차례:
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다양한 유형의 회의
회의 유형은 조직의 규모, 논의해야 할 문제 및 참석할 수있는 사람들의 수에 따라 다릅니다.
- 서 회의는 회의가 서:처럼 소리가 정확히 무엇이다. 이러한 회의는 관리자가 단기간 동안 매일 개최하는 경우가 많습니다. 일반적으로 관리자가 시작 및 완료가 필요한 간단한 변경이나 작업을 직원에게 알려야 할 때 사용됩니다.
- 회의는 매우 계획적이고 조직적인 회의이며, 회의는 크게 토론과 의견을 기반으로합니다. 그들은 하나 또는 여러 주제를 논의하기 위해 의장이 개최하며 종종 조직 내 다른 사람들의 참석률이 높습니다. 때때로 전화 회의가 발생합니다. 여기에는 한 명 이상의 사람이 포함될 수 있습니다.
- 발표는 일상, 규칙과 절차에 대한 변경 직원을 알리기 위해 개최되는 회의이다. 모든 정보가 정확하고 상세해야하는 것이 중요하기 때문에 프레젠테이션 계획에는 종종 시간이 많이 걸립니다. 프레젠테이션에는 종종 한 두 명의 발표자가 있으며 참석자는 일반적으로 마지막에 질문에 대해 토론 할 기회가 있습니다.
- 국소 회의는 하나 개의 개별 주제를 논의하기 위해 개최되는 회의이다.
- 비상 회의 는 종종 많은 계획과 예고없이 갑자기 열립니다. 일반적으로 조직 내부 또는 외부의 위기에 대한 토론이 포함됩니다. 비상 회의에는 팀의 모든 구성원이 참석해야하므로 하루의 업무에 지장을 줄 수 있지만 매우 중요합니다. 촉박 한 통보로 인해 긴급 회의에는 의제가 필요하지 않습니다. 그러나 회의 중이나 후에 회의록을 기록해야합니다.
회의 행정 지원
회의를 위해 행정적 지원을 제공하는 것이 중요합니다. 회의가 열리기 전에 모든 참석자 명단을 작성하고 회의 목적에 대한 간략한 정보를 수집해야합니다. 사람들이 회의에 참석할 때 누가 도착하는지 기록하는 것이 중요합니다.
항상 시간을내는 사람이 있어야합니다. 이들은 회의 중에 발생하는 토론과 합의를 기록하여 사람들이 다시 참조 할 수 있도록하는 사람들입니다. 사람들이 회의 장소에 입장 할 때, 같은 참석자와 함께 두 번째 회의를 개최해야 할 경우를 대비하여 누군가가 그곳에있는 사람들의 이름을 적어 두는 것이 중요합니다. 또한이를 통해 관리자 등은 누가 새로운 목표를 얻었는지 또는 누가 새로운 결과를 알고 있는지 알 수 있습니다.
회의를 계획하고 조직하는 동안 행정적 지원도 필요합니다 (지원 내용은 질문 3 참조).
회의 구성
회의를 조직 할 때 회의의 목적과 회의의 '머리'가 될 사람을 고려하십시오. 회의가 회의에 참여한 사람들의 중요한 약속과 충돌하지 않도록 적절한 시간을 마련해야합니다. 회의 시간과 참석자 목록을 계획해야하며 적절한 장소를 선택해야합니다 (모든 참석자가 얻을 수있는 장소). 의제가 작성되어야합니다. 이것은 회의에서 논의 할 주제를 요약 한 항목 목록입니다.
다과를 제공 할 경우 금액을 고려해야하며 회의가 얼마나 먼지 또는 가까운 지에 따라 다과를 올바르게 구입하여 보관해야합니다. 특별한 식단을 고려해야합니다.
참석자를 지원하려면 장애 액세스를 고려해야합니다. 필요한 경우 회의 장소를 확인하여 휠체어 접근 등에 적합한 지 확인해야합니다. 의사 소통을 돕기 위해 수화 통역사를 고용하거나 참석하도록 초대 할 수 있습니다.
비즈니스 숙박
비즈니스 목적으로 여행 할 때 지역은 지역 또는 국제 일 수 있습니다. 다양한 유형의 숙박 시설뿐만 아니라 적합성과 신뢰성을 비교하기 위해 예약 전에 다양한 여행 옵션을 모두 조사하는 것이 중요합니다.
- 다양한 여행 옵션: 자동차, 택시, 버스, 코치, 기차, 보트 / 페리, 비행기
- 다양한 유형의 숙박 시설: 호텔, 베드 앤 브렉퍼스트.
