 지불하기 위해 우체국에 가야한다고 가정 해 봅시다. 그럴 때는 지폐를 지갑에 넣어두면 다음에 쇼핑하러 가면 잊을 수 없습니다. 또는 인터넷에 접속해야한다면 컴퓨터로 청구서를 제출하십시오. "해야 할 일"을위한 파일 트레이가있을 수도 있고, 청구서를 키보드 위에 올려 놓을 수도 있으므로 다음에 로그온 할 때 놓칠 일이 없습니다. 이메일 또는 메시지 인 경우 "할 일"폴더로 이동하거나 미리 알림을 추가합니다.
옵션 2-위임
다른 사람이 문서로 작업을해야하는 경우 아무리 바쁘더라도 즉시 그 사람에게 전화하거나 이메일을 보내는 데 몇 분 정도 시간을 할애 할 가치 가 있습니다. 즉, 당신이 바쁘지만 다른 사람이 이미 문제를 해결하고 있으며 진행 중이라는 것을 의미합니다.
팁!
문서 작성을 마친 후에는받은 곳에 두지 마십시오. 즉시 적절한 위치에 보관하는 습관을들이십시오.
"적절한 장소"가없는 경우
"적절한 장소"가 없다면 지금 계획하십시오! 작업을 마친 항목에 대한 "적절한 장소"와 여전히 조치를 취해야하는 항목에 대한 적절한 장소가 필요합니다.
콘 서티 나 파일 (알파벳의 각 글자마다 하나씩 또는 직접 결정할 수있는 레이블이있는 여러 슬롯이있는 큰 판지 파일)처럼 간단 할 수 있습니다. 관리 할 수있는 것은 "청구서"라고 표시된 골판지 상자 뿐이고 "세금"이라고 표시된 또 다른 상자뿐이더라도 뭔가 있는지 확인하십시오.
팁!
때때로 "적절한 장소"는 휴지통이라는 것을 기억하십시오. 모든 것을 보관할 필요는 없습니다!
가계 청구서를 보관할 필요가 없습니다
집에서 사업을 운영하고 세금을 청구 할 필요가없는 한, 가구 청구서를 영원히 보관할 필요가 없습니다. 전기, 가스, 전화 요금은 다음 달 청구서를받는 즉시 버릴 수 있으며, 지불을받은 것을 확인할 수 있습니다. 공과금 청구서를 보관하는 유일한 이유는 사용량을 모니터링하려는 경우이며, 이제 많은 공급 업체가이 정보를 온라인으로 또는 요청시 제공 할 수 있습니다.
가까운 장래에 대출을 신청할 수 있다고 생각되면 6 개월 분의 은행 명세서를 보관하십시오. 은행에서 재 인쇄 비용을 청구 할 수 있기 때문입니다. 그렇지 않으면 명세서를 확인하고 그것이 옳다는 것을 알게되면, 납세자에게 필요하지 않는 한 그것을 보관할 가치가 없습니다. 급여 명세서에도 동일하게 적용될 수 있습니다. 현지 세금 규정을 확인하십시오.
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문서를 완성했지만 보관해야 할 때 가장 경제적 인 방법은 봉투입니다.
큰 봉투는 판지 폴더 나 링 바인더보다 공간을 훨씬 덜 차지하므로 보관해야하지만 거의 볼 필요가없는 문서를 저장하는 가장 공간 효율적인 방법입니다. 그들도 싸다! 봉투는 오래된 여행 가방이나 문구류의 장식 보관 상자에 보관할 수 있습니다.
어떤 종류의 프로젝트를 마치면 모든 것을 봉투에 넣으십시오. 봉투에 제목과 날짜를 굵은 펜으로 크고 멋진 글씨로 표시하십시오. 예를 들어 모기지 신청이있을 수 있습니다. 모든 서류 작업을 마치면 문서를 다시 보지 않을 것이고 할부금 만 지불하면됩니다. 따라서 모든 변호사의 편지와 은행 서류를 봉투에 넣고 안전한 곳에 보관하십시오.
부피가 큰 폴더는 너무 많은 공간을 차지합니다.
세금은 어떻습니까?
세금도 마찬가지입니다. 연간 세금에 대한 정보를 몇 년 동안 보관해야하지만 (현지 요구 사항 확인) 감사를받지 않는 한 다시는 보지 않을 것입니다. 매년 세금을 별도의 봉투에 넣고 라벨을 붙인 다음 치우십시오.
이 루틴을 따르면 활성 문서를 저장하는 데 많은 공간이 필요하지 않으므로 더 쉽게 정리하고 새로운 파일을 제출할 수 있습니다.
팁!
매 회계 연도 말에 파일을 검토하는 습관을들이십시오.
매년 말, 새해에 필요하지 않을 모든 문서를 정리하십시오. 봉투에 넣어 보관하거나 보관하십시오. 컴퓨터에서도 똑같이하십시오.
문서를 보관하고 찾기가 더 쉬우 며 "활성"파일은 많은 공간을 차지하지 않습니다.
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