워드 프로세싱 소프트웨어 사용 방법 (NVQ 비즈니스 및 관리 디플로마 및 IT)

이 부분, 즉 섹션 1에서는 워드 프로세싱 문서 내에서 텍스트 및 기타 정보를 정확하게 입력하고 결합하는 방법을 살펴 보겠습니다.

워드 프로세싱 문서 내에서 텍스트 및 기타 정보를 정확하게 입력하고 결합합니다.

참고: 단원 과정 내내 세 섹션 모두에서 가능한 한 많은 스크린 샷을 추가했습니다. 이 단원에 대한 답을 기록하는 경우 스크린 샷을 제공하지 않지만, 워드 프로세서 사용에 대한 지식과 이해를 테스트하기 위해 몇 가지 작업을 수행해야하며 스크린 샷이 유용 할 수 있습니다!

1.1 문서에 필요한 정보 유형 식별

문서는 정보가 손실되지 않도록 이벤트 또는 정보가 캡처되고 증거로 기록되는 기록입니다.

샘플 문서

syncfusion.com

서면 또는 전자 문서 일 수 있으며 공식 기록으로 사용됩니다. 문서의 형식, 구조 및 내용은 기록 된 정보와 기록 목적에 따라 다릅니다. 문서의 예로는 송장, 신문, 구매 주문서, 제품 사양, 편지, 저널, 스프레드 시트, 라이센스 등이 있습니다.

각 문서에는 준수해야하는 다른 형식과 허용되는 표준이 있으며 이러한 표준 문서는 템플릿을 기반으로 만들 수 있습니다. 특정 문서를 반복해서 만들 경우 해당 형식을 템플릿으로 저장할 수 있습니다. 향후 사용을 위해.

전자 형식으로 저장된 문서는 컴퓨터에 저장되며 문서를 작성하는 많은 응용 프로그램이 있습니다. 대부분의 조직에서 사용되는 가장 일반적인 응용 프로그램은 Microsoft Office 패키지의 일부로 제공되는 Microsoft Word라는 워드 프로세싱 소프트웨어입니다. 문서를 작성하려면 문서 작성에 필요한 정보 유형을 식별해야합니다. 다시 말하지만, 다양한 유형의 정보는 문서 유형에 따라 다릅니다. 먼저 어떤 문서를 만들고 어떤 목적으로 만들 것인지에 대한 명확한 아이디어가 있어야합니다. 그런 다음 특정 문서에 필요한 정보 유형을 식별해야합니다.

모든 문서에는 약간의 텍스트와 대부분의 숫자가 있습니다. 이해를 돕기 위해 클립 아트, 이미지, 그래프, 차트, 표 등을 문서에 추가 할 수 있습니다. 전자 문서에는 애니메이션과 작은 비디오 및 오디오 클립도 포함될 수 있습니다. 마지막으로 문서의 모양을 높이기 위해 문서에 선, 테두리, 배경 등을 추가 할 수 있습니다.

샘플 송장

JRW78130 (자작), Wikimedia를 통해

예를 들어 송장을 생성한다고 가정 해 보겠습니다. 인보이스에는 텍스트, 숫자, 회사 로고가 포함됩니다 ( 이미지가됩니다.), 회사 주소, 수신자 주소, 팩스 및 전화 번호, VAT 등록 번호, 송장 번호, 송장 날짜, 고객 참조, 상품 및 서비스 설명, 서비스 요금, 결제 방법, 송금 조언, 결제 방법 세부 정보, 등. 따라서 이러한 모든 정보를 수집하고 조직 표준 및 지침을 준수하는 표준 형식으로 모아야합니다. 수집되는 정보, 정보가 표시되는 구조 및 형식은 모두 작성되는 문서 유형에 따라 다릅니다. 정보는 조직의 사용 가능한 데이터에서 수집 할 수 있습니다. 또는 데이터를 사용할 수없는 경우 인터넷에서 수집하거나 관련 사람 또는 조직 / 부서에 연락하여 수집해야합니다.

인터넷 및 기타 소스의 이미지 및 기타 데이터를 사용할 때는 라이선스 및 저작권 정보를 확인하여 자유롭게 사용할 수 있는지 확인해야합니다. 문서 작성에 필요한 올바른 정보를 선택할 수 있도록 제공된 정보 그룹 또는 정보 목록에서 다른 정보를 식별 할 수있는 능력과 기술이 필요합니다.

