전화 회의를 덜 성가 시게하는 7 가지 방법

원시 픽셀

전화 회의는 종종 Slack 또는 Gchat에서 멀티 태스킹과 은밀한 대화를 늘리는 것 이상을 거의 수행하지 않습니다. 최악의 경우, 그들은 사람들의 시간을 완전히 낭비하고 전화가 제대로 관리되지 않으면 사기를 떨어 뜨릴 수 있습니다. 때때로 이러한 호출은 논리적으로 필요하거나 상위에있는 일부 호출이 호출을 필요로하기 때문에 피할 수없는 경우가 있으므로이를 최대한 활용하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 사전에 자료 보내기

사람들이 추가해야 할 모든 것을 미리 차임 할 수 있도록 미리 의제를 보내면 도움이됩니다. 이렇게하면 사람들이 "아, 한 가지 더!"라고 할 가능성이 줄어 듭니다. 모든 사람들이 통화에서 작별 인사를 한 것처럼.

주어진 문서 나 다른 시각적 개체를 참조하려는 경우 모든 사람이 통화 중에 사용할 수 있도록하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 일부 숫자를 덜컹 거리고 세 번 반복해야하는 것은 시간 낭비입니다. 문제의 문서가 사람의받은 편지함에 있어야하더라도 전화를 받기 전날 다시 보내십시오. 특히 몇 주 또는 몇 달 전에 보낸 문서라면 더욱 그렇습니다.

또한 사람들이 특정 프로젝트에 대한 업데이트를 제공 할 책임이 있는지 미리 알려야합니다. 때로는 막판 요청이 불가피하고 관리자는 일반적으로 이러한 가능성에 대비해야하지만, 사람들이 알고 있다고 가정하고 그 자리에 두는 것보다 미리 알려주는 것이 가장 좋습니다.

2. 초대 제한

생각해야 할 두 그룹이 있습니다. 전화를 받아야하는 사람들과 전화 를받을 필요 는 없지만 여전히 유익 할 수있는 사람들입니다. 첫 번째 범주의 사람들은 아마도 의사 결정권자이며 제공 할 업데이트가있는 팀 리더입니다. 이 사람들을 식별하는 것은 상당히 쉬워야합니다.

두 번째 범주에는 특정 상황에 대한 질문에 답할 수있는 사람이나 리더십 역할을 수행하는 중이며 통화 중 혜택을받을 수있는 사람이 포함될 수 있습니다. 모든 직원 또는 모든 부서가 반드시 포함되는 것은 아닙니다 . 관리자가 나중에 팀에 주요 업데이트를 제공 할 수있을 때 전화 회의에 시간을 보내는 것은 인력 낭비 일 수 있습니다. 확실하지 않은 경우 관리자 및 팀장에게 시간을 효과적으로 사용하는 방법에 대해 문의하십시오.

조직에 따라 모든 사람을 초대하는 것이 합리적 일 수 있지만 특정 사람 만 참석해야합니다. 이를 통해 이해 당사자는 참여하고 더 많은 것을 배우고 결국 무언가를 기여할 수 있습니다. 이러한 서로 다른 기대치를 명확하게 전달해야합니다. 전화를받는 사람이 많을수록 더 많은 시간이 소요될 수 있음을 기억하십시오!

3. 기본 기본 규칙을 설정하되 잔소리는하지 마십시오

질문시기, 참여 예정자, 참여하거나 말할 때 이름을 기억하는 것에 대한 지침은 의제가 포함 된 동일한 이메일로 전달되어야합니다. 이러한 지침에는 종종 합리적인 예외가 있거나 신인이 조직의 업무 문화에 익숙하지 않을 수 있습니다. 아무도 자신의 전화 음소거를 기억하는 것에 대해 완벽하지 않을 것이므로 사소한 배경 소음이나 기타 작은 위반으로 사람들에게 하프를 치지 마십시오.

무언가가 진정으로 통화를 방해하는 경우 범인이 누구인지 정확히 알고 있더라도 "모든 사람이 시끄러운 곳에서 전화기를 음소거 할 수 있는지 확인할 수 있습니까?"라는 광범위한 질문을 시도하십시오. 가능한 간접적 인 피드백을 제공하면 선의의 직원이 꾸짖거나 환영받지 못하는 느낌을받지 않도록 할 수 있습니다.