비즈니스 분야에서 비즈니스 여행 및 숙박에 대한 지침과 요구 사항을 확인하는 것은 매우 중요합니다. 숙박과 함께 출장을 계획 할 때 계획 과정은 매우 중요합니다. 여행하는 사람들의 수와 예산은 계획 프로세스를 진행하기 위해 발견되어야합니다.
먼저 다양한 유형의 비즈니스 여행을 알아야합니다. 여행이 지역 또는 국제 여행입니까? 위치가 확인되면 숙소를 선택할 때 신중하게 고려해야합니다.
- 호텔에서는 종종 하루에 세 번의 정사각형 식사 (도시락 포함)를 제공하지만 비용이 많이들 수 있습니다. 그러나 그들은 방문객에게 호텔의 공용 실을 포함하여 다양한 시설을 제공하고, 비즈니스 작업자가 자신의 방에서 업무를 최신 상태로 유지하고 동료 작업자와 통신 할 수 있도록하는 무료 WiFi를 제공 할 수도 있습니다.
- B & B는 항상 아침에 아침 식사를 제공하며 이는 누군가의 숙박 비용을 포함합니다. 일부 베드 앤 브렉퍼스트의 시설은 제한적이며, 출장 중일 때 근로자가 할당 된 방에 자주 있지 않을 가능성이 높기 때문에 큰 문제가되지 않습니다.
여행 예약
여행을 예약 할 때 추가 조사를하는 것이 중요합니다. 호텔 / 숙박 및 아침 식사에 예약 통금 시간이있는 경우 비즈니스 작업자가 사전에 그곳에 도착하는 것이 중요합니다. 어떤 경우에는 전날 여행하여 방에 들어가 일이 시작될 때까지 휴식을 취하는 것이 더 쉽습니다. 비용이 예산 내에 있도록 비용을주의 깊게 확인해야합니다.
여행 티켓과 호텔 / 숙박 및 아침 식사 룸은 실망과 스트레스를 피하기 위해 미리 예약해야합니다. 경우에 따라 비즈니스 여행객은 음식을 사고, 버스 나 택시로 여행하고, 기타 필요 사항을 충족하기 위해 일정 금액의 돈을받을 수 있습니다.
계획이 완료되면 출장에 참여할 모든 직원에게 여행 및 숙박에 대한 세부 정보를 제공하여 자신이하는 일에 대한 정확한 정보를 준비하고 알 수 있도록해야합니다.
출장에 사용되는 돈이 종종 예산으로 설정되기 때문에 현금 흐름과 회사 이익을 추적하기 위해 출장 및 숙박 기록을 유지하는 것이 중요합니다. 예를 들어 비용 및 적합성과 같이 여행 및 숙박에 대한 세부 정보가 유지되는 경우, 나중에 비용을 절약하거나 더 나은 숙박 시설을 찾기 위해 기록을 다시 참조 할 수 있습니다.
또한 출장 중 발생할 수있는 변경 사항에 대해 직원과 소통 할 수 있으므로 기록을 유지하는 것도 도움이됩니다.
사무용품의 종류
문구류: 문구류는 사무실에서 주로 사용됩니다. 문구류의 예: 펜, 연필, 스테이플러, 클립, 포스트잇 노트, 눈금자.
보안 시스템: 직장 내 모든 사무실 문은 닫혀 있고 잠금 장치가 있습니다. 이는 일반인과 권한이없는 사람들이 환자 파일 및 소액 현금에 액세스 할 수 없도록하기위한 것입니다. 내부 및 외부 고객 모두의 안전을 보장하기 위해 리셉션 내부와 건물 외부에 CCTV 카메라가 있습니다. 모든 직원 컴퓨터에는 눌렀을 때 다른 직원 컴퓨터에 경고로 팝업되는 특별한 '패닉'버튼이 있습니다. 이것은 당신이 고통 받고 있음을 경고하고 우리가 환자를 다루지 않는 동안 이런 일이 발생하면 우리는 무엇이 잘못되었는지 확인하기 위해 패닉 버튼을 활성화 한 직원에게 가야한다는 것이 우리의 정책입니다.
컴퓨터: 컴퓨터는 사무실에서 사용되는 주요 장비 중 하나입니다. 여기에는 직원이 편지 등을 작성할 수 있도록하는 Microsoft 단어와 같은 다른 소프트웨어가 포함되어 있습니다. 컴퓨터는 일반적으로 온라인 통신 및 조사를 가능하게하는 인터넷에 연결됩니다. 인터넷 사용시 안전한 사용을 위해 모든 컴퓨터에 특수 안티 바이러스 소프트웨어를 설치해야합니다. 작업 손실을 방지하기 위해 모든 작업을 백업하는 것도 중요합니다. 컴퓨터에있는 대부분의 소프트웨어는 승인 된 액세스 만 허용하고 기밀성을 보호하기 위해 암호로 암호화 될 수 있습니다.
