행정 비서의 포트폴리오를 만드는 8 가지 팁

당신은 행정 보조원으로서 행복하게 일하고 있습니다. 당신의 하루는 마감일을 지키고 우선 순위를 조정하고 위기를 관리해야하는 프로젝트와 작업으로 가득 차 있습니다. 전문적인 포트폴리오도 어떻게 만들어야합니까? 이 8 가지 팁을 시도해보세요.

1. 파일 만들기

컴퓨터 나 책상 서랍에서 파일을 열기 만하면됩니다. "경력 포트폴리오"라고 표시하십시오. Dropbox, OneNote 또는 모바일 앱을 사용하세요. 쉽게 탐색 할 수있는 경력과 관련된 항목을 저장할 위치를 선택하십시오.

이제 포트폴리오에 항목을 넣을 지정된 위치가 있습니다. 멋진 것은 없습니다. 기억하기 쉬운 하나의 장소 일뿐입니다. 자격이 있기 때문에 파일을 만드십시오!

2. 자신을 상기 시키십시오

포트폴리오 작업을 위해 캘린더에 미리 알림을 설정하십시오. 월별, 분기 별, 6 개월마다 (최소 1 년에 한 번) 실행 가능한 일정을 만드십시오. 미리 알림을 설정하면 포트폴리오를 따라 가고 유지할 가능성이 높아집니다.

다시 말하지만 여기에는 멋진 것이 없습니다. 포트폴리오 작업을하고 최신 상태로 유지하기 위해 정기적으로 30 분의 타임 슬롯을 따로 설정하십시오. 처음 시작할 때 더 필요할 수 있습니다. 첫 번째 프레젠테이션을 완료하면 포트폴리오를 유지하는 데 시간이 덜 걸립니다.

3. 유지해야 할 직업 항목 제안

• 작업 샘플: 디자인 한 브로셔, 유지 관리하는 웹 페이지, 차트, 보고서, 스프레드 시트
• 수기, 편지 또는 이메일로 상사, 다른 경영진 및 동료의 메모 / 칭찬에 감사드립니다.
• 고객의 감사 노트
• 업적에 대한 인증서
• 워크숍, 세미나 또는 대학 과정 수료로받은 인증서
• 귀하 및 / 또는 귀하의 작업에 대한 뉴스 기사
• 귀하가 작성한 업무 관련 기사 또는 블로그
• 최근에 읽은 간행물 (도서, 기사, 잡지) 목록은 업계에 대한 열정과 성장 잠재력뿐만 아니라 다른 관심사도 보여줍니다.
• 최근 성과 평가 — 지난 2 ~ 3 년
• 출석 기록 / 수상
• 자원 봉사자 상 또는 표창

4. 항목으로 수행 할 작업

감사 또는 인증서를 받으면 바로 복사하거나 스캔하거나 지정된 파일에 넣으십시오. 항목이 얼마나 크거나 작은 지 걱정하지 말고 먼저 저장하십시오.

멋진 홍보 전단을 만들 때 파일 사본을 보관하십시오. 멋진 스프레드 시트 또는 프레젠테이션을 파일에 복사하세요.

항목에서 기밀 정보를 누설하지 않도록하십시오.

이것은 지속적인 프로세스로 수행하십시오. 이것은 미리 알림이 설정된 것이 아니라 1 년 동안 자주 수행하는 작업입니다. 미리 알림은 프레젠테이션에서 작동하도록 설정되어 있습니다. # 5를 참조하세요.

5. 프레젠테이션은 모든 것

원본을위한 플라스틱 시트 보호기로 멋진 가죽 포트폴리오에 투자하십시오. 알림을 받으면 해당 파일에 넣은 항목을 가져와 포트폴리오에 가장 좋은 항목을 배치하십시오.

일반 바인더에 적어도 한 장을 복사하거나 면접관에게 남겨 둘 수있는 CD / 플래시 드라이브에 복사하십시오. 또는 원하는 경우 생성 한 웹 사이트로 스캔하고 원하는 웹 사이트 주소 만 제공하십시오.

면접관에게 원본 하드 카피를 남겨 두지 마십시오.

포트폴리오 옵션 저장
가죽 바인더
온라인 웹 사이트
콤팩트 디스크
플래쉬 드라이브

자신을 판매하는 방법

6. 포트폴리오를위한 기타 항목

• 목차
• 사명 선언문
• 경력 항목
• 섹션 요약
• 이력서

7. 설정 팁

목차를 계속 업데이트하고 각 섹션을 요약하는 2 ~ 3 개의 문장을 추가 할 수 있습니다.

포트폴리오를 시간순으로 또는 스킬 셋별로 유지할 수 있습니다. 아이템을 생성하거나 수령 한 순서대로 배치 할 수 있습니다. 또는 포트폴리오를 고객 서비스, 마케팅, 웹 사이트 관리, 조직 기술, 교육 또는 전문 개발과 같은 섹션 영역으로 나눌 수 있습니다.

이 아이디어는 성능 검토 또는 인터뷰 중에 예를 쉽게 찾을 수 있도록하기위한 것입니다.

인터뷰에서 포트폴리오를 사용하는 방법의 좋은 예

8. 포트폴리오 유지

• 최상의 작업 만 유지하고 오류가 없는지 확인하십시오.
• 포트폴리오를 깔끔하고 깔끔하게 유지하십시오.
• 작업 항목을 순서대로 유지하십시오. 임의의 마지막 순간에 함께 던져진 모양은 원하는 모양이 아닙니다.
• 너무 개인적인 항목은 포함하지 마십시오. 전문성을 유지하십시오.

온라인 포트폴리오를 만들기위한 아이디어

25 년의 경력이 있든 25 개월에 불과하든 모든 비서 또는 관리 보조원에게는 전문 포트폴리오가 필요합니다. 모든 행정 보조원은 세 가지 중요한 이유로 전문 포트폴리오를 유지해야합니다.

첫째, 포트폴리오는 경력에 대해 기분이 좋게 만드는 훌륭한 기록입니다. 경력 포트폴리오 파일을 유지하려면 위의 팁을 따르십시오. 둘째, 성과 검토시나 면접시 사용할 수 있습니다. 포트폴리오에 대한 전문적인 프레젠테이션은 상사 또는 잠재적 고용주에게 깊은 인상을 줄 것입니다. 셋째, 사용하지 않기로 결정하더라도 그 과정은 경력을 살펴보고 필요한 조정을하는 데 도움이 될 것입니다.

성찰은 개선 사다리의 첫 번째 단계입니다. 오늘 등반을 시작하세요!