효과적인 회의의 4 단계 설명

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미국판 The Office 의 거의 모든 에피소드 에서 Steve Carell의 기발한 Michael Scott은 회의를 위해 직원을 회의실로 안내했습니다. 포옹. 실생활에서 직장 회의 (또는 어디에서나 실제로는 교회, 방과 후 프로그램, 심지어 가족과 함께 앉아있는 회의)도 똑같이 자의적이고 불편하게 느껴질 수 있습니다. 핵심이 브레인 스토밍하고 궁극적으로 해결책에 도달하는 것이라면, 회의실 테이블 주위에 모여 있거나 정의 된 방향없이 Zoom을 통해 40 명의 직원을 모으는 것은 돛이없는 범선에 올라 타는 것과 같습니다. 당신은 진지하게 아무데도 가지 않을 것입니다.

그 사이에 많은 진전이 이루어지고 강하게 시작하고 끝나는 더 나은 회의를 위해 다음 단계를 따르십시오.

효과적인 회의를위한 팁

회원을 방해하지 않는 시간과 장소를 선택하십시오. 식당 맞은 편 사무실에서 점심 식사 1 시간 전에 회의를 갖는 것은 참석자들에게 전혀 흥미가 없을 것입니다.
가상으로 회의를 진행할 수 있다면 그렇게하십시오. 더 이상 한 장소에서 만나기 위해 사람들에게 하루를 바꿔달라고 요청할 이유가 없습니다.
당신의 목적이 확고하고 명확한 목적을 가지고 있는지 확인하십시오. 다음 분기 예산 삭감 방법을 논의하기위한 회의는 충분하지 않습니다. "다음 분기에 지출 할 필요가없는 세 가지 사항 결정"이라는 주제를 만드십시오.
회의의 요점과 관련된 사람 만 초대하십시오. 사람들은 일반적으로 회의에가는 것을 좋아하지 않으므로 문제를 해결하는 데 필요하지 않은 사람을 참석시키지 마십시오.
회의가 시작되기 전에 기본 규칙을 만들고 모든 참석자가 참석할 수 있도록합니다. 일반적으로 훌륭한 기본 규칙은 "서로 방해하지 않는 것"입니다.
회의 후 24 시간 이내에 후속 이메일을 보내 확인하고 결정을 내리고 이러한 결정에서 특정 역할을 수행 할 사람을 확인합니다.

효과적인 회의의 4 단계

효과적인 회의를 수행하는 것에 대해 가장 먼저 인식해야 할 점은 답답한 회의실에 들어갈 때 마술처럼 모이는 것이 아니라는 것입니다. 모든 멋진 모임과 마찬가지로 계획 및 준비 요소가 있습니다. 그렇지 않으면 실제 회의는 완전히 무의미합니다.

효과적인 회의의 네 단계는 다음과 같습니다.

예비. 지금은 회의의 모든 내용을 정의 할 때입니다. 여름 인턴을 더 잘 활용하는 방법에 대한 브레인 스토밍 세션입니까? 미술 부서의 예산에서 추가 비용을 어디에 쓸지 결정하려고합니까? 참석자들은 일상에서 빼앗긴이 여분의 시간이 가치가 있다고 느끼기를 원하기 때문에 잘 구성된 주요 토론 주제를 갖는 것이 회의 성공의 열쇠입니다.
회의. 회의하는 동안, 당신은 당신이 동안 형성 의제 따라 확실 할 것이다 페이지의 배상 이 필요 이상 회의 이상하고, 포인트를 말하는 모든 키를 제기하고, 모든 사람이가는 주제에서 벗어난없이 입력 기여할 수있는 기회가 주어 지도록를 있다.
폐쇄. 회의가 끝나기 몇 분 전에 토론을 마무리하고, 필요한 경우 다음 회의 시간을 설정하고, 참석자가 추가 질문에 대해 연락 할 수있는 기회를 검토합니다.
후속 조치. 후속 조치는 준비 단계만큼 회의의 질에 중요합니다. 회의 중에 내린 결정이 제대로 구현되도록 틈새를 메우고 느슨한 끝을 묶는 곳입니다.

회의의 모든 단계 중에서 가장 많은 시간이 소요되는 단계는 준비입니다. 조용한 환경에 자리 잡고 개선 사항을 구현하는 데 도움이 될 사항에만 집중하면서 다가오는 회의에서 원하는 사항을 계획하십시오.

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효과적인 회의 준비

회의 목적 결정

여기서 우리는 회의를 계획하는 가장 필수적인 단계 인 회의 이유를 결정합니다. 처음에 회의 목적을 결정하려면 두 가지 간단한 질문을 스스로에게 물어보십시오.

어떤 문제를 해결해야합니까?
문제를 해결해야하는 이유는 무엇입니까?

이러한 질문에 대한 답변이 회의의 목적이 될 것입니다.

