차례:
- 통제력을 잃은 것 같습니까?
- 직장 혼란
- 계속되는 일일 목록 유지
- 시간과 우선 순위를 상향 관리
- 체크리스트 작성에 필요한 사항
- 7 단계 체크리스트 구성
- 색상으로 목록 우선 순위 지정
- 체크리스트로 집에서 정리
- 디지털 체크리스트 조직자
- PDF 체크리스트 구성 양식
- PC, 스마트 폰 및 태블릿 용 체크리스트 앱
- 앱 대 종이 기반 체크리스트
- 체크리스트로 정리해야하는 이유
- 어떻게 조직을 유지합니까? 목록을 사용합니까?
이 기사에서는 체크리스트를 사용하여 체계적으로 유지하는 방법을 설명합니다.
mohamed_hassan, CC0, PIxabay를 통해
통제력을 잃은 것 같습니까?
당신은 아무것도 성취하지 못한 것처럼 일을 그만두는 시절을 보낸 적이 있습니까?
- 당신의 책상은 당신이 도착했을 때보 다 더 어수선 해 보입니다.
- 받은 편지함이 지난주에 최대 한도를 초과했습니다.
- 포스트잇은 컴퓨터 화면을 덮습니다.
- 책상 아래에 발을 놓을 공간이 없습니다.
- 그리고 그 아침 모임은 마침내 한 시간 전에 끝났습니다.
체계적으로 유지하는 것은 어려운 일입니다. 정보는 모든 방향에서 우리를 공격합니다. 문자 메시지, 소셜 미디어, 이메일, 웹 양식 응답, 모임 요청, 전달 대화, 전화 통화 및 일반 메일이 우리의 관심을 끌기 위해 경쟁합니다.
스트레스 수준이 높은 것은 당연합니다. 미국 심리학 협회 (APA)는 2017 년 미국인의 39 %가 직장에서 "너무 무거운 작업량"으로 인해 발생하는 "다소 중요"에서 "중대한 스트레스"를 겪었습니다.
직장 혼란
비현실적이거나 불확실한 역할은 2017 년 APA 설문 조사에서 직장 내 스트레스 상위 5 개 중 하나였습니다. 이러한 부정적인 측면과 너무 많은 작업은 업무를 잘 파악하기 어렵게 만듭니다.
업무 과부하와 시간 관리 제약으로 씨름하는 것은 사무실 직원 만이 아닙니다. 상인, 소매 직원 및 연예인도 일을 처리하기 위해 고군분투합니다.
대부분의 작업장은 직무와 업무를 강조하는 직무 설명을 제공합니다. 때로는 구식이거나 수행하는 모든 작업을 다루지 않습니다. 그리고 그들은 책임 목록을 전달할 수는 있지만 세부 사항이 부족합니다.
직장에 단계별 문서화 된 절차가 있어도 할 일이 너무 많을 수 있습니다. 체크리스트를 사용하여 과중한 워크로드의 우선 순위를 지정하고 관리하는 방법을 알면 이점이 있습니다. 체크리스트는 필수 조직 도구 역할을합니다.
직장에서 부담이된다면 할 일 목록을 사용하여 정리하세요. 매일 아침이 시작될 때해야 할 일을 모두 적으십시오. 구체적이어야합니다.
계속되는 일일 목록 유지
작업 및 활동의 일일 할 일 목록:
- 알림 역할
- 하루의 우선 순위를 정하는 데 도움이됩니다.
- 과도하게 커밋하고 있는지 보여줍니다.
- 시간 절약
시간과 우선 순위를 상향 관리
체크리스트는 워크 플로우에도 도움이됩니다. 한 명 이상의 직속 관리자에게 응답하는 비서 또는 개인 비서 인 경우 체크리스트를 통해 상위 관리에 도움이됩니다. 목록에 열을 포함하여 각 작업 완료에 대한 예상 시간을 기록하십시오.
관리자가 할 일 목록에 제공하는 작업을 기록하도록 권장합니다. 체크리스트는 워크로드에 대한 인식을 넓 힙니다. 그들은 당신이해야 할 일과 그것이 필요할 때를 알게됩니다. 목록은 그들의 기대를 관리합니다.
