차례:
Unsplash를 통한 Mike Tinnion (CC0) (Canva를 사용하여 수정 됨)
매우 효과적이고 효율적인 방식으로 시간을 활용하고 작업과 약속을 완료하기 위해 일기 시스템이 유지됩니다. 그것은 조직 전체를 돕고 나 자신과 다른 사람들의 시간을 관리하는 데에도 도움이됩니다. 다이어리는 수동 또는 전자적으로 관리 할 수 있습니다.
저는 개인적으로 두 종류의 일기를 가지고 있습니다. 관리자 및 다른 관리자와 공유되는 전자 일정이 Outlook에 있습니다. 비상시에 사용할 수있는 매뉴얼 다이어리도 있습니다.
수동 일기가 중요한 이유는 무엇입니까?
제가 사용하는 매뉴얼 다이어리는 하루에 항목이 많지 않기 때문에 페이지 당 3 일짜리 책입니다.
위에서 언급했듯이이 일기는 비상시에만 사용합니다. 여기에는 내가 아프거나 직장을 떠나서 내 전자 일기에 액세스 할 수 없거나 컴퓨터 시스템이 다운되어 Outlook에 액세스 할 수없는 경우가 포함됩니다.
전자 일기의 장점은 무엇입니까?
내가 언급했듯이 내가 관리하는 전자 일기는 업무용 컴퓨터의 Outlook 캘린더에 있습니다.
전자 달력을 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.
- 약속 간의 잠재적 인 충돌을 강조 할 수 있습니다.
- 정기적으로 발생하는 이벤트를 한 번만 입력하면됩니다.
- 용지가 사용되지 않습니다.
- 암호 보호가 있습니다.
- 거의 모든 곳에서 액세스 할 수 있습니다.
- 약속에 대한 화면 알림이 있습니다.
- 시스템이 내 시스템과 연결된 사람들에게 변경 사항을 자동으로 전달합니다.
일기를 어떻게 사용하나요?
나는 경고와 약속과 같은 일에 일기를 사용합니다.
내 일기의 가장 일반적인 항목은 다음과 같습니다.
- 패널 회의
- 팀 회의
- 고정 주문
- 훈련 세션
- 방문
- 의제 준비
- 연차 휴가
- 다른 사무실 작업
- 감독
- 특정 빈도로 반복되는 기타 주간 및 격주 작업 (이렇게하면 놓치는 일이 없음)
때때로 회의를 예약하고 동료 나 다른 대리인에게 회의 초대를 보내야하는데, 이는 전자 방식으로 이루어집니다.
이러한 유형의 회의를 관리하는 방법은 다음과 같습니다.
- 날짜, 장소, 기간, 방문자 등 가능한 한 많은 정보를 입력하려고합니다.
- 회의가 취소되거나 연기되는 상황은 거의 발생하지 않지만, 이런 일이 발생하면 동의하기 전에 요청한 변경이 미칠 영향을 확인합니다.
- 또한 회의 나 약속에 참석하는 모든 사람이 모든 관련 세부 정보에 액세스 할 수 있도록 모든 관련 정보를 수집하여 잘못된 의사 소통의 여지가 없도록합니다.
- 나는 일반적으로 다른 참석자의 요청과 변경 사항을 시간순으로 처리하지만 많은 양을 처리하는 경우 가장 긴급한 요청을 우선적으로 처리합니다.
- 요청에 동의하거나 변경이있을 때, 관련된 모든 사람에게 연락하고 변경이 확인되기 전에 그들에게 편리함을 확인합니다.
- 또한 약속이나 회의에 관련된 모든 사람에게 계획, 여행 및 기타 요구 사항을위한 충분한 시간을 주어 회의가 원활하게 진행되도록합니다.
변경 사항에 동의하면 일기를 최신 상태로 유지해야한다는 것을 알고 있습니다. 취소 된 약속을 모두 삭제했는지 확인합니다. 완전히 최신 상태가 아닌 일기는 모든 종류의 혼란을 일으킬 수 있습니다. 그것은 또한 자신감을 약화시키고 사람들이 준비를 확인해야 할 필요성을 느끼게 할 것입니다. 이는 시간 낭비이거나 더 나쁜 경우에는 별도의 일기를 작성하는 것입니다.
마지막 메모
참고로 여기에 제출 된 내용을 복사하여 파일에 표시하지 마십시오. 이것은 순전히 그들이 당신이 추적하기를 기대하는 것에 대한 아이디어 / 이해를 돕기 위해 여기에 게시되었습니다. 자신의 작업 영역 및 조직과 관련이 있어야하며 파일을 준비하는 동안이를 고수해야합니다. 협력 해주셔서 감사합니다.
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