회사에 효과적인 불만 사항을 작성하는 방법 : 단계별 안내 및 샘플 편지

불만 편지 작성

회사가 제품에 만족하지 않을 때 우리는 모두 거기에있었습니다. 결함이 있거나 품질이 좋지 않거나 단순히 기대치를 초과하지 않는 품목을 구입하는 것은 항상 해결되어야합니다. 때로는 레스토랑에서 예상했던 것과 다른 음식을 제공 할 수 있습니다 (고기 속의 머리카락, 누구?).

사람들은 일반적으로 제품이나 서비스에 만족하지만 회사에서 예외를 만들거나 완전히 실망시킬 수 있습니다.

결함이있는 제품을 받거나 웨이터가 심하게 대하는 것을 눈치 채지 않아야합니다! 이와 같은 문제는 편지 나 이메일로 쉽게 해결할 수 있습니다.

강렬한 불만 편지 작성 방법: 요약

각 단계는 아래에 자세히 설명되어 있습니다.

단계	당신이 할 말	예-제품
1 단계: 올바른 위치로 전송하는지 확인	왼쪽에 부서 및 회사 주소. 친애하는 선생님 / 부인과 인사	주소, 친애하는 선생님 / 부인 또는 친애하는 Mr / Ms Blakey
2 단계: 올바른 톤으로 글자 시작	_date_에 _store_에서 제품을 구입했습니다. 식품에 대한 참조 코드, 보증 세부 정보, 보증 및 만료일과 같은 기타 관련 정보를 제공하십시오.	저는 최근 2020 년 9 월 12 일에 Bakers Lane의 Super Stores에서 1.5mx 2m 크기의 파스텔 라벤더 커튼을 구입했습니다. 커튼의 참조 코드는 338J입니다.
3 단계: 문제를 효과적으로 설명	제품이나 서비스에 어떤 문제가 있습니까? 간결하고 정확하며 간결해야합니다. 제품의 문제점을 정확히 언급하십시오.	커튼은 외부 이음새가 찢어져있어서 매우 눈에 띄고 천을 손상시키지 않고는 고정 할 수 없습니다.
4 단계: 솔루션 제안	문제를 어떻게 수정하고 싶은지, 무엇이 문제를 수정할 것인지 설명하십시오. 서비스 / 쿠폰 / 무료 상품의 환불 / 수리 / 교체 / 변경 일 수 있습니다.	문제를 수정하기 위해 위에서 언급 한 커튼 유형을 전액 유료로 교체하고 싶습니다.
5 단계: 관련 및 필요한 문서를 동봉하거나 첨부합니다.	동봉 된 관련 문서 (예: 보증, 영수증)가 있음을 언급 할 수도 있습니다.	영수증에 필요한 세부 정보와 1 년 보증이 동봉되어 있습니다.
6 단계: 시간 제한 설정	응답을위한 적절한 시간 프레임을 제공하십시오.	6 월 6 일부터 6 월 15 일까지 언제든지 교체품을 보내 주시면 기쁩니다.
7 단계: 강력한 엔딩 작성	그들이 문제를 해결하고 승인하기를 희망한다고 말하면서 마무리하십시오.	교체품을 보내 주시고 문제를 수정하실 것이라고 확신합니다. 충실히….

효과적인 불만 편지 작성 방법

1 단계: 올바른 위치로 전송하는지 확인

가장 먼저 필요한 것은

귀하의 국가에있는 회사 본사 주소
당신이 그것을 보낼 부서.

회사가 기지가 어디에 있는지를 매우 효과적으로 보여주지 못할 수 있기 때문에 처음에는 글을 쓸 곳을 찾는 것이 어려울 수 있습니다. 다음에서 연락처 정보를 찾을 수있을 것입니다.

제품과 함께 제공되는 보증 또는 보증 페이지
그들의 웹 사이트. 관련 정보가 포함 된 "연락처"또는 "회사 소개"링크를 클릭하십시오.
제품 자체. 음식과 음료는 일반적으로 포장에 연락처 정보가 있으므로 확인하십시오! 정보가 가장 쉬운 곳에 있다는 사실에 놀랄 것입니다.

주소가 있으면 편지를 보낼 관련 부서를 확인하십시오. 식당과 같은 소규모 서비스의 경우 필요가 없지만 고출력 회사 (예: 유니레버 또는 펩시)의 경우 부서가 필요합니다. 회사는 웹 사이트에서 기술, 고객 서비스 등 귀하의 편지를 보낼 위치를 지정합니다.

