전문 비즈니스 서신을 작성하고 작성하는 방법

비즈니스 편지는 일부 사람들에게 매일의 의식입니다.

Petar Miloševi로? (자체 작업), CC-BY-SA-3.0, Wiki Commons를 통해

비즈니스 커뮤니케이션은 수익성 있고 존경받는 회사를 운영하는 열쇠입니다. 비즈니스 서신은 많은 기업과 직원들에게 일상적인 의식입니다. 비즈니스 서신은 비즈니스 거래를 성사 시키거나 파기 할 수 있으며, 분명히 잘 작성된 편지는 거래를 더 잘 마무리 할 수 있습니다.

전문 비즈니스 편지 형식 샘플. 숫자는 비즈니스 서신의 주요 구성 요소를 나타냅니다.

테레사 코 펜스, 2012

훌륭한 비즈니스 서신의 주요 구성 요소

훌륭한 비즈니스 서신에는 10 가지 주요 구성 요소가 있습니다.

발신자 주소
데이트
수취인 주소
좋은 첫인상 (salutation)
작성 이유 (서신의 본문)
편지의 끝
향후 연락처 참조
편지의 종결
인클로저
타이피스트 이니셜

1. 발신자 주소

이 구성 요소는 종종 회사 레터 헤드에 포함됩니다. 그러나 레터 헤드를 사용하지 않는 경우 보낸 사람의 주소는 페이지 상단에서 2 인치 왼쪽에 맞춰 표시됩니다. 해당되는 경우 주소, 도시 및 우편 번호와 연락처 전화 번호, 팩스 번호 및 이메일 주소 만 포함하십시오. 편지에 적합한 글꼴은 읽기 쉽고 형식적이어야합니다. 널리 사용되는 글꼴은 Times New Roman, 크기 12로 보수적 인 글꼴입니다.

2. 날짜

이 구성 요소는 편지가 작성된 날짜를 나타내는 데 사용됩니다. 편지를 작성하는 데 며칠이 걸렸다면 편지가 완성 된 날짜를 사용하십시오. 미국에있는 회사에 편지를 보낼 때는 그 날의 전월 (2012 년 4 월 12 일)을 표시하는 미국 날짜 형식을 사용하십시오. 날짜 표시 줄은 왼쪽 정렬되어야하며 보낸 사람 주소 아래 한 줄에 표시되어야합니다.

3. 수취인 주소

발신자 주소와 수신자 주소 뒤에 공백 한 줄을 남겨 두십시오. 국제 주소의 경우 마지막 줄에 모두 대문자로 국가 이름을 입력합니다. 가능한 한 특정 개인에게 편지를 써야합니다. 그 사람의 이름이 없으면 회사에 전화하거나 회사 직원과 이야기하십시오. Ms., Mrs., Mr. 또는 Dr와 같은 정확한 개인 직함을 포함하십시오. 여성이 선호하는 개인 직함이 확실하지 않은 경우 Ms.

4. 좋은 첫인상 (Salutation)

독자에 대한 당신의 첫인상은 편지의 인사말이 될 것입니다. 그 사람의 이름과 직함이 정확하고 철자가 올바른지 확인하십시오. 그 사람의 이름을 찾는 것이 불가능한 경우 "친애하는 선생님 또는 부인:"그 사람의 성별이 확실하지 않은 경우 인사말에 전체 이름을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, Dear Chris Williams: Chris의 성별이 확실하지 않은 경우에 쓸 수 있습니다. 인사말의 이름은 수신자 주소에 사용 된 이름과 동일해야합니다. 인사말 뒤에는 빈 줄을 하나 남겨 둡니다.

5. 비즈니스 레터 작성 이유 (서신 본문)

비즈니스 서신은 다음과 같은 여러 가지 이유로 작성 될 수 있습니다.

문의 (정보 요청)
요청 (누군가에게 무언가를 요청)
사과 (미안하다)
불만 (문제에 대한 불만)

문의 나 의뢰 편지를 쓰면“가능할까요…”또는“해주면 감사하겠습니다…”라는 편지를 시작할 수 있습니다. 나쁜 소식을 전하거나 사과 할 때는 그 이유를 설명하면서 재치 있고 예의를 갖추어야합니다. 문제. "안타깝게도…로 인해 귀하의 주문을 제 시간에 처리 할 수 없습니다."또는 "안타깝게도 이전 약속이 너무 많아 지금은 귀하를 만날 수 없습니다."

편지를 쓸 때 블록 형식을 사용하십시오. 단락을 들여 쓰지 말고 단일 공백을 사용하십시오. 단락 사이에 하나의 공백을 둡니다. 비즈니스 서신을 작성할 때 간결함이 핵심임을 기억하는 것이 매우 중요합니다. 첫 번째 단락에서 친근한 방식으로 연 다음 서면으로 목적을 설명하십시오. 다음 단락은 작성 이유를 정당화하는 세부 사항을 제공해야합니다. 세 번째 단락은 배경 정보와 지원 세부 정보를 제공 할 수 있습니다.

6. 비즈니스 레터 종료

마지막 단락은 서신의 목적을 다시 설명하고 필요한 경우 조치를 요청해야합니다. "궁금한 점이 있으면 문의 해주십시오." "이 문제에 대해 더 논의하기 위해 편하신 시간에 만나고 싶습니다." 또한 문서를 동봉해야하는 경우 마감 단락에 표시해야합니다. "동봉를 찾아 주시기 바랍니다…"

7. 향후 연락 허용

마지막 단락은 "다음 수요일에 만나기를 기대합니다."와 같은 향후 연락을 참조해야합니다.

8. 편지의 종결

편지의 마감은받는 사람과의 관계에 따라 다릅니다. '진심으로 너의 것'은 '진심으로 너의 것'보다 훨씬 더 형식적이다. 독자가 당신에게 잘 알려진 경우 '안부 인사'가 사용될 수 있습니다. 적절한 종료 후 쉼표를 입력 한 후 서명을 위해 4 줄을 남겨두고 이름과 직위를 입력합니다.

9. 인클로저

편지에 동봉 물이 포함되어있는 경우 'Enc'라고 작성하여 표시합니다. 종가 아래 한 줄. 여러 문서가 포함 된 경우 각 문서의 이름을 지정하는 것이 적절합니다.

10. 타이피스트 이니셜

편지를 작성했지만 다른 사람이 입력했거나 다른 사람의 편지를 입력 한 경우 타이피스트의 이니셜이 인클로저 뒤에 나타납니다. 보낸 사람이고 직접 문자를 입력 한 경우 타이피스트 이니셜을 생략합니다.

천천히하세요!

전문적인 비즈니스 서신은 세련된 모양을 제공하는 공식적인 개요를 따릅니다. 그러나 내용은 편지의 목적에 긍정적 인 결과를 보장하는 가장 중요한 기능입니다. 철자와 문법이 완전해야합니다. 따라서 보내기 전에 작업을 두세 번 교정하십시오. 당신의 표현이 예의 바르고 재치 있고 요점인지 확인하십시오. 경영진은 시간 제약이 있으며 요점에 도달하는 데 너무 오래 걸리는 산문을 읽는 데 시간을 소비하지 않습니다. 시간을내어이 기사의 지침을 따르고 간결한 내용을 신중하게 편집하면 전문적인 편지가 작성됩니다.