NVQ 디플로마 : 비즈니스 및 관리의 워드 프로세싱 소프트웨어 또는 IT

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문서에 필요한 정보를 확인하고 모든 스타일과 서식을 적용한 다음 원하는 스타일과 레이아웃에 도달하면 프레젠테이션 또는 인쇄 및 배포를 위해 문서를 마무리해야합니다. 프레젠테이션을 위해 문서를 완성하는 데 사용할 수있는 다양한 기술과 도구를 사용하는 방법을 알고 있어야합니다.

레벨 2 또는 레벨 3 디플로마 준비

여기에있는 정보는 비즈니스 및 관리 또는 IT 분야에서 레벨 2 또는 레벨 3 디플로마를 취득하려는 응시자를 위해 워드 프로세싱 소프트웨어 단위를 기반으로 작성되었습니다. 응시자는 IT 사용자 인 경우 중급 수준의 워드 프로세싱 기술을 보유해야합니다.

이 단원의 대부분 부분 ( 모든 섹션 포함 )에 대한 평가는 과제, 관찰 및 질문을 할당하고 응시자가 이전에 작성한 문서를 검토하여 수행됩니다.

이 섹션에서는 워드 프로세싱 응용 프로그램 또는 소프트웨어 프로그램을 사용하여 프레젠테이션, 인쇄 또는 배포 용 문서 형식을 지정하는 방법을 살펴 봅니다. 문서가 의미 있고 의미있는 내용을 포함하고 조직에서 설정 한 표준을 준수하는지 확인해야합니다. 또한 마무리하기 전에 서식, 맞춤법 검사, 문법 검사 및 기타 레이아웃을 확인하십시오.

워드 프로세싱 소프트웨어 도구를 사용하여 요구 사항을 충족하도록 효과적으로 문서 서식 지정 및 제시

이해하기 쉽도록 스크린 샷과 가능한 한 많은 지침을 추가했습니다. 스크린 샷은 Microsoft Word 2003에서 가져온 것입니다.

3.1 의미를 돕기 위해 문서 형식을 지정하는 방법 식별

문서는 읽기 쉽고 깔끔한 레이아웃, 형식, 구조 및 스타일로 의미있게 보여야합니다. 이를 위해서는 문서를 의미 있고 의미있는 방식으로 서식을 지정해야하며 서식은 문서에 필요한 기본 요소 중 하나입니다. 좋은 서식은 문서를 보는 모든 사람에게 명확한 개요를 제공합니다.

형식, 단락, 글 머리 기호, 페이지 설정, 인쇄, 인쇄 미리보기: Word 2003

서식을위한 모범 사례

서식을 지정하는 동안 여백을 원하는 표준으로 설정하고 올바른 탭 위치를 사용하고 필요한 경우 머리글과 바닥 글 및 각주를 사용하는지 확인하십시오. 제목 스타일, 단락 스타일, 문자 스타일과 같은 스타일을 가능한 한 적용하고 줄과 단락 사이의 간격이 적절한 지 확인하십시오. 텍스트는 문서의 필요와 표준에 따라 정당화되어야합니다.

적절한 글꼴, 글꼴 크기 및 색상을 선택하십시오. 예를 들어 전문 문서에 세련되고 펑키 한 글꼴을 사용하지 마십시오. 필요한 경우 굵은 글꼴, 기울임 꼴, 밑줄 ( 필요한 경우 )을 최대한 활용 하십시오. 중요한 텍스트를 강조 표시하고 글 머리 기호 및 번호 매기기를 사용하여 쉽게 읽을 수 있도록 포인트를 명확하게 나열 할 수 있습니다.

개념을 설명하고, 그림을 비교하고, 특정 정보를 정확하게 보여주기 위해 가능하면 그래픽과 함께 표, 그래프 및 차트를 사용하십시오. 테두리, 음영 및 배경은 필수는 아니지만 문서의 모양을 개선하고 읽고 싶게 만들 수 있습니다.

문서 유형에 따라 텍스트를 정렬합니다. 예를 들어 신문 기사는 단락이 아닌 단으로 제공됩니다.

