차례:
방문자가 비즈니스 환경에 들어올 때 정중하게 맞이하고 환영해야합니다.
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비즈니스 환경에서 방문자 / 고객을 만나고 인사 할 때 처음 몇 초 동안 오래 지속되는 영향을 미칠 좋은 인상을 남깁니다.
방문자는 다양한 이유로 비즈니스 환경에 들어옵니다. 고객 (기존 또는 신규), 대표자, 공급 업체, 비즈니스 파트너, 다른 부서 / 지역 / 조직의 사람 등이 될 수 있습니다.
방문자와의 첫 번째 접촉 지점은 조직의 구조에 따라 다릅니다. 사무실 환경이나 산업 환경에는 리셉션 관리 담당자가 첫 번째 연락 지점이되는 리셉션 영역이있을 가능성이 있지만 소매 환경에서는 모든 직원이 첫 번째 연락 지점이 될 수 있습니다.
고객을 만나고 인사하는 동안 명심해야 할 사항이 많이 있습니다. 비즈니스 관행, 정책, 규정, 법률 및 가장 중요한 대인 관계 및 의사 소통 기술에 대해 알고 있고 이에 대한 좋은 지식이 있다면 그 첫인상을 만들 수 있습니다.
여기의 내용은 NVQ 2 단계 경영 및 행정 단위를 기반으로하며,이 단위는 3의 신용 가치를가집니다. 우리는 따라야 할 다양한 절차와 만남, 인사 및 비즈니스 환경에서 방문자를 환영합니다.
이 장치에는 두 부분이 있습니다. 첫 번째 부분은 후보자가 방문자를 만나고 환영하는 절차에 대한 지식과 이해를 바탕으로 평가되고 두 번째 부분은 후보자의 성과에 따라 평가됩니다. 즉, 관찰, 개인 진술, 증언 등을 통해 이루어집니다. 두 부분 모두 질문과 전문적인 토론을 통해 평가할 수도 있습니다.
1. 방문객을 만나고 환영하는 절차를 이해합니다.
1.1. 사람들이 비즈니스를 방문하는 다양한 이유, 요구 사항 및 요구 사항을 충족 할 수있는 방법을 설명합니다.
사업 환경과 업종을 고려하면 사업장을 방문하는 다양한 이유로 방문객을 기대할 수 있습니다. 방문객을 환영하고, 그들의 요구 사항과 필요를 충족시키고, 방문과 관련된 정보와 서비스를 제공하는 것은 조직의 책임입니다.
사람들이 사업장을 방문 할 수있는 다른 이유는 다음과 같습니다.
- 제품 및 서비스 관련 문의
- 기존 서비스에 대해 직원에게 문의
- 불만
- 마케팅
- 다양한 회의, 여기에는 이사회 /위원회 회의, 심각한 문제 회의, 그룹 토론 등이 포함됩니다.
- 수거 및 배송
- 수리 및 유지 보수
- 감사
업체를 방문하는 방문자에 대한 다양한 요구 사항은 다음과 같습니다.
- 우편 번호와 랜드 마크 (있는 경우)를 포함한 정확한 주소를 제공하십시오.
- 주차 시설-적절한 거리 내에 충분한 주차 공간이 있고 장애인을위한 주차 공간이 있는지 확인하십시오.
- 일부 고객은 특별한 요구 사항이있을 수 있으므로 조직이 필요로하는 고객 또는 방문자 유형과 관련된 시설이있을 수 있습니다.
- 방문자를 혼란없이 올바른 지역으로 안내하는 가시적 표지판. 표지판도 전문적이어야합니다. 입구가 깨끗하고 깨끗하며 친근하고 비즈니스의 성격을 반영하는지 확인하십시오.
- 리셉션 공간에 방문객을 맞이하고 환영 할 사람이 있는지, 충분한 좌석 시설, 화장실 시설, 책자, 저널, 잡지 등이 있는지 확인하십시오.
업체를 방문하는 방문자의 요구를 충족 할 수있는 다양한 방법은 다음과 같습니다.
- 필요할 때마다 표지판 및 기타 정보를 통해 리셉션 구역에 쉽게 접근 할 수 있도록 항상 유지하십시오.
- 입구는 조직을 반영하기 때문에 깔끔하고 깨끗해야합니다.
- 주차, 좌석, 화장실 시설, 대기실의 신문 / 잡지, 식수 등 모든 기본 필수품과 시설을 이용할 수 있어야합니다.
- 가능한 경우 비즈니스와 관련된 질문에 답할 준비를하고 전단지 / 소책자 또는 기타 정보 리소스를 제공하십시오.
- 방문객의 접근 가능한 구역은 건강 및 안전 기준을 따라야합니다.
1.2 방문자를 신속하고 정중하게 대하는 목적을 설명하십시오.
방문자가 비즈니스 환경에 들어올 때 정중하게 맞이하고 환영해야합니다. 조직에서 먹거나 마실 것을 제공하는 경우, 무엇을 갖고 싶은지 물어보고 그렇지 않은 경우 물을 마시고 싶은지 물어볼 수 있습니다. 가능한 한 빨리 모든 방문자를 대하고 그들의 질문에 신속하고 정중하게 응답하십시오.
