워드 프로세싱 소프트웨어 : NVQ 비즈니스 및 관리 디플로마 및 IT : 파트 II

워드 프로세싱 문서의 레이아웃 및 구조 생성 및 수정

문서는 여기 저기 흩어져있는 텍스트와 이미지로 작성 될 수 없습니다. 모든 문서는 표준 구조와 레이아웃의 깔끔한 프레젠테이션이 필요합니다. 이를 달성하기 위해 문서를 구성하는 방법,이를 위해 필요한 기술 및 도구,이를 찾을 수있는 위치를 알아야합니다.

2.1 구조 및 스타일에 대한 문서 요구 사항 식별

작성된 모든 문서는 가독성을 높이고 전문성을 유지하기 위해 특정 표준을 준수해야합니다. 일반적으로 문서의 표준 구조를 살펴보면 제목 페이지, 목차, 소개, 문서 본문 등이 있습니다.

문서의 샘플 제목 페이지

nsf.gov

문서의 각 부분에는 고유 한 스타일과 구조가 있습니다.

예를 들어 문서의 제목 페이지에는 보고서 제목, 날짜, 문서 상태 등이 있고 목차에는 문서의 모든 섹션과 하위 섹션과 관련 페이지 번호 등이 포함됩니다..

문서 유형에 따라 워드 프로세서의 페이지에 대한 표준 페이지 레이아웃을 설정해야합니다. 일부 기본 설정에는 용지 크기, 용지 유형, 용지 방향, 기본 글꼴, 언어, 날짜 설정, 문서 내용의 자리 맞추기, 여백, 줄 간격, 열, 머리글, 바닥 글, 페이지 번호, 단락 제목, 표가 포함됩니다., 그리고 목적에 따라 다른 많은 것들이 있습니다.

이 외에도 문서의 그래픽 부분을 살펴볼 필요가 있습니다. 문서에서 사용하는 그래픽도 특정 표준을 따라야합니다. 단순해야하며 문서의 내용과 함께 이동해야합니다 (의미 있어야 함) . 적절하게 캡션을 추가하고 필요한 경우 범례로 레이블을 지정해야합니다.

문서에서 고려해야 할 다음으로 중요한 측면은 문서의 문법, 가독성 및 스타일입니다. 맞춤법 검사 및 문법 오류 확인. 몇 가지 기본 표준은 텍스트에 밑줄을 긋는 것을 피하고, 큰 따옴표 대신 작은 따옴표를 사용하고, 문장과 단락 사이에 공백을두고, 구두점을 확인하는 등의 것입니다. 또한 문서를 작성할 때 수동태보다는 능동태를 사용하는 것이 좋습니다.

문서의 모든 스타일과 구조를 처리 한 후에는 문서가 깔끔하고 인쇄 및 읽기에 적합하게 보이도록 페이지 설정을 조정해야합니다.

2.2 사용할 수있는 템플릿 및 스타일과 사용시기 식별

사양의 수집 등 페이지의 크기, 페이지 방향, 여백, 글꼴, 줄 간격 등은이라고 템플릿. Word에서 생성되는 모든 문서는 템플릿을 기반으로합니다.

예를 들어, Word 에서 새 문서를 열면 Word 는 일부 일반 또는 기본 설정이있는 기본 템플릿을 사용하며이를 일반 템플릿 이라고합니다.

템플릿에는 문서 스타일도 함께 제공됩니다.

예를 들어 일반 템플릿의 경우 기본 스타일은 일반 스타일입니다. 기본 글꼴, 글꼴 크기, 줄 간격, 여백 등이 있습니다. 단어 자체 내에서 사용할 수있는 다양한 스타일 ( 서식-> 스타일 및 서식 )이 있습니다. 여기에서 하나를 선택하거나 기존 스타일을 수정하거나 자신 만의 스타일을 만들 수 있습니다.

근무하는 각 조직 및 부서에 따라 조직 및 표준의 요구 사항과 요구 사항을 고려하여 특정 목적을 위해 이전에 디자인 된 다른 템플릿이 이미있을 수 있습니다. 템플릿은 조직의 요구 사항과 표준에 따라 페이지 형식, 스타일 및 표준 텍스트가 다를 수 있습니다.