라인 관리자가 한 명 뿐인 경우에도 체크리스트는 워크로드의 중요한 증거입니다. 할 일 목록을 사용하여 다음을 수행하십시오.
- 보다 효율적인 작업 프로세스 발견
- 작업량 감소
- 도움 요청
- 조수 또는 새로운 팀원을 위해 논쟁
그러나 제가 여러분과 공유하려는 것은 단순한 할 일 목록이 아닙니다. 체크리스트 주최자입니다.
체크리스트 작성에 필요한 사항
- 노트북 (A5 크기의 책을 사용하는 것이 좋습니다.)
- 녹색, 노란색, 보라색, 빨간색 등 4 개 이상의 컬러 펜
- 눈금자 (선택 사항)
- 별 스티커 (모든 색상)
페이지의 모든 작업을 완료하면 별표를 표시하세요.
© Phumphaosrk-Dreamstime.com (수정 된 이미지)
7 단계 체크리스트 구성
- 사용 가능한 첫 번째 페이지로 노트북을 엽니 다.
- 오늘 날짜를 맨 위에 적으십시오.
- 집에 가기 전에 완료해야하는 모든 사항을 적어 두십시오.
* 당일 완료 할 필요가없는 새 작업도 포함합니다.
* 작업 당 한 줄을 사용하십시오.
* 색상 펜으로 각 작업의 우선 순위를 지정합니다 (아래 색상 가이드 참조).
팁: 보다 쉽게 관리하기 위해 일부 업무를 여러 작업으로 분할 할 수 있습니다. - 작업을 완료 할 때마다 각 작업을 직선으로 정리하십시오. 또는 줄 끝에 체크 표시를하십시오.
- 내일 새 페이지에서 새 목록을 시작하십시오.
- 매일 책을 살펴보고 별이없는 페이지를 찾으십시오. 완료되지 않은 작업을 평가합니다. 작업을 새 페이지로 전달해야하는 경우 계속해서 다시 방문하지 않도록 이전 페이지에서 작업을 완료하십시오.
- 하루의 목록이 완성되면 자신에게 별을 보상하세요. 쉽게 볼 수있는 페이지에 별표 스티커를 붙입니다. 당신의 노력을 시각적으로 보상하면 페이지의 각 항목이 완료되었음을 나타냅니다. 별표가없는 페이지에는 미완성 된 사업이 있습니다.
별표는 목록에있는 항목이 완료되었거나 다른 날로 이월되었음을 나타냅니다.
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색상으로 목록 우선 순위 지정
- 빨간색 작업에는 긴박감이 있습니다. 그날 완료해야합니다.
- 파란색 작업은 반복적입니다.
- 녹색 작업은 긴 프로젝트를위한 것입니다. 완료하는 데 일주일 이상 걸릴 것으로 예상합니다.
- 블랙 작업은 직업 설명에서 찾을 수있는 일반적인 작업입니다.
추가 분류를 위해 다른 색상을 사용할 수 있습니다. 예를 들어 매일 반복되는 작업과 매주 반복되는 작업을 구분하기 위해 서로 다른 색상을 사용할 수 있습니다.
체크리스트로 집에서 정리
체크리스트 주최자는 어디서나 작동합니다. 업무용 노트북과 개인 생활용 노트북 두 개를 보관할 수 있습니다.
집안일 체크리스트에 집안일을 추가하여 집을 깨끗하게 유지하고 잔디를 깎으십시오. 다음 용도로 사용할 수도 있습니다.
- 결혼식 정리
- 구직
- 벤 삼촌의 은퇴 파티 계획
- 청구서 우선 순위 지정 및 지불
- 다음 해외 휴가 준비
대부분의 유형의 사건이나 생활 상황을 관리하는 데 사용할 수 있습니다.
디지털 체크리스트 조직자
자주 확인해야하는 작업장 프로세스가 있습니까? 스마트 폰 또는 태블릿에서 사용하기 위해 체크리스트 구성을 자동화하는 것을 고려하십시오. PDF 양식을 작성하거나 아래 나열된 앱 중 하나를 사용해보십시오.
