프로젝트 관리 계획을 세우는 방법

프로젝트 계획: 무엇과 이유?

계획은 모든 프로젝트의 성공에 필수적입니다. 솔직히 말해서 대부분의 프로젝트는 실패합니다. 계획이 좋은 프로젝트라도 실패합니다. 그러나 계획이없는 프로젝트는 절망적입니다. 프로젝트 팀은 고객이 다른 것을 원하거나 늦게 실행하거나 예산을 초과 할 때 한 가지를 제공 할 것입니다. 좋은 프로젝트 계획은 이러한 모든 문제와 다른 많은 문제를 피함으로써 성공하도록 설정할 수 있습니다.

프로젝트 계획은 우리가 프로젝트를 관리하도록 설정합니다. 그게 정확히 무엇을 의미합니까? 계획을 통해 다음을 수행 할 수 있습니다.

계획의 단계를 따르십시오
많은 기술을 가진 팀의 노력을 조정
새로운 좋은 아이디어와 문제 처리를 포함하여 변화에 대처할 수있을만큼 유연해야합니다.
원하는 결과를 시간과 예산 내에서 제공

프로젝트 관리자로서 저의 목표는 고객 만족 이상의 것입니다. 그것은 고객 만족입니다. 그리고 프로젝트 관리 계획은 저의 가장 중요한 도구입니다.

좋은 프로젝트 관리 계획은 프로젝트의 모든 측면을 다룹니다. PMI (Project Management Institute)에 따르면 프로젝트를 성공하기 위해 계획하고 관리해야하는 9 가지 영역이 있습니다. 저와 함께 걸 으시면 그들이 무엇인지, 다음 프로젝트를위한 프로젝트 관리 계획을 세우는 방법을 보여 드리겠습니다.

저는 4,000 명이 넘는 프로젝트 관리자를 가르치고 프로젝트 관리에 관한 4 권의 책을 저술했습니다. 모두 읽을 필요는 없습니다. 실제로이 기사의 단계를 따르면 내가 만난 대부분의 전문가보다 훨씬 앞서게 될 것입니다!

완전한 계획의

성과 계획이있는 프로젝트는 더 낮은 비용으로 더 빨리 완료됩니다.
가장 간단한 프로젝트 계획: 범위, 시간 및 비용

제공 할 내용, 완료시기 및 비용을 계획합니다.
훌륭한 프로젝트 계획의 핵심 요소

프로젝트 성공을 보장하는 6 가지 프로세스 (p) 요소를 계획하는 방법 알아보기
다음 프로젝트 계획

레이아웃이 기사의 단계에 따라 다음 프로젝트 계획을 레이아웃 할 수 있습니다.
매일 프로젝트 계획 사용 계획은 매일

프로젝트를 안내합니다!

완전한 계획의 성과

이 기사를 읽고 나면 계획 및 관리가 필요한 9 가지 문제를 다루는 완전한 프로젝트 관리 계획을 작성하는 방법을 알게 될 것입니다.

많은 작업처럼 들리지만 반드시 사실은 아닙니다.

작은 프로젝트를 위해 약 45 분 안에 이와 같은 계획을 세울 수 있습니다. 그리고 내가 그렇게한다면 그 프로젝트는 8 시간이 아닌 5 시간이 걸리고 고객을 실망시키는 대신 기쁘게 할 것입니다. 사실상 저는 프로젝트 계획을 세워서 수입을 두 배로 늘 렸습니다. 나는 더 똑똑하게 일하고 있습니다. 좌절감과 낭비를 줄였습니다.

물론 큰 프로젝트를위한 프로젝트 계획은 더 오래 걸립니다. 하지만 항상 효과가 있습니다. 계획에 소요되는 시간은 결국 프로젝트에 소요되는 시간보다 더 많은 시간을 절약하게됩니다.

