직장에서 효과적인 회의를 개최하는 방법

회의가 시간 낭비가되지 않도록 방지하는 방법

회의는 사람들이 직장에서 서로 의사 소통하는 가장 일반적인 방법 중 하나입니다. 제대로 수행되면 회의를 통해 오해를 줄이고 새로운 아이디어를 창출하며 공통 팀 목표를 강화하고 문제를 해결할 수 있습니다. 대부분의 조직에서 회의는 의사 결정 과정의 중요한 부분입니다. 그러나 현명한 리더는 회의를 소집 할 때마다 직원들이 고용 된 업무에서 제외된다는 사실도 알고 있습니다. 적절하게 계획하고 실행하지 않으면 회의는 사람들을 좌절시키고 당연하게 여기고 과로하게 만들 수 있습니다.

참가자는 혼란 스럽거나 환멸을 느끼지 않고 권한이 있고 영감을받은 느낌으로 회의를 떠나야합니다. 다음은 직장에서 효과적이고 즐거운 회의를 진행하는 데 도움이되는 몇 가지 팁과 제안입니다. 신중하게 계획하면 회의는 모든 사람이 의미있는 일이 성취 된 것 같은 느낌으로 끝납니다.

효과적인 회의를 개최하려면 적절한 장소를 선택하는 것으로 시작합니다. 필요할 때 사용할 수 있도록 회의실을 미리 예약하십시오.

효과적이고 생산적인 업무 회의를 개최하는 9 가지 방법

1. 회의에 적합한 장소를 선택하십시오.

적절한 회의 장소를 선택하고 회의 전후에 적절한 시간을두고 예약했는지 확인하여 회의실을 설정하고 손님을 맞이하고 나중에 질문에 답변 할 수 있도록합니다. 회의의 주요 부분 전후에 공간을 만들면 준비가되기 전에 사람들이 나타나거나 회의가 초과 근무로 진행되는 어색한 상황을 피할 수 있습니다. 정시에 시작하십시오.

2. 어떤 유형의 회의를 가질 것인지 이해하고 그 목표를 달성하십시오.

모든 사람들이 토론에 참여할 것으로 기대되는 공동 회의일까요? 아니면 대부분의 대화를하는 회의일까요? 일반적으로 정보의 흐름에 따라 세 가지 주요 유형의 회의가 있습니다.

정보 보급 회의: 리더는 사실을 제시하고 새로운 정책 방향을 설명하거나 프로세스 또는 절차를 보여줍니다. 메인 프레젠테이션 후 참가자가 질문을 할 시간이있을 수 있지만 대부분 정보는 위에서 아래로 흐릅니다.
정보 수집 회의: 리더는 참가자의 의견과 피드백을 구합니다. 예를 들어, 소위원회 위원장은 그룹의 결과를 제공하도록 요청할 수 있습니다. 또는 회의 리더가 제조 또는 관리 프로세스를 개선하는 데 도움이되는 아이디어가 필요하고 직원에게 아이디어를 제공 할 기회를주고 싶어 할 수도 있습니다. 이 유형의 회의에서 정보의 흐름은 그룹 참가자에서 리더까지입니다.
공동 회의: 브레인 스토밍 세션, 대화 형 워크숍, 전략 계획 및 문제를 해결하기위한 아이디어를 생성하거나 앞으로 나아갈 계획을 개발하기위한 회의는 상호 정보 흐름을 요구합니다. 이러한 유형의 세션에서 회의 리더는 종종 원활하게 진행되고 그룹의 창의적인 에너지를 전체 조직에 서비스를 제공하는 유용한 솔루션으로 전달하는 촉진자 역할을합니다.

3. 미리 의제를 회람하십시오.

미리 모든 회의 참석자에게 의제를 보내면 사람들은 자신의 역할에 대해 적절하게 준비 할 수 있습니다. 그들은 어떤 문제가 논의되고 있는지, 어떤 섹션에 대해 말할 것으로 예상되며, 회의에서 다른 사람은 누구인지 알게됩니다. 사람들이 준비 할 수없는 회의에 참석할 것으로 기대하는 것은 단순히 비전문적이고 비효율적입니다. 깜짝 파티가 아닌 비즈니스 회의를 조직하고 있으므로 명확한 정보를 제공해야합니다.

4. 적절한 사람을 초대합니다.

