프로젝트 관리자가되는 것 : 인생의 하루

프로젝트 관리자로서의 경력을 고려하고 있습니까? 읽어…

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어떤 직업이든, 외부인에게 흥미롭고 화려 해 보이는 것은 종종 직업의 복잡하고 스트레스가 많은 측면 일 수 있습니다. 올바른 직업을 선택하는 것이 중요하므로 조사를해야합니다. 광택있는 채용 페이지를 넘어서 일상적인 업무 현실에 대해 알게되면 해당 경력이 귀하에게 적합한 지 여부에 대해 더 많은 정보에 입각 한 결정을 내릴 수 있습니다.

이 기사에서 나는 내 자신과 다른 프로젝트 관리자의 경험을 종합하여 평범한 하루가 어떻게 생겼는지 엿볼 수 있도록했습니다. 읽어보고 자신이 즐기는 모습을 상상할 수있는 직업인지 확인하십시오.

물론 실제로 프로젝트 관리자로서 매일 매일은 매우 다르지만이 기사의 목적을 위해 평균 9 ~ 5 일 동안 몇 가지 일반적인 활동을 구성했습니다.

오전 8시: 작업 시작. 이메일을 확인하십시오.

독수리 눈을 가진 독자는 이미 내 기사에서 모순을 발견했을 것입니다. 서론에서 저는 전형적인 9-5 일을 주겠다고 말했고 이제는 대신 오전 8시에 하루를 시작했습니다.

이것이 프로젝트 관리자의 첫 번째 현실입니다. 하루가 9-5 일은 거의 없습니다.

프로젝트 관리는 까다로운 직업입니다. 프로젝트의 중요한 시점에있을 때 특히 그렇습니다. 프로젝트는 본질적으로 시간 척도와 연결되어있어 상황이 어려워지면 중단하고 멈출 시간이 없습니다. 이것이 실제로 의미하는 바는 바쁜 기간 동안 팀을 지원하고 작업을 수행하며 마감일을 맞추기 위해 오랜 시간 일할 수 있다는 것입니다.

이러한 까다로운 작업을 처리하기 위해 많은 프로젝트 관리자가 아침에 전화와 회의가 붐비기 전에 작업을 시작하여 이메일을 확인할 시간을 갖습니다. 프로젝트 관리자가 오전 7시 또는 8시에 작업을 시작하는 것은 드문 일이 아닙니다. 물론 대용량 이메일받은 편지함도 공유합니다. 받은 편지함을 잘 관리하고 중요한 이메일에 응답 할 수 있도록 구성되어 있어야합니다.

오전 9시: 전화 회의

회의 통화는 프로젝트에서 가장 일반적인 커뮤니케이션 방법으로 회의에서 이어졌습니다. 왜? 이제 많은 프로젝트에 원격 팀이 있기 때문입니다. 여러 지역에있는 사람들과 함께 일할 때 회의를 위해 여행 할 시간을 갖는 것은 비현실적입니다. 그리고 첨단 기술을 사용하면 전화 또는 화상 회의도 효과적 일 수 있습니다. (항상 사실은 아닙니다. 재미를 위해 아래 비디오를 연결했습니다.이 비디오는 실제 생활에서 전화 회의가 어떻게 생겼는지에 대한 독특한 해석을 제공합니다. 전화 회의를 경험 한 적이 있다면 확실히 당신을 웃게 만들 것입니다.)

프로젝트 관리자로서 회의 통화를 주최하는 것은 종종 귀하의 책임이며 프로젝트와 관련된 다른 통화에서 비즈니스 담당자 역할을해야 할 수도 있습니다. 프로젝트 호출은 종종 팀이 프로젝트를 어떻게 진행하고 있는지에 대해 이야기하고 그들이 가질 수있는 문제를 논의 할 수있는 정기적 인 기회를 제공하기 위해 예약됩니다.

실생활에서의 전화 회의

오전 10:00: 컨퍼런스 콜 / 프로젝트 문제 검토

따라서 오전 9시 회의 통화가 한 시간이라고 가정 해 보겠습니다. 이는 대규모 프로젝트에서 매우 일반적입니다. 프로젝트 관리자는 전체에 기록한 메모 세트로 전화 회의를 마칩니다. 팀에서 완료된 작업, 진행중인 작업 및 주요 프로젝트 문제에 대해 알림을 받았을 것입니다. 가능성은 방금 제기 된 문제를 처리하기 위해 전화 회의를 종료 한 후해야 할 긴급하거나 준 긴급한 작업이있을 것입니다.