4. 역할을 현명하게 교체

사람들의 의지와 기술을 고려하지 않고 역할을 할당하는 것은 회의 통화를 더 지루하게 만들 수 있습니다. 실제로 주도하는 데 관심이있는 사람들에게 메모 작성, 의제 설정 및 촉진 역할을 할당 해보십시오. 다른 경우에는 특정 통화 주제에 기득권이있는 팀원을 찾을 수 있습니다. 이유가 무엇이든 사람들에게 역할을 맡길 것을 요청하는 이유를 사람들에게 알려주십시오. 그렇게하면 자신감과 사기가 향상 될 수 있습니다.

가끔씩 새로운 목소리로 통화하는 것도 좋습니다. 지역 관리자 중 한 명이 매우 좋아할 수 있고 팀이 그 또는 그녀가 일을 진행하는 것을 좋아할 수 있습니다.

무작위 또는 예정된 역할 순환이 공정 해 보일 수 있지만 이는 역효과를 낼 수 있습니다. 신인은 당신이 그들이 새로운 것에 대한 메모를 책임지게 만들면 결국 당신을 원망할 수 있습니다. 비상 사태를 처리하고 통화 중에 나가야 할 수있는 사람에게 의무를 할당하는 것도 좋지 않을 수 있습니다.

5. 긍정적으로 시작

과장하고 싶지 않고 성실하지 않은 것처럼 보이지만 훌륭한 일이 이루어 졌거나 특별한 노력이 이루어 졌을 때 인정하는 것이 좋습니다. 특정 그룹이나 개인이 방금 큰 성과를 거두었다면 해당 통화와 관련성이 높지 않더라도이를 공개하십시오. 큰 출장을 마치고 돌아온 사람에게 인사를 전할 수도 있고, 아직 이른 아침 인 시간대에서 뛰고 있다면 사무실 전체에서 인사 할 수도 있습니다. 이것은 그렇지 않으면 소모적 인 통화에 대해 긍정적 인 톤을 설정할 수 있습니다.

이 부분을 너무 길게 만들지 마십시오. 그렇지 않으면 시간이 낭비됩니다. 또한 전화를받을 때마다 같은 사람들에게 칭찬을 보내지 않도록주의하십시오. 이렇게하면 다른 사람들의 사기를 떨어 뜨리고 사기를 떨어 뜨릴 수 있습니다.

6. 자세한 문제 해결 방지

주제에 집중하는 것은 분명히 컨퍼런스 콜의 목표이지만 때로는 누군가의 질문이 주제에 관한 까다로운 상황에 직면하지만 복잡하거나 상황에 매우 구체적입니다. 통화중인 다른 사람에게 전혀 적용되지 않는 경우 "사무실에 특화된 까다로운 문제입니다."라고 대답하는 것을 두려워하지 마십시오. 오프라인에서 논의 할 수 있습니까?”

어떤 경우에는“HR 팀의 일부 사람들이 10 분 안에 또 다른 회의를 갖는 것을 알고 있습니다. 이 토론이 참여하지 않기 때문에 연기 할 수 있습니까?” 중요한 부분은 질문자가 질문이 부적절하거나 부담 스럽다고 느끼지 않도록하는 것입니다. 다른 시간이나 장소에서 처리하면됩니다.

7. 가장 중요하지 않은 주제를 끝에 배치

목표는 항상 전화 회의를 제 시간에 종료하는 것이지만, 기술 문제 나 복잡한 문제로 인해 시간이 더 오래 걸리는 날이 있습니다. 긴급 상황이 발생하여 한 명 이상이 전화를 끊을 수도 있습니다.

전화가 30 분 이상 예약 된 경우 바쁜 관리자 나 다른 의사 결정자가 계획 여부에 관계없이 더 긴급한 다른 회의에 출마해야 할 가능성이 높습니다. 통화 초기에 입력이 필요한 시간에 민감한 항목을 넣으십시오. 실종 된 관리자를 나중에 루프로 다시 가져올 수는 있지만 하루 중 또는 다른 사람의 시간과주의가 필요합니다.