비즈니스 전화 시스템을 올바르게 자동화하는 방법

전화 접수

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이 가이드는 모든 유형의 자동 비즈니스 전화 시스템에 적용됩니다. 모든 배선 및 전화 연결이 완료된 상태에서 시스템을 이미 설치 한 후에 필요합니다.

발신자를 효율적으로 처리 할 수 있도록 자동 교환을 프로그래밍하는 데 필요한 정보를 제공합니다.

비즈니스에 대한 훌륭한 첫인상을 제공하려면 적절한 구성이 중요합니다.

비즈니스 전화 시스템에는 세 부분이 있습니다.

주성분 약자 PBX 인 " P의 rivate B의 렌치 E (X) 의 변화 ." 시스템에 아래 항목 "2"가 포함되어 있지 않으면 실제 사람이 걸려 오는 전화를 받고 라우팅해야합니다.
자동 교환은 발신자가 실시간 안내 원없이 통화를 라우팅하는 데 사용할 수있는 옵션 메뉴를 제공합니다.
마지막으로 음성 메일 구성 요소를 사용하면 발신자가 직원에게 메시지를 남길 수 있습니다.

자동 전화 시스템의 이점

비즈니스 전화는 직원의 집중을 방해하고 다른 직원을 위해 메시지를받을 추가 책임을 부여 할 수 있습니다. 자동화 된 전화 시스템을 사용하면 직원의 생산성을 높일 수 있지만 발신자를 올바르게 라우팅하도록 프로그래밍 된 경우에만 가능합니다.

발신자는 사무실의 특정 전화로 자동 연결될 수 있습니다. 대부분의 경우 직원은 내선을 외부 위치 나 휴대폰으로 전달할 수도 있습니다.

음성 메일이 포함 된 시스템은 바쁜 직원에게 메시지를받습니다. 각 개인은 응답하지 않을 경우 발신자에게 재생되는 인사말을 녹음 할 수 있습니다.

또한 자동 교환을 통해 발신자는 실제 사람이 일상적인 질문에 답할 때까지 기다리지 않고 녹음 된 정보를들을 수 있습니다. 업무 시간, 사무실로가는 길, 구인 정보 목록, 기타 자주 묻는 질문에 대한 답변을 제공하는 데 유용합니다.

여러 발신자가 하나의 번호로 어떻게 연결됩니까?

전화선이 하나만있는 경우 발신자 한 명만 연결됩니다. 전화 회사가 두 번째 전화를 전달할 수 없기 때문에 두 번째 발신자는 통화 중 신호를 받게됩니다.

발신자가 통화 중 신호를받지 않도록하려면 동시 발신자마다 별도의 전화선이 필요합니다.

예상되는 통화 볼륨을 지원하려면 적절한 수의 전화선이 필요하며 전화 시스템은 추가 회선을 지원해야합니다.

예를 들어 내선 번호가 10 개이고 일반적으로 5 명이 한꺼번에 외부 전화를 걸고있는 경우 전화 회사에서 5 개의 전화선이 들어와야합니다. 5 개 회선이 모두 사용 중이면 다음 발신자에게 통화 중 신호가 전달됩니다.

수신 전화를 전달하는 실제 방법은 전화 회사의 기능입니다. 모든 발신자는 기본 회사 번호 인 동일한 번호로 전화를 겁니다. 전화 회사는 롤오버 서비스 라는 기능을 제공 합니다. 첫 번째 회선이 통화 중이면 다음 발신자가 사용 가능한 다음 회선으로 넘어갑니다.

가능한 모든 동시 발신자를 전달할 수있는 충분한 전화선을 사용하면 통화 중 신호를 피할 수 있습니다.

비즈니스 전화 시스템에서 발신자를 올바르게 처리하는 방법

메뉴 옵션을 프로그래밍 할 때 회사의 부서 및 직원의 논리적 배치를 고려하는 것이 중요합니다. 잘 구성된 전화 메뉴는 발신자가 신속하게 통화 할 수 있도록 도와줍니다.

혼란스러운 선택없이 발신자를 올바른 방향으로 안내하는 것이 좋습니다. 특정 부서, 직원 또는 기타 정보에 대한 옵션과 함께 따라하기 쉬운 메뉴가 중요합니다.

메뉴에 적합한 구조를 어떻게 계획합니까? 대부분의 발신자가 무엇에 대해 전화를 걸고 무엇을 당신에게 필요로하는지 생각해보십시오. 또한 고객이 귀사를 얼마나 잘 아는지 고려하십시오.

정기적으로 특정 직원에게 연락합니까?
내선 번호를 알고 있습니까?
직원의 성을 알고 있습니까?
아니면 어떤 부서에 연락해야하는지 막연하게 생각하고 있습니까?