따라서 하루 중이 시점에서 몇 가지 작업을 수행 할 수 있습니다.

컨퍼런스 콜에서 방금들은 모든 내용을 반영하기 위해 프로젝트 문서 업데이트 (예: 프로젝트 계획)
알림을받은 긴급한 문제를 해결하기 위해 몇 가지 초기 작업을 수행합니다. 예를 들어 공급 업체가 배송을 늦추는 경우 이것이 프로젝트에 미칠 영향을 확인하거나 공급 업체에 전화하거나 문제를 에스컬레이션 할 수 있습니다.
다른 이메일 / 전화 / 토론이 발생할 가능성이 높으며 아침 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 하루 종일 이메일, 문제 및 전화 통화를 지속적으로받는 것이 일반적이므로 이미 겪고있는 문제를 처리 하느라 바쁘더라도 새로운 항목을 처리 할 수 있습니다.

11:00 AM: 프로젝트 계획 / 더 많은 통화

따라서 이전에 회의를 마치고 나면 이제 프로젝트 계획을 업데이트해야한다는 사실을 알게되었을 것입니다. 그러나이 작업을 수행하는 데 많은 시간이 걸릴 것으로 기대하지 마십시오. 더 많은 전화와 이메일로 인해 방해받을 수 있습니다. 그러나 어쨌든 계획을 시작합니다.

오전 11시 30 분: 전문가 회의

이 제목에 '전문가'회의라는 일반적인 용어를 사용했지만 실제로는 프로젝트의 특정 주제와 관련된 모든 종류의 회의가 될 수 있습니다. 예를 들어 IT 프로젝트 관리자 인 경우 소프트웨어 검토 일 수 있습니다.

그러나 여기서 중요한 점은 회의가 하루 중 상당 부분을 차지한다는 것입니다. 잊지 마세요. 훌륭한 프로젝트 관리자는 회의의 양쪽에서 시간을내어 그들이 시간을 최대한 활용할 수 있도록합니다. 사전에 참조 자료를 대조하거나 배경 정보를 읽고 나중에 회의 중에 작성한 메모를 작성하고 배포 할 수 있습니다.

12:30 PM: 점심

그래서 저는 프로젝트 관리자로서의 삶이 얼마나 바쁠 수 있는지에 관해 너무 암울한 그림을 그리고 싶지 않습니다. 그래서 12시 30 분에 점심을 먹으러 갈 곳입니다. 일이 바쁘더라도 항상 한낮에 시간을 보내는 것이 좋습니다. 오후에 더 많은 에너지가 있고 더 잘 집중할 수 있습니다.

1:00 PM: 경영진 프레젠테이션

프로젝트 관리자는 많은 프레젠테이션을해야합니다. 당신은 당신의 상사, 고위 간부 또는 프로젝트 후원자가 주목할만한 프로젝트를주의 깊게 관찰하는 것을 발견 할 수 있으며 그들은 그들에게 정기적 인 업데이트를 제시하도록 요청할 수 있습니다.

물론, 정기적 인 프레젠테이션은 일주일에 한 시간 동안 만 회의를하는 것이 아닙니다. 고위 경영진이 프레젠테이션에서 볼 것으로 기대하는 세부 정보를 모으는 데는 시간이 걸리며, 회의가 끝난 후 후속 정보를 보내어 질문이나 우려 사항에 답해야 할 수도 있습니다. 업무를 잘 수행하려면 중요한 데이터를 많이 가져와 명확하고 직관적 인 프리젠 테이션으로 바꾸는 데 능숙해야합니다.

오후 2:00: 보고서 작성

프로젝트 관리자는 프로젝트에 저장하고 정기적으로 업데이트해야하는 많은 정보가 있기 때문에 문서화에 상당한 시간을 소비합니다. 경영진에 대한 프레젠테이션뿐 아니라 정기적으로 더 많은 청중이나 고객에게 서면 보고서를 제공해야 할 수도 있습니다. 보고서가 전문적으로 보이고 사람들이 읽고 이해하기 쉽기를 원하기 때문에 탄탄한 쓰기 기술이 중요합니다.