2 단계: 올바른 톤으로 글자 시작

성가신 주소를 알아 내고 사용할 준비가되면 편지를 시작할 수 있습니다!

가장 먼저해야 할 일은 발신자의 주소를 오른쪽 상단에, 주소를 왼쪽에 입력하는 것입니다. 이것은 형식을위한 것이며 항상 편지에 좋은 느낌을 더합니다.
다음으로, 고객 서비스 담당자가 누구인지 모를 경우 친애하는 선생님 / 부인 에게 편지를 보내 십시오. 관리자 또는 CEO에게 편지를 보내려면 Dear Mr / Ms…..라고 적으십시오.

그런 다음, 읽는 사람의 관심의 중심이 될 편지의 실제 본문을 시작합니다!

어떤 날짜에 어떤 상점에서든 물건을 구입했다고 말하면서 시작하십시오. 음식의 경우 만료일과 상점 코드를 언급하십시오. 다른 모든 경우에는 관련이 있습니다. 예: 저는 최근 2014 년 11 월 19 일에 Super Stores에서 Pepsi Max 2L 병을 구입했습니다. 병의 만료일은 2014 년 11 월 30 일이고 병목 코드는 113A로 표시됩니다.
항상 그 회사에서 최고 품질을 기대했고 그날 그날 그날에 기대가 꺾였다 고 가정 해 보겠습니다 . 예를 들어 저는 항상 TechnoPC를 높이 평가했고 귀하의 랩탑을 모두 신뢰했습니다. 같은 기대치를 가진 노트북을 구입하기 위해 Super Stores에 들어 갔지만 노트북을 사용한 경험은 그 진술이 사실이 아니라고 생각합니다.

3 단계: 문제를 효과적으로 설명

다음 부분은 제품을 사용하거나 서비스에 참석했을 때 일어난 일을 정확히 언급하기 때문에 가장 중요합니다.

포장을 개봉했을 때 제품이 어떤 상태 였는지 그리고 정확히 무엇이 잘못되었는지 말하십시오. 내부적으로 무엇이 잘못되었는지 확인할 수없는 경우 제대로 작동하지 않는다고 말하면 회사에서 조사 할 것입니다. 예: 카메라가 제대로 작동하지 않는 것을 발견했습니다. 카메라를 켤 때마다 사진 갤러리에 들어갑니다. 갤러리에 접근 할 수만 있었기 때문에 사진을 찍을 수 없었습니다.
서비스에 대해 이야기하는 경우 방문에서 발생한 일을 설명하십시오. 예: 내가 "Lizze"라는 이름으로 미용사와 약속을 잡았을 때 그녀는 30 분 동안 친구들과 이야기를 나누었고 저는 매우 기다렸습니다. 장기!

올바른 어조 전달을위한 팁:

항상 침착 함을 유지하십시오. 분노하지 마십시오. 당신은 모든 권리가 있지만 그날 고객 서비스 팀이 얼마나 많은 불만을 접수했는지 상상해보십시오. 독자는 답답하고 짜증을 내며 허위 또는 스팸으로 간주하여 버릴 수 있습니다.
간결하게 유지하고, 돈 낭비가 무엇인지, 얼마나 많은 고통을 받았는지 또는 그것이 어떤 나쁜 제품인지와 같은 관련없는 진술로 편지를 엉망으로 만들지 마십시오. 그들은 단순히 무엇이 잘못되었는지 알고 그것을 고치기를 원합니다. 그들은 일반적으로 글자의 절반도 읽지 않고 핵심 문장 만 읽습니다.
제품이나 서비스에 무엇이 잘못되었는지 말할 때는 최대한 정확하게 말하십시오. 이것은 회사의 많은 시간을 절약 할 것입니다.

불만 사항이 있으면 주저하지 마십시오! 이것이 바로 고객 서비스입니다. 그것을 위해 가십시오!

4 단계: 솔루션 제안

이 섹션에서는 문제를 해결하기 위해 수행 할 작업을 설명합니다. 다음을 포함하여 회사에 요청할 수있는 여러 옵션이 있습니다.

제품 환불
모든 범위에서 사용할 수있는 바우처
수리 할 제품
더 높은 품질의 음식을 제공하거나, 위생을 높이거나, 직원의 태도를 바꾸는 것과 같은 서비스 변경.
음식 쿠폰

예: 대체 카메라를 구매하고 싶기 때문에 카메라를 전액 환불하고 싶습니다.

다시 구매할 경우 향후 제품이 어떤 모습 이었으면 좋을지 말씀해주세요. 예: 이 문제가 다른 고객에게 다시 발생하지 않기를 바라며 귀하의 제품에서 항상 최고의 품질을받을 수 있기를 바랍니다.

