중소기업을위한 보도 자료 작성 방법

중소기업 소유주로서 보도 자료 작성 방법을 아는 것이 중요합니다.

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이야기를 담을 미디어를 얻는 방법

유명인의 지위 나 대중에 대한 영향력이 매우 높은 경우 (최고 정부 관리 및 영화 배우를 생각해보십시오) 미디어는 당신을 인터뷰하고 그들의 방송이나 출판물에 당신의 이야기를 포함시킬 수 있습니다. 하지만 솔직히 말해서 대부분의 마케터, 특히 중소기업은 그런 종류의 관심을 보증 (또는 원하지 않습니다!)하지 않습니다. 따라서 미디어 편집자 나 기자가 여러분을 찾아서 여러분의 사업이나 사건에 대한 이야기를 쓸 것 같지는 않습니다.

그러나 모든 규모의 기업은 언론 보도를 확보하는 데 도움이되는 비용 효율적인 마케팅 도구 인 보도 자료를 보유하고 있습니다.

보도 자료 란 무엇입니까?

보도 자료는 뉴스 또는 관심이있을 수있는 기타 정보를 알리기 위해 신문, 텔레비전, 라디오, 인터넷 뉴스 사이트 등을 포함하는 요즘 미디어 로 더 널리 알려진 언론인에게 보내는 문서입니다. 독자, 시청자 또는 청취자에게. 그런 다음 언론 매체 편집자는 자신의 출판물이나 방송에 뉴스 항목을 포함할지 여부를 결정합니다… 또는 무시하십시오. 포함이 승인 된 경우 편집자는 보낸 사람이 제출 한 보도 자료를 게시하거나 편집 지침에 맞게 편집하거나 기사를 다루거나 확장하기 위해 작가 및 기자 직원에게 할당 할 수도 있습니다.

보도 자료 또는 자료의 내용이 승인되어 출판물이나 방송에 포함되면 자료를 보낸 사람이나 회사에게 이익이됩니다. 자료를 준비하고 보내는 데 드는 비용을 제외하고는 발신자가 잉크 나 언론 을받는 데 비용이 들지 않으므로 미디어 채널에 의해 출판 또는 방송 될 수있는 특권이 있기 때문에 이는 종종 획득 한 미디어 로 간주됩니다. 반대로 발신자 (광고주)가 정보 (광고 또는 스토리)를 포함하기 위해 비용을 지불하기 때문에 광고는 유료 미디어 로 간주 됩니다.

보도 자료는 무엇에 관한 것입니까?

중소기업 마케팅 담당자는 뉴스가 편집자의 관심을 끌만한 가치조차 없다고 느낄 수 있습니다. 사실 일 수 있습니다… 아니면 아닐 수도 있습니다. 때로는 편집자가 그날의 기분에 따라 다릅니다.

보도 자료는 "뉴스"여야합니다. 즉, 귀하와 귀하의 비즈니스를 위해 어떤 일이 발생했거나 일어날 것임을보고하거나 발생한 일에 대해 응답하고 있음을 의미합니다. 또한 이는 사실이어야하며 저작권이나 상표를 침해해서는 안되며 중상 적이거나 명예를 훼손해서는 안되며 다른 사람의 사생활을 침해해서는 안되며 기밀을 침해해서는 안됩니다. 미디어 책임 문제에 대해 교육하고 귀하와 귀하의 비즈니스를 위해 게시하기에 적합한 것에 대한 법적 지침을 구하십시오.

보도 자료입니까 아니면 뉴스 기사입니까?

미디어 채널의 청중이 높이 평가할 방법 정보, 팁 또는 기타 정보가 있습니까? 이러한 항목은 종종 보도 자료 형식으로 지정 될 수 있지만 기술적으로는 그렇지 않습니다. 이것들은 기사 또는 기능으로 간주됩니다. 뉴스가 아닌 고려할 기능을 받아야하는 사람을 결정하기 위해 미디어 편집 직원의 여러 부서를 검토합니다.