3:00 PM: 팀 따라 잡기

프로젝트 관리자의 핵심 임무는 프로젝트에 대한 제어를 유지하는 것이며, 프로젝트가 얼마나 빨리 미끄러지기 시작할 수 있는지에 대해 과소 평가해서는 안됩니다. 이를 방지하는 유일한 방법은 팀과 확고한 관계를 유지하고 정기적으로 소통하는 것입니다. 팀이 프로젝트에 문제를 일으킬 수있는 문제에 대해 이야기 할 수있을만큼 충분히 편안하게 느끼는 것이 중요하므로 좋은 대인 관계 기술이 필수입니다.

이 기간 동안 개별 팀원과 전화 또는 직접 연락을 취하거나 현재 프로젝트에서 특정 문제를 다루고있는 경우 특정 팀원의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

오후 4:00: 예산 업데이트

프로젝트 재정 관리는 필수적입니다. 프로젝트를 시작할 때 지출 할 금액과시기를 추정하기 위해 예산을 짜야합니다. 프로젝트를 면밀히 관리하려면 정기적으로 예산을 검토하고 실제 지출 수치와 비교해야합니다. 프로젝트 관리자에게는 숫자를 잘 이해하는 것이 매우 중요합니다.

4:30 PM: 재정 회의

프로젝트 예산을 초과하는 경우 재무 팀과 회의를 통해 지출을 검토 할 수 있습니다. 또는 조직은 단순히 프로젝트가 제대로 진행되고 있는지 확인하기 위해 정기적 인 재무 검토를 원할 수 있습니다. 그러나 어떤 프로젝트에서나 확실히 발견 할 수있는 것은 프로젝트에 관심이 있거나 이해 관계가있는 내부 부서와의 회의에 자주 참석하도록 요청 받는다는 것입니다.

오후 5:00: 긴급 전화 회의

프로젝트에서 모든 것이 순조롭게 진행되는 드문 날입니다. 프로젝트에서 증가하는 위기를 처리하기 위해 신중하게 계획된 일정을 변경해야하는 경우가 종종 있습니다. 예를 들어, 그날 아침에 제기 된 문제에 대해 제 3 자와 연락을 취하기 위해 늦은 전화 회의 일정을 잡아야 할 수 있습니다. 또한 다른 시간대의 팀을 상대하는 경우 이른 아침이나 늦은 저녁에 전화를 예약해야 할 가능성이 높습니다. 프로젝트 관리 작업이 거의 9-5 인 경우가 많은 이유 중 하나입니다.

오후 5시 30 분: 이메일에 답장

이메일은 여전히 모든 비즈니스에서 중요한 커뮤니케이션 도구이며, 낮 동안 이상한 지점에서 10 분 또는 20 분 동안 이메일을 읽고 답장 할 수 있었지만, 하루가지나면서받은 편지함이 빠르게 성장하고 있음을 알게 될 것입니다. 따라서 퇴근 할 준비가되기 전에 이메일을 확인하고 나머지 할 일 목록을 확인하기 위해 근무일이 끝날 때 추가로 30 분 안에 꽉 조이는 경우가 많습니다.

오후 6:00: 내일 할 일 목록 검토

따라서 오후 6 시가되면 작업이 약간 진전되고 사무실을 떠날 준비가 된 것처럼 느껴질 수 있습니다. 그러나 내일 계획했던 매우 바쁜 하루를 시작하기 위해 10 분만에 할 일 목록을 검토 할 수 있습니다. 물론 할 일 목록은 시간을 관리하고 매우 까다로운 일정을 처리하는 데 도움이되므로 모든 프로젝트 관리자에게 필수적인 도구입니다.

결론: 두 프로젝트 / 조직이 동일하지 않음

이러한 점에 놀란다면 이것은 단순히 가이드 일 뿐이며 실제로는 모든 프로젝트가 다르며 프로젝트에 대한 시간을 관리하는 방법도 다를 것임을 기억하십시오. 또한 모든 조직이 다릅니다. 어떤 사람들은 당신이 장시간 일하고 최소한의 점심을 먹을 것을 기대하는 문화를 가지고있을 수 있습니다. 다른 사람들은 매우 다른 접근 방식을 가질 수 있으며 직원이 적절한 휴식을 취하고 업무량을 줄이고 합리적인 시간을 일하도록 적극적으로 권장 할 수 있습니다. 어떤 프로젝트를 관리하든이 예제에서 얻을 수있는 한 가지 교훈은 프로젝트 관리자에게 체계적이고, 경계하고, 효율적으로 유지하는 능력이 매우 중요하다는 것입니다. 좋은 시간 관리는 프로젝트를 감독 할 때 발생하는 복잡한 요구와 예측 불가능 성을 극복하는 데 큰 차이를 만듭니다.