차례:
Julie DeNeen 2012
인터넷 시대에는 메모 작성이 스타일에서 벗어난 것처럼 보입니다. 문자를 보내거나 이메일을 촬영할 수있을 때 누가 메모를 보내야합니까? 그러나 사실은 여전히 하나를 보내야 할 이유가 많이 있으며 전문적으로 보이고 싶다면 따라야 할 규칙이 있습니다. 올바르게 수행하는 방법은 다음과 같습니다.
하드 카피 메모가 필요한 상황
- 이메일 대신 인쇄본이 필요한 조직 (의료 관행, 관공서 등)에 문서를 팩스로 보냅니다.
- 수신자를위한 작업 항목을 설명하는 메모가 필요한 패키지, 책 또는 문서 보내기
- 이메일로 보내기에 적절하지 않은 개인 메시지
- 사서함에 분산 된 작업자에게 정보 대량 전달 (작업 전체 이메일 시스템이 아직 마련되지 않은 경우)
이메일을 통해 정보를 보낼 수 있더라도 이메일에 비공식 메모 형식을 사용하는 것은 전문적인 의사 소통 방법입니다.
제목
모든 메모는 "memo"또는 "memorandum"이라는 단어로 시작합니다. Microsoft Word를 사용하는 경우 비즈니스 또는 조직의 스타일에 맞는 서식 파일을 찾으십시오. 많은 사무실에서 비즈니스에 맞게 사용자 정의 된 헤더 파일을 사용합니다. 그런 다음 가장 중요한 정보를 맨 위에 포함하여 독자가 쉽게 이해할 수 있도록합니다.
- 누구에게
- 누구에게서 왔습니까?
- 날짜
- 메모를받은 다른 사람
- 제목 줄
Julie DeNeen 2012
몸
메모 본문을 작성하는 것은 매우 간단합니다. 할 말을 가능한 한 적은 단어로 말하십시오. 굵게 표시된 부제목과 목록을 사용할 수 있다면 계속 사용하십시오. 그렇게하면 독자가 중요한 정보를 더 쉽게 수집 할 수 있습니다. 온라인 기사를 작성할 때와 동일한 규칙과 문법을 사용하십시오. "gonna"또는 "wanna"와 같은 속어를 사용하지 마십시오. "LOL"또는 "TTL"과 같은 약어는 사용하지 마십시오. 비공식적 인 메모조차하기에는 너무 비공식적입니다.
Word 프로그램에서 맞춤법 검사를 사용하고 오타와 어색한 문구가 없는지 확인하십시오. 모든 이름과 장소를 대문자로 쓰되 제목에있는 단어는 대문자로 쓰지 마십시오 (첫 번째 단어 제외).
문서 끝에서 편지처럼 서명하십시오. 헤더에 "보낸 사람"정보를 넣어도 사인 오프하는 것이 좋습니다. 대부분의 메모는 하드 카피이므로 서명 할 공간을 남겨 두십시오. 이메일로 보내면 필요하지 않습니다.
Julie DeNeen 2012
다양한 유형의 메모
- 지시 사항: 이 유형은 동료가 따르기를 원하는 새로운 조치에 대해 동료에게 지시합니다.
- 응답: 이 유형은 일반적으로 작업 항목 변경의 결과로 작성됩니다. 지시 메모가 주간 회의 시간의 변경을 알리는 경우, 응답 메모는 충돌이있는 동료가 보낸 것일 수 있습니다.
- 여행 보고서: 이 유형은 직원이 감독 자나 더 큰 그룹에 다시보고해야하는 회의, 출장 또는 기타 벤처에 대한 요약 정보를 제공합니다.
- 현장 보고서: 이 유형은 일반적으로 검사에 대한 응답입니다.
- 크레딧 메모: 이 유형은 일반적으로 서비스 또는 상품에 대한 재무 정보를 설명하므로 매우 다른 형식입니다. 형식을 보려면 크레딧 메모에 대한 Microsoft Word의 템플릿을 확인하십시오.
메모가 잘못되었습니다!
언제나처럼…
기록 된 정보는 철회 할 수 없습니다. 비공식적 인 메모라도 전문적이고 사실적인 말로 표현할 때주의해야합니다. 연습을하면 당신도 메모 작성 전문가가 될 것입니다!