고려해야 할 또 다른 중요한 요소는 템플릿을 사용하거나 자체 템플릿을 만들었거나 처음부터 문서를 만드는 경우 목적에 맞게 문서를 디자인해야한다는 것입니다.

예를 들어 인보이스는 레이아웃, 표준 및 정보가 올바른 인보이스처럼 보여야하고, 편지는 올바른 형식과 표준으로 배치 된 정보가 포함 된 편지처럼 보여야하며, 서면 기사 또는 저널은 저널의 표준을 준수해야합니다. 등등.

3.2 적절한 기술을 선택하고 사용하여 문자 및 단락 서식 지정

지금까지 서식이 중요한 이유와 문서 서식을 지정하는 동안 고려하거나 기억해야하는 요소를 살펴 보았습니다. 문서의 목적, 레이아웃 및 구조, 문서의 최종 모양에 대한 시각적 상상력, 문서에 필요한 형식의 종류를 알고 나면 형식을 지정하는 데 사용할 수있는 적절한 기술을 사용해야합니다. 문서의 문자와 단락.

줄 간격에 대한 도구 설명 텍스트

글꼴 설정을 변경하려면 설정을 변경할 텍스트를 선택하고 형식-글꼴을 클릭합니다.

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문자 서식 지정

문자 크기 변경 ( 글꼴 크기 ), 문자 유형 변경 ( 글꼴 스타일 ), 문자에 색상을 추가하여 문서 향상, 굵게, 기울임 꼴 및 밑줄과 같은 간단한 도구를 사용하여 중요한 부분을 강조 표시 하여 문자 서식을 지정할 수 있습니다. 또는 문서의 영역 ( 요약 된 읽기를 쉽게하기 위해 ), 더 많은주의가 필요한 문서의 특정 영역이나 단어 또는 부분을 강조 표시하는 강조 옵션도 있습니다.

이 외에도 아래 첨자와 위 첨자를 사용할 때 ( 공식이나 기타 수학적 계산이있는 영역에서 더 자주 사용됨 ) 서식 지정 도구 모음에서 아래 첨자와 위 첨자 도구를 사용해야합니다. 기호를 삽입해야하는 영역에서 사용할 수있는 기호도 있습니다.

삽입-> 기호-> 표시하려는 기호를 선택하십시오.

바로 가기 키

이러한 간단한 도구에 대한 단축키를 배우는 것이 편리 할 수 ​​있습니다. 서식을 적용하기 위해 도구 모음을 계속 클릭 할 필요는 없지만 키보드의 키를 눌러 빠르게 적용 할 수 있습니다.

예를 들어, 굵게 표시해야하는 텍스트 영역을 선택했습니다. 필요한 텍스트를 선택하고 Ctrl + B를 누르기 만하면됩니다. Ctrl + B는 굵게 표시되는 단축키입니다.

마찬가지로 기울임 꼴의 경우 Ctrl + I, 밑줄의 경우 Ctrl + U 등입니다.

이것들도 기억하기 쉽습니다. 예를 들어, Ctrl + 액션의 첫 글자입니다. 예를 들어 굵게는 Ctrl + B, B는 굵게, Ctrl + I는 기울임 꼴 (I는 기울임 꼴) 등입니다. 또한 더 많은 옵션이있는 서식 메뉴가 있습니다. 글꼴 및 단락에 서식을 적용합니다.

단락 서식 지정

문자 서식 지정 후 서식 지정의 다음 측면은 단락 서식을 지정하는 것 입니다. 단락의 텍스트는 정렬되어야하며 세 가지 옵션 이 있습니다. 왼쪽 정렬, 오른쪽 및 중앙 정렬.

대부분의 문서는 쉽게 읽을 수 있도록 정렬되어 있습니다. 항목 목록이있는 경우 문서에 깔끔하고 표준적인 모양을 제공하므로 글 머리 기호 또는 번호로 형식을 지정합니다. 온라인 문서의 경우 글 머리 기호 및 번호 매기기는 보조 기술 소프트웨어가이를 목록으로 인식하는 데 도움이됩니다.

단락 및 줄 간격: Word 2003

줄 간격

다음 서식은 매우 중요한 줄 간격입니다. 다른 문서에 대한 표준이 있습니다. 기본적으로 Word 2003에서 줄 간격은 1에서 1.5 사이입니다. 줄 간격을 변경해야하는 경우 서식 도구 모음의 줄 간격 도구를 사용하여 변경할 수 있습니다.