보도 자료를위한 역 피라미드 구조

바쁜 미디어 편집자가 검토 할 가치가 있으려면 보도 자료가 표준 구조와 형식을 따라야합니다.

구조 측면에서 보도 자료는 역 피라미드 작성 공식을 따릅니다. 즉, 스토리의 가장 중요한 정보 (누가, 무엇을, 왜, 어디서, 언제, 어떻게)가 문서의 시작 부분에 최대한 가까워 야합니다., 이상적으로는 첫 번째 단락에 있습니다. 그런 다음 덜 중요한 세부 사항이 따릅니다.

이 구조를 따르는 것이 왜 중요한가요? 편집자는 종종 사용 가능한 공간이나 시간에 맞게 스토리를 잘라야합니다. 편집자는 아래에서 위로 자릅니다. 따라서 가장 중요한 정보가 맨 아래에 있었다면 사라졌습니다.

보도 자료를 포맷하는 방법

보도 자료를 작성할 때 따라야 할 몇 가지 규칙이 있습니다. 이러한 요소는 포함되어야하며 일반적으로 다음 순서로 나타납니다.

FOR IMMEDIATE RELEASE 또는 HOLD FOR RELEASE UNTIL 표기법

이렇게하면 편집자, 작가 또는 기자에게 보낸 내용을 게시해도되는지 알 수 있습니다. 일반적으로 이것은 왼쪽 여백에 위치합니다.

표제

매우 중요합니다! 이것은 전체 뉴스 기사를 요약하는 하나의 문구입니다. 대부분의 사람들은 헤드 라인을 스캔하고 많은 사람들이 실제로 전체 기사를 읽지 않는다는 것을 기억하십시오. 청중이 가장 중요한 첫 번째 단락을 읽도록 유인 할 수 있도록 청중과 관련이 있어야합니다. 헤드 라인도 편집자에게 어필해야합니다. 그들은 독자, 청취자 및 시청자의 욕구와 요구를 이해합니다. 따라서 대상 청중에 대한 이해를 입증 할 수 있다면 출판 대상으로 고려 될 가능성이 더 높아집니다.

헤드 라인은 일반적으로 페이지 나 화면의 중앙에 위치합니다. 헤드 라인을 가능한 한 적은 단어로 유지하십시오. 트위터를 사용하여 좋은 헤드 라인을 작성하는 방법을 배웁니다. 다른 사람의 시선을 사로 잡을 수있는 문자가 140 자 밖에 없기 때문에 좋은 훈련장입니다!

부제목 (선택 사항)

헤드 라인이 여러분의 이야기를 완전히 전달할 수없는 경우 하위 헤드 라인이 도움이 될 수 있습니다. 그러나 헤드 라인을 다시 작성하는 것이 더 많은 영향을 미칠 수 있는지 진지하게 고려하십시오. 헤드 라인과 마찬가지로 하위 헤드 라인은 페이지 또는 화면의 중앙에 배치됩니다.

현명한 말: 편집자로서 하위 헤드 라인은 특정 열 레이아웃 체계에서 어색해 보였기 때문에 나를 미치게 만들곤했습니다. 그래서 저는 보통 그것들을 삭제했습니다.

장소 및 이야기 날짜

이것은 자명해야합니다. 왼쪽 여백에 위치하거나 가끔 보셨 듯이 첫 단락의 시작 부분에 있습니다.

몸

위에서 언급 한 역 피라미드 구조로 이야기를 들려주세요. 항상 3 인칭으로 보도 자료를 작성하십시오. 왜? 이것은 당신의 이야기가 아니라 당신에 대한 이야기이기 때문입니다. 그러므로 당신의 이야기에 대해 말할 때 "나"와 "우리"를 피하십시오. 예: "우리는이 새로운 혁신을 발표하게되어 자랑스럽게 생각합니다."라고 Small Business는 말했습니다. 짧고 요점을 유지하고 전체 스토리 텍스트를 약 500 단어 이하로 제한하는 것이 좋은 목표입니다.

