관리자를위한 사무실 이메일 에티켓

심야에 집에서 직원에게 이메일을 보내는 것은 극심한 긴급 상황에서만 이루어져야합니다. 대부분의 경우 잠을 자고 다음날 직장에서 이메일을 작성하는 것이 좋습니다.

더 나은 점: 이메일 또는 대면 커뮤니케이션?

관리자는 종종 이메일을 사용하여 중요한 정보를 직원에게 빠르게 전달합니다. 그러나 신중하게 사용하지 않으면 직원과 직접 대면해야 할 때 이메일에 너무 많이 의존하는 관리자는 이익보다 해를 끼칠 수 있습니다. 권한을 약화시키고 직원을 소외시키는 일반적인 이메일 함정을 피하려면 다음 간단한 팁을 따르십시오.

관리자가 저지르는 7 가지 일반적인 이메일 실수

대부분의 사무실에서 이메일은 대면 회의가 불가능할 때 사무실 간 커뮤니케이션을위한 지배적 인 방법입니다. 즉, 관리자와 부하 직원 간의 이메일 커뮤니케이션 사용이 부적절한 경우가 있습니다.

다음은 직원과 좋은 관계를 유지하려는 경우 피해야하는 일반적인 이메일 실수입니다.

직장에서 충돌을 피하기 위해 컴퓨터 뒤에 숨어 있습니까?

마이크로 소프트 오피스

1. 누군가를 피하는 방법으로 이메일을 사용하지 마십시오.

징계 조치, 성과 검토 또는 기타 민감한 문제에 이메일을 사용하지 마십시오. 나쁜 소식을 이메일로 전달하면 리더로서의 신뢰도가 떨어집니다. 어려운 문제를 직접 처리 할 수 있다는 것을 직원이 알기를 원합니다. 직원을 징계 할 때에도 직원들에게 존경을 표하고 대면 회의를 갖습니다.

관리자로서 부하 직원으로부터 헷갈리는 이메일 메시지를 받으면 다른 이메일을 보내 응답하는 대신 전화 나 인터콤을 들고 부하 직원에게 직접 이메일을 확인하도록 요청하세요. 이메일 메시징이 커뮤니케이션 목표를 충족하지 못하는 경우 관리자는 순환 이메일의주기를 중단하고 명확하게 커뮤니케이션을 시작해야합니다.

두 자리에있는 동료에게 이메일을 보내기 전에 대면 대화가 더 적절한 지 자문 해보십시오.

2. 이메일의 영속성을 과소 평가하지 마십시오.

이메일에 작성한 내용은 날짜와 시간 스탬프가 포함 된 영구적 인 커뮤니케이션 기록이된다는 것을 잊지 마십시오. 이메일에 작성한 모든 내용은 법정에서 부당 해고 소송에 사용될 수 있습니다. 이메일은 기존의 종이 메모보다 사무실 밖에서 파헤 치고 인쇄하거나 전달하기가 훨씬 쉽습니다.

화가 나면 직원에게 이메일을 보내기 전에 휴식을 취하고 진정하십시오. 성가신 이메일이 전송되면 되돌릴 수 없으므로 신중하게 단어를 선택하세요.

3. 이메일에 수동적이고 공격적인 언어를 사용하지 마십시오.

최근 회의에서 이메일이나 전화 통화 또는 토론에 강하게 반응한다고 느끼면 몇 분 동안 자신의 감정과 함께 앉아 있습니다. 그런 다음 이메일을 작성하고 보내는 것이 가장 적절한 응답인지 결정합니다. (감정이 충전되면 일반적으로 그렇지 않습니다.)

어려운 상황에 이메일로 응답해야 할 때 사용하는 어조를 잘보십시오. 이메일 커뮤니케이션을 메모처럼 취급하십시오. 직원의 사기를 심각하게 떨어 뜨리고 더 나아가 극복 할 수없는 의사 소통 장벽을 만들고 싶지 않다면 어떤 대가를 치르더라도 불타 오르고 수동적 공격적인 언어와 비꼬는 것을 피하십시오.