페이지 및 표의 테두리 및 음영은 서식 메뉴의 테두리 및 음영 옵션을 사용하여 적용 할 수 있습니다.

과부 / 고아 통제

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단락에 대한 과부 및 고아 제어

다음은 단락으로 설정해야하는 과부 및 고아 제어입니다. 예를 들어, 세 줄만있는 단락이있는 경우 단락의 마지막 줄이 다음 페이지 ( widow ) 로 분할되면 보기가 좋지 않고 읽기도 어려워집니다. 또한 단락의 마지막 줄에 단 한 단어 만 있으면 ( orphan ) 문서가 이상하게 보일 수 있습니다. 이를 방지하기 위해 단락 서식 영역에서 widow / orphan 컨트롤을 사용할 수 있습니다.

탭 및 들여 쓰기

탭 및 들여 쓰기는 단락 서식을 지정하는 데 사용되는 또 다른 도구 집합입니다.

들여 쓰기 에는 네 가지 유형 이 있습니다. 왼쪽 들여 쓰기, 오른쪽 들여 쓰기, 첫 줄 들여 쓰기 및내어 쓰기. 왼쪽 및 오른쪽 들여 쓰기는 공백 여백 사이의 단락 공백을 지정합니다. 첫 줄 들여 쓰기는 단락의 첫 줄을 들여 쓰는 데 사용되며내어 쓰기는 특히 글 머리 기호 나 번호 매기기에 사용되는 단락의 첫 줄 다음에 오는 줄을 들여 쓰는 데 도움이됩니다.

탭 은 문서에 텍스트를 배치하는 방법 을 제어하는 데 사용됩니다. 다른 탭 위치를 따라 텍스트를 정렬합니다. 탭 대화 상자에서 탭을 설정할 수 있습니다.

이 외에도 문서 전체에 올바른 철자, 문법 및 구두점이 있는지 확인하십시오. 예를 들어 모든 문장이 대문자로 시작하고 마침표로 끝나는 지 확인하는 등 사소한 오류도 확인합니다. 오류는 조직 표준에 반영 될 수 있으며 심각한 영향을 미칠 수 있습니다.

일반 기호에 대한 바로 가기 키

자주 사용하는 기호의 바로 가기 키를 아는 것도 좋습니다. 예를 들면

• Alt 0169-©
• Alt 172-¼
• Alt 171-½
• Alt 0190-¾
• Alt 0153-™
• Alt 0174-®

간단한 서식은 문서의 전체적인 표현과 느낌에 큰 차이를 만들 수 있습니다.

3.3 적절한 페이지와 섹션 레이아웃을 선택하고 사용하여 문서를 표시하고 인쇄합니다.

이제 문서에 필요한 모든 적절한 서식과 스타일이 준비되었으므로 프레젠테이션 또는 인쇄를 위해 페이지와 섹션을 선택하는 방법을 알아야합니다. 문서 유형에 따라 문서 전체 또는 일부에 열을 추가해야합니다. 문서의 특정 위치에 페이지 나누기와 단 나누기를 삽입해야 할 수 있습니다. 여백 크기, 페이지 번호를 주시해야하며 가장 중요한 것은 문서 및 요구 사항에 따라 머리글, 바닥 글 및 각주를 포함하는 것입니다.

페이지의 여백과 방향을 설정하려면 파일-페이지 설정을 클릭합니다.

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여백

모든 문서에 대한 표준 여백 크기가 있으며 단어 자체에는 기본 설정이 있습니다. 설정을 변경해야하는 경우 다음으로 이동해야합니다.

파일-> 페이지 설정-> 여백-> 여기서 문서의 여백 크기를 설정해야합니다. 경우에 따라 표나 차트 또는 기타 통계 표현을 가로 레이아웃으로 문서화해야하기 때문에 다른 페이지의 방향을 변경할 수도 있습니다.

기둥

문서에 열을 추가하려면

형식-> 열-> 열 수를 선택하고 전체 문서인지 또는 그 시점부터 선택하고 확인을 클릭합니다.

