무질서한 상사를 조직하는 방법

이유 때문에 그들은 보스입니다 (그러나 조직 기술은 아닙니다)

상사가 조직화되도록 도와주는 것은 그의 전문적인 이미지를 높일 것입니다. 과시하지 않고 완료 할 수 있도록 도와주세요.

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당신의 상사가 그의 (또는 그녀의) 물건을 함께 얻도록 도와주세요.

그는 정당한 이유로 보스이지만 그 이유는 확실히 그의 조직 능력이 아닙니다.

때때로 그는 주요 세부 사항을 무시합니다. 그의 사무실은 잃어버린 파일로 가득 차 있습니다. 상사가 중요한 문서를 찾지 못하면 마감일이 임박하면 사무실이 압력솥처럼 느껴질 수 있습니다. 익숙한가요? 그렇다면 상사가 자신의 시간을 관리하고 우선 순위를 정할 수 있도록 돕고, 그 동안 상사가 자신의 생각 이라고 생각하게하십시오.

상사가 조직화되면 전문적인 이미지를 높일 수 있습니다. 그는 또한 자신의 일정에 대해 더 잘 알고 자신의 시간에 대한 더 큰 명령을 개발할 것입니다. 결과적으로 스트레스를 줄이고 효율성을 높일 수있는 잔여 이점을 얻을 수 있습니다.

그를 투자로 조직하는 데 필요한 추가 시간과 노력을 생각하십시오. 관리함으로써 자신의 경력 발전과 전문적인 이미지를 동시에 관리하게됩니다.

시작할 준비가 되셨습니까?

당신은 이것을 얻었다!

예를 들면. 먼저 견고한 조직 능력을 직접 보여주십시오.

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먼저 신뢰 구축

문제를 해결하기 전에 그렇게 할 권리를 얻어야합니다. 그것은 신뢰의 기반을 구축하는 것을 의미합니다.

예를 들면

체계를 유지하기 위해 시스템을 미세 조정하여 견고한 조직 기술을 직접 입증하십시오. 자신의 작업 공간을 깔끔하게 유지하십시오. 준비된 회의를 보여줍니다. 모든 마감일을 준수하십시오. 또한 손끝에서 가장 자주 사용하는 정보 (예: 주요 연락처, 자주 액세스하는 보고서)를 사용하여 수완을 입증하십시오.

이해하려고 노력하라

상사의 신뢰를 얻으면 표현되는 감정에 특히주의하면서 귀를 기울이십시오. 상사의 열악한 조직 능력이 그에게 좌절, 갈등 또는 조직에 결과를 초래한다는 신호를 들어보십시오. 예를 들어 마감일 또는 회의 누락, 서류 분실 및 다른 사람의 의견이 있습니다.

도움을주기 전에 먼저 상황을 평가하고 특히 역효과를 줄 수있는 피드백을 제공하지 마십시오. (당신이 정보 수집 모드에 있다는 것을 기억하십시오.) 그의 광기에 대한 방법이 있지만 비효율적 일 수 있으며 이해해야 할 필요가 있습니다.

또한 그의 멍청함이 당신을 아무리 짜증나게하더라도 그를 나쁜 입으로 치는 사람과는 절대로 차임 하지 마십시오 . 당신의 환기는 그에게 돌아갈 수 있으며 그러한 비판적 의견은 당신의 도움 의도와 일치하지 않습니다.

신뢰 파트너십 구축은 성공의 열쇠입니다

준비된 회의에 참석하고 자신의 작업 공간을 깔끔하게 유지하여 견고한 조직 기술을 직접 보여줍니다. 상사의 열악한 조직 능력이 어떤 감정이나 결과와 관련이 있는지에 대한 느낌을 들어보십시오.

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전략적 지원 제공

당신의 역할과 행동이 산만 함을 최소화하고 효율성을 향상시켜 상사의 최고의 성과를 지원하는지 확인하십시오.

목표 조정

상사의 목표가 무엇이며 회사에서 그가 어떻게 측정되는지 알아보십시오. 당신의 성과 목표가 그와 연결되어 있는지 확인하십시오. 단절을 느낀다면 목표가 자신과 조직의 목표를 더욱 완벽하게 지원할 수있는 방법에 대해 명확하게하고 싶다고 말하세요.

중단 최소화

채널 (예: 전자, 대면, 전화) 및 선호하는 타이밍 측면에서 정보 수신을 선호하는 방법을 물어보십시오. 어떤 사람들은 "아침 사람들"이고 하루에 바로 다이빙을 즐기는 반면 다른 사람들은 워밍업이 느립니다.

또한 방해가 어떻게 처리되기를 원하는지 이해하고 불필요한 방해를 피할 수 있도록 도와주세요. 연구에 따르면 사무실 직원은 평균 3 분에 한 번씩 방해를받습니다. ¹ 원래 작업으로 돌아가는 데 최대 23 분이 소요될 수 있다는 점을 감안할 때 누구나 시작한 작업을 완료 할 수 있다는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

Rather than popping in to ask that quick question—which often isn't all that quick, is it?—try this technique. Group together several less important items, then book 15 minutes on your boss' calendar to take care of all of them in one sitting. After using this technique a few times, explain to him that your rationale is efficiency and minimizing disruptions. Discuss how it works for both of you. You might find that this is a great conversation starter regarding efficiency.

Make a Good Boss an Organized One

Be succinct in communications and help your manager avoid distractions.

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Reader Poll

Communicate Clearly

Be Brief

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

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Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

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Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

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Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ 월스트리트 저널. "직장주의 산만:이 기사를 끝내지 않는 이유는 다음과 같습니다." 2012 년 12 월 11 일에 마지막으로 수정되었습니다.