실제로 절감액은 엄청날 수 있습니다. 1 천만 달러의 예산으로 프로젝트를 구출하라는 요청을받은 적이 있습니다. 그것은 이미 총 재난이었습니다. 150 만 달러가 지출되었고, 보여줄 것이 없었으며, 몇 달이 낭비되었습니다. 이 제품이 늦게 나오면 회사의 재고가 급격히 떨어질 것입니다. 팀에게 프로젝트 계획을 작성하는 방법을 가르치고 함께 계획을 세웠습니다. 한 달도 채 안되어 우리는 모든 팀원과 모든 컨설턴트의 최고의 기술을 사용한 새로운 계획을 세웠고, 새로운 제품은 새로운 프로젝트 계획에 따라 정시 납품을 계획했습니다.

물론 그 계획을 만드는 데 약 $ 10,000의 비용이 듭니다. 하지만 이로 인해 회사는 천만 달러를 절약했고 향후 몇 년 동안 약 1 억 달러를 벌 수있었습니다.

그림 # 1: 철의 삼각형

아이언 트라이앵글: 범위를 늘리면 더 많은 시간과 돈이 필요합니다.

시드 켐프

가장 간단한 프로젝트 계획: 범위, 시간 및 비용

가장 간단한 프로젝트 계획에는 범위, 시간 및 비용의 세 가지 요소가 있습니다. 또는 일반 영어로:

범위: 우리는 무엇을 만들고 있습니까?
시간: 얼마나 걸리나요? 언제 시작하고 언제 끝낼까요?
비용: 비용 은 얼마입니까?

고객이 내 팀을 고용하여 웹 사이트를 구축한다고 가정 해 보겠습니다. 내가 "1,200 달러에 2 주 안에 원하는 웹 사이트를 만들겠습니다"라고 말하면 프로젝트의 범위, 시간 및 비용이 요약 된 것입니다. 하지만 우리가 구축하고있는 웹 사이트가 고객이 원하는 것임을 확인하고 1,200 달러에 2 주 만에 완료 할 수 있도록 전체 계획을 세워야합니다.

범위, 시간 및 비용은 그림 1과 같이 "철 삼각형"이라고합니다. 왜? 철은 늘어나지 않기 때문에 삼각형의 양면이 고정되면 다른 쪽은 삼각형을 깨지 않고 변경할 수 없습니다. Iron Triangle은 고객이 지불 한 것보다 더 많이받을 수 없음을 상기시키는 방법입니다. 특정 시간과 비용에 대해 특정 범위에 동의하면 나중에 돌아와서 "더 원해"라고 말할 수 없습니다. 만약 그렇다면, 우리는 그들에게 철 삼각형 다이어그램을 보여주고 "철 삼각형을 늘릴 수 없습니다. 더 많은 결과를 원하면 작업을 수행하는 데 더 많은 시간이 필요하며 더 많은 비용이들 것입니다."라고 말합니다.

이 세 가지 요소를 각각 자세히 살펴 보겠습니다.

범위: 우리는 무엇을 만들고 있습니까?

간단 해 보일 수 있습니다. 우리는 웹 사이트를 만들고 있습니다. 그러나 고객은 귀하의 제안이 $ 1,200 웹 사이트에 최대 5 장의 사진, 6 페이지, 비디오 없음, 장바구니 없음을 명시 했음에도 불구하고 비디오와 16 페이지 및 쇼핑 카트가 있다고 가정 할 수 있습니다. 따라서 프로젝트 계획의 첫 번째 섹션 인 범위 설명을 작성하기 위해 제공 할 내용을 기록합니다.