열 너비를 수동으로 설정할 수도 있습니다. 문서의 특정 섹션에 열을 적용하려면 해당 특정 섹션을 선택한 다음 열을 적용합니다. 열 나누기를 추가하여 특정 지점에서 열을 나누고 텍스트를 다음 열로 전달할 수 있습니다.

이미지 및 기타 그래픽이 올바른 위치에 정렬되어 있는지 확인하고 문서의 텍스트와 정렬되어 있는지 확인하십시오.

페이지 나누기, 머리글 및 바닥 글

문서의 텍스트 또는 내용을 나누고 다음 페이지로 이동하려는 영역에 페이지 나누기를 추가 할 수 있습니다.

문서에있는 모든 페이지의 상단과 하단에 표시해야하는 텍스트에 머리글과 바닥 글을 삽입합니다. 일부 문서는 참조를 위해 각주가 필요할 수 있습니다. 이 경우 문서에 각주를 삽입하십시오. 페이지 번호는 여러 페이지가있는 문서에서 중요한 부분입니다.

문서 사용이 레이아웃을 안내하는 방법

문서의 레이아웃을 설정할 때 문서가 어떻게 사용되는지에 따라 형식과 레이아웃을 결정해야합니다.

예를 들어 문서를 인쇄 할 경우 표준 크기 용지에 인쇄 할 수 있도록 형식을 지정해야합니다. 문서를 논문으로 게시하려면 레이아웃과 서식이 그에 따라야합니다. 웹 페이지에 게시 될 문서는 그에 따라 다른 표시 형식으로 지정되어야하며 문서의 크기와 해상도가 변경되므로 웹 게시에는 간단한 형식과 레이아웃이 권장됩니다.

또한 문서의 크기와 문서의 이미지를 고려해야합니다. 크기가 너무 크면 웹 페이지를로드하는 데 시간이 걸리기 때문입니다. 따라서 품질 저하없이 이미지 크기를 조정하려면주의를 기울여야합니다.

인쇄

문서를 인쇄해야하는 경우 문서를 인쇄 할 수있는 다양한 방법이 있습니다. 필요에 따라 선택한 텍스트 또는 전체 문서 인 페이지의 일부 또는 일부를 인쇄 할 수 있습니다. 단면 또는 양면 문서를 인쇄 할 수 있습니다. 인쇄 대화 상자에는 문서를 인쇄하기 전에 수행해야하거나 수행 할 수있는 모든 옵션과 설정이 있습니다. 또한 인쇄해야하는 문서에는 애니메이션 또는 깜박이는 텍스트가 없어야합니다. 이렇게하면 문서에 제대로 인쇄되지 않습니다.

빠른 체크리스트

기억해야 할 몇 가지 사항:

• 강조 표시, 굵게, 기울임 꼴, 밑줄, 글 머리 기호 및 번호 매기기가 필요한 곳에 사용되는지 확인하십시오.
• 주석 및 서식 표시가 꺼져 있는지 확인하십시오.
• 서식 지정에 스타일 사용
• 이미지에 캡션이 있고 표시되었는지 확인합니다.
• 표가 올바르게 정렬되어 있고 올바르게 형식이 지정되고 레이블이 지정되어 있는지 확인하십시오.
• 링크 또는 URL이 작동하는지 확인하십시오.
• 인쇄 미리보기에서 문서를 살펴보고 만족 스러운지 확인하십시오.
• 의미 있고 파일 이름에 공백이나 특수 문자가없는 파일 이름으로 문서를 저장합니다.
• 작성자, 제목, 언어 등과 같은 문서 속성을 확인하고 목차도 확인합니다.

용지를 절약하면 환경을 보호 할 수 있으므로 인쇄가 필요한 경우 인쇄하기 전에 항상 확인해야합니다.

인쇄, 목록 및 기본 서식: Word 2003

3.4 문서의 품질 문제 설명

품질 문제와 관련하여 발생하는 대부분의 문제는 다음과 같습니다.