5 단계: 관련 및 필요한 문서를 동봉하거나 첨부합니다.

동봉하고 싶은 사진 (특히 이메일 용), 보증서, 보증 페이지 또는 영수증과 같은 참조 페이지가 있으면 편지에이를 언급해야합니다.

동봉 된 보증 / 보증 / 영수증이 있다고 말하십시오.

예:: "알람 시계 보증 페이지 및 일련 번호 관련 정보와 함께 첨부 된 영수증 사본을 찾으십시오."

수리하고 싶은 손상된 제품이있는 경우에도이를 언급하십시오.

예: 내 편지에서 언급 한 결함있는 카메라도 동봉되어 있습니다.

6 단계: 시간 제한 설정

시간 제한을 설정하는 이유는 무엇입니까? 글쎄요, 기업들은 수 백통은 아니더라도 매일 수십 통의 편지를받습니다. 회사에서 답변을받는 데 6 주에서 3 개월이 걸릴 수 있으며 수리를 원하는 경우 더 오래 걸릴 수 있습니다. 이제 꽤 오래 기다립니다!

대부분의 회사는 백 로그로 인해 편지를 보낸 후 약 2 주 후에 편지를 검토합니다. 그들이 backburner에 던지는 것을 피하기 위해 응답을 원하는 시간 프레임을 설정할 수 있습니다. 이제 멋지다.

예: 8 월 16 일부터 8 월 30 일까지 언제든지 빠른 시일 내에 답변을 받고 싶습니다. 대단히 감사하겠습니다.

7 단계: 강력한 엔딩 작성

문제가 해결되기를 희망한다고 말하면서 편지를 마무리 하고, 이름을 모르면 성실 하게 Yours 와 서명 하고, 이름을 알면 Yours Sincerely (진심으로 감사 합니다)와 함께 서명 할 수 있습니다.

예: 이 문제가 해결되기를 바라며 귀하가 문제를 수정할 수 있다는 확신을 가지고 있습니다.

편지를 보내면 귀하가 진술 한 기간 내에 답변을받을 수 있습니다.

불만 편지를 작성하는 이유

많은 사람들은 아무것도하지 않음으로써 자신을 실망시키는 제품을 무시합니다. 소비자는 제품을 환불하거나 다른 제품으로 교체 할 권리가 있습니다. 불만 편지 작성이 효과적인 이유는 다음과 같습니다.

회사는 다른 사람들에게 더 많은 위험을 초래할 수있는 라인의 결함 제품에 대해 통지를받습니다. 그들에게 연락함으로써 그들은 왜 그것이 잘못되었는지 알 수 있고 그것이 다시 발생하는 것을 막을 수 있습니다.
회사는 불만족스러운 고객을 보는 것을 싫어하므로 제품을 교체하거나 환불받을 가능성이 높습니다.
음료, 식자재의 경우 교체 대신 무료 쿠폰 또는 무료 제품을받을 수 있습니다! 회사는 항상 당신을 달콤하게하기 위해 이것을 붙입니다.
레스토랑이나 서비스를 제공하는 기타 회사는 업무를 제대로 수행하지 못하는 직원의주의를 끌 수 있습니다.
뭔가 옳지 않다면, 힘내세요! 해당 제품이나 서비스에 대한 비용을 지불 했으므로 고품질 제품을 보유해야합니다. 문제가 매우 빨리 해결 될 수 있으므로 조용히하지 마십시오!

다음 편지는 스마트 폰 결함에 대한 불만입니다.

Pixabay를 통한 윌리엄, 퍼블릭 도메인

결함이있는 스마트 폰에 대한 샘플 편지

친애하는 선생님 / 부인, 최근 7 월 17 일 런던 베이커 스트리트의 슈퍼 스토어에서 삼성 갤럭시 S5 스마트 폰을 구입했습니다. 보증은 1 년 동안 유효하며 상자의 참조 번호에는 SSF319라고 적혀 있습니다.

스마트 폰에 결함이 있었고 귀하의 제품에 매우 실망했습니다. 스마트 폰에 메뉴 화면이 계속 표시되지만 애플리케이션에 액세스하거나 새 창을 열 수 없습니다. 화면은 메뉴 화면에서 고정 된 상태로 유지됩니다.

가능한 한 빠른 시일 내에, 가급적이면 아래 명시된 기간 내에 전화를 수리 해 주시기 바랍니다.