이를 알면 고객의 요구를 처리 할 수 있도록 전화기 메뉴를 디자인 할 수 있습니다.

일반적인 질문으로 전화하는 사람이 많거나 제품에 대한 정보가 필요한 경우 " 위젯에 대한 정보를 보려면 5 번을 누르십시오. " 와 같은 옵션을 포함하십시오 .

고객이 직원의 이름을 알고 있다면 전화 걸기 디렉터리를 제공하는 것이 좋습니다. 발신자에게 전화기 키패드의 성으로 전화를 걸도록 지시합니다.

누군가 회사를 떠나거나 다른 사람을 고용하는 경우 전화 번호부를 최신 상태로 유지해야합니다.

보안 조치로 발신자를 잃지 않도록 항상 0을 눌러 교환 원에게 연락 할 수있는 옵션을 발신자에게 제공하는 것이 좋습니다. 교환 원은 안내 원 또는 안내가 필요한 발신자를 도울 수있는 사람이 될 수 있습니다.

메뉴 옵션을 눌러 전화 발신자

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자동화 된 업무용 전화 시스템 에티켓

발신자가 적절한 사람에게 연락하여 도움을 줄 수 있도록 가능한 한 쉽게 만드는 것이 좋은 비즈니스 관행입니다. 다음 사항이 중요합니다.

유용한 메뉴 선택 제공

메뉴에 부서를 배치하고 직원을위한 내선을 지정하는 것이 일반적입니다. 어떤 경우에는 메뉴에 사람을 추가하여 발신자가 "Sally Jones의 경우 1 번, John Smith의 경우 2 번 등"을 듣게 할 수 있습니다.

이 경우 발신자에게 회사 규모에 대한 아이디어를 제공합니다. 대신 Dial-By-Name 기능을 사용하여이를 방지하고 메뉴 선택 중 하나를 선택하십시오.

옵션 0으로 발신자에게 빠른 실시간 사람 제공

많은 사람들이 서두르고 일부는 전체 메뉴를들을 수있는 인내심이 없습니다. 잠재 고객을 잃고 싶지도 않고, 그들을 좌절시키고 싶지도 않을 것입니다. 이러한 발신자는 실제 사람의 즉각적인주의를 끌기 위해 0을 누르는 경우가 많습니다. 따라서 메뉴 옵션을 제로 링으로 설정하여 도움을 주거나 통화를 지시 할 수있는 교환 원을 지정하는 것이 좋습니다.

비즈니스와 개인적인 인사를 섞지 마십시오

또 다른 중요한 것은 사업과 개인적인 인사를 섞지 않는 것입니다. 직원이 내선을 휴대폰이나 집 전화로 전달할 때 전달 된 통화에 응답하지 않으면 발신자가 발신자에게 보내는 인사말 메시지를 듣지 못하도록 할 수 있습니다.

통화 선별 기능을 사용하여 목적지의 개인 인사말을 차단할 수 있으므로 발신자는 내선에서 제공되는 전문 인사말 만 듣습니다. 휴대 전화의 음성 메일이 응답하면 발신자는 연결되지 않습니다. 대신, 발신자는 적절한 비즈니스 관련 인사말과 함께 비즈니스 시스템의 음성 메일로 다시 연결됩니다.

통화 선별

응답시 연결하는 대신 먼저 발신자 이름을 수신자에게 재생합니다. 그런 다음 키를 눌러 전화를받을 수 있습니다. 음성 메일이 응답하면 키 톤이 반환되지 않으므로 위에서 설명한대로 전화 시스템이 발신자를 다시 연결합니다.

직원이없는 경우 통화 처리

직원이 항상 전화를받을 수있는 것은 아닙니다. 그러나 고객이 전화를 걸 때 돌보는 것이 필요합니다.

따라서 전화를받지 못한 경우 인사말에있는 지침과 함께 발신자를 적절한 음성 사서함으로 신속하게 안내하면 발신자가 즉시 처리 될 것임을 확인하는 데 도움이됩니다.

직원이 관련 작업을 수행하기 위해 개인 정보 보호가 필요한 경우 내선 번호를 "방해 금지"모드로 설정하여 중요한 발신자가 벨소리 만 듣거나 " 음성 메일 감옥 "에 빠지지 않도록 할 수 있습니다.

대신 내선이 방해 금지로 설정되면 사서함 사용자가 전화를 사용할 수 없을 때 발신자를 처리하도록 설정 한 대체 인사말이 재생됩니다. 이 인사말을 "사용할 수없는 인사말"이라고합니다. 다른 직원의 즉각적인 서비스를 위해 전화를 걸 내선 번호와 같은 지침을 발신자에게 제공합니다.