정보 정보 (선택 사항)

나는 보도 자료를 보내는 조직에 대해 알려주는 about 단락으로 이야기를 마무리하는 보도 자료를 자주 보았습니다. 편집자는이를 포함 할 수 있습니다 (발신자에게 유리함). 그러나 종종 공간 제한으로 인해 잘려서 지나치게 홍보하는 것으로 보일 수 있습니다. 이를 포함하는 가치는 편집자가 보낸 사람에 익숙하지 않은 경우 (많은 소규모 비즈니스의 경우처럼) 편집자가 보낸 사람의 신뢰성을 확인하는 데 도움이 될 수 있다는 것입니다. 문서의 본문과 마찬가지로 이것은 3 인칭으로 작성되며 릴리스의 총 단어 수에 포함됩니다.

연락 정보

편집자, 작가 및 기자는 릴리스를 게시하기 전에 정보를 명확히 할 수 있습니다. 따라서 귀하에게 연락 할 수있는 가장 좋은 방법 (전화, 이메일 등)을 포함하고 귀하의 웹 사이트를 포함하십시오. 그러나 아무도 당신에게 연락하지 않고 놀라지 마십시오! 당신의 이야기가 나타나는 것을 보게 될 것입니다. 보도 자료를 보낼 때 언론에 게시해도되며 공개 될 수 있다고 언론에 알리는 것입니다. 당신이 쓴 내용이 저녁 뉴스에서 듣고 싶은 내용임을주의하십시오.

### 또는 END 표기법

이는 고려할 추가 정보가 없음을 미디어에 알리며 릴리스 하단에 배치됩니다. 일부 사람들은 또한 마지막에 릴리스의 단어 수를 포함합니다 (선택 사항). 이러한 표기법은 신문 보도 자료가 표준이었고 편집자가 여러 페이지에 더 많은 내용이 있는지 알아야 할 필요가 있었던 옛날에는 더 많은 문제였습니다. 그러나 그것은 무엇이든 할 가치가 있습니다.

참고로, 실제 인쇄 된 릴리스가 여러 페이지로 넘쳐나면 페이지 끝에 MORE 표기법을 추가하면 편집 담당자에게 END 전에 고려해야 할 추가 정보가 있음을 알립니다.

몇 가지 추가 기타 팁:

펑키 한 글꼴이나 멋진 서식이 없습니다. 간행물은 적절하다고 판단되는 게시를 위해 정보 형식을 지정합니다. Times New Roman 또는 Helvetica와 같은 표준 글꼴을 사용하면 편집자가 릴리스를 더 쉽게 읽을 수 있고 전문가로 브랜드를 알릴 수 있습니다.
미디어 키트가 있습니다. 보도 자료 외에도 미디어 키트를 준비하는 것이 좋습니다. 요즘 웹 사이트의 디지털 미디어 키트는 비용이 저렴하고 미디어가 쉽게 액세스 할 수 있기 때문에 인기가 있습니다.

보도 자료는 어디로 보내나요?

대형 출판물에는 종종 여러 편집자가 있으며, 각 편집자는 특정 비트에 전념합니다. 즉, 산업의 특정 부분, 지리적 위치 또는 스토리 유형을 다룹니다. 다시 한 번 미디어 아울렛의 웹 사이트를 참조하여 이상적인 편집자 후보가 누구인지, 그리고 그들이 연락을 받고자하는 방법을 확인하십시오.

핵심은 일반적으로 편집자에게 보내는 것입니다. 소규모 미디어의 경우 발행인, 편집자, 기자, 작가가 한 사람 일 수 있습니다! 미디어 아울렛의 웹 사이트를 확인하여 적절한 연락처를 결정하십시오.

