직장에서 이메일을보다 효과적으로 관리하는 방법

받은 편지함이 왼쪽이 아닌 오른쪽에있는 종이 더미처럼 보일 수 있다면 좋지 않을까요? 이메일 분류를 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

직장에서 효과적으로 이메일을 처리하는 방법

직장에서 너무 많은 이메일을받는 것 같습니까? 이메일 계정을 열고 수백 개의 메시지가 열리고, 검사, 삭제 또는 처리되기를 기다리고있는 것을 발견 할 때 눈을 굴리고 한숨을 쉬십니까?

어떤 날에는 실제로 작업을 수행하는 것보다 이메일 작업에 참석하는 데 더 많은 시간이 걸리는 것처럼 느껴집니다. 이메일은 우리의 업무를 더 바쁘게 만들기위한 것이 아닙니다. 이메일은 중요한 메시지의 전달 속도를 높이고 과도한 종이 낭비를 줄이기위한 방법으로 개발되었습니다. 그러나 현실은 이메일 기술이 비즈니스 커뮤니케이션의 효율성을 향상시키는 만병 통치약이 아니라는 것입니다. 왜? 모든 기술과 마찬가지로 이메일은 요구 사항을 충족하기 위해 사용하는 방법에 전적으로 의존합니다. "가비지 인, 가비지 아웃"이라는 격언은 업무용 이메일 계정을 사용 (또는 남용)하는 방식에 적용됩니다.

그녀의 저서 Managing Your E-mail: Thinking Outside the Inbox에서 커뮤니케이션 전문가 Christina Cavanagh는 다음과 같은 방법에 대한 팁을 제공합니다.

받은 편지함에서 끝나는 내용을 효과적으로 제어 및 필터링

받은 편지함을 복잡하게 만드는 사소하고 가치가 낮은 메시지 식별 및 관리

그룹 이메일 및 배포 목록으로 인한 문제 이해 및 관리

이 책은 또한 직장에서 부적절한 이메일 사용으로 인한 법적 문제를 피하는 방법에 대한 유용한 팁과 제안을 제공합니다. 다음은 일반적인 이메일 함정을 피하는 데 도움이되는 몇 가지 간단한 알림입니다.

1. 이메일은 영구적 인 기록임을 항상 기억하십시오.

삭제 된 전자 메일 같은 것은 없습니다. 이메일이 시스템에서 제거 된 것처럼 보일 수 있지만 수신자가 메시지를 삭제했는지 알 수있는 방법이 없습니다. 사실, 일단 이메일을 보내면 어떻게 될지 알 수있는 방법이 없습니다. 화면 캡처로 전달, 복사 또는 저장할 수 있습니다. 업무용 이메일은 전문적이고 합법적 인 메시지에만 사용하십시오. 공개적으로 알려 지거나 상사가 면밀히 조사하고 싶지 않은 정보를 업무 관련 이메일에 포함시키지 마십시오.

2. 이메일을 방치하지 마십시오.

항상 암호로 이메일 계정을 보호하고 이메일 프로그램이 노트북이나 데스크톱 컴퓨터에서 열려 있지 않은지 확인하십시오. Cavanagh는 다른 사람이 귀하의 이메일 계정에 액세스하여 귀하를 대신하여 공격적이거나 잠재적으로 불법적이거나 해로운 정보를 보내는 경우 귀하가 해당 메시지의 작성자가 아님을 증명하기가 매우 어려울 수 있다고 지적합니다.

3. 직장에서의 이메일 사용, 저장 및 모니터링과 관련된 조직의 정책을 투명하게 파악하십시오.

이메일 끝에 배너를 사용하여 사용자 (발신자와 수신자 모두)에게 이메일 전송과 관련된 법적 권리와 책임을 알립니다. 배너를 사용하여 이메일 사용자에게 이메일 전송 모니터링 여부와 방법을 알릴 수 있습니다. 이메일 관리 에서 발췌 한 내용은 개인 정보 보호 제한에 대해 정부 이메일 네트워크 사용자에게 알리는 배너의 샘플 문구를 제공합니다.

