적절한 비즈니스 전화 에티켓 팁

전화로 전문가가되는 방법을 배우십시오.

비즈니스 또는 조직에 전화를 걸어 비전문 직원을 상대해야했던 적이 있습니까? 소중한 고객이 아닌 친구 인 것처럼 말했거나 대기 상태로두고 통화를 끝내기 위해 돌아 오지 않았을 수 있습니다. 어떤 상황에서든 전화 매너가 좋지 않은 전문적인 환경에서 누군가를 상대해야하는 것은 실망스러운 경험입니다.

반대로, 당신은 신입 사원이 될 수 있으며 새로운 직장에서 전화를 어떻게 받아야할지 확신 할 수 없습니다. 책상에서 누군가 전화를 걸었다는 생각이 궤양을 유발하는 것일 수 있으며 전화를받는 방법에 대한 아이디어를 원할 수도 있습니다.

다음 팁은 전문적인 방식으로 전화를받는 방법에 대한 기본 지침을 제공해야합니다. 자신을위한 알림으로 보관하든 다른 사람에게 미묘한 힌트로 보내든간에 "안녕하세요"라고 말하는 것 이상의 계획을 세우는 것은 결코 아프지 않습니다.

1. 입 비우기

직장에서 전화를 받기 전에 가장 먼저해야 할 일은 입에 음식이나 음료가 없는지 확인하는 것입니다. 우리 모두는 우리를 도우려는 사람이 마치 서브 샌드위치에서 한 입 먹은 것처럼 들리는 악몽 같은 전화를 받았습니다. 그 경험을 다른 사람에게 전달하지 마십시오.

가능하면 지정된 휴식 시간 동안 간식이나 점심을 저장하여 전화를 받기 전에 음식을 질식시킬 필요가 없습니다. 휴식을 취할 수 없다면 전화를 받기 전에 음식을 완전히 삼 켰는 지 확인하십시오.

2. 부름에 대비하십시오

누군가에게 전화를 걸어 도움을 줄 준비가되어 있지 않아 즉시 보류 된 적이 있습니까? 우리는 항상 상대방이 전화를받을 때 준비되어 있기를 기대하기 때문에 실망스러운 경험입니다.

누군가를 도울 준비를하는 가장 좋은 방법은 작업 공간을 정리하는 것입니다. 필요한 서류가 정리되어 있고 손이 닿는 곳에 있는지 확인하십시오. 또한 필요한 컴퓨터 응용 프로그램이 실행되고있는 상태에서 컴퓨터 화면이 가시 범위 내에 있는지 확인하십시오.

자료를 미리 주문하면 귀중한 시간을 절약 할 수 있으며 고객이 전화 할 때 바로 도움을받을 수 있습니다.

3. 산만 함과 옆에있는 대화 제한

직장에서 전화를받는 경우 전체 초점은 전화를받는 사람에게 있어야합니다. 주변 사람과 대화에주의를 돌리면 고객을 지원하는 데 필요한 중요한 세부 정보를 놓칠 가능성이 있습니다.

참여해야 할 일이 주변에서 일어나고 있다면, 전화를 건 사람에게 정중하게 대기 할 수 있는지 또는 바로 다시 전화 할 수 있는지 물어보십시오. 통화중인 사람이 여전히 전화로 내 목소리를들을 수있는 동안에는 옆으로 대화를 시작하지 마십시오. 혼란 스러울뿐만 아니라 무례합니다.

4. 생각하는 동안 소음을 내지 마십시오

이것은 우리 중 많은 사람들이 그것을 완전히 인식하지 못한 채 가지고있는 습관입니다. 어느 순간 누군가가 질문을하고 다음 순간 우리는 "흠"소리를 내거나 대답을 생각하면서 혀를 클릭합니다. 문제는 소음이 우리가 생각하는 것보다 훨씬 더 잘 들린다는 것입니다. 다른 쪽 끝에있는 사람은 우리가 생각하는 것을 "듣도록"강요받습니다.

피해야 할 또 다른 사항은 전화를하는 동안 껌을 씹는 것입니다. 조용해 보일지 모르지만 누군가가 전화로 껌을 씹고 터뜨리는 소리를 듣는 것은 어렵지 않습니다.

5. 적절한 소개 사용

전화를받는 순간 자신이 누구인지, 고객을 위해 무엇을 할 수 있는지에 대한 혼란을 없애야합니다. 귀하의 오프닝은 종종 통화 진행 방식에 대한 톤을 설정합니다. 당신이 친절하고 도움이되는 어조를 가지고 있다면, 사람들은 보통 당신이 심술 궂게 대답하는 것보다 더 기꺼이 당신과 함께 일할 것입니다.

전화를받을 때 소개에 다음 요소를 포함 시키십시오.