• 인쇄하는 동안 문서 서식이 적용되지 않음 – 문서 서식을 지정 하고 필요한 서식이나 스타일을 올바른 방식으로 적용하지 않으면 문서가 잘못 배치 된 데이터와 텍스트, 이미지, 개체 및 문자의 품질이 떨어질 수 있습니다. 장소.
• 표, 차트 및 그래프의 정렬 및 배치 문제 – 표를 배치하고 속성을 설정하는 동안 원하는 표의 모양과 표의 내용 서식 지정 방식에 대해 필요한 설정을 수행해야합니다.. 그렇지 않으면 출력 또는 결과 문서의 품질이 떨어집니다. 문서에 배치하는 차트와 그래프에도 동일하게 적용됩니다.
• 링크 또는 URL이 작동하지 않음 – 문서에 링크 또는 URL을 삽입하거나 추가 할 때 올바른 형식으로 입력했는지, 링크가 작동 상태인지 확인하십시오. 링크는 참조 용이거나 도움말 용일 수 있으며 작동하지 않으면 문서가 불완전 해 보이고 사용자가 실망 할 수 있습니다.

• 맞춤법, 구두점 및 문법 오류, 잘못된 형식 및 스타일 사용 – 이러한 오류를 수정하지 않으면 조직과 직원의 품질에 영향을 미칠 수 있습니다.
• 문서의 내용이 충분하지 않거나 표준을 준수하지 않는 경우 – 항상 문서의 고품질 및 표준 정보를 사용하여 독자가 기대 한 내용에 만족하도록하십시오.
• 문서의 정보가 잘못되고 내용의 질이 좋지 않음 – 문서의 데이터는 오류가 없어야하며 모든 정보는 최신 정보이고 업데이트 된 정보 여야합니다. 문서의 품질이 나쁘고 잘못된 정보는 독자의 관심을 끌지 못하고 문서를 쓸모 없게 만듭니다.
• 굵게 및 강조 표시가 너무 많아 문서가 전문가답지 않게 보입니다. 적절하고 필요한 경우에만 텍스트에 굵게 및 강조 표시를 사용하십시오. 강조 표시와 굵은 텍스트가 너무 많으면 읽기가 어려우며 문서가 복잡해 보일 수 있습니다.

• 원본과 인쇄 된 문서의 색상이 동일하지 않음 – 이것은 우리 대부분이 문서를 인쇄 할 때 직면하는 문제입니다. 색상이 좋지 않으면 프린터 설정을 확인하고 해당 특정 프린터 및 용지 용으로 설계된 고품질 잉크 및 호환 잉크를 사용해야합니다. 용지 품질도 색상에 영향을 미칠 수 있습니다.
• 이미지가 흐리거나 왜곡 되고, 이미지 품질이 낮고, 이미지 크기가 다르며, 정렬이 왜곡됨 – 이러한 오류는 문서의 서식 및 스타일 설정과 정렬 설정으로 인해 발생합니다. 모든 설정에 오류가없고 문서를 만들고 서식을 지정하는 동안 올바른 절차를 따르면 이러한 유형의 오류를 피할 수 있습니다.
• 시간 – 문서를 만드는 동안 문서에 오류가 발생하면 문서의 모든 설정, 서식 및 기타 문제를 거치게되어 많은 시간이 소요됩니다. 따라서 시간을 절약하려면 문서 자체를 작성하는 동안 각 부분과 단계를 검토하는 품질 문서를 ​​작성하고 최선을 다해야합니다.

3.5 IT 도구를 사용하고 필요에 따라 수정하여 문서가 요구 사항을 충족하는지 확인

문서를 인쇄하거나 배포하기 전에 문서가 청중과 조직의 요구를 충족하는지 또는 어떤 목적으로 작성되었는지 철저하게 확인해야합니다. 우리는 이미 고품질 콘텐츠로 문서를보기 좋게 만들기 위해 취해야 할 조치와 피해야 할 조치를 확인했습니다. 문서가 요구 사항과 요구 사항을 충족하는지 확인하려면 사용중인 워드 프로세싱 소프트웨어에서 사용할 수있는 도구를 사용해야합니다.

맞춤법 및 문법 검사

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맞춤법 검사 및 문법 검사 – 이것은 매우 유용한 도구이지만 워드 프로세서가 항상 모든 실수를 강조 표시하는 것은 아니므로 수동 맞춤법 ​​검사 및 문법 검사가 권장됩니다.