사서함 사용자가 일반 인사말과 사용할 수없는 인사말을 모두 녹음 할 수 있기 때문에 새 인사말을 녹음 할 필요없이 방해 금지 (또는 사용할 수없는 모드)로 쉽게 전환했다가 다시 돌아갈 수 있습니다.

모든 메시지에 대해 후속 조치를 취해야합니다. 따라서 직원은 정기적으로 음성 사서함을 확인하거나 메시지 알림 방법을 활성화해야합니다.

전화 시스템을 통해 원격 작업자를 연결하는 방법

모바일 인력이 있거나 재택 근무 직원을 고용하거나 위성 사무실이있는 경우 모든 작업자를 통합 전화 시스템에 연결하여 발신자가 액세스 할 수 있도록해야합니다.

일부 전화 시스템에서는 프로그래밍 내선에서 통화를 외부 번호로 라우팅 할 수 있습니다. 해당 기능이있는 경우 액세스 할 수 있어야하는 모든 원격 직원에 대한 확장을 만듭니다.

확장 휴대폰의 적절한 사용

원격 직원이 특정 위치에 있지 않은 경우 전화 시스템 내선을 프로그래밍하여 통화를 휴대폰으로 라우팅 할 수 있습니다. 내선 번호로 전화를 건 발신자는 실제로 사무실에 없다는 사실도 모르고 휴대 전화를 통해 연결됩니다.

그러나 음성 메일에 남아있는 부재 중 전화는 제때에 픽업 및 반환되지 않을 수 있다는 점을 고려할 수 있습니다. 해결책은 통화 선별을 비활성화하고 응답이 없을 경우 모든 통화가 휴대폰의 음성 메일로 떨어지도록하는 것입니다.

이점은 두 곳에서 메시지를 확인할 필요가 없다는 것입니다. 부재중 전화를 나타내는 메시지 대기 신호가있는 휴대폰 만 확인하면됩니다.

응답이 없으면 발신자는 휴대폰에서 개인 인사말을 듣게됩니다. 따라서 앞에서 설명한 것처럼 시스템이 해당 인사말을 무시할 수없는 경우이 방법을 사용하는 경우 인사말은 비즈니스와 관련이 있어야합니다.

적절한 계획은 발신자가 의도 한 목표를 달성하기 위해 적절한 담당자와 쉽게 연락 할 수있을 때 호출자에게 큰 인상을줍니다. 이는 귀하와 귀하의 고객 모두에게 이익이됩니다.

원격 작업자 응답 전화

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전화 시스템으로 요구 사항 처리

사용의 유연성과 발신자가 사용자 지정 자동 교환 메뉴를 최대한 활용할 수있는 방법을 고려하고 싶을 것입니다.

사용할 기능과이를 올바르게 구현하는 방법을 결정해야합니다. 전화 시스템을 방해하는 전화 회사의 기능을 사용하고 싶지 않습니다.

다음은 몇 가지 일반적인 기능과이를 통합하는 방법에 대한 간단한 요약입니다.

음성 사서함

직원 중 한 명이 통화 중이면 음성 메일이 메시지를받습니다. 각 전화 내선에는 고유 한 개인 인사말이있는 자체 음성 사서함이 있어야합니다.

전화 시스템에서 음성 메일 기능을 사용할 때 전화 회사의 음성 메일 서비스를 비활성화하는 것이 중요합니다.

통화 전달

원격 위치에 직원이있는 경우 내선 번호로 전화를 건 발신자가 휴대 전화로 전환되도록 허용 할 수 있습니다.

좋은 전화 시스템은 Centrex로 알려진 기능인 3 자간 통화 또는 전송 및 해제와 같이 전화 회사에서 제공하는 다양한 유형의 전송 기능을 처리 할 수 있어야합니다.

전화 회사에 전달 기능이없는 경우 괜찮은 전화 시스템은 두 개의 전화선을 통해 통화를 패치하여 발신자를 다른 번호로 전달할 수 있어야합니다.

마지막으로, 전화 시스템이 좋은 첫인상을 만드는지 확인하십시오.

마지막으로 자동화 시스템을 설정하고 프로그래밍을 완료하면 전화 번호로 전화를 걸어 회사 인사말을 듣습니다. 메뉴의 모든 옵션을 테스트하여 모든 것이 의도 한대로 작동하는지 확인하십시오.

발신자가 이상한 일을 겪는 것을 원하지 않습니다. 발신자가 자신을 짜증나게하는 잘못된 것을 발견하기 전에 그것을 잡아서 수정할 수 있습니다.

전화 시스템은 고객과 고객이 전화를 걸 때 가장 먼저 경험하는 것입니다. 따라서 훌륭한 첫인상을 남기십시오.