프린터 / 복사기: 복사기는 종이에있는 문서를 복사하는 데 사용됩니다. 특히 고객과 관련된 정보의 사본을 보유하는 것이 항상 유용합니다.
스캐너: 스캐너는 컴퓨터에 연결되어 종이에서 컴퓨터로 무언가를 전송하는 데 사용됩니다. 제 직장에서 저는 스캐너를 사용하여 환자 메모와 병원 편지를 시스템에 배치하여 할당합니다.
책상 및 의자: 사무실 조직 내의 대부분의 직원은 자신의 책상에 배정됩니다. 일부 조직에서는 직원 '핫 데스크'. 이것은 그들 자신의 영역이 없다는 것을 의미합니다.
팩스기: 팩스기는 문서를 외부 업체에 복사하는 데 사용됩니다. 각 팩스에는 전화 번호와 같은 개별 번호가 있으므로 다른 회사에서 바로 정보를 전달할 수 있습니다.
Franking Machine: Franking 기계는 우편물을 게시 할 수 있도록 봉투 (편지 / 소포)에 무게를 달고 '인쇄'하는 데 사용됩니다. 크레딧을 구매하여 기계에 입력하여 1 등석 또는 2 등석으로 변경할 수있는 스탬프 비용을 지불합니다. (프 랭킹 머신에 대한 자세한 내용은 유닛 12 참조)
라미네이터: 종이 또는 카드를 라미네이터에 삽입 한 다음 플라스틱 덮개에 '밀봉'하여 물로 인한 손상과 찢어짐으로부터 보호합니다. 예를 들어 포스터 나 지침서와 같이 전시 할 경우 문서는 종종 라미네이팅됩니다.
유선 전화: 전화는 거의 항상 사무실에서 사용됩니다. 외부 및 내부 전화를주고받는 데 사용할 수 있습니다. 내 직장 내 전화는 다른 직원과 의사 소통하는 데 사용되며 다른 의료 회사 및 환자에게 전화하는 데 사용됩니다. 우리는 또한 질문이 있거나 예약을 원하는 환자로부터 수신 전화를받습니다. 또한 각 전화기에는 전화를받을 수없는 경우 메시지를 남길 수있는 '우편함'이 있습니다. 또한 '방해 금지'설정으로 지정할 수도 있습니다.
파일 캐비넷: 파일 캐비넷은 문서를 정리하고 보관하는 데 사용됩니다. 그들은 종종 조직을 돕기 위해 레이블을 붙일 수있는 여러 개의 서랍과 섹션을 가지고 있습니다. 제 작업장에는 특히 환자의 개인 데이터가성에 따라 알파벳 순서로 정렬되고 잠글 수있는 파일 캐비닛이 있습니다. 이들 중 많은 것의 장점은 화재가 발생해도 중요한 정보가 파괴되지 않도록 내화성이 있다는 것입니다.
파쇄기: 파쇄기는 사무실에서 다른 직원이나 고객 / 환자에 대한 개인 및 기밀 정보를 폐기하는 데 사용할 수 있습니다. 이는 권한이없는 사람이 정보를 얻을 수 없도록하기위한 것입니다. 데이터 보호법에 따르면 개인 정보는 '절대적으로 필요한 기간 동안 만 보관'해야합니다. 내 직장 내에서 더 이상 필요하지 않은 기밀 정보를 파쇄합니다.
안전: 금고는 돈을 보관할 때 사무실에 필수적인 '장비'입니다. 금고는 돈을 안전하게 보관할 것이며 승인 된 사람 만이 열쇠 나 코드로 돈에 접근하는 방법을 알아야합니다. 금고의 열쇠는 분실이나 도난을 방지하기 위해 안전한 장소에 보관해야합니다.
사무 기기 사용
작업을 완료하기 위해 사무 기기를 선택할 때 작업에 필요한 작업을 고려해야합니다. 편지를 써야하는 경우 컴퓨터에서 Microsoft Word를 사용하고 프린터를 사용할 수 있습니다. (사용 가능한 리소스 고려: 인쇄 할 용지가 충분하지 않을 수 있습니다.)
작업을 완료하는 데 필요한 시간을 고려하는 것도 중요합니다. 예를 들어 차트를 만들어야하는 경우 컴퓨터에서 소프트웨어를 사용하는 것보다 손으로 그리는 데 더 많은 시간이 걸립니다.
다른 사람에게 정보를 제공하는 작업이 포함 된 경우이 작업을 신속하게 수행해야합니까, 아니면 속도가 그다지 중요하지 않습니까? 팩스 및 전화 통신 사용은 거의 즉각적인 반면 전자 메일은 누군가 액세스하고 읽는 데 걸리는 시간에 따라 다릅니다.