최적의 시간과 장소 선택

브레인 스토밍과 공개 토론에 도움이 될 시간과 장소, 그리고 그룹 규모에 가장 적합한 설정이 무엇인지 생각해보십시오.

원격 위치를 선택하면 Zoom과 같은 영상 채팅 서비스, 간단한 회의 통화 또는 메신저 서비스를 통한 채팅 토론까지 활용할 수 있습니다. 원격 회의의 큰 이점은 참석자가 어디에 있든 전화기를 통해 참여할 수 있기 때문에 시간이 훨씬 더 유연해질 수 있다는 것입니다.

직접 만나기로 결정했다면, 울부 짖지 않고 눈이 시계를 응시하지 않는 시간을 선택하는 것이 좋습니다. 퇴근 직전 또는 점심 식사 직전 회의는 아마도 나쁜 생각 일 것입니다.

의제 작성

다음으로 의제를 만들어야합니다. "로드맵"이라고도하는이 의제는 회의를 안내하고 지휘자 및 관련된 모든 사람을 돕고 현재 위치와 가야 할 위치를 확인합니다.

좋은 회의 의제에는 다음이 포함됩니다.

논의해야 할 주제
각 특정 주제와 관련된 핵심 요점
회의에 대해 정의 된 시작 및 종료 시간
종료 시간 전에 질문을위한 공간

의제는 다음과 같을 수 있습니다.

회의 일정

오후 3:00 회의 시작

3: 00-3: 05 참석자 및 주제 소개

3: 05-3: 20 주제 및 요점 토론

3: 20-3: 30 질문

오후 3시 30 분 회의 종료

종료 시간: 오후 3시 30 분

주요 관심 주제: 새 자동 판매기를 어디에 두어야합니까?

3 개의 새로운 자판기가 있습니다. 2 개는 스낵 용이고 1 개는 음료 용입니다.
모든 자판기가 한곳에 있어야합니까 아니면 건물 내에 분산되어 있어야합니까?
화재 코드에 따르면 자동 판매기는 건물 출구 근처에있을 수 없습니다.

추가 질문 및 우려 사항이있는 경우 6 월 28 일까지 [email protected]으로 이메일을 보내주십시오.

이 의제는 회의 경로에 대한 명확한 지침을 설정하기 때문에 효과적입니다. 회의가 시작될 때 의제를 인쇄하여 각 참석자에게 나누어 주거나 모든 사람이 의제를 검토하고 회의 내내 다시 참조 할 수 있도록 미리 이메일을 보내십시오. 토론하는 동안 항상 사용자와 참석자 앞에 표시되도록 회의하는 곳마다 게시하는 것도 좋은 생각입니다.

회원 선택 및 회의에 초대

회의에 참석해야하는 사람과 이유 결정
이메일, 문자 또는 다른 형태의 전문 커뮤니케이션을 통해 회원 요청을 보냅니다.

기본 규칙 설정

경계는 사회가 대부분 시민 상태에서 기능하도록 유지하는 데 도움이됩니다. 회의를 소규모 사회로 생각하고 기본 규칙 이라는 경계를 설정하십시오 . 효과적인 회의를위한 기본 규칙을 설정하려면 구체적이고 다음과 같은 잠재적 방해 요소를 해결해야합니다.

과학 기술. 회의 중에 전화와 컴퓨터를 허용해야합니까?
다른 회원을 존중합니다. 방해하거나, 큰 소리로 말하거나, 서로에 대해 또는 너무 오랫동안 말하지 않아야합니다.
휴식. 회의가 길어질 경우 휴식 시간이 있으며 언제 어디서 회원들이 만날 예정입니까?

기본 규칙 목표

기본 규칙은 구체적이어야하며 회의에 참석 한 모든 사람이 생산적인 환경에 참여하고 참여할 수 있도록해야합니다.

중요한 역할 할당

기름칠이 잘 된 기계와 마찬가지로 성공적인 회의는이를 수행하는 사람보다 더 많은 것이 필요합니다. 회의 시작부터 끝까지 흥얼 거리는 데 도움이되도록 회의 내에서 세 가지 중요한 역할을 할당해야합니다.

촉진자

진행자는 회의를 순조롭게 진행하고 기본 규칙을 시행하며 대화가 주제에서 벗어난 경우 구성원을 회의 목적으로 다시 안내합니다.

시계

타임 키퍼는 회의의 정의 된 시작 및 종료 시간을 추적하여 회원들에게 경과 된 시간과 남은 시간을 주기적으로 알려줍니다.

기록계

녹음기는 회의 중에 제기 된 아이디어를 기록하고 대화가 혼란스러워지면 설명을 요청하여 녹음 된 모든 정보가 도움이되고 회의 후 효과적인 참고 자료로 사용될 수 있도록합니다.