또한 우리 가 제공 하지 않을 것을 기록합니다. 고객은 "아니오"라고 말했을 때에도 원하는 모든 것에 "예"라고 답한 것을 기억하는 경향이 있습니다. 따라서 고객이 비디오를 요청했고 "비디오를 제공하면 연결해 드리겠습니다. 그러나 비디오 제작 은 $ 1,200 가격에 포함되지 않으며 2 개로도 불가능합니다. 주. " 계획 회의에서 이런 일이 발생했다면 "제외"라는 섹션의 프로젝트 계획에도 포함되어 있는지 확인하십시오. 우리는 공손 할 수 있습니다. "LISTEN UP: NO VIDEO"라고 말할 필요가 없습니다. 그러나 "현재 $ 1,200 계획에는 비디오 제작이 포함되어 있지 않습니다. 사이트에 비디오를 원하시면 3 분짜리 비디오를 제작하고 사이트가 가동 된 후 추가 $ 350에 추가 할 수 있습니다.동영상을 만드는 데 일주일이 더 걸립니다. "

범위 설명에서 또 다른 일반적인 실수는 지원이 포함되는지 여부입니다. 고객은 웹 사이트가 가동되면 무료로 변경 및 추가 할 것이라고 가정 할 수 있습니다. 범위 설명에는 제공 할 지원이 포함되어야하며 제공하지 않을 지원은 명시 적으로 제외해야합니다.

좋은 범위 설명은 모든 가정을 명확하게 나타내므로 프로젝트에 관련된 모든 사람이 동일한 목표를 염두에두고 있음을 확신 할 수 있습니다. 프로젝트가 진행됨에 따라 모든 사람이 동일한 페이지를 유지하도록 범위 설명을 사람들에게 상기시킵니다. 완료되면 결과물을 범위 설명과 비교합니다. 고객이 원하는 모든 것을 제공하고 고객 만족을 보장합니다!

시간: 얼마나 걸리나요?

"2 주 안에 웹 사이트를 구축 할 수 있습니다."라고 말하는 것이 간단 해 보일 수 있습니다. 그러나 이것이 실제로 무엇을 의미합니까? 좋은 프로젝트 시간 계획과 예측은 그런 주장 그 이상입니다. 고려해야 할 몇 가지 문제는 다음과 같습니다.

노력은 우리와 우리 팀이 일할 총 시간입니다.
기간은 프로젝트가 처음부터 끝까지 걸리는 총 시간입니다.
기간과 노력은 단순한 관계가 아닙니다. 예를 들어, 더 많은 사람들이 동시에 같은 프로젝트를 작업하면서 더 빨리 서비스를 제공 할 수 있습니다. 또는 고객의 정보 전달을 기다리거나 한 번에 여러 프로젝트를 진행하고 있기 때문에 더 많은 시간이 필요할 수 있습니다.

우리와 우리 팀에게 매우 일상적인 프로젝트를 수행하는 경우 유사한 과거 프로젝트와 비교하여 시간을 추정 할 수 있습니다. 그러나 프로젝트에 대해 가정하지 않도록주의하십시오. 범위의 차이를주의 깊게 확인하십시오. 범위의 작은 차이는 시간에 큰 차이를 만들 수 있습니다. 예를 들어, 모든 이전 웹 사이트가 하나의 웹 호스트에서 호스팅되고이 클라이언트가 다른 호스트를 사용하기를 원하는 경우 훨씬 더 오래 걸릴 수 있습니다.

다른 시간 함정도 있습니다. 클라이언트가 프로젝트 시작시 웹 사이트에 대한 텍스트를 제공하지 않으면 어떻게됩니까? 그들이 당신의 그래픽과 페이지를 빨리 승인하지 않는다면? 이로 인해 프로젝트 기간이 늘어날 수 있습니다. 그리고 당신이 아주 명확하게 소통하지 않는다면 클라이언트는 자신이 자신의 프로젝트를 지연시키는 사람이라는 것을 알지 못할 것입니다.

비용: 비용은 얼마입니까?

가장 간단한 비용 계획은 시간과 재료입니다. 작업 시간에 서비스 요금을 곱하고 고객을 위해 구매하는 모든 항목의 비용을 더한 것입니다. 종종 이것으로 충분합니다. 그러나 청구 조건과 비용 초과 처리 방법에 대한 설명도 포함해야합니다.

프로젝트 계획에 범위, 시간 및 비용이 포함되어 있으면 기본이 갖추어 진 것입니다. 계획이 끝났습니까? 그것과는 거리가 멀다! 범위, 시간 및 비용은 실수를하지 않고 문제가 발생하자마자 처리하면서 좋은 일을 한 결과 입니다. 따라서 이러한 프로세스 요소도 계획해야합니다.

