Excel에서 리소스 할당을 수행하는 방법

소개

리소스 계획은 프로젝트 관리의 가장 어려운 측면 중 하나가 될 수 있습니다. 특히 장기간에 걸쳐 전체 조직의 여러 프로젝트 팀에 대해이를 요청하는 경우에는 더욱 그렇습니다. Microsoft Project Server가있는 경우 Microsoft Project Server가 조직의 모든 프로젝트를 살펴보고 특정 리소스가 할당 된 위치를 알려줄 수 있으므로 리소스 할당을 상당히 쉽게 수행 할 수 있습니다. 그러나 Microsoft Standard 버전에서는 그렇게 할 수 없으며, 그 시점에서 Microsoft Project 또는 다른 곳에서 프로젝트 일정을 참조하고 Excel에서 리소스 할당 문서를 작성하는 것이 더 쉽습니다. 이 기사에서는 Microsoft Excel에서 리소스 문서를 작성하는 데 필요한 모든 것을 안내합니다.

리소스 할당 작업은 매우 큰 퍼즐을 풀고있는 것처럼 느껴질 수 있습니다.

목록 작성

첫 번째 단계는 할당 할 모든 리소스의 목록을 작성하는 것입니다. 단일 프로젝트 또는 소규모 부서를위한 것이라면 혼자서도 할 수 있지만 직원이 수백 개의 프로젝트를 수행하는 대규모 부서에 리소스를 할당하는 경우에는 지원 부서에서 전체 이름 목록이 있는지 확인하십시오. 다른 사람에게 목록을 검토하게하십시오. 사람들을 움직이고 프로젝트 타임 라인을 조정하기를 원하지는 않습니다. 단지 일부 구멍을 메울 수있는 다른 사람들이 있다는 것을 알아 내기 위해서입니다.

지원 업무의 요소

일부 회사에서는 프로젝트를 수행하는 직원도 상당한 양의 지원 작업을 수행합니다. 직원이 수행하는 지원 업무의 비율은 회사마다, 직원마다 다릅니다. 리소스를 할당하는 기간 동안 평균 근무일 또는 주당 근무 시간 동안 각 직원의 수치에 필요한 지원 업무의 비율을 이해하는 것이 중요합니다. 직원의 업무량에 대해 충분히 잘 알고있는 사람이 아니라면 해당 정보를 알고있는 사람으로부터 정보를 얻도록하십시오. 당신이 추측을하는데 그것이 틀렸다면, 그것은 많은 고통을 초래할 수있는 큰 방식으로 당신의 숫자를 떨어 뜨릴 것입니다.

프로젝트가 나빠질 때해야 할 일

할당하는 기간 파악

명확히하기 위해 항상 리소스 할당을 요청받는 기간을 확인하십시오. 사람들이 가까운 장래에 어디에 있을지 예측하는 것이 더 쉬운 일이지만, 더 먼 길을 봐야할수록 당신은 틀릴 위험이 커지고 숫자를 입력 할 필요가 없습니다. 밖에서는 그렇게하지 않는 것이 좋습니다.

프로젝트 일정 수집

리소스 할당의 일부로 수행하는 예측은 전체 프로젝트 일정을 입력으로 사용하는 경우 훨씬 더 정확 해집니다. 프로젝트가 아직 공식적으로 시작되지 않았더라도 수행해야 할 알려진 모든 작업을 호출하는 개략적 인 고수준 프로젝트 일정을 모을 수 있어야합니다. 그러나이 단계에서는 모든 작업을 자세히 설명하는 작업 분류 구조가 아직 구축되지 않았기 때문에 개발 작업은 세부 사항없이 큰 시간이 될 것입니다. 그러나 다른 모든 작업과 관련된 개인의 이름과 함께 개발 작업을 수행하는 개인의 이름을 함께 사용할 수 있어야합니다. 비즈니스 사례를 검토하고 프로젝트를 요청한 비즈니스 주체와 대화 한 후프로젝트의 복잡성에 대해 매우 높은 수준의 느낌을 얻고 각 작업의 기간을 예측할 수 있습니다. 프로젝트가 이미 진행 중이고 개발 작업과 관련된 모든 작업을 호출하는 작업 분류 구조가있는 경우 누가 무엇을 언제 작업 할 것인지에 대한 더 자세한 정보를 얻을 수 있습니다.

리소스 평준화는 리소스 할당 작업에서 중요한 마지막 단계입니다. 비즈니스가 인력을 언제 확장 및 축소해야하는지 이해하고 프로젝트 관리자가 현실적인 프로젝트 일정을 설정하는 데 도움이되기 때문입니다.

리더십 및 프로젝트 관리 챔피언

리소스 할당 스프레드 시트 작성

수집 한 모든 정보를 Excel의 리소스 할당 스프레드 시트에 퍼널 링하는 단계는 다음과 같습니다.

Excel에서 새 통합 문서를 열고 예측을 수행해야하는 각 리소스에 대해 새 시트를 만듭니다.
소수의 행을 시작하는 첫 번째 시트에서 개인이 작업 할 프로젝트의 이름을 첫 번째 열에 입력하고 각 프로젝트는 자체 행에 입력합니다.
첫 번째 프로젝트를 입력 한 바로 위에있는 빈 행에서 행의 두 번째 셀로 건너 뛰고 해당 행에 대해 리소스 할당을 수행하는 데 필요한 기간 동안 개별 날짜 또는 1 주 날짜 범위를 입력하기 시작합니다. 궁극적으로 이것은 당신이나 당신의 상사가 원하는 정도에 달려 있습니다.
목록에서 첫 번째 프로젝트의 프로젝트 일정을 열고보고있는 리소스가 관련된 작업으로 만 필터링합니다. 리소스가 관련된 첫 번째 작업의 기간을 찾고 생성중인 리소스 할당 스프레드 시트로 이동합니다. 해당 일 또는 1 주 범위와 일치하는 해당 프로젝트 행의 셀로 이동 한 다음 해당 시간 프레임에 리소스가 투입되는 시간을 입력합니다. 모든 직원의 모든 프로젝트에서 모든 작업에 대해이 단계를 반복합니다.
해당 자원에 필요한 지원 작업을 고려하는 해당 열에있는 총 우리 수를 합산하는 공식을 매일 또는 1 주일 기간 열의 하단에 입력하십시오.
합계를 검토하십시오. 1 일의 표준 근무일을 사용했다면 직원이 8 시간 이상을 투입 할 것 같은 날은 적신호이며 살펴 봐야합니다. 수치를 합산 할 때 이것을 갖는 것은 매우 정상이며, 대부분의 조직이 리소스를 과도하게 할당하는 방식을 강조하고 이와 같은 연습을 수행 할 때까지이를 깨닫지 못합니다.
자원을 평준화하십시오. 여기에서 작업을 다른 사람에게 옮기거나 작업 기간을 연장하여 모든 사람이 적절하게 할당되도록합니다.