자재 조달 및 구성

회의에 필요한 자료를 결정하고 회의 시간 전에 수집하십시오. 따라서 랩톱을 사용하는 경우 회의 중간에 업데이트가 시작되지 않는지 확인하고 모든 사람이 메모를 할 것으로 예상하는 경우 충분한 펜과 메모장을 가져 가십시오. 데이터를 제시 할 계획이라면 시간을내어 수치를 뒷받침하는 몇 가지 시각적 개체를 만드십시오.

회의에 참석하여 잘 정의 된 한두 가지 문제를 해결할 준비를하십시오. 너무 많은 논의 포인트는 진정한 진전을 방해 할 수 있고 엉뚱한 논의로 이어질 수 있습니다.

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회의

소개

모든 회의 구성원이 서로 친숙해 지도록 간략한 소개를 실시한 다음 회의 목적을 설명하고 기본 규칙을 검토하여 모든 사람이 회의 진행 방식을 명확하게 이해할 수 있도록합니다.

회의 목적 설명

회의의 목적, 왜 모두 거기에 있는지, 달성하고자하는 것 (새 자동 판매기 세 대의 최적 위치에 대한 만장일치 결정에 도달)을 검토합니다.

의제 검토

대면 회의의 경우 토론, 요점, 시작 및 종료 시간에 대한 주제가 포함 된 의제 인쇄본을 배포합니다.

원격 회의의 경우 시작하기 전에 모든 사람이 전송되었으며 일정에 액세스 할 수 있는지 다시 확인하십시오. 참석자들이 토론을 시작하기 전에 풀 수 있도록 추가 시간을주십시오.

회의를 마무리하고 고수 할 시간을 정하십시오. 귀하의 직원과 동료는 귀하의 결단력을 높이 평가할 것입니다. 모든 사람이 더 이상 질문이 있으면 이메일을 보내어 아무도 느슨하게 끝나지 않도록하십시오.

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회의 종료

마무리

회의가 정말 잘 진행되고 모두가 훌륭한 아이디어를 내놓고 있더라도 회의 시작시 설정된 최종 종료 시간을 지키는 것이 중요합니다. 더 논의 할 사항이있는 경우 후속 단계 에서 수행 할 수 있습니다.

부드럽게 닫으려면:

회의가 끝날 때 회원들이 질문하고 답변 할 수 있도록 몇 분을줍니다.
해결책에 도달했는지 또는 다음 회의에서 다시 논의 할 것인지 결정하십시오.
솔루션에 도달 한 경우 특정 타임 라인으로 실행 계획을 만듭니다.
해결책에 도달하지 못한 경우 가까운 장래에 개최 할 다른 회의 시간을 마련하십시오.

실행 계획 만들기

실행 계획을 세울 때가되면 다음 요소를 포함해야합니다.

해결책. 해결책은 세 대의 자판기 모두를 중앙의 한 위치로 옮기는 것입니다. 중앙에 음료 기계가있어 기계를 쉽게 찾을 수 있고 모든 스낵을 한 곳에서 구입할 수 있습니다.
솔루션 구현 방법. 이 솔루션을 구현하기 위해 기계는 욕실 건너편의 복도로 이동됩니다.
솔루션 구현의 일부가 될 사람과 해당 역할 Jackie는 공급 업체에 연락하여 기계를 설치해야하는 위치를 알리고 Juan은 설치 당일에 만나 기계가 적절한 위치에 설치되었는지 확인합니다.
솔루션 프로세스의 타임 라인입니다. Jackie는 정보를 가지고 월요일 아침에 공급 업체에 전화를 걸어 설치 날짜를 정하고 Juan은 관리자에게 연락하여 공급 업체를 만나기 위해 평소의 아침 작업에서 휴식을 요청합니다.

회의 후 1 주일 이내에 이메일을 통해 참석자들과 후속 조치하여 질문을 명확히하고 회의 후 팝업되는 문제를 해결합니다. 회의를 최대한 활용할 수 있도록 커뮤니케이션 라인을 개방하십시오.

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후속 조치

후속 이메일 보내기

후속 이메일을 통해 회의 참석자에게 레코더의 메모를 전송하여 회의가 끝난 후에도 회의의 추진력을 유지하십시오. 모든 사람에게 Jackie와 Juan의 의무를 상기시키고 문제 나 질문이 발생할 경우 모든 사람이 귀하의 연락처 정보를 가지고 있는지 확인하십시오.

개별 후속 이메일 보내기

솔루션 구현을위한 특정 임무를 수행하기로 선택한 사람들은 진행 상황을 확인하기 위해 이메일을 보내고 일정을 방해 할 수있는 문제에 대해 논의합니다. Juan이 관리자의 승인을 받아 공급 업체를 만나기 위해 시간을 내고 Jackie가 공급 업체와 연락하여 설치 시간과 위치를 확인한 월요일 오후를 다시 확인합니다.

간단하고 매우 효과적인 회의를 위해 이러한 간단한 지침을 따르면 귀하와 귀하의 동료는 문제에 완전히 탈선하지 않고 문제를 파악할 수 있습니다.