다음에 기업이나 정부 기관으로부터 이메일을 보내거나받을 때, 그들이 이메일에 공개 배너를 사용하는지 자세히 살펴보십시오.

e- 뉴스 레터를 신청하기 위해받은 무료 전자 책이받은 편지함을 더 복잡하게 만들만한 가치가 있습니까?

4. 읽지 않을 이메일 구독에 대한 가입을 중지합니다.

나는 한때 이와 같은 추가 이메일 계정을 가지고 있었다. 이메일 처리를 계속 미루고 있었기 때문에 계속 쌓여있었습니다. 나는 결국 전체 계정을 종료하기로 결정했습니다. e- 뉴스 레터, 피드 및 기타 무료 구독을 읽도록 설정했지만 가입 한 모든 무료 e- 레터를 읽을 시간이 없었습니다.

5. 이메일을 덜 자주 사용하십시오.

생성하는 이메일 수를 제어하면받는 이메일의 양을 제어하는 데 도움이됩니다.

수신하는 정크 메일과 쓸모없는 정보의 양을 줄이려면 다른 사람에게 보내는 이메일의 양에 유의하십시오. Cavanagh는 우리가 이메일에 대해 가장 좋아하는 것이 우리가 이메일에 대해 가장 싫어하는 것이기도하다고 말합니다. 그녀는 "한 번의 키 입력으로 많은 사람들에게 동일한 메시지를 보낼 수 있기 때문에이 메시지가 마음에 듭니다. 이러한 메시지가 너무 많아서 싫어합니다."

적절한 수신자를 선택하는 대신 "모두 답장"기능을 사용하는 것부터 "영감을주는 또는 재미있는"연쇄 편지 전달에 이르기까지 우리 대부분은 우리와 동료의 속도를 늦추는 나쁜 이메일 관행에 참여했습니다. 다음과 같은 몇 가지 좋은 이메일 습관을 채택하십시오.

메시지를 짧고 간결하게 유지하십시오.

배포 목록을 최신 상태로 유지하고 더 이상 부서에 속하지 않거나 공유 프로젝트에 적극적으로 참여하는 이메일 수신자를 제거하십시오.

개인 프로젝트 나 자녀의 다음 기금 모금 활동을 홍보하기 위해 조직의 배포 목록을 사용하지 마십시오. 이러한 유형의 통지를 식당이나 공통 핀 보드에 공유하십시오.

어떻게 생각해? 이메일 관리에 대해 반려 동물이 가장 좋아하는 것은 무엇입니까? 의견에 귀하의 생각을 공유하십시오.

알림: 이메일에 너무 의존하지 마세요!

이메일을 얼마나 효율적으로 관리하고 업무를 처리하지 못하도록하더라도 상황을 처리하는 가장 좋은 방법은 때때로 개인 전화입니다. 하지만 전화를 받고 진짜 인간과 이야기하는 생각이 긴장하고 긴장을 풀면 좋은 회사에있는 것입니다. 전화로 이야기하는 것보다 문자 나 이메일을 보내고 싶어하는 사람들이 많이 있습니다. The Science of Us 의 온라인 기사 는 우리 중 일부가 전화를 거는 것을 두려워하는 이유와 그 두려움을 극복하기 위해 무엇을 할 수 있는지에 대한 심리학자들의 몇 가지 팁과 통찰력을 제공합니다.

심리학자들이 휴대 전화의 불안감을 설명하고 극복하는 방법

보너스 이메일 팁: 이메일 사용에 열광하는 요인 중 하나가 사람들이 메시지에 답장하는 데 시간이 오래 걸린다는 사실이라면 메시지의 끝 부분을 살펴볼 때일 것입니다. 구체적이고 명확한 클릭 유도 문안으로 이메일 메시지를 끝내고 있습니까? 아니면 사인 오프가 너무 엉망입니까?

"이 계획에 대해 어떻게 생각하십니까?"라는 긴 메시지를 닫는 대신 좀 더 구체적인 질문을 해보세요. "내가 나열한 5 가지 요점 중 즉시 구현해야한다고 생각하는 점은 무엇입니까?"라고 질문 할 수 있습니다. 당신은 당신의 이메일에서 얻은 포인트와 관련된 구체적인 질문을하고 있으며 지금 당장 어떤 항목에 가장주의가 필요한지 질문함으로써 긴박감을 만들고 있습니다.