그림 # 2: 철 삼각형은 6 가지 공정 요소에 의해 지원됩니다.

6 개의 다른 프로세스 영역도 관리하는 경우에만 예산 범위 내에서 적시에 범위를 제공 할 수 있습니다.

시드 켐프

훌륭한 프로젝트 계획의 핵심 요소

철 삼각형을 계획하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 범위, 시간 및 비용 만 계획하고 관리하면 알기 전에 일이 잘못 될 것입니다. 부족하거나 늦게 배송하거나 예산을 초과하게됩니다. 사실, 범위, 시간, 비용을 고려한 프로젝트 계획이 완성되었다고 생각한 사람은 약 50 년 전이었습니다.

위의 그림 # 2는 세 가지 결과 (r) 요인 인 철 삼각형이 6 개의 다른 공정 (p) 요인에 어떻게 의존하는지 보여줍니다. 우리는 9 가지 요소, 위에서 설명한 3 가지 (r) 요소 및 다음 6 가지 (p) 요소를 모두 관리하여 시간과 예산 내에서 결과를 성공적으로 제공 할 수 있도록합니다.

품질: 무엇이 좋은가요?
위험: 무엇이 잘못 될 수 있으며 이에 대해 어떻게해야합니까?
인적 자원: 누가 일을 할 것이며 누가 어떤 일을 할 것인가?
커뮤니케이션: 우리는 어떻게 연락을 유지하고 같은 페이지를 유지합니까?
조달: 무엇을 구매하고 어떻게 얻을 수 있습니까?
통합: 이 9 가지 영역을 모두 함께 유지하는 방법과 변화를 관리하는 방법은 무엇입니까?

이제 이러한 9 개 영역 각각에 대한 계획을 세우지 않아도됩니다. 그러나 각 영역에 대한 계획을 세워야하는지 물어볼 필요가 있습니다. 계획이 필요하지만 계획이없는 모든 영역은 추측과 가정을 기반으로합니다. 철조망과 껌을 묶은 비행기만큼 성공할 가능성이 높습니다. 따라서 잘 짜여진 프로젝트 관리 계획의 6 가지 프로세스 (p) 영역에 대한 빠른 가이드가 있습니다.

품질: 무엇이 좋은가요?

주요 질문: 고객에게 제공 할 수있는 가장 중요한 부분은 무엇입니까? 무엇을 기뻐할까요? 이러한 특정 항목에 대해 우리가 훌륭한 작업을 수행하는지 어떻게 확인할 수 있습니까?

위험: 무엇이 잘못 될 수 있습니까? 그리고 우리는 그것에 대해 무엇을 할 수 있습니까?

위험 계획을 만드는 가장 간단한 방법은 다음과 같은 질문을하는 것입니다.이 프로젝트와 같은 프로젝트를 지난 5 번 수행했을 때 무엇이 잘못 되었습니까? 다음과 같은 목록을 얻을 수 있습니다.

누군가 아파서 늦게 배달했습니다.
클라이언트는 그래픽 승인을 전달하는 데 3 일이 걸렸고 금요일에 승인을 받았으며 주말 내내 작업을 완료해야했습니다.
클라이언트가 사이트의 비밀번호를 알려주지 않았고 우리는 3 일 늦게 시작했습니다.
클라이언트는 웹 사이트를 좋아했지만 비용을 지불하지 않았습니다.

익숙한 것 같습니까? 글쎄,이 목록과 같이 자신의 목록을 작성한 다음 문제를 예방 하고, 발생 가능성 을 줄이거 나, 발생하면 잘 처리 할 수있는 방법을 적어 두십시오 . 다음은 이러한 각 위험에 대한 관리 솔루션입니다.