대문자, 구두점, 문법 및 기타 관련 오류의 오용을 확인하십시오. 문서를 만든 사람이 많은 오류를보기 어렵 기 때문에 오류를 몇 번 확인하고 다른 사람에게 교정을 요청하십시오. 문서를 며칠 동안 따로 보관 한 다음 다른 마음에 들었을 때 오류를 확인할 수 있습니다. 이렇게하면 오류를 쉽게 식별 할 수 있습니다.

또한 비슷하게 들리지만 철자와 의미가 다른 단어가 많이 있습니다. 독자들은 당신이 의미하는 바를 이해하지 못할 것이므로 매우 조심해야합니다. 항상 올바른 철자를 사용하십시오. 오류는 잘못된 의사 소통으로 이어질 수 있으며 조직과 비즈니스에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 문서를 소리내어 읽으면 시각적으로 만 읽으면서 식별하지 못한 오류도 나타납니다.

숫자 및 계산 – 문서에 사용 된 숫자의 소수점 수가 정확한지, 숫자가 정확한지 확인하십시오. 잘못된 수치는 오해의 소지가 있고 비참한 결과를 초래할 수 있으므로 계산이 정확하고 오류가 없는지 확인합니다. 작성중인 문서는 회사의 주요 비즈니스 정보와 관련된 가장 중요한 문서 중 하나 일 수 있으므로 항상주의해야합니다.

언어 및 사전 – 사용되는 언어는 전문적인 언어 여야합니다. 속어와 일상적인 언어는 피해야합니다. 일부 단어는 미국 영어와 영국 영어에서 다르게 표기되므로 언어 ​​및 사전 설정을 설정하는 것이 큰 도움이 될 것입니다.

정확성 및 일관성 – 제공된 정보가 충분한 지, 명확하고 개선이 필요한지 문서를 읽어야합니다. 이것은 독자가 당신이 전달하려는 메시지를 이해하는 데 도움이 될 것입니다.

글꼴 및 글꼴 크기 – 사용 된 글꼴 및 글꼴 크기는 표준이어야합니다. 전문적인 문서에 세련되거나 펑키 한 글꼴을 사용하지 마십시오. 크기는 너무 작거나 크지 않고 표준이어야합니다. 글꼴 색상도 표준이어야합니다.

하이픈 – 목록에는 하이픈을 사용하는 대신 항상 글 머리 기호와 숫자를 사용합니다. 이렇게하면 적절한 들여 쓰기와 탭을 사용하여 깔끔하게 문서 서식을 지정할 수 있습니다. 글 머리 기호와 숫자를 사용하면 보조 기술 소프트웨어가 목록임을 알 수 있습니다.

페이지 레이아웃 및 여백 – 여백 및 레이아웃에 대한 표준 값과 방향을 따르십시오. 머리글, 바닥 글 및 각주에 오류가없고 올바르게 정렬되었는지 확인합니다.

줄 바꿈, 페이지 나누기, 단 나누기 및 단락 나누기 – 깔끔한 모양으로 문서 서식을 지정하는 데 유용한 도구입니다. 미망인과 고아를 피하기 위해 필요할 때마다 이러한 도구를 사용하십시오.

표, 이미지, 기타 그래픽 – 이러한 개체에 대한 모든 설정이 올 바르고 문서의 다른 문자 및 텍스트와 올바르게 정렬되었는지 확인합니다. 문서에 이미지와 그래픽을 추가하는 동안 이미지와 개체 안팎의 텍스트 설정을 확인해야합니다.

인쇄 레이아웃 – 모든 것을 확인하고 수정 한 후 인쇄 레이아웃 형식으로 문서를 봅니다. 이것은 문서가 인쇄 될 때 어떻게 보이는지 정확하게 보여줍니다. 인쇄 대화 상자에서 인쇄 레이아웃 및 인쇄 용지 등을 설정할 수도 있습니다. 문서가 만족스럽지 않은 경우 문서에 오류가없고 올바른 형식이 될 때까지 돌아가서 설정을 변경해야합니다.

3.6 품질 문제 및 문서에 적절하게 대응하여 결과가 요구 사항을 충족하도록합니다.