작업을 수행 할 때 비용과 품질도 고려해야합니다. 일부 사무용 장비는 고품질 문서를 생성 할 수 있지만 비용이 많이 들기 때문에 신중하게 계획해야합니다.
낭비 감소
작업 환경에서 낭비를 최소화하는 것이 중요합니다. 성능이 더 효율적이고 고객 / 환자가 더 편안하게 느낄 수 있기 때문입니다. 폐기물을 식별하고 최소화하는 방법을 포함하여 모든 직원에게 올바른 교육을 제공해야합니다.
- 전자 메일을 사용하면 회의록, 뉴스 레터 등을 종이로 전달하는 대신 직원에게 전자 메일로 보낼 수 있으므로 종이 낭비를 줄이는 데 도움이됩니다.
- 직원이 프린터를 사용하는 경우 필요한 페이지 만 인쇄하고 가능하면 양면 인쇄해야합니다. 복사기를 사용할 때도 마찬가지입니다.
- '전기 폐기물'도 줄이는 데 매우 중요합니다. 요금이 낮아지고 건물과 환경이 더 경제적 일 것입니다. 근무일이 끝나면 모든 조명과 컴퓨터 및 그 구성 요소 (스캐너, 프린터, 복사기)를 꺼야합니다. 중앙 난방 또는 에어컨은 필요한 경우에만 사용해야합니다.
일기 시스템
하드 카피 또는 수동 일기 시스템은 종종 제본 또는 링 제본 책의 형태입니다. 그들은 다양한 일 / 월 형식으로 제공되므로 선택하기 전에 몇 개의 항목이 일기에 들어갈 것인지 고려해야합니다. 이 시스템의 단점은 손실 가능성과 종이 사용입니다. 바운드 다이어리에서는 공간이 제한되어 불명확 한 항목으로 이어질 수 있습니다. 이로 인해 항목이 잘못 읽힐 수 있습니다. 내 조직에는 정기적으로 업데이트되는 각 직원이 관리하는 방에 하나 이상의 벽 플래너가 있습니다. 이들은 항상 시야 내에 있기 때문에 유용합니다. '책 스타일'일기를 사용할지 여부는 개인적인 결정입니다.
전자 일기 시스템은 컴퓨터, 전화 또는 전자 수첩에서 만들 수 있습니다. 컴퓨터에는 일기 시스템을 만드는 데 사용할 수있는 다양한 프로그램이 있으므로 개인 취향에 따라 다릅니다. 다이어리 시스템이 전자식 인 경우 항상 권한이있는 액세스 권한이있는 사람 만보고 편집 할 수 있도록 암호를 암호화 할 수 있습니다.
일기 시스템의 장점
일기 시스템을 사용하면 자신의 시간과 다른 사람의 시간을 효율적으로 계획하고 구성 할 수 있습니다. 다른 직원이 일기 시스템에 액세스 할 수있는 경우 회의, 교육 일 및 관리 일이있는 직장 내에서 귀하의 일반적인 가용성을 알 수 있습니다. 일기 시스템은 회의 및 이벤트를 계획 할 때 도움이되며, 중복되는 항목이 없도록 할 수 있습니다.
자원을 주문할 때 주문한 내용, 주문한 시간 및 수량에 대한 일기를 작성하는 것이 좋습니다. 이는 관리자와 소액 현금 책임자가 자원이 얼마나 자주 사용되는지 추적하는 데 도움이되며 자원 낭비를 줄이기위한 문제 해결에 도움이 될 수 있습니다.
일기 시스템에 날짜와 시간을 포함하는 것이 중요합니다. 필요한 경우 이름과 약속 또는 이벤트에 대한 정보를 기록해야합니다. 일기 시스템은 항상 정확하고 정확해야하며 필요한 모든 세부 사항을 포함해야합니다.
사용중인 시스템의 예
일기를 작성할 때 정확한 정보를 얻는 것이 중요합니다. 제 직장에서는 'SystmOne'이라는 소프트웨어를 사용합니다. 여기에는 예약 및 전화 상담을위한 일종의 전자 일기 시스템이 포함되어 있습니다. 예약 충돌을 방지하고, 환자 보호를 돕고, 올바른 환자를 입력하고, 의사 또는 처방 사무원이 환자의 증상 / 요구 사항에 대한 작은 요약을 알 수 있도록이 정보가 정확해야합니다.
또한 팀 회의 날짜 및 교육 일을 입력하기 위해 자체 일기 시스템을 유지할 수있는 옵션도 있습니다. 이러한 날짜를 추적하면 자유 시간을 확보하는 데 도움이됩니다. 회의 및 교육 일에 참석하면 다른 동료와 의사 소통하고 수술 중에 발생할 수있는 문제를 개선하고 지식을 확장 할 수 있습니다.
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