이메일에 수동적 인 공격적인 언어를 사용하지 않고 메시지를 보낸 후 수용력을 높이려면 가능한 가장 긍정적 인 방식으로 시작 메시지에서 바로 자신의 감정을 명확하게 표현하세요. 효과적인 관리자는 긍정적 인 강화가 건설적인 비판만큼 중요하다는 것을 알고 있습니다. 그러나 긍정적 인 강화가 너무 모호하거나 이메일 메시지 하단에 묻혀 있으면 직원이 '듣지'못할 수 있습니다.

4. (CC) 사람을 너무 많이 포함시키지 마십시오.

원래 참가자에게 먼저 허가를 요청하지 않고 다른 사람을 이메일 대화에 참여시키지 마십시오. 다른 직원과 이메일을주고받는 중이지만 진행중인 스레드의 어딘가에있는 경우 다른 사람이 참여해야한다고 생각하는 경우 참조하기 전에 먼저 연락 한 사람에게 알리십시오. 당신은 메시지를 보냅니다. 그 사람을 토론에 초대하고 싶은 이유를 설명하고 말하려는 내용을 명확히하십시오. 예를 들어 다음과 같이 작성할 수 있습니다. "제인이 X 문제에 대한 몇 가지 해결책을 찾는 데 도움을 줄 수 있다고 생각합니다. 그녀는 현재 XYZ 부서에서 10 년 동안 일하고 있으며 그녀의 통찰력을 얻고 싶습니다.그녀에게이 이메일 스레드의 사본을 전달하고 ABC 에게 물어볼 수 있습니까? ? "

5. BCC를 신중하게 사용하십시오.

BCC (숨은 참조) 기능은 그룹 이메일에서 다른 사람의 이메일 주소를 기밀로 유지하는 데 사용해야합니다. 상대방이 알지 못하는 사이에 비밀리에 다른 사람에게 비공개 이메일 대화를 보내는 데 사용해서는 안됩니다. 메시지를 보내는 위치에 대해 투명하지 않은 정당한 이유 (즉, BCC 메시지를 보내지 않으면 누군가의 안전이 위험에 처해 있음)가없는 한, BCC 기능을 사용하는 것은 직장에서 누군가의 등 뒤에서 속삭이는 것과 다소 비슷합니다. 무례하고 비전문적입니다. 그리고 어떤 경우에는 의도하지 않은 수신자에게 메시지를 전달하거나 복사하면 법적 혼란에 빠질 수 있습니다.

6. 공정함을 잊지 마십시오.

효과적인 관리자는 항상 공정성을 추구합니다. 공정하고 공감하면서도 확고한 방식으로 직원을 대하는 데 관심이있는 관리자라면 이메일 메시징이 항상 직원에게 연락하는 가장 좋은 방법은 아니라는 것을 알게 될 것입니다.

Lee Iacocca는 다른 사람에게 피드백을 제공하는 방법에 대해 다음과 같이 조언합니다.

이는 이메일로 직원과의 의사 소통에 적용될 때 적절하고시기 적절한 조언입니다.

7. 언어를 조심하십시오.

효과적인 리더이자 커뮤니케이터가되고 싶다면 직원에게 이메일을 보낼 때 사용하는 언어에 세심한주의를 기울이십시오. 메시지를 훼손하고 독자의 시간을 낭비 할 수있는 문구가 있습니다. 이 문구는 Inc.com에 게시 된 편리한 인포 그래픽에 등장했습니다. 이메일에 절대 포함해서는 안되는 21 개의 문장.

"질문해도 될까요?" 계속해서 질문하십시오. 문의 허가를 요청하여 서문을 시작하지 마십시오. "질문해도 될까요?"라는 문구를 사용하는 경우 미묘한 주제를 제기하는 방법으로, 이는 귀하의 질문이 이메일에 비해 너무 개인적이라는 신호입니다. 개인적인 질문을해야하는 경우 직접 대면하십시오. 수신자가 합법적 인 우려를 가질 수있을 때 이메일을 통해서가 아니라 응답에 어떤 일이 일어날 지 이메일로 공유됩니다.
"당신에게 적용되지 않을 수도 있습니까?" 왜 나에게 보내시는 지, 독자는 궁금 할 것입니다.
"말이 돼?" 직원에게 보내는 이메일에 적힌 내용을 이해할 수 있을지 확실하지 않다면, 말하고있는 내용이 명확하고 직접적이라는 확신이들 때까지 이메일을 다시 작성해야한다는 신호입니다.