모든 확인이 완료되고 문서가 인쇄 또는 배포 또는 게시 될 준비가되었다고 생각되면 계속 진행할 수 있습니다. 때로는 청중이나 사용자가 다른 스타일이나 구조 또는 레이아웃이 더 좋을 것이라고 느꼈을 상황이 있습니다. 이러한 상황에서는 개선 또는 변경이 가능한지 묻는 질문과 피드백을받을 수 있습니다.

피드백에서 배우기

항상 긍정적 인 방식으로 피드백을 받고 그로부터 배우십시오. 청중을위한 문서를 만들고 있다는 사실을 명심해야하며, 그것은 당신이 아닌 청중을 기쁘게해야하기 때문에 문서를 만드는 동안 이러한 모든 요소를 ​​고려해야합니다.

품질 문제가 발생하면 경청하고 그에 따라 행동하십시오. 적절하게 행동하고 문제에 적절하게 대응해야합니다. 사용자 또는 청중은 사용하거나 읽기 쉽다는 이유로 다른 구조 나 스타일을 원할 수 있습니다. 때로는 거대한 이미지 나 방향이 산만해질 수 있으므로 이미지 크기가 달라야 할 수 있습니다.

숫자의 경우 정확성을 위해 일부 사용자는 소수점 이하 두 자리 이상을 요청할 수 있습니다. 때로는 계산에 사소한 오류가있을 수 있습니다. 따라서 피드백을받을 때 청중에 대해 배우고 이러한 청중을 위해 향후 이러한 오류를 피하는 방법을 알고 있거나 다른 청중을 위해 사용할 레이아웃을 알고 있습니다.

문서가 열리지 않는 경우

우리 모두가 일상적인 비즈니스 활동에서 마주 치는 또 다른 일반적인 문제는 문서가 열리지 않는 것입니다. 이는 문서를 만들었거나 문서를 여는 소프트웨어와의 호환성 문제 또는 충돌과 관련이 있습니다. 이와 같은 상황에서는 수신자에게 연락하여 사용중인 소프트웨어를 살펴보고 어떤 오류가 발생하는지 묻고 문제를 해결하는 것이 가장 좋습니다.

문서를 다른 호환 가능한 형식으로 변환하고 다시 보낼 수 있습니다. 또는 수신자가이를 수행 할 수있는 경우 해당 프로세스를 안내 할 수 있습니다. 나는 여기서이 점을 반복하고있다. 가능한 한 간단한 형식으로 항상 문서를 저장하십시오.

논쟁보다는 설명하라

침착하게 질문에 따라 행동하십시오. 특정 이유나 목적을 위해 특정 스타일이나 구조, 형식 또는 방향을 사용한 경우가있을 수 있습니다. 이를 사용자에게 설명하고 ( 논쟁이 아님) 그들이 사실을 이해하고 기꺼이 받아들이는지 확인할 수 있습니다. 이 모든 것이 마침내 표준을 준수하고 목적에 맞는 모든 품질 요구 사항을 충족하는 문서를 만듭니다.

항상 기억하십시오. 품질은 비즈니스의 능력을 보장하기 때문에 중요합니다!

이 단원의 요약

나는 당신이 좋은 지식과 이해를 갖기를 바랍니다.

• 워드 프로세싱 응용 프로그램 또는 소프트웨어를 사용하여 프레젠테이션, 인쇄 또는 배포를 위해 문서를 포맷하는 방법.
• 문서가 의미 있고 의미있는 내용을 포함하고 조직에서 설정 한 표준을 준수하는지 확인하는 방법.
• 마무리하기 전에 서식, 맞춤법 검사, 문법 검사 및 기타 레이아웃을 확인합니다.

이것이 당신에게 도움이 되었기를 바랍니다. 이 단원의 이전 섹션을 살펴 보려면 아래 링크를 따르십시오.

섹션 1-워드 프로세싱 문서 내에서 텍스트 및 기타 정보를 정확하게 입력하고 결합합니다 (워드 프로세싱 소프트웨어, 질문 1.1 ~ 1.7).

섹션 2-워드 프로세싱 문서의 레이아웃 및 구조 생성 및 수정 (워드 프로세싱 소프트웨어, 질문 2.1 ~ 2.4)

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