예를 들어 모든 조직에 있는 레터 헤드 는 템플릿 의 예입니다. 회사에 대한 기본 정보와 연락처 정보가있을 수 있습니다. 이러한 템플릿은 수정하거나 템플릿을 만들어 하드 드라이브의 쉽게 액세스 할 수있는 위치에 저장할 수 있습니다. 문서의 모양은 문서의 스타일과 사양에 따라 결정됩니다.

템플릿은 일반 기본 템플릿 또는 매크로가있는 템플릿 일 수 있습니다. 자주 생성 할 문서에 대한 템플릿을 만들어야하는 경우 다음을 수행해야합니다. 필요한 스타일과 사양으로 템플릿을 만들고 새 문서가 생성 될 때마다 표시 될 텍스트를 추가합니다. 그런 다음 의미있는 이름으로 템플릿을 저장합니다. 필요에 따라 이미 존재하는 템플릿을 수정하려면 이미 존재하는 템플릿을 열고 필요한 수정을 한 다음 다른 이름으로 저장합니다.

템플릿을 사용한 Word 2003 자습서

템플릿 에는 기본 제공 템플릿과 사용자 지정 템플릿 의 두 가지 유형 이 있습니다.

기본 제공 템플릿 은 다양한 유형의 문서에 맞게 설계된 사전 설정된 구조와 함께 제공됩니다.

예: 팩스, 메모, 편지, 이력서, 보고서 등

사용자 지정 템플릿 은 목적 및 요구 사항에 맞는 기본 제공 템플릿을 사용할 수 없거나 사용 가능한 템플릿이 만족스럽지 않은 경우 사용자가 만든 템플릿입니다. 사용자는 자신의 서식과 스타일을 사용하여 템플릿을 만들고 나중에 사용할 수 있도록 다른 템플릿과 함께 저장합니다.

파일-템플릿- '문서 스타일 자동 업데이트'확인

michaelgoerz.net

기존 문서의 스타일을 새 템플릿에서 만든 스타일로 다시 포맷하려는 경우 새로 만든 템플릿을 다시 포맷해야하는 문서에 첨부하여이를 수행 할 수 있습니다.

문서에 템플릿을 첨부하려면

파일-> 템플릿-> '문서 스타일 자동 업데이트'옵션 확인-> 확인 클릭

Word는 이전 문서와 새 템플릿에서 이름이 일치하는 스타일을 덮어 쓰고 새 스타일이 스타일 목록에 추가됩니다. 이 과정에서는 스타일 만 변경되고 여백, 머리글, 바닥 글 등과 같은 기타 사양은 문서 수준 설정이므로 변경되지 않습니다. 문서 수준 설정은 항상 템플릿 수준 설정을 대체합니다.

사용 가능한 서식 및 스타일을 보려면 서식-스타일 및 서식을 클릭하십시오.

표 삽입

표는 다양한 목적으로 다양한 유형의 문서에서 사용되며 다양한 유형의 표가 있습니다. 테이블을 수정하고 테이블의 정보를 구성하는 데 사용할 수있는 다양한 설정과 기능을 살펴 보겠습니다.

표 생성 또는 삽입 -표-> 삽입-> 표-> 행과 열 수 설정-> 내용에 따라 표를 조정할 내용에 자동 맞춤을 사용하거나 창에 자동 맞춤을 선택하여 표를 늘릴 수 있습니다. 페이지 여백까지.

테이블 구조 추가 및 수정 -언제든지 테이블을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 테이블 속성으로 이동하여 테이블 속성을 매우 많이 변경할 수 있습니다. 행과 열을 추가 및 삭제하고, 테이블의 너비, 테두리, 음영 및 기타 여러 속성을 변경할 수도 있습니다.

텍스트를 표로 변환하려면 먼저 탭이나 쉼표로 구분 된 데이터를 입력합니다. 여기에서 데이터를 탭으로 구분했습니다.

표의 셀을 병합하려면 병합 할 셀을 선택합니다. 선택한 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 "셀 병합"을 선택합니다.