또는 일부 사람들은 보도 자료 및 홍보 서비스를 통해 보도 자료를 배포하는 것을 선호합니다. PRWeb을 예로들 수 있습니다. 이러한 서비스는 수백, 심지어 수천 개의 미디어 매체에 릴리스를 방송 할 수 있습니다. 효과적 일 수 있지만 이러한 서비스는 일반적으로 보도 자료 당 또는 월간 구독료를 청구하기 때문에 비용이 많이들 수 있습니다. 또한 이야기가 지역적 관심사 만 가지고 있다면 널리 배포하면 비생산적이고 비용이 많이들 수 있습니다.

무료 보도 자료 배포 서비스도 고려할 수 있지만 유료 서비스가 제공하는 범위를 갖지 못할 수 있으며 관련 매체에 자료를 보낼 수 있습니다. 이 경로로 이동하기 전에 각 서비스의 기능과 비용을주의 깊게 고려하십시오.

업계 및 청중을 위해 주요 미디어 매체와 관계를 발전시키는 것은 가치가 있습니다. 그러면 편집자 나 리포터가 귀하의 보도 자료를 받으면 귀하의 이야기를 포함시킬 의사가있을 수 있습니다. 또한, 보도 자료를 미디어에 배포하는 것이 스토리에 전하는 유일한 방법은 아닙니다. 보도 자료를 고객에게 보내고 소셜 미디어를 통해 방송하는 것도 매우 효과적이고 비용 효율적일 수 있습니다.

보도 자료를 이메일로 보낼 수 있습니까?

이메일 보도 자료는 요즘 매우 일반적이며 선호됩니다. 그러나 모든 미디어 아울렛은 다릅니다. 제출 지침은 채널 또는 출판 웹 사이트를 확인하십시오.

보도 자료에 대해 편집자와 어떻게 후속 조치를 취해야합니까?

무역 박람회 업계에서 홍보를 할 때 편집자에게 전화를 걸어 후속 전화로 그들을 미치게 만든 기억이납니다. 이봐, 난 그냥 내 일을하고 있었어. 그러나 내가 편집자로서 다른 쪽 끝에 있었을 때, 나를 미치게 만드는 후속 전화를 받았습니다!

귀하의 전화를 환영 할 편집자 또는 기자와 관계를 맺지 않았다면 귀하가 보낸 보도 자료를 후속 조치 할 때주의 깊게 살펴보십시오. 설정하고 싶지 않은 한 가지는 해충이라는 평판입니다. 전화로 후속 조치를 취할 때는 항상 적절한 비즈니스 에티켓을 사용하십시오.

그들이 출판을 위해 당신의 릴리스를 선택하지 않았거나 더 많은 정보를 위해 당신에게 연락하지 않았다면, 그것은 당신이 그들에게 관심이 없다는 신호입니다… 적어도 오늘은. 낙담하지 마십시오. 귀하와 귀하의 청중에게 가장 가치있는 매체에 흥미롭고 관련성있는 이야기를 계속 보내십시오. 그들은 그것을 "벌어 들인 미디어"라고 부르지 않습니다!

편집자 데스크에서: 실행할 보도 자료를 결정한 방법

15 년 넘게 무역 신문 편집자로 일해 왔으며, 사용할 보도 자료 더미를 고려했을 때 내 마음 속에 떠오르는 몇 가지 질문이 있습니다.

지역적 의미가 있습니까? 내가 편집 한 출판물이 현지 였기 때문에 현지 뉴스가 먼저 나왔습니다.
청중이 알아야 할 마감일이나 중요한 발표 날짜가 있습니까?
뉴스 가 출판물이 제공하는 청중이나 업계 와 관련이 있고 중요합니까?
이것이 진정한 소식입니까? 아니면 피처 나 필러 재료로 고려해야합니까?
출처를 신뢰할 수 있습니까?