회의에 앉아 왜 그곳에 있었는지 궁금한 적이 있습니까? 논의되는 문제는 부서에 영향을 미치지 않으며, 토론에 기여하는 데 필요한 경험이나 전문 지식이 없거나 자신의 부서 프로젝트 마감일이 촉박하고 여유 시간이 없습니다.. 예, 안타깝게도 일부 관리자는 '더 많을수록 더 즐겁다'라는 사고 방식으로 회의를 계획하고, 의제에 대해 문제를 가장 많이 논의해야하는 사람들 만 초대하는 대신 일괄 초대가 발송되고 조직의 모든 구석에서 참석할 것으로 예상됩니다.

효과적인 회의를 계획하려면 참가자 목록 초안을 작성할 때 신중을 기하십시오. 누군가가 회의에 참석해야하는지 결정하는 한 가지 방법은 그 사람이 회의에서 내린 결정을 수행해야하는지 스스로에게 물어 보는 것입니다. 대답이 '예'인 경우 초대받은 사람 목록에 해당 사람을 포함합니다.

가장 효과적인 회의 계획자는 참가자의 시간을 자신의 시간만큼 중요하게 생각하는 사람입니다.

5. 시작할 때 톤을 설정합니다.

회의가 시작되기 전에 일찍 도착하여 자료를 정리하십시오. 참가자가 도착하기 전에 AV 장비를 설정하고 테스트합니다. 그들이 회의실 문을 통과 할 때까지, 당신은 빠른 몸단장을 할 시간이 있었어야했고, 그런 다음 친근한 미소와 상냥한 인사로 그들을 맞이할 준비를해야했습니다. 회의 참가자를 편안하게하고 자신의 존재가 높이 평가되는지 확인하십시오. 회의가 시작되면 관심을 기울이고 진행중인 일에 계속 참여할 가능성이 높아집니다.

6. 회의에 적합한 회의실 구성을 선택합니다.

현재 진행중인 회의 유형 (정보 제공, 정보 수집 또는 문제 해결)은 테이블과 의자를 설정하는 방법을 결정하는 데 도움이됩니다. 예를 들어, 한 사람이 (전부는 아니지만) 연설을 가장 많이하는 정보 제공 회의에서 참가자가 정면을 향하도록 테이블과 의자 교실 스타일을 배치하는 것이 적절할 것입니다. 사람들이 서로 말하고들을 수 있기를 원하는 문제 해결 회의와 같이보다 상호 작용적인 회의에서 말굽 설정 (사면 중 3면에 좌석과 의자가있는 정사각형 또는 직사각형)은 적합하다.

7. 적절하게 휴식을 취하고 에너지가 가득한 지 확인하십시오.

회의 리더는 회의 진행 방식에 대한 분위기를 설정합니다. 배터리가 다 죽어가는 것처럼 하품을하거나 방을 뒤흔들고 있다면, 방에있는 다른 사람들이 당신의 말에 계속 참여하고 관심을 갖기를 기대할 수 없습니다.

8. 적절한 다과를 제공합니다.

아침이나 오후의 대부분을 차지하는 긴 회의가있는 경우 가능한 한 차, 커피, 과일 및 차 비스킷과 같은 가벼운 다과를 제공하여 사람들의 조수를 돕는 것이 좋습니다. 최소한 물을 제공하십시오. 다과를 제공 할 수 없다면 회의 중에 휴식을 취하여 사람들이 자신의 간식을 먹거나 커피 키오스크에서 무언가를 잡을 수 있도록하십시오.

9. 코스 및 교육 프로그램을 수강하여 효과적인 회의를 운영하는 방법에 대한 추가 연습을하십시오.

효과적인 회의를 운영하는 방법에 대한이 기사의 팁과 제안은 거의 100 년 동안 말하기 및 리더십 기술을 가르치고있는 조직인 Toastmasters International에서 영감을 받았습니다. Toastmasters 회의에서는 청중과의 대화에 대한 두려움을 진정시키는 방법을 배울뿐만 아니라 회의를 계획하고 주재하고, 시간을 효과적으로 관리하고, 산만 함을 처리하고, 동료에게 의미있는 피드백과 지원을 제공하는 방법도 배웁니다. 당신은 심지어 당신의 시원함을 유지하는 방법을 배우고 일이 계획대로 진행되지 않을 때 당신의 발로 생각합니다.

전문성 개발에 대한 지속적인 노력의 일환으로 회의 및 이벤트 계획 기술을 개발함으로써 경력을 발전시키면서 성공을위한 준비를 할 수 있습니다. 즐겁고 생산적인 회의를 훌륭하게 진행할 수있는 직원을 좋아하지 않는 사람은 누구입니까?