구매시 상점에서 제공 한 영수증과 함께 휴대폰과 함께 제공된 보증서를 찾으십시오. 이 문서에서 필요한 모든 참조 코드를 찾을 수 있습니다.

7 월 27 일부터 8 월 10 일까지 기간 내에 응답을 받고 싶습니다. 전화기가 완전히 수리되고 정상적으로 작동하기를 바랍니다.

나는 이것이 다시는 다른 고객에게 일어나지 않기를 바랍니다. 문제가 수정되면 나는 계속 당신의 고객이 될 것입니다. 문제가 해결되기를 바라며 그럴 것이라고 확신합니다.

충실하게, 수잔 웰스

레스토랑 서비스 불량에 대한 샘플 편지

친애하는 선생님 / 부인, 7 월 26 일 수요일 Taco Hut에서의 실망스러운 경험을 자세히 설명하기 위해 편지를 쓰고 있습니다. 당신의 단골 고객으로서, 나는 당신의 식당에서 가장 끔찍한 경험을했다고 말하게되어 매우 화가났습니다.

타코를 주문했을 때 직원이 주문을 무시하고 프로세스를 완전히 지연 시켰습니다! 내가 주문할 수 있냐고 물었을 때 그들은 그것을 가져 갔지만 매우 무례하고 무례했습니다. "Emma"라는 이름의 직원 중 한 명이 주문을 제공했지만 처음에 주문한 것이 아닙니다. 그녀는 순서를 바꾸지 않았고 나는 애초에 요청하지 않은 음식을 먹도록 남겨졌습니다!

직원들은 고객에 대한 태도의 변화가 필요하다고 생각합니다. 나는 그들이 그들의 일을 올바르게하고 친절하고 도움이되기를 바랍니다. 그들의 성급함과 "어, 또 다른 고객"태도는 사라져야합니다. 성공적인 레스토랑으로가는 유일한 방법은 기꺼이 도와 줄 친절한 직원과 함께하는 것입니다.

문제가 수정 된 후에도 계속해서 귀하의 고객이 될 것입니다. 변경 사항이 있으면 알려주십시오.

진심으로, 수잔 웰스.

불만을 제기하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까: 편지 또는 이메일?

이메일이나 편지를 쓸지 결정하기 어려울 수 있습니다. 둘 다 장점과 단점이 있지만 일반적으로 손으로 쓴 편지를 쓰는 것이 좋습니다. 이는 회사가 귀하를 더 진지하게 받아들이고 수리 / 교체를 훨씬 더 빨리 우편으로 보낼 수 있기 때문입니다.

그러나 일부 회사 (예: Apple)에는 수리를 위해 쓸 수있는 유효한 주소가 없으므로 관련 부서에 이메일을 보내야합니다.

주요 팁

다음 주요 팁은 문제를 해결하는 과정에서 도움이 될 것입니다!

간결해야합니다. 이 문제에 대해 어떤 종류의 보풀이나 외침은 독자에게 혼란과 좌절을 초래할 뿐이며 이것이 당신이 원하는 마지막 것입니다! 회사는 쉽게 스캔 할 수있는 간결하고 형식적인 편지를 원하며 무엇이 잘못되었는지, 응답을 원하는 시간 프레임 및 문제를 해결할 것인지와 같은 중요한 정보를 검색하는 데 사용할 수 있습니다. 이것은 프로세스를 빠르고 쉽게 만들 것입니다.
욕하거나, 불쾌하거나, 화를 내지 마십시오! 그것은주는 매우 나쁜 분위기이며 상황을 악화시킬뿐입니다!
변호사와상의하지 않는 한 회사에 위협을 가하지 마십시오. 제품 결함과 같은 사소한 문제에 대해 법적 위협을 가할 필요가 없습니다.
고객이 문제를 해결하면 고객이 계속 고객이 될 것이라는 인상 을 주어야합니다 . 당신이 그들의 제품을 다시는 구매하지 않을 것이라고 말하면, 그들은 당신의 편지를 무시하고 결코 문제를 해결하지 않을 것입니다. 그러나 그들이 당신을 환불하거나 문제를 변경하면 당신을 고객으로 유지하기 위해 그렇게 할 것이라고 말함으로써.
답변이나 해결책을 원할 때 시간 프레임을 제공하십시오. 이렇게하면 작업이 신속하고 원활하게 실행됩니다. 기간이 없으면 회사는 몇 주 동안 응답하지 않을 수 있습니다.

모든 의견에 감사드립니다! 불만족스러운 제품이나 서비스를 경험 한 적이 있습니까? 아래에서 경험을 공유하십시오. 읽어 주셔서 감사합니다!