팀의 두 사람이 모든 작업을 수행하도록 교육하거나 상담원을 불러 팀의 공백을 메 웁니다.
프로젝트가 시작되기 전에 고객에게 승인 또는 변경 요청이 얼마나 빨리 예상되는지 알려주고 고객의 지연으로 인해 프로젝트 제공 날짜가 지연된다는 사실을 고객에게 알려줍니다.
고객에게 필요한 모든 것을 체크리스트로 만들어 고객에게 전달하고 모든 것이 준비 될 때까지 프로젝트를 시작하지 마십시오.
계약금이 필요합니다. 입증 된 지불 내역이없는 고객의 경우 에스크로가 필요합니다.

위험 계획은 이것보다 훨씬 더 복잡 할 수 있습니다. 실제로 헤비 듀티 프로젝트 관리자는 통계를 사용하여 위험을 계획합니다! 그러나 위험 목록을 작성하고 각 위험을 예방하거나 처리하는 방법을 계획했다면 평균 이상으로 달리고있는 것입니다.

인적 자원: 팀원은 누구이며 각 사람은 무엇을 할 것인가?

여기서 가장 중요한 것은 작업을 수행하는 데 필요한 모든 기술을 갖춘 팀이 있는지 확인하는 것입니다. 그러나 크고 복잡한 프로젝트에서 프로젝트 인적 자원 계획에는 고용, 유지, 초과 근무, 휴가 일정 및 노조 규칙과 같은 항목이 포함될 수 있습니다.

커뮤니케이션: 우리는 어떻게 연락을 유지하고 같은 페이지를 유지합니까?

중요한 결정이 제 시간에 이루어지지 않고 작업이 중단되기 때문에 대부분의 프로젝트가 지연됩니다. 영화 Aviator에는 Howard Hughes가 미쳐 가기 시작 하는 장면이 있습니다. 수백 명의 작업자가 지시를 기다리며 유휴 상태이며 Hughes는 조이스틱의 올바른 모양을 결정하려고합니다. 안타깝게도이 장면은 아무도 미쳐 버리지 않을 때도 우리 프로젝트 관리자에게 너무 익숙합니다!

또한 다른 팀 구성원에게 다른 버전의 계획이 주어 졌기 때문에 프로젝트가 실패하는 것을 보았습니다. 한 번은 제품에서 특정 모듈을 삭제하기로 결정했고 고객이 동의했습니다. 그러나 아무도 프로그래머에게 말하지 않았고 그는 문자 그대로 밤새도록 밤새도록 노력했습니다. 다음날 아침 프로그래머가 아무 이유없이 밤새 잤다 고 말했을 때 어떻게 느꼈는지 말할 필요가 없습니다. 그런 커뮤니케이션 실수는 충성도를 구축하지 않는다고 말합시다! 의사 소통이 좋지 않아 팀의 절반은 우리가 말을 만들고 있다고 생각하고 나머지 절반은 우리가 당나귀를 만들고 있다고 생각합니다. 프로젝트가 완료되면 말의 머리와 당나귀의 꼬리가있는 무언가가 생겼고, 프로젝트 관리자가 말의 후미처럼 보이게합니다!

따라서 커뮤니케이션이 핵심입니다. 오늘날 많은 프로젝트가 웹, 이메일 및 전화로 수행되는 요즘에는 더욱 그렇습니다. 종종 우리는 다른 시간대에 살고 다른 언어를 사용하는 팀원들과 함께 일합니다. 이러한 경우 커뮤니케이션 계획이 성공의 열쇠입니다. 각 사람에게 언제 어떻게 연락해야하는지 물어보고 회의, 대화 및 승인 또는 변경 요청에 대한 지침을 작성하십시오.

조달: 무엇을 구매하고 어떻게 얻을 수 있습니까?

일부 프로젝트에는 조달이 필요하지 않습니다. 구매, 임대 또는 임대하지 않고 하청 업체의 서비스를 유지하지 않는 경우이 섹션을 건너 뛸 수 있습니다. 그러나 우리가 이러한 일을하고 있다면 프로젝트 계획과 함께 계약, 계약서, 보험, 규정 준수 등을 조정해야합니다. 이것이 우리가 프로젝트 조달 계획을 세우는 방법입니다.