PDF 체크리스트 구성 양식
고객이 시설에 액세스하는 작업장은 종종 현장 감사로 하루를 시작하여 장비 및 시설을 검사합니다. 지정된 직원이 확인하거나 댓글을 달 수 있도록 아래와 같이 우선 순위가 지정된 목록을 만듭니다. 완료되면 직원은 감사 체크리스트를 저장하고 관리자 또는 OH & S 담당자에게 이메일로 보냅니다.
PC, 스마트 폰 및 태블릿 용 체크리스트 앱
노트북을 들고 다니고 싶지 않은 경우 이러한 앱을 사용하면 정리할 수도 있습니다.
Apple의 iOS에는 표준 알림 앱이 함께 제공됩니다. 이를 체계적으로 유지하기위한 대체 프로세스로 사용하십시오.
Apple Reminder 앱이 IOS 장치를 사용하지 않는지 여부를 제한하고 있습니까? Todoist: 할일 목록 및 작업 관리자를 사용해보세요. 여러 장치에서 무료로 사용할 수 있지만 프리미엄 옵션도 제공됩니다. Google 또는 Facebook 계정으로 앱에 로그인하거나 새 계정을 만듭니다. Windows 10 PC에서 사용합니다.
기타 체크리스트 및 조직 앱 (일부는 약간의 수수료가 있거나 인앱 구매가 포함됨)은 다음과 같습니다.
- Wunderlist
- Google Keep
- Habitica (게임 화 된 할 일 목록)
- OmniFocus 2
- 2Do (할 일 목록, 작업 및 메모)
앱 대 종이 기반 체크리스트
앱은 체크리스트를 자동화합니다. 워크 플로우를 다른 사람, 프로그램 및 작업 프로세스와 쉽게 공유하고 통합 할 수 있습니다. 그러나 컴퓨터 시스템이 중단되거나 정전이 발생하면 수동 체크리스트 구성자가 사용자를 제어 할 수 있습니다.
종이로 된 체크리스트는 긴급 상황에 필수적인 도구입니다. 디지털 체크리스트의 인쇄본을 가까이에 두는 것이 좋습니다.
작업장의 안전을 관리하고 있다면 클립 보드와 작업장 건강 및 안전 체크리스트의 하드 카피를 쉽게 접근 할 수있는 곳에 보관하십시오. 정전 절차에 대한 체크리스트를 만드는 것도 좋은 생각 일 수 있습니다.
정전시 종이로 된 체크리스트를 보관하십시오.
© Ekaterina79-Dreamstime.com
체크리스트로 정리해야하는 이유
작업 할 일 목록과 같은 체크리스트 구성자를 사용하여 작업을 다시 제어 할 수 있습니다. 해야 할 일을 계속해서 기억하는 대신 작업을 적어두면 당면한 일에 집중할 수있는 생각을 자유롭게 할 수 있습니다.
체크리스트 구성자는 일상적인 할 일 목록을 넘어 확장됩니다. 이를 사용하여 산업 보건 및 안전 점검 또는 현장 감사와 같은 특정 프로세스를 완료하십시오. 또는 휴식을 취하고 주말을 보내는 데 필요한 모든 것을 정리하십시오.
체크리스트를 하루 중 일부로 만들어 직장 스트레스를 덜어줍니다. 할 일 목록을 사용하여 다음을 수행 할 수도 있습니다.
- 더 많은 리소스에 대한 비즈니스 사례 제출
- 직무 설명 업데이트 및 책임 할당
무엇보다도 체크리스트는 프로세스 또는 수행해야하는 작업을 시각적으로 관리하고 구성하는 데 도움이됩니다. 결과적으로, 그 마지막 진드기는 당신의 부담을 덜어줍니다.
© 2012 Tina Dubinsky
어떻게 조직을 유지합니까? 목록을 사용합니까?
2013 년 5 월 1 일 영어:
조직되지 않은? 그게 나 매일 웃음. 내가 아직 제정신이라는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 사실 저는 아이폰을 가지고 있고 항상 "알림"앱을 사용하고 있습니다. 그 덕분에 제가 얼마나 체계적인지 모르겠지만 많은 도움이됩니다. 좋은 허브.