접수처가 방문객으로 붐비는 시간이있을 수 있습니다. 지연에 대해 사과하고 기다려 주셔서 감사합니다.
방문자를 신속하고 정중하게 대하는 목적은 다음과 같습니다.
- 방문자는 자신이 존중 받고 중요하다는 것을 알게 될 것이며 회사는 또한 자신이 중요하다고 생각합니다.
- 방문객들은 그 대가로 전문적인 태도와 행동을 유지할 것입니다.
- 방문객들은 회사를 신뢰하고 조직에 대한 좋은 평가와 인상을 받게 될 것입니다.
- 각 직원과 그들의 행동은 조직의 반영이 될 것이므로 신속하고 정중 한 대응은 조직의 좋은 이미지를 남길 것입니다.
- 방문객들은 다른 사람들에게 조직을 추천하고 좋은 말을 전할 것이며 앞으로도이 조직을 사용할 것입니다.
1.3 자신과 조직에 대한 긍정적 인 이미지를 제시하는 목적을 설명하십시오.
방문자가 비즈니스 환경을 방문 할 때 첫 번째 연락 지점은 리셉션에있는 사람 (대부분의 조직에 있음) 또는 최소한 만나서 인사하는 사람입니다. 우리 모두 알다시피 첫인상은 항상 변화를 가져 오므로 귀하와 조직에 대한 긍정적 인 이미지를 제시하는 것은 매우 중요합니다. 옷을 입고 깔끔하게 표현하세요. 조직의 복장 규정을 준수하십시오. 미소를 짓고, 눈을 마주 치고, 경청하고, 긍정적 인 태도를 취하고, 그들의 질문에 도움이되도록 최선을 다하십시오.
그렇게하는 목적은 다음과 같습니다.
- 특정 시점에서 방문자의 조직을 대표하게됩니다. 따라서 귀하의 행동과 접근 방식은 조직 전체에 반영됩니다. 귀하와 조직은 귀하의 접근 방식과 서비스에 따라 평가 또는 평가됩니다.
- 방문자에게 자신감을줍니다.
- 방문객들은 조직에 대한 긍정적 인 인상을받습니다.
- 조직과 고객 및 직원 간의 신뢰를 구축하는 데 도움이됩니다.
- 그것은 조직의 비즈니스를 향상시켜 조직의 이익을 증가시킬 양질의 고객을 유치합니다.
1.4 방문자를 다룰 때 자신의 책임을 포함하여 건강, 안전 및 보안 절차를 따르는 목적을 설명하십시오.
모든 조직에는 다양한 건강 및 안전 / 보안 절차가 마련되어 있습니다. 이러한 절차는 방문자와의 거래를 포함하여 직원이 항상 책임감있게 따라야합니다.
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이러한 절차를 따르는 목적은 다음과 같습니다.
- 조직과 조직의 환경을보다 안전한 방문 및 근무 장소로 유지하기 위해
- 적절한 요구 사항에 필요한 모든 응급 처치 시설을 갖출 것.
- 직원과 방문객의 건강 위험을 방지합니다.
- 조직의 구내에서 작동하는 기계 및 모든 장치 또는 장비가 사용하기에 안전한지 확인합니다.
- 필요한 경우 예방 조치를 취하거나 비상 계획을 세우는 데 도움을줍니다.
- 사고, 부상 및 기타 건강 및 안전 문제를 기록하고보고합니다.
- 작업 관행이 안전하고 건강 및 안전 조치가 구현되고 준수되고 있는지 확인합니다.
- 바닥, 계단 및 기타 구역은 사용하기에 안전해야합니다.
- 사용 된 위험 물질이 안전한 방법, 안전한 장소에 보관되어 있는지, 그리고 여러 가지로 해를 입힐 수 있으므로 안전한 방법으로 취급 및 사용되는지 확인하기 위해
- 방문자가 접근 할 수 있고 직원이 일하는 곳에서 적절한 환기가 이루어 지도록하기 위해
- 작업 및 방문 공간의 온도를 적절한 수준으로 유지하고 화장실, 세탁 및 화장실 시설의 상태를 양호하게 유지하여 방문객이 문제 나 어려움없이 사용할 수 있도록합니다.
- 방문 및 작업 공간에는 인화성 물질, 폭발성 물질 및 기타 유해한 방사성 물질이 없어야합니다.
- 사고를 피하기 위해 거대한 기계와 장비는 방문 지역에서 멀리 떨어져 있어야합니다.
- 경고 표시는 필수 영역에 배치해야합니다.
- 후행 전선이 없는지 확인하고 건강 및 안전 위험을 방지하도록주의하십시오.
- 작업장에서 장비를 사용하는 경우 적절한 교육을 받고 조직의 건강 및 안전 정책과 사고 절차를 준수하십시오.
- 보안을 위해 조직 절차에 따라 방문자를 기록했는지 확인하십시오.
여기에있는 정보가 유용하고 흥미 로웠기를 바랍니다. 주저하지 말고 의견과 경험을 공유하십시오.
들러 주셔서 감사합니다.
리빙 스타.
NVQ 후보에 대한 참고 사항: 이것은 참조 용일 뿐이며 복제하지 마십시오. 또한 귀하의 단위를 적을 때 귀하의 비즈니스 환경 및 직업 설명을 연관 시키십시오. 모두 제일 좋다!