• 회사 이름
• 당신의 이름
• 근무하는 부서
• 어떻게 도울 수 있는지 물어보세요

이렇게하면 사람들은 자신이 누구와 대화하고 있는지, 그리고 이전이 필요한지 여부에 대한 일반적인 아이디어를 갖게됩니다. 그것은 또한 당신이 그들을 도울 준비가되어 있고 기꺼이 도울 것이라는 생각을 확장시킵니다.

6. 발신자의 말을 듣습니다.

직장에서 전화를받는 것의 큰 부분은 실제로 발신자가 당신에게하는 말을 듣는 것입니다. 통화를 시작할 때 잠시 시간을내어 발신자의 이름을 물어보고 대화에서 수시로 사용하십시오. 그것은 그들이 당신에게 말할 때 당신이주의를 기울 였다는 것을 보여줄뿐만 아니라 당신과 당신의 고객 사이에 유대감을 형성합니다.

발신자의 이름을 알아내는 것 외에도 어떤 문제에 대해 전화를 걸 었는지 확인해야합니다. 문제가 발생한 후에는 문제 해결을 어떻게 도울 수 있는지 물어보십시오. 고객이 말할 내용을 알고 있다고 생각하더라도 고객이 문제를 설명하는 동안 중단하지 않도록하십시오. 그들에게 말할 기회를주고 해결책을 모색하십시오.

7. 보류 버튼을 사용하기 전에 허가 요청

해결을 시도하기 위해 사람들을 대기시켜야하는 전화 통화가있을 수밖에 없습니다. 책임감있는 방식으로 수행되는 한 보류를 사용하는 데 아무런 문제가 없습니다.

가장 먼저해야 할 일은 발신자에게 통화를 보류해도 괜찮은지 물어 보는 것입니다. 일반적으로이 시간은 추가 시간이 필요한 이유를 정확히 설명하기에 좋은 시간이기도합니다. 많은 경우에 사람들은 자신이 기다리는 이유를 아는 한 기다리는 것을 꺼리지 않습니다.

모니터링해야 할 또 다른 사항은 대기 시간입니다. 정답을 얻기 위해 연장 보류가 필요한 경우가 있습니다. 이 경우 고객에게 문의하여 아직 문제를 해결 중이며 잊지 않았다는 사실을 고객에게 알려야합니다. 고객이 계속 대기할지 아니면 다시 전화를 원하는지 확인할 수도 있습니다.

8. 통화를 전달할 때주의

사람들이 실수로 책상에 도달하는 경우가있을 것입니다. 통화를 전달해야하는 경우, 통화를 다른 사람에게 전달해야하는 이유를 발신자에게 정확히 알려주십시오. 전달하지 않고 그 사람을 도울 수 있다면, 반드시 전화에 대한 책임을 받아들이고 일을 처리하십시오.

통화를 전환해야하는 경우 실수로 통화 연결이 끊어 질 경우를 대비하여 전환중인 내선 번호를 발신자에게 제공해야합니다. 또한 통화를 웜 트랜스퍼해야합니다. 즉, 통화를 인계받는 사람에게 발신자를 소개해야합니다. 이렇게하면 새 통화가 시작될 때 모든 사람이 같은 페이지에있게됩니다.

9. 적절한 해상도 제공

전화 통화가 끝나면 발신자에게 전화 한 문제에 대한 합리적인 해결책을 제공했는지 확인하십시오. 모든 발신자를 기쁘게하는 것이 항상 가능한 것은 아니지만 주어진 해결 방법과 사용 가능한 대안을 설명하기 위해 최선을 다하십시오.

다른 사람에게 부정적인 대답을하는 것보다 상대방을 실제로 도울 수있는 방법을 생각해보십시오. 종종 어떤 사람은 당신이 그들에 대한 대안을 찾기 위해 최선을 다하고 있다는 것을 깨닫고 무언가를 거부당하는 분노를 잃을 것입니다.

10. 합리적인 시간 프레임 설정

문제를 조사하는 데 추가 시간이 필요한 경우에는 발신자에게 조사 할 내용과 다시 전화하는 데 걸리는 시간을 알려주십시오. 언제 다시 전화 할 것인지에 대한 합리적인 시간 프레임을 제공하고 있는지 확인하십시오. 고객이 먼저 다시 전화해야하는 경우 일반적으로 잘되지 않습니다.

기억해야 할 중요한 것은 기간이 합리적이어야한다는 것입니다. 일정이 꽉 찼다는 것을 알고 24 시간 후에 다시 전화하겠다고 누군가에게 말하면 나중에 어려운 상황에 대비하는 것입니다.

11. 미소로 마무리

다른 모든 작업이 완료되면 전화를 건 사람에게 감사를 표하며 통화를 종료합니다. 이것은 또한 대화에서 그들의 이름을 떨어 뜨리는 또 다른 좋은 시간이 될 수 있습니다. 이것은 당신이 그들의 비즈니스뿐만 아니라 전체 고객을 소중하게 생각한다는 것을 보여줄 것입니다.

전화를 끊으면 다음 벨소리를 준비하고 한 통화에서 다음 통화로 계속 학습하십시오.