1.2 적절한 기술을 사용하여 텍스트 및 기타 정보를 정확하고 효과적으로 입력합니다.

문서를 만드는 데 필요한 모든 정보를 사용할 수 있거나 수집 한 후에는 최상의 방법과 기술을 사용하여 이러한 정보를 문서에 입력하고 정확하고 효과적으로 입력해야합니다.

텍스트 입력 / 삭제, 파일 저장-Word 2003

문서에 텍스트를 입력하려면 키보드 기술에 능숙해야합니다. 키보드 기술은 단순히 알파벳과 숫자를 입력하는 것이 아니라 키보드의 모든 키와 기능을 효율적으로 사용하는 것을 의미합니다. 문서에 정보를 쉽고 빠르게 입력하고 서식을 지정하려면 키보드에서 가장 일반적이고 자주 사용되는 단축키를 배우는 것이 좋습니다. 많은 양의 텍스트와 숫자를 입력하는 경우 정확성과 효율성과 함께 입력 속도가 중요합니다.

키보드 기술 외에도 문서를 만들고 서식을 지정하는 데 사용하는 장치에 따라 다른 기술이 필요할 수 있습니다. 최근 터치 스크린 장치 및 음성 인식 시스템을 사용하려면 사용하는 장치에서 데이터를 작동, 입력 및 형식화하는 데 필요한 모든 기술에 대한 지식이 있어야합니다.

문서를 입력하는 동안 정확하고 효율적으로 입력하거나 문서를 작성하려면 키보드의 적절한 키를 사용하여 입력하는 동안 양손을 사용해야합니다. 자세는 등을 곧게 펴고 양손은 키보드를 짚고 있어야합니다.

대문자를 입력하기 위해 Caps Lock을 사용하는 사람들을 많이 보았습니다. 대문자를 입력 하기 전과 후에 Caps Lock을 " 켜고 끄는 " 간에 전환 해야하므로 매우 지루한 작업 입니다. 대문자를 입력하는 가장 쉽고 쉬운 방법은 Shift 키를 사용하는 것입니다. Shift 키 + 알파벳을 사용하면 특정 알파벳의 대문자를 입력 할 수 있습니다.

참고: 이것을 연습하세요, Shift + 알파벳, 저를 믿으세요. 쉽고 차이를 느낄 것입니다!

자주 사용되는 단축키는 저장을위한 Ctrl + S, 복사를위한 Ctrl + C, 붙여 넣기를위한 Ctrl + V, 잘라내기를위한 Ctrl + X, 실행 취소를위한 Ctrl + Z, 모두 선택을위한 Ctrl + A 등입니다. 삭제 키는 일반적으로 텍스트 서식을 지정하고 입력하는 동안 사용됩니다. 스페이스 바는 단어 사이에 공백을 만드는 데 사용됩니다.

키보드 기술 외에도 워드 프로세싱 소프트웨어 자체에서 사용할 수있는 다양한 서식 옵션을 사용해야합니다. 페이지 방향, 표, 글 머리 기호 및 번호 매기기, 다중 열, 기호 삽입, 그림, 텍스트 상자 등과 같은 다양한 옵션이 있으며 사용 가능한 메뉴를 최대한 활용하여 매력적이고 이해하기 쉽고 이해하기 쉬운 메뉴를 만들어야합니다. 문서. 다양한 글꼴과 간격을 사용하여 정보를 깔끔하고 명확하게 만들 수도 있습니다.

성공적으로 작성한 후 문서에서 가장 중요한 부분은 문법과 맞춤법 검사입니다. 워드 프로세서가 항상 문서의 모든 오류를 찾아서 수정하는 것은 아닙니다. 예를 들어, "that"대신 "hat"을 입력하면 워드 프로세서가 항상이 실수를 표시하지는 않습니다. 따라서 항상 문서를 두 번 또는 세 번 수동으로 교정하는 것이 가장 좋으며 가능하면 제 3 자에게 교정을 요청하여 정확성과 효율성을 보장 할 수 있습니다.

1.3 다양한 목적에 적합한 템플릿 선택 및 사용

템플릿은 패턴이 저장되어 있고 쉽게 사용할 수있는 미리 디자인 된 문서입니다. 필요에 따라 수정하거나 편집 할 수있는 세부 정보가 이미 있습니다. 사용자의 필요와 작성할 문서의 필요에 따라 고유 한 템플릿을 디자인하고 저장할 수도 있습니다. 이렇게하면 문서를 디자인하는 데 시간을 낭비하지 않고 나중에 문서 내용에 집중하는 데 도움이됩니다.