테이블에서 셀 병합 및 분할 – 셀을 병합하려면 병합 할 셀을 선택하고-> 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고-> 셀 병합을 클릭합니다.

셀을 분할하려면-> 분할해야하는 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭-> 셀 분할을 클릭-> 셀을 분할 할 행 또는 열 수를 설정합니다.

표에서 텍스트를 가로 또는 세로로 정렬 – 텍스트를 정렬 할 셀을 선택합니다. 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭-> "텍스트 방향"클릭-> 필요한 정렬 선택

표의 셀 여백, 테두리 및 음영 – 표를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭-> 테두리 및 음영을 클릭-> 여백, 테두리 및 음영 설정 변경

양식을 만드는 방법은 무엇입니까?

양식을 만들고 수정하는 방법도 살펴 보겠습니다. 양식은 필요할 때 입력하는 양식 필드가있는 텍스트 문서입니다. 이러한 양식은 컴퓨터에서 사용하거나 인쇄하여 작성할 수 있습니다. 다른 문서와 마찬가지로 양식을 템플릿으로 저장할 수도 있습니다. 양식을 작성하려면

MS Word-> 신규-> 빈 문서-> 필요에 따라 필요한 제목 및 기타 세부 사항을 입력 할 수 있습니다. 표를 사용하여 양식에 전문적인 레이아웃을 제공 할 수도 있습니다.

보기-도구 모음-양식, 양식 도구 모음이 표시됩니다.

글 머리 기호 및 목록 스타일을 추가하려면-형식-글 머리 기호 및 번호 매기기

기본 제공 스타일은 제목, 단락 및 목차의 스타일을 지정할 때 작업을 더 쉽게 만듭니다. 예를 들어 수동으로 제목을 선택하고 글꼴, 글꼴 크기, 글꼴 색상을 변경하는 경우 결과를 얻기 위해 세 단계의 작업을 수행하고 각 제목에 대해이 작업을 반복해야합니다. 그러나 기본 제공 또는 이미 생성 된 스타일로 스타일을 변경하면 클릭 한 번으로 작업을 완료 할 수 있습니다.

연결된 스타일은 문자와 단락의 스타일을 함께 변경 하며 끝에 ' ¶a' 로 표시됩니다. 이러한 스타일은 단락 또는 문자 스타일처럼 작동하며 단락 내부의 아무 곳이나 클릭하여 적용하여 전체 단락에 적용하거나 단락의 특정 섹션을 선택하고 스타일을 일부에만 적용해야하는 경우 스타일을 적용 할 수 있습니다. 단락의.

목록 스타일은 목록의 모양을 변경하는 데 사용됩니다. 들여 쓰기 및 번호 매기기 스타일이있는 계층 수준이 있습니다.

표 스타일은 표의 모양을 변경하는 데 사용됩니다. 그들은 표의 테두리, 음영, 정렬 및 글꼴에 대해 다른 모양을 제공합니다.

피드백을주세요:

여러분 모두가

• 문서에 필요한 구조 및 레이아웃 학습
• 사용 가능한 스타일 및 템플릿
• 문서에 필요한 표 및 기타 정보 사용
• 위의 기술을 문서에 적용

여기에 설명 된 대부분의 작업에 스크린 샷을 첨부하기 위해 최선을 다했습니다. 일부 스크린 샷은 Microsoft word 2010에서 가져온 것이며 최대한 빨리 Word 2003으로 대체하겠습니다.

이 정보가 도움이 되었기를 바랍니다. 의견이 있으시면 언제든지 질문하고 질문하십시오. 이 단원의 첫 번째 섹션은 아래 링크에서 찾을 수 있습니다.

섹션 1-워드 프로세싱 문서 내에서 텍스트 및 기타 정보를 정확하게 입력하고 결합합니다 (워드 프로세싱 소프트웨어, 질문 1.1 ~ 1.7).

이 단원의 다음 섹션은 아래 링크에서 찾을 수 있습니다.

섹션 3- 워드 프로세싱 소프트웨어 도구를 사용하여 요구 사항을 충족하도록 문서의 서식을 지정하고 효과적으로 제시합니다 (워드 프로세싱 소프트웨어, 질문 3.1 ~ 3.6).