완성

프로젝트 계획을 세우는 데있어 통합에는 두 가지 의미가 있습니다. 첫 번째는 이것이다: 우리는 계획의 모든 부분이 서로 연결되어 있는지 확인해야합니다. 고객이 웹 사이트에 추가 페이지를 요청하고 우리가 동의한다고 가정합니다. 그런 다음 10 시간의 작업을 추가합니다. 하지만 범위와 시간의 변화를 반영하기 위해 비용을 업데이트 했습니까? 그 10 시간이 초과 근무로 간주되고 인적 자원 규정에 따라 시간 반을 지불해야한다면 어떨까요? 9 개 영역이 모두 연결되어 있으며 프로젝트 계획을 세울 때 모든 것을 교차 확인해야합니다.

우리가 모든 것을 비교 검토하더라도 충분하지 않습니다. 프로젝트는 중간에 변경됩니다. 따라서 통합의 두 번째 부분은 계획 이후에 이루어집니다. 모든 것을 추적하기 위해 프로젝트 중에 변경 제어를 관리하는 것입니다.

다음 프로젝트 계획 수립

이 기사의 단계에 따라 다음 프로젝트 계획을 배치 할 수 있습니다. 이전에 프로젝트를 계획 한 적이 있다면 아홉 가지 영역에주의를 기울이면이 프로젝트를 훨씬 더 좋게 만들 수 있습니다.

프로젝트 관리 연구소는 프로젝트 관리에서 이러한 9 가지 지식 영역을 호출합니다. 그러나 나는 당신이 그것을 단순하게 유지하기를 권장합니다. 프로젝트 관리에서 상식은 지식보다 훨씬 더 중요합니다. 관리가 필요한 9 가지 영역에 대해 생각할 시간을 가지십시오.

물론 일부 프로젝트 계획은 다른 것보다 훨씬 쉽습니다. 프로젝트의 고유성은 핵심 요소입니다. 프로젝트가 더 일상적 일수록 계획하기가 더 쉽습니다. 물론 비용을 절감하거나 신속하게 제공해야하는 규모, 복잡성 및 압력은 모두 계획에 대한 요구 사항을 만듭니다. 도움이 더 필요하면 저의 저서 Project Management Made Easy를 보거나 PMI에서 제공하는 리소스를 확인하십시오.

매일 프로젝트 계획 사용

프로젝트 실패의 가장 큰 이유는 좋은 계획이 없기 때문입니다. 축하합니다! 당신은 그 문제를 넘었습니다. 이제 두 번째로 큰 실수를 할 준비가 된 것입니다. 계획을 서랍에 버리고, 일을 시작하고, 당신이 한 일을 잘 활용하지 못하는 것입니다.

한 번도 가보지 못한 곳으로 운전할 때 차에 GPS를 설정하고 무시하고 완전히 길을 잃을 때까지 운전하십시오. 당연히 아니지!

그러나 그것은 너무 많은 프로젝트 관리자가하는 일입니다. 매일 그리고 매주 프로젝트 계획을 사용하는 것은 GPS를 듣는 것과 같습니다. 매일 계획에 따라 다음과 같은 정보를 제공합니다.

오늘해야 할 일
다음에 무엇을할지
팀에게해야 할 일
고객에게 연락 할시기와 말할 내용
주의하고 예방 또는 관리해야 할 위험

매주 완료 한 작업을 계획과 비교하여 확인하고 발생하는 문제를 해결하십시오. 결과를 기준으로 시간과 비용을 추적하는 것만으로도 늦고 예산이 초과되었음을 알게 될 것입니다. 그러나 6 가지 프로세스 요소도 주시하면 예산이 초과되기 전에 문제를 포착하고 큰 지연을 일으키며 프로젝트를 6 단계로 확장 할 수 있습니다. 좋은 계획을 세우면 성공을 향한 길을 가고 있습니다.