서식 파일을 기반으로 새 문서 만들기 Microsoft Word 2003

보유한 기술을 사용하여 모든 정보를 통합하려면 만들 문서에 적합한 템플릿을 선택해야합니다.

예를 들어, 워드 프로세서에는 팩스, 편지 또는 웹 페이지와 같은 문서에 대한 기존 템플릿이있을 수 있습니다. 따라서 사용 가능한 템플릿과 일치하는 문서를 만드는 경우 사용 가능한 미리 디자인 된 템플릿을 사용할 수 있습니다. 다른 경우에는 만들려는 문서 유형에 대한 고유 한 템플릿을 만들어야합니다.

또한 대부분의 템플릿은 미리 디자인 된 글꼴, 색 구성표, 서식 등을 제공하지만 필요와 목적에 맞게 언제든지 변경할 수 있습니다.

동일한 유형 및 형식의 문서를 여러 개 생성하거나 나중에 특정 문서를 반복해서 생성 할 경우, 문서를 생성하는 동안이 표준을 유지할 수 있도록 해당 형식을 템플릿으로 저장해야합니다. 시간도 절약 할 수 있습니다.

문서에 서식을 효과적으로 적용하고 템플릿을 선택하는 몇 가지 예는 뉴스 기사에 다중 열 사용, 레터 헤드 및 문자에 A4 세로 사용, 표에 가로 모드 사용 등입니다. 명확하고 확실한 문서를 만들어야합니다. 독자에게 영향을 미칩니다. 따라서 인상적인 문서를 만들려면 항상 워드 프로세서에서 사용할 수있는 최고의 기능을 사용하십시오.

템플릿을 사용하는 목적은 효과적인 문서 디자인을 만드는 것입니다. 문서 디자인은 외모뿐만 아니라 정보가 제공되는 방식에 관한 것입니다. 문서의 중요한 정보는 눈에 띄어 야합니다. 따라서 내용, 레이아웃, 색상, 테마, 글꼴, 스타일, 표, 각주, 이미지, 차트 등을 신중하게 선택하는 것이 중요합니다.

날짜, 주소 및 연락처 정보, 페이지 번호와 같은 정보는 나중에 사용하고 다시 입력하지 않도록 템플릿에 저장할 수 있습니다.

1.4 다른 소프트웨어 또는 기타 문서의 정보를 결합하고 병합하는시기와 방법 식별

문서를 만드는 것이 항상 새 문서를 만들고 가지고있는 새 정보를 입력하는 것은 아닙니다. 때로는 다른 문서와 소프트웨어의 정보를 결합하고 병합해야합니다. 예를 들어 엑셀 스프레드 시트에서 정보를 가져 오거나 문서를 PDF 문서와 연결해야 할 수 있으며 때로는 워드 프로세서에서 여러 개의 개별 문서를 만들었을 수 있으며 모두 하나로 연결하거나 결합해야 할 수 있습니다. 단일 문서.

예를 들어 여러 단어 문서를 하나의 문서로 결합하려면 먼저 빈 문서를 만들고 병합 할 문서와 유사한 페이지 레이아웃을 설정해야합니다. 결합 할 문서 중 하나를 열고 다른 이름으로 저장을 클릭하고 다른 이름의 새 문서로 저장 한 다음 내용을 지워 레이아웃을 유지할 수도 있습니다.

삽입-파일 클릭

표를 삽입하려면 표-삽입-표를 클릭합니다.

정보를 수집하는 동안 응시자는 어떤 정보가 필요한지, 수집 된 정보가 신뢰할 수 있고 정확한지 분석하고 결정해야합니다.

표는 정보를 규정 된 공간으로 나누는 좋은 옵션입니다. 깔끔한 시각적 모양을 제공하고 문서 전체에서 데이터를보다 쉽게 ​​스캔하고 비교할 수 있습니다. 워드 문서에 표를 삽입하려면 표 메뉴로 이동하여 삽입을 클릭하고 표를 클릭해야합니다. 요구 사항에 따라 행 및 열 수, 채우기 색상, 테두리 및 음영 및 기타 기능으로 테이블을 편집 할 수 있습니다.

1.7 가능한 경우 현지 지침 및 규칙에 따라 문서 및 템플릿 파일을 효과적으로 저장하고 검색합니다.

문서가 생성되면 후보자는 나중에 사용하고 참조하기 위해 쉽게 검색 할 수있는 위치에 문서를 저장할 수 있어야합니다. 이제 모든 워드 프로세서를 사용하여 만든 문서를 사용 가능한 여러 형식 중 하나로 저장할 수 있지만 모든 워드 프로세서가 모든 파일 형식을 지원하는 것은 아닙니다. 예를 들어 파일-> 다른 이름으로 저장-> 문서를 저장할 위치와 문서를 저장할 형식을 묻는 대화 상자가 나타납니다.

파일을 필요한 형식으로 저장하려면 파일-다른 이름으로 저장

문서가 Microsoft Word를 사용하지 않을 사람이나 조직에 배포되는 경우 문서를.rtf 형식 (서식있는 텍스트 형식)으로 저장하는 것이 가장 좋습니다. 다른 워드 프로세서에서 문서를 열려고 할 때 오류를 방지하려면 문서를 가능한 한 간단한 형식으로 저장하는 것이 가장 좋습니다. 파일 호환성 문제에 대한 좋은 아이디어와 이해가 큰 도움이 될 것입니다. Word 문서, Word 문서 템플릿, 일반 텍스트 형식, 서식있는 텍스트 형식, 웹 페이지 형식 등과 같은 다양한 형식이 있습니다. 문서에 액세스하는 모든 사람이 Microsoft Word를 사용하는 경우 문서를 다음 위치에 저장하는 것이 가장 좋습니다..doc 형식.

문서 이름 지정은 또 다른 매우 중요한 측면입니다. 나중에 검색 할 수 있도록이 문서를 쉽게 식별 할 수 있도록 항상 의미있는 이름을 사용하십시오. 응시자는 필요한 경우 파일 메뉴의 다른 이름으로 저장 옵션을 사용하여 문서의 형식을 HTML 또는 RTF 등으로 변경하는 등 다양한 다른 형식으로 문서를 저장하는 것이 좋습니다. 또한 쉽게 검색 할 수 있도록 문서를 저장할 위치도 알아야합니다. 문서 이름에 특수 문자 공백이 없는지 확인하십시오. 서버 문제, 스토리지 문제 또는 하드웨어 오류가 발생하는 경우 모든 문서를 백업하는 것이 가장 좋습니다.

문서를 만드는 동안 조직의 모든 규칙과 지침을 따랐는지 여부를 염두에 두어야합니다. 사내 스타일이나 형식 또는 템플릿이 있는지 확인하고 예인 경우 사용하십시오. 모든 조직에는 문서 준비, 구조화, 이름 지정 및 저장에 대한 규칙과 지침이 있습니다. 문서를 검색하거나 공유하는 동안에도 따라야하는 규칙이 있습니다. 무엇을 저축하고 어디에 저축하고 있는지 항상 염두에 두십시오. 관련 문서를 함께 저장하고 일관된 방법에 따라 파일 및 폴더 이름을 지정하는 것이 가장 좋습니다.

문서를 저장하거나 저장 한 위치를 잊은 경우 문서를 검색하는 "검색"옵션도 있습니다. 또한 Word는 최근에 저장 한 문서를 선택할 수있는 최근 문서 목록을 표시합니다.

피드백을주세요:

나는 당신이 지식과 ​​이해가 있기를 바랍니다.

• 문서를 만드는 데 필요한 다양한 유형의 정보
• 정보를 입력하기 위해 사용해야하는 기술
• 스타일 및 템플릿 사용
• 문서를 결합하거나 병합하는 방법
• 다양한 편집 도구
• 문서를 효과적으로 저장하고 검색하는 방법.

이 섹션이 도움이 되었기를 바랍니다. 섹션 2와 3은 아래 링크를 따르십시오.

섹션 2-워드 프로세싱 문서의 레이아웃 및 구조 생성 및 수정 (워드 프로세싱 소프트웨어, 질문 2.1 ~ 2.4)

섹션 3- 워드 프로세싱 소프트웨어 도구를 사용하여 문서의 형식을 지정하고 요구 사항을 충족하도록 효과적으로 제시합니다 (워드 프로세싱 소프트웨어